Расчеты с подотчетными лицами — это неотъемлемая и рутинная часть хозяйственной деятельности любой организации. В процессе работы постоянно возникает необходимость приобретения материалов, оплаты услуг или направления сотрудников в командировки. Однако, несмотря на кажущуюся простоту, правильность учета этих операций напрямую влияет на финансовую дисциплину компании, корректность расчета налоговой базы и предотвращение нецелевого расходования средств. Именно поэтому глубокое понимание данной темы является критически важным для любого бухгалтера.
Цель данной контрольной работы — систематизация теоретических и практических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами. Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:
- Изучить ключевые понятия и нормативную базу, регулирующую расчеты с подотчетными лицами.
- Рассмотреть порядок документального оформления операций на всех этапах.
- Проанализировать типовую корреспонденцию счетов на практических примерах.
- Определить типичные ошибки и основы контроля данного участка учета.
Глава 1. Теоретические и нормативные основы учета расчетов с подотчетными лицами
Прежде чем перейти к практическим аспектам, необходимо определить ключевые понятия. Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы денежные средства (подотчетные суммы) для выполнения служебных поручений, связанных с оплатой товаров, работ или услуг в интересах компании. Эти средства могут выдаваться на различные цели, которые условно можно классифицировать на три основные группы:
- Хозяйственные расходы: приобретение канцелярских товаров, оргтехники, ГСМ, оплата мелкого ремонта и т.д.
- Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточных и иных затрат во время служебных поездок.
- Представительские расходы: затраты на проведение официальных приемов, переговоров с деловыми партнерами.
Порядок ведения кассовых операций, включая выдачу денег под отчет и оформление отчетности, строго регламентирован. Ключевым документом в этой области является Указание Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Этот документ устанавливает основные правила, которые обязательны для исполнения всеми юридическими лицами.
Глава 2. Счет 71 как ключевой элемент системы учета
Для обобщения информации о расчетах с работниками по выданным им подотчетным суммам в Плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно-пассивным, что отражает двойственную природу возникающих расчетов.
Его сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым:
- Дебетовое сальдо показывает сумму задолженности работников перед организацией. Оно возникает, когда сотрудник получил аванс, но еще не отчитался за него, либо отчитался не на всю сумму и не вернул остаток.
- Кредитовое сальдо отражает задолженность организации перед работником. Такая ситуация возникает, когда сотрудник потратил собственные средства на нужды компании (перерасход), и этот перерасход был утвержден руководителем, но еще не возмещен.
Движение средств по счету 71 отражается следующим образом:
По дебету счета 71 отражается выдача денежных средств под отчет из кассы (в корреспонденции со счетом 50 «Касса») или перечисление на банковскую карту сотрудника (в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»).
По кредиту счета 71 отражается списание израсходованных и документально подтвержденных сумм в корреспонденции со счетами учета затрат (10, 26, 44 и др.) или возврат неиспользованного остатка в кассу (в корреспонденции со счетом 50).
Глава 3. Порядок документального оформления операций
Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным учетным документом. Цикл расчетов с подотчетными лицами имеет четкий и строгий документооборот, который можно представить в виде следующих шагов:
- Инициация выдачи средств. Основанием для выдачи денег является заявление работника, написанное в произвольной форме, с визой руководителя. В заявлении указывается необходимая сумма, срок, на который она запрашивается, и цель расходования. В некоторых случаях возможна выдача по приказу или распоряжению руководителя.
- Выдача денежных средств. При выдаче наличных из кассы оформляется Расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Если средства перечисляются на банковскую карту сотрудника, основанием для операции служит платежное поручение.
- Отчетность работника. По истечении срока, на который были выданы деньги (или по возвращении из командировки), сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию Авансовый отчет (форма № АО-1). К отчету должны быть приложены все оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты, счета), подтверждающие произведенные расходы. Бухгалтер проверяет отчет, а руководитель его утверждает.
- Завершение расчетов. Если у сотрудника остался неиспользованный остаток, он должен вернуть его в кассу, что оформляется Приходным кассовым ордером. В случае утвержденного перерасхода (когда сотрудник потратил больше, чем получил), организация возмещает ему разницу на основании Расходного кассового ордера.
Глава 4. Практические аспекты отражения расчетов на счетах бухгалтерского учета
Рассмотрим отражение типовых операций с подотчетными лицами на конкретных примерах с использованием бухгалтерских проводок.
Пример 1: Учет командировочных расходов
Сотруднику выдано из кассы под отчет 20 000 руб. на командировочные расходы. По возвращении он предоставил авансовый отчет с подтверждающими документами: билеты на проезд — 8 000 руб., счет за проживание в гостинице — 9 000 руб. (в т.ч. НДС), суточные за 4 дня — 2 800 руб. (по 700 руб./день). Остаток возвращен в кассу.
