Пример готового реферата по предмету: Делопроизводство
Содержание
Содержание
1. Понятие номенклатуры дел……………………………………………..4
2. Формирование дел……………………………………………………….7
3. Хранение дел……………………………………………………………..9
Заключение……………………………………………………………….10
Список использованной литературы………………………………….12
Выдержка из текста
1. Понятие номенклатуры дел
Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.
Номенклатура — достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.[4, c.58]
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.
Номенклатура дел — «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.[4, c.59]
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов — индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до
1. лет включительно.[3, c.89]
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше
1. лет.
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.
В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения).
Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.[3, c.91]
Список использованной литературы
Список использованной литературы:
- 1.Дворник П.В. Делопроизводство. — СПб., 2008 — 159с.
2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
- М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007 — 207с.
3.Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. — М., 2009 — 264с.
4.Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. — М., 2008 — 153с.
