Методика и практический пример расчета доходов туристической фирмы в MS Excel

Расчет доходов и рентабельности в туристическом бизнесе — это не просто рутинная операция с цифрами, а фундамент для принятия взвешенных управленческих решений. Часто студенты воспринимают учебные задания по этой теме как формальность. Однако на самом деле это отличная возможность освоить мощные и универсальные инструменты MS Excel, которые пригодятся в любой реальной работе с данными. В этой статье мы не просто решим типовую задачу, а с нуля построим гибкую и автоматизированную финансовую модель. Мы пройдем весь путь: от анализа условия до создания наглядных диаграмм. Не волнуйтесь, если вы не считаете себя экспертом в Excel — следуя этой пошаговой инструкции, вы легко справитесь с задачей и, что важнее, поймете логику ее решения.

Шаг 1. Анализируем условие и строим математическую модель

Прежде чем открывать программу, любой аналитик сначала разбирает задачу на составные части. Давайте поступим так же. Наша цель — создать итоговую ведомость, которая будет автоматически рассчитывать доходы от реализации путевок. Для этого у нас есть несколько типов входных данных.

• Справочники (условно-постоянные данные): Это наши прайс-листы, которые не меняются каждый день.
  1. «Прайс туров»: содержит разбивку стоимости тура на составляющие (перелет, проживание, страховка) в долларах.
  2. «Стоимость экскурсий»: справочник с ценами на экскурсии для разных направлений, также в долларах.
• Оперативные данные (переменные):
  • Курс доллара: Ключевой параметр, который может меняться ежедневно.
  • Количество реализованных туров: Показатель, который мы будем вводить для каждого направления.

Конечная цель — получить «Итоговую ведомость», где для каждого тура будет рассчитана его итоговая стоимость в рублях с учетом проданного количества. Экономический смысл расчетов прост и логичен. Сначала мы определяем полную себестоимость тура в валюте, суммируя все его компоненты (S = L + P + V), а затем переводим все долларовые значения в рубли по текущему курсу. Это важный нюанс: сначала суммируем в валюте, потом конвертируем. Такой подход позволяет избежать ошибок при колебаниях курса. Итоговая формула для общей выручки по одному направлению выглядит так: St = K*(Sr + Er), где мы умножаем количество проданных туров (K) на сумму рублевой стоимости самого тура (Sr) и экскурсий (Er).

Шаг 2. Создаем «базу данных», или Как организовать исходные данные на листе Excel

Теперь, когда план действий ясен, перенесем нашу логику в Excel. Правильная организация исходных данных — залог успеха и основа для будущей автоматизации. Мы не будем сваливать все в одну кучу, а создадим аккуратные и независимые таблицы-справочники.

На первом листе, который можно назвать «Справочники», создадим две таблицы:

1. «Прайс туров». Создайте таблицу со столбцами: «Место пребывания», «Перелет + трансфер», «Проживание + питание», «Страховка + виза». Последний столбец, «Стоимость тура», мы сделаем расчетным — он будет суммировать три предыдущих.
2. «Стоимость экскурсий». Рядом создайте вторую, более простую таблицу: «Название страны» и «Стоимость экскурсий».

Для удобства дальнейшей работы присвоим этим таблицам имена. Выделите диапазон ячеек вашей первой таблицы (включая заголовки), перейдите в поле имени (слева от строки формул) и введите понятное имя, например, ПрайсТуров. Повторите операцию для второго справочника, назвав его ЦеныЭкскурсий. Это позволит нам в будущем обращаться к таблицам по имени, а не по адресам ячеек, что делает формулы гораздо более читаемыми.

Крайне важный момент: никогда не вписывайте курс доллара прямо в формулы. Выделите для него отдельную ячейку где-нибудь на видном месте (например, A1) и подпишите ее. Это позволит менять курс в одном месте и мгновенно пересчитывать всю модель.

Такая структурированная организация данных превращает ваш Excel-файл из простой таблицы в прототип базы данных, с которой легко и приятно работать.

Шаг 3. Магия ВПР, или Связываем таблицы для автоматического расчета

Наш фундамент из справочников готов. Теперь пора создать главный рабочий инструмент — «Итоговую ведомость» — и научить ее автоматически «подтягивать» данные из наших прайс-листов. Для этого мы используем одну из самых мощных и полезных функций Excel — ВПР (VLOOKUP).

Создайте новый лист и назовите его «Расчет». Здесь мы разместим столбцы будущей ведомости: «Место пребывания», «Количество реализованных туров», «Стоимость тура, руб.», «Стоимость экскурсий, руб.» и «Общая стоимость туров, руб.». Первые два столбца мы будем заполнять вручную: в первый скопируем названия туров из нашего прайса, а во второй введем условное количество продаж.

Самое интересное начинается в столбце «Стоимость тура, руб.». Здесь мы будем использовать ВПР, чтобы найти цену нужного тура в справочнике. Формула будет выглядеть примерно так:

=ВПР(A2; ПрайсТуров; 5; ЛОЖЬ)

Давайте разберем ее по частям:

• A2 — что ищем. Мы ищем название тура (например, «Турция»), указанное в ячейке A2 нашей ведомости.
• ПрайсТуров — где ищем. Это имя, которое мы присвоили нашему прайс-листу на первом шаге.
• 5 — номер столбца для возврата. Мы хотим получить значение из пятого столбца таблицы «ПрайсТуров», где у нас находится итоговая стоимость в долларах.
• ЛОЖЬ — тип совпадения. Этот аргумент критически важен. Он означает, что нам нужно точное совпадение. Excel вернет цену, только если название тура полностью совпадает.

Аналогичную формулу мы применим для подстановки стоимости экскурсий. После этого останется лишь умножить полученное долларовое значение на курс из нашей специальной ячейки. И здесь нас ждет еще один ключевой концепт — абсолютная адресация. Чтобы при копировании («растягивании») формулы вниз ссылка на ячейку с курсом доллара (например, ‘Справочники’!$A$1) не смещалась, ее нужно «заморозить» знаками $. Если вы видите ошибку #Н/Д, это почти всегда означает, что название тура в ведомости и в справочнике не совпадает (например, лишний пробел).

Шаг 4. Внедряем финансовую логику, или Как перевести математику в формулы Excel

Наша таблица научилась сама находить цены. Теперь давайте «оживим» ее, добавив все расчеты из нашей математической модели, которую мы определили на первом шаге. Мы будем последовательно заполнять расчетные столбцы в «Итоговой ведомости».

1. Стоимость тура, руб. (Sr):

Мы уже получили стоимость тура в долларах с помощью ВПР. Теперь нужно просто умножить ее на курс доллара, используя абсолютную ссылку. Если ВПР у нас в ячейке C2, а курс в ячейке A1 на листе «Справочники», итоговая формула в столбце «Стоимость тура, руб.» будет такой:

=C2 * Справочники!$A$1

2. Стоимость экскурсий, руб. (Er):

Действуем абсолютно аналогично. Сначала функцией ВПР находим стоимость экскурсии в долларах в соответствующем справочнике, а затем умножаем на ту же ячейку с курсом:

=[формула ВПР для экскурсий] * Справочники!$A$1

3. Общая стоимость туров, руб. (St):

Здесь мы реализуем формулу St = K*(Sr + Er). Нам нужно сложить рублевую стоимость тура и рублевую стоимость экскурсий, а затем умножить полученную сумму на количество реализованных туров (столбец K). Если количество туров у нас в столбце B, стоимость тура в рублях — в столбце D, а стоимость экскурсий — в E, формула будет простой:

=(D2 + E2) * B2

После ввода этих формул в первую строку таблицы их можно легко «растянуть» на все остальные направления, и Excel автоматически выполнит все расчеты. В более сложных задачах можно было бы использовать функцию ЕСЛИ (IF), например, для расчета скидки: ЕСЛИ количество туров больше 5, ТО применить скидку 5%, ИНАЧЕ оставить базовую цену.

Шаг 5. Подводим итоги и строим наглядные диаграммы

Расчетная модель готова и работает. Осталось навести финальные штрихи: подвести общий итог и визуализировать полученные данные, как того часто требуют в учебных заданиях. Визуализация — это не просто украшение, а мощный инструмент для быстрого анализа и представления результатов.

Сначала рассчитаем общую сумму доходов по всем направлениям (So = ∑St). Для этого встаньте в ячейку под столбцом «Общая стоимость туров, руб.» и используйте простейшую, но незаменимую функцию СУММ (SUM). Можно просто нажать на значок автосуммы (Σ) на панели инструментов, и Excel сам определит нужный диапазон для сложения.

Теперь построим диаграмму. Наша цель — наглядно сравнить доходы от разных направлений. Для этой задачи идеально подходит гистограмма.

1. Выделите два столбца в вашей «Итоговой ведомости»: «Место пребывания» и «Общая стоимость туров, руб.». Чтобы выделить несмежные столбцы, выделите первый, затем зажмите клавишу Ctrl и выделите второй.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» в верхнем меню Excel.
3. В разделе «Диаграммы» выберите тип «Гистограмма» (или «Столбчатая диаграмма»).

Excel мгновенно построит график. Не забудьте привести его в порядок: дайте диаграмме осмысленное название, например, «Структура доходов по направлениям», и убедитесь, что оси подписаны. Хорошо оформленная диаграмма должна быть понятна даже без взгляда на исходную таблицу.

Ваша модель готова к работе

Поздравляем! Вы прошли весь путь от анализа постановки задачи до создания полноценной, автоматизированной расчетной ведомости с наглядной визуализацией. Давайте оценим главный результат: вы создали не просто одноразовую таблицу для сдачи задания, а гибкую финансовую модель. Теперь, если изменится курс доллара, вам достаточно обновить его значение в одной-единственной ячейке, и вся ведомость вместе с диаграммой мгновенно пересчитается. Если поставщик изменит цены на перелет, вы просто вносите правку в справочник, и все расчеты также обновятся автоматически.

Именно в этом и заключается главная сила Excel. Освоенные вами сегодня навыки — организация связанных таблиц, использование функций ВПР и СУММ, применение абсолютных ссылок — являются универсальными и крайне ценными для любого специалиста, работающего с данными, не только в сфере туризма. Эта модель — ваш рабочий инструмент для отслеживания доходов и принятия верных решений.

Список использованной литературы

1. Информатика: учебное пособие / под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова. – 2-е изд. переработанное и доп. — М.: Вузовский учебник: ИНФРА — М, 2012г.;
2. Информационные ресурсы и технологии в экономике: учебное пособие / под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова. – М.: Вузовский учебник, 2012 г.;
3. Информатика для экономистов. Практикум: учебное пособие /под ред. В.П. Косарева, В.П. Полякова – М.: Издательство Юрайт,2013 г., серия: Бакалавр. Базовый курс;
4. Информатика для экономистов: учебник для бакалавров/ под ред. В.П. Полякова.- М.: Издательство Юрайт, 2013г. – Серия: Бакалавр. Базовый курс;
5. Информатика: Практикум для экономистов: учебное пособие /под ред. В.П. Косарева. – М.: Финансы и статистика: ИНФРА — М, 2009г.