Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии: Методика, нормативная база (ГОСТ Р 7.0.97-2025) и практические рекомендации

Введение: Актуальность, цели и задачи исследования

Эффективность любой современной организации неразрывно связана с качеством и скоростью информационных потоков, центральным звеном которых является система документационного обеспечения управления (ДОУ). В условиях динамичного рынка и постоянного ужесточения регуляторных требований, нерационально организованное делопроизводство становится не просто административным неудобством, но прямым источником финансовых и репутационных потерь. Несоблюдение регламентов, избыточный документооборот, длительное согласование и отсутствие унификации — это типовые проблемы, которые снижают оперативность принятия решений и усложняют контроль исполнения.

Цель настоящего исследования — провести всесторонний анализ текущей организации документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия (далее — [Название Предприятия]) и на основе актуальных нормативно-методических требований разработать конкретные, измеримые предложения по ее совершенствованию. Практическая выгода этого анализа заключается в том, что результатом станет не просто теоретический вывод, а четкий план действий по снижению операционных издержек.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Установить актуальный терминологический и нормативно-правовой базис ДОУ, включая новейшие требования государственных стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2025).
2. Изучить и систематизировать организационные формы и локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство.
3. Разработать комплексную, количественную методику анализа ДОУ, основанную на оценке экономических и временных критериев.
4. Применить разработанную методику для выявления «слабых мест» в системе ДОУ [Название Предприятия].
5. Предложить практические рекомендации по совершенствованию, включая обоснование цифровизации и внедрение требований новых ГОСТов.

Особый акцент в работе сделан на применении актуальной нормативной базы и количественных критериев оценки, что обеспечивает высокую прикладную значимость исследования и позволяет выйти за рамки общих теоретических рассуждений, показывая реальную стоимость неэффективного ДОУ.

Глава 1. Теоретико-правовые основы организации ДОУ

Сущность и место ДОУ в системе управления организацией

Для формирования прочной теоретической основы исследования необходимо четко разграничить ключевые термины, опираясь на официальные определения, закрепленные в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Согласно пункту 2 указанного стандарта, Документационное обеспечение (управления), ДОУ — это «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами». ДОУ представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание, организацию движения, учета, исполнения и хранения документов, используемых в процессе управления.

В свою очередь, Делопроизводство (пункт 1 ГОСТ Р 7.0.8-2013) является более узким понятием: «Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Таким образом, делопроизводство является ключевой составной частью всей системы ДОУ.

Место ДОУ в структуре управления организацией определяется его ключевой ролью — обеспечением управленческой деятельности документальной информацией. Любое управленческое решение, будь то приказ, распоряжение, план или отчет, должно быть юридически оформлено и зафиксировано в документе. От качества организации ДОУ напрямую зависят:

• Юридическая значимость и доказательная сила принимаемых решений.
• Оперативность и своевременность исполнения поручений.
• Сохранность ретроспективной информации (архивного фонда).

Актуальная нормативно-правовая регламентация ДОУ в РФ

Деятельность по организации ДОУ в Российской Федерации строго регулируется многоуровневой системой нормативно-правовых актов.

На высшем уровне находятся Федеральные законы (ФЗ), которые задают правовые рамки работы с информацией, электронными документами и архивным делом:

• ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует общие вопросы использования информационных систем, что критически важно при внедрении СЭД.
• ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет условия признания электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.
• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает принципы формирования, хранения и использования Архивного фонда РФ, прямо влияя на порядок формирования номенклатуры дел и сроки хранения документов в организации.

Важнейшим инструментом регламентации оформления документов являются Национальные стандарты (ГОСТ Р).

Внедрение ГОСТ Р 7.0.97-2025: Новые требования к оформлению ОРД

Ключевым нормативным документом, устанавливающим требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД) на бумажном и электронном носителях, является ГОСТ Р 7.0.97.

Необходимо отметить, что для обеспечения актуальности исследования следует оперировать новейшей редакцией стандарта. До недавнего времени действовал ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с 18 августа 2025 года введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025, который вносит существенные изменения, критичные для организации современного делопроизводства. В то время как ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливал 30 реквизитов, новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025 расширяет их состав до 31 реквизита.

Главное новшество, которое должно быть учтено при разработке локальных актов, — это обязательное требование к размещению QR-кода или штрих-кода документа как дополнительного реквизита.

Внедрение нового реквизита — QR-кода — является прямым отражением тренда на цифровую трансформацию, поскольку он значительно упрощает связь бумажного документа с его электронной версией в СЭД, ускоряя обработку и контроль. Это ключевой нюанс, позволяющий избежать правовых коллизий при переходе на электронный документооборот.

Название реквизита	ГОСТ Р 7.0.97-2016	ГОСТ Р 7.0.97-2025	Назначение
Наименование организации	Обязательный	Обязательный	Юридическая идентификация
Дата документа	Обязательный	Обязательный	Определение момента создания
Регистрационный номер	Обязательный	Обязательный	Идентификация в СЭД/регистрационном журнале
QR-код / Штрих-код	Отсутствовал	Новый (31-й)	Обеспечение быстрого доступа к электронной копии документа; автоматизация учета и контроля исполнения.

Глава 2. Организационное обеспечение и количественная методика анализа системы ДОУ

Организационные формы и функции службы ДОУ

Служба ДОУ (часто называемая канцелярией, общим отделом или управлением делами) является, как правило, самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю. Выбор оптимальной формы организации работы с документами является стратегическим решением и зависит от множества факторов: объема документооборота, степени автоматизации, организационной структуры и территориальной распределенности.

Основными функциями службы ДОУ являются:

1. Разработка методической базы: Создание и актуализация Инструкции по делопроизводству и Номенклатуры дел.
2. Организация документооборота: Прием, первичная обработка, регистрация, распределение входящих, исходящих и внутренних документов.
3. Контроль исполнения: Мониторинг сроков исполнения контрольных документов.
4. Архивное дело: Обеспечение оперативного хранения документов и подготовка дел к передаче в архив организации.

Выделяют три основные формы организации работы с документами:

1. Централизованная форма: Все технологические операции сосредоточены исключительно в центральной службе ДОУ. Эта форма рациональна для организаций с небольшим или средним объемом документооборота, как правило, не превышающим 40–50 тысяч документов в год. Недостатки: замедление процесса передачи документов на места.
2. Децентрализованная форма: Большинство операций передано в структурные подразделения. Подходит для крупных, территориально распределенных организаций, но часто приводит к разнобою в оформлении и учете.
3. Смешанная форма: Является наиболее распространенной. Центральная служба ДОУ осуществляет прием и регистрацию входящих/исходящих документов и выполняет методическое руководство. Структурные подразделения отвечают за внутреннее документирование, оперативное хранение, исполнение и формирование дел в соответствии с утвержденной Номенклатурой.

Регламентация ДОУ локальными нормативными актами

Ключевыми внутренними документами, которые обеспечивают правовое и методическое регулирование ДОУ, являются:

1. Положение о службе ДОУ. Определяет правовой статус подразделения, его место в организационной структуре, цели, задачи, функции, права и ответственность сотрудников. Раздел «Взаимосвязи» критически важен, так как он описывает порядок взаимодействия службы ДОУ с юридическим, кадровым отделами и архивом.
2. Инструкция по делопроизводству. Это основной методический документ, устанавливающий единый порядок документирования и документооборота. Инструкция должна детально описывать:
   • Правила оформления всех видов документов с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2025.
   • Схемы документопотоков (маршруты движения входящих, исходящих, внутренних документов).
   • Особенности работы с электронными документами (использование ЭП, обмен через СЭД).
3. Номенклатура дел. Служит для систематизации документов, формирования дел и является основой для определения сроков хранения. Сроки хранения документов определяются на основании ФЗ № 125-ФЗ и обязательного для применения Перечня типовых управленческих архивных документов.

Методика комплексного анализа текущего состояния ДОУ

Анализ системы ДОУ — это первый и наиболее ответственный этап ее совершенствования. Цель анализа — выявление узких мест, избыточных операций и несоблюдения регламентов. Методика анализа строится на ситуационном подходе и включает исследование внешней нормативной среды, внутренней регламентации и непосредственное обследование документопотоков.

Этапы анализа:

1. Исследование нормативной базы: Оценка соответствия локальных актов действующему законодательству (ФЗ) и стандартам (ГОСТ Р 7.0.97-2025).
2. Обследование: Сбор первичной информации путем анкетирования, опроса и интервьюирования сотрудников.
3. Анализ документопотоков: Изучение движения документов с помощью таких инструментов, как документограммы, которые визуализируют маршруты прохождения, количество инстанций согласования и точки задержек.

Для обеспечения объективности анализ должен опираться на измеримые, количественные критерии:

1. Экономический критерий (Расчет TCO_ДОУ)

Экономический критерий оценивается через расчет Полной Стоимости Документооборота (Total Cost of Ownership — TCO_ДОУ). Этот критерий позволяет увидеть не только прямые, но и косвенные затраты, связанные с неэффективным ДОУ. Разве не странно, что большинство компаний до сих пор считают стоимость делопроизводства только по расходу бумаги, игнорируя потери рабочего времени?

Формула расчета TCO_ДОУ в общем виде:

TCOДОУ = Cпрям + Cкосв

Где:

• C_прям — Прямые затраты (ФОТ сотрудников ДОУ, стоимость бумаги, картриджей, офисной техники, ПО, архивного хранения).
• C_косв — Косвенные затраты (потери, связанные с длительным согласованием, штрафы за несвоевременное исполнение, стоимость рабочего времени специалистов, затраченного на поиск и обработку документов).

Пример применения:

Если среднее время согласования договора составляет 5 дней, а его согласование проходит через 4 специалиста, то общие трудозатраты (в часах) и их стоимость могут быть легко рассчитаны на основе средней часовой ставки сотрудников. Неоправданное увