Правильная организация труда — это фундамент, на котором строится эффективность любого предприятия. Без точного понимания, сколько именно сотрудников необходимо для выполнения задач, невозможно ни грамотно спланировать бюджет, ни обеспечить высокое качество обслуживания. Расчет численности персонала является не просто формальным математическим упражнением, а ключевым элементом стратегического менеджмента. Он позволяет избежать как дефицита кадров, ведущего к перегрузкам и ошибкам, так и их избытка, который приводит к неоправданным затратам. В этой статье мы пройдем весь путь: от разбора базовых понятий, таких как явочная и списочная численность, до освоения формул и их практического применения на конкретном примере. Кроме того, мы рассмотрим смежные, но не менее важные темы — нормирование труда и организацию рабочих мест, — чтобы у вас сформировалось комплексное и целостное представление о задаче.
Теоретический фундамент, или чем явочная численность отличается от списочной
Прежде чем приступать к расчетам, необходимо четко разграничить три ключевых понятия, которые часто вызывают путаницу: явочную, списочную и штатную численность. Понимание их различий — основа для всех дальнейших вычислений.
Явочная численность (Чя) — это минимально необходимое количество работников, которые должны одновременно находиться на своих рабочих местах для выполнения планового задания. Если представить предприятие как корабль, то явочная численность — это тот экипаж, который стоит на вахте прямо сейчас, чтобы судно двигалось заданным курсом. Это число отвечает на вопрос: «Сколько людей нужно в каждый конкретный момент времени?»
Списочная численность (Чсп) — это более широкое понятие. Оно включает в себя всех работников, официально принятых на постоянную, временную или сезонную работу. Сюда входят не только те, кто сейчас на рабочем месте, но и те, кто находится в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствует по другим уважительным причинам. Возвращаясь к нашей аналогии, это вся команда корабля, а не только одна вахтенная смена. Списочная численность всегда больше или равна явочной.
Штатная численность — это плановый показатель, утвержденный в штатном расписании предприятия. Он определяет общее количество должностей и ставок, необходимых для выполнения всех функций организации. Как правило, штатная численность включает в себя не только количество сотрудников для покрытия всех смен (списочную численность), но и определенный резерв, который может потребоваться для развития или на случай непредвиденных обстоятельств.
Формулы и коэффициенты, которые понадобятся для точного расчета
Определив сущность ключевых понятий, можно переходить к математическому аппарату. Расчет необходимой численности персонала строится на нескольких логически связанных формулах, которые позволяют перевести производственные потребности на язык цифр.
Расчет явочной численности (Чя)
Первый шаг — определить, сколько сотрудников нужно в каждый момент времени. Для этого используется формула, учитывающая объем работы и нормы. В общем виде она может выглядеть так:
Чя = (Количество единиц оборудования × Количество смен) / Норма обслуживания
Эта формула отвечает на вопрос: «Сколько людей нужно для обслуживания всего оборудования в течение одной смены?». В более простых случаях, как в нашей задаче, где количество рабочих мест уже задано и они должны функционировать непрерывно, явочная численность будет равна этому количеству мест.
Коэффициент списочной численности (Ксп)
Жизнь вносит свои коррективы: сотрудники болеют и ходят в отпуска. Чтобы производственный процесс не останавливался, нужно нанять больше людей, чем требуется на местах в один момент. Для учета этих плановых и внеплановых отсутствий используется коэффициент списочной численности (Ксп). Он показывает, во сколько раз списочная численность должна быть больше явочной. Его экономический смысл — это соотношение общего фонда рабочего времени предприятия (сколько часов в год должна работать одна должность) к полезному фонду времени одного работника (сколько часов в год в среднем работает один сотрудник).
Расчет списочной численности (Чсп)
Имея на руках явочную численность и поправочный коэффициент, мы можем рассчитать итоговое значение — общее количество сотрудников, которых необходимо иметь в штате. Формула здесь предельно проста и логична:
Чсп = Чя × Ксп
Этот результат и является конечной целью наших расчетов. Он показывает, сколько всего человек нужно нанять, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех 12 рабочих мест в течение всего года, с учетом всех законных отсутствий персонала.