В учете будут сделаны следующие записи:
- Дт 71 — Кт 50 — 20 000 руб. — Выдан аванс на командировочные расходы.
- Дт 26 (44) — Кт 71 — 17 000 руб. — Списаны расходы на командировку (8 000 проезд + 7 500 проживание + 2 800 суточные = 18 300). (Примечание: в данном примере для простоты суточные и расходы на проезд/проживание объединены. На практике они отражаются отдельно, суточные не облагаются НДС, а для проезда и проживания может быть выделен НДС). Давайте скорректируем проводки для большей точности:
- Дт 26 (44) — Кт 71 — 8 000 руб. — Учтены расходы на проезд.
- Дт 26 (44) — Кт 71 — 7 500 руб. — Учтены расходы на проживание (без НДС).
- Дт 19 — Кт 71 — 1 500 руб. — Отражен НДС по расходам на проживание на основании счета-фактуры.
- Дт 26 (44) — Кт 71 — 2 800 руб. — Начислены суточные.
- Дт 50 — Кт 71 — 200 руб. — Возвращен неиспользованный остаток аванса (20 000 — 8 000 — 9 000 — 2 800).
Пример 2: Приобретение материалов для хозяйственных нужд
Сотруднику перечислено на карту 5 000 руб. для покупки канцтоваров. Он приобрел товаров на 5 300 руб. и предоставил авансовый отчет с кассовым чеком. Перерасход утвержден руководителем и возмещен сотруднику из кассы.
- Дт 71 — Кт 51 — 5 000 руб. — Перечислен аванс на хозяйственные нужды на карту работника.
- Дт 10 — Кт 71 — 5 300 руб. — Оприходованы канцелярские товары на основании авансового отчета.
- Дт 71 — Кт 50 — 300 руб. — Возмещен перерасход по авансовому отчету.
Глава 5. Анализ типичных нарушений и основы аудита расчетов
Несмотря на четкую регламентацию, на практике в учете расчетов с подотчетными лицами часто встречаются ошибки. Их своевременное выявление и предотвращение является важной задачей бухгалтерии.
К типичным нарушениям относятся:
- Нарушение установленных сроков сдачи авансового отчета.
- Отсутствие оправдательных документов или их неверное оформление (например, отсутствие кассового чека).
- Нецелевое использование выданных денежных средств.
- Несвоевременный возврат неиспользованных остатков.
Последствия таких ошибок могут быть серьезными: от невозможности принять расходы для целей налогообложения прибыли (так как расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы) до возникновения необходимости удержать задолженность из заработной платы работника. В случае несвоевременного предоставления отчета или невозврата остатка, работодатель действительно имеет право удержать эти суммы из зарплаты, соблюдая нормы Трудового кодекса РФ.
Аудит расчетов с подотчетными лицами направлен на проверку законности и правильности операций. В ходе проверки аудитор решает следующие задачи: проверяет наличие и правильность оформления первичных документов (заявлений, приказов, авансовых отчетов), сверяет данные синтетического (счет 71) и аналитического учета (по каждому подотчетному лицу), а также контролирует соблюдение сроков отчетности и возврата средств.
Глава 6. Роль внутреннего контроля в управлении расчетами с подотчетными лицами
Для минимизации ошибок и упорядочивания расчетов ключевую роль играет система внутреннего контроля. Ее важнейшим элементом является локальный нормативный акт — Положение о расчетах с подотчетными лицами. Это внутренний документ организации, который детально регламентирует весь процесс.
В грамотно составленном Положении должны быть закреплены следующие моменты:
- Перечень должностей работников, имеющих право получать денежные средства под отчет.
- Предельные размеры сумм, выдаваемых под отчет.
- Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы.
- Порядок и сроки предоставления авансовых отчетов.
- Ответственность за нарушение установленного порядка.
Наличие такого документа не только стандартизирует работу и снижает риск злоупотреблений, но и служит важным аргументом при возникновении споров с налоговыми органами, подтверждая экономическую обоснованность и производственный характер расходов.
Заключение и выводы
В ходе выполнения данной контрольной работы были рассмотрены все ключевые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. Мы изучили теоретические основы и нормативную базу, разобрали структуру и назначение счета 71, проанализировали полный цикл документооборота и на практических примерах рассмотрели типовые бухгалтерские проводки. Кроме того, были затронуты вопросы контроля, типичных нарушений и роли внутренних регламентов.
Можно сделать однозначный вывод: корректный учет расчетов с подотчетными лицами является важным элементом финансовой дисциплины и эффективной системы управления предприятием. Строгое соблюдение нормативных требований законодательства и внутреннего Положения о расчетах позволяет не только обеспечить сохранность денежных средств, но и избежать серьезных финансовых и налоговых рисков. Таким образом, цели и задачи, поставленные во введении, были полностью достигнуты.