Решаем типовую задачу, следуя пошаговому алгоритму
Теперь применим полученные теоретические знания и формулы для решения конкретной задачи. Это позволит закрепить материал и увидеть, как методика работает на практике.
Анализ исходных данных
Сначала внимательно изучим и выпишем все условия, которые нам даны:
- Объект: продовольственный магазин.
- Режим работы: с 8:00 до 21:00, что составляет 13 часов в день.
- График работы: без выходных и перерывов, то есть 365 дней в году.
- Количество рабочих мест: 12.
Наша цель — рассчитать явочную и списочную численность продавцов.
Шаг 1: Расчет общего рабочего времени магазина (годового фонда времени)
Сначала определим, сколько всего часов в год должно быть открыто одно рабочее место. Это номинальный фонд рабочего времени.
13 часов/день × 365 дней/год = 4745 часов в год
Именно столько часов в год должна быть обеспечена работа каждой из 12 касс или отделов.
Шаг 2: Определение явочной численности (Чя)
Явочная численность — это количество сотрудников, которые должны работать одновременно. Поскольку по условию задачи в магазине 12 рабочих мест, и они должны функционировать непрерывно в течение всего рабочего дня, то явочная численность и будет равна этому числу.
Чя = 12 человек
Шаг 3: Расчет коэффициента списочной численности (Ксп)
Теперь нам нужно учесть, что каждый сотрудник не может работать 4745 часов в год. Он будет отсутствовать по причине отпусков и болезней. Для расчета коэффициента нам понадобится среднегодовое рабочее время одного работника. Согласно справочным данным, этот показатель составляет примерно 325 рабочих дней. При стандартном 8-часовом рабочем дне это составит:
325 дней × 8 часов/день = 2600 часов в год
Теперь мы можем рассчитать коэффициент, разделив годовой фонд времени одного рабочего места на средний фонд времени одного работника:
Ксп = 4745 часов / 2600 часов ≈ 1,825
Этот коэффициент означает, что для обеспечения бесперебойной работы одного рабочего места в течение года нам потребуется примерно 1,825 сотрудника.
Шаг 4: Расчет списочной численности (Чсп)
Это финальный этап, на котором мы находим общее количество продавцов. Для этого умножаем явочную численность на рассчитанный нами коэффициент:
Чсп = Чя × Ксп = 12 человек × 1,825 = 21,9 человек
Поскольку нанять 0,9 человека невозможно, мы должны округлить полученное значение в большую сторону до целого числа.
Вывод: Для обеспечения бесперебойной работы магазина с заданными условиями необходимо иметь явочную численность в 12 продавцов (находящихся в смене одновременно) и списочную численность в 22 продавца (всего нанятых в штат).
Нормирование труда как основа для объективных расчетов
В нашей задаче такие параметры, как количество рабочих мест, были заданы. Но в реальной жизни их сперва нужно определить. Здесь на сцену выходит нормирование труда — это деятельность по установлению и обоснованию оптимальных затрат времени на выполнение определенной работы. Именно на основе норм выработки или норм обслуживания и рассчитывается, сколько рабочих мест или сотрудников нужно для выполнения планового объема работ.
Существует два основных подхода к установлению норм:
| Подход | Описание |
|---|---|
| Научно-обоснованный | Нормы устанавливаются на основе детального анализа трудового процесса, хронометража, изучения передовых методов. Они обеспечивают равную напряженность труда для всех работников. |
| Опытно-статистический | Нормы базируются на статистических данных о выработке за прошлые периоды или на личном опыте руководителя (нормировщика). Часто они менее точны и не учитывают потенциал для оптимизации. |
Чтобы нормы были эффективным инструментом управления, они должны отвечать ряду требований:
- Объективность: отражать реальные технические и организационные условия.
- Конкретность: относиться к четко определенной операции или виду работ.
- Динамичность: регулярно пересматриваться при изменении технологий или организации труда.
- Равнонапряженность: требовать одинакового уровня трудовых усилий от работников на схожих видах работ.
Таким образом, именно качественное нормирование труда создает объективную базу для всех последующих расчетов численности персонала.
Как правильная организация рабочего места влияет на эффективность
Расчеты и нормы не существуют в вакууме. Их выполнимость напрямую зависит от того, в каких условиях работает сотрудник. Рабочее место — это часть производственной площади, оснащенная всем необходимым оборудованием и инструментами, где работник выполняет свои трудовые операции. От того, насколько грамотно оно организовано, зависит производительность, утомляемость и безопасность человека.
В торговле, как и в других сферах, рабочие места делятся на два типа:
- Специализированные: предназначены для выполнения одной или нескольких однородных операций (например, рабочее место кассира, взвешивающего товар в овощном отделе). Такая специализация позволяет максимально приспособить место к конкретной работе.
- Универсальные: позволяют выполнять разнообразные, неоднородные операции (например, рабочее место продавца-консультанта в небольшом магазине, который и принимает товар, и выкладывает его, и консультирует покупателей).
Ключевые требования к организации любого рабочего места включают:
- Достаточная площадь: необходимо пространство для рационального размещения оборудования и свободного передвижения работника.
- Эргономика: проектирование места с учетом антропометрических данных человека (рост, длина рук). Правильное положение тела, удобная высота прилавков, короткие и неутомительные движения — все это снижает утомляемость и повышает эффективность.
- Безопасность: исправность оборудования, отсутствие загромождений, наличие защитных средств. Это важнейшее условие организации труда.
- Оснащенность: наличие всей необходимой технической и справочной документации (инструкции, ценники, каталоги).
Хорошо организованное рабочее место позволяет сотруднику выполнять установленные нормы без лишних усилий, что делает расчеты численности более точными и реалистичными.
Аттестация и рационализация как инструменты оптимизации
Организация труда — это не статичный, а динамический процесс. Условия меняются, появляются новые технологии и требования. Чтобы поддерживать эффективность на высоком уровне, используются два взаимосвязанных процесса: аттестация и рационализация.
Аттестация рабочих мест — это, по сути, комплексная проверка их соответствия актуальным требованиям. В ходе аттестации оценивается, насколько рабочее место соответствует нормам по эргономике, безопасности, условиям труда и технологической оснащенности. Ее цель — выявить «узкие места» и отклонения от стандартов.
Рационализация рабочих мест — это логическое продолжение аттестации. На основе полученных данных разрабатывается и внедряется комплекс мер по улучшению. Это может быть замена устаревшего оборудования, перепланировка пространства для более удобного доступа, внедрение нового программного обеспечения. Рационализация направлена на устранение выявленных недостатков и повышение производительности. Эти процессы напрямую связаны с расчетом численности: успешная рационализация может привести к увеличению норм выработки, а это, в свою очередь, позволит пересмотреть необходимое количество персонала в сторону уменьшения.
Таким образом, управление численностью — это не разовый расчет, а постоянный цикл анализа и улучшений.
Заключение
Мы прошли полный путь от фундаментальных определений до практического применения знаний и рассмотрения смежных дисциплин. Теперь у вас есть четкая и структурированная картина того, как выполняется контрольная работа по организации труда. Освоенный алгоритм универсален: сначала мы разбираемся в терминах (явочная и списочная численность), затем вооружаемся инструментами (формулы и коэффициенты), после чего применяем их на практике для решения конкретной задачи. Наконец, мы обогащаем наше понимание, учитывая, что в основе расчетов лежат объективные нормы труда, а на их выполнение влияет качество организации рабочих мест.
Главный вывод, который стоит сделать: грамотный расчет численности — это не чистая математика, а синтез точных вычислений и глубокого понимания производственных и организационных процессов. Владение этим методом является одним из ключевых навыков эффективного менеджера, способного выстраивать работу предприятия на принципах рациональности и здравого смысла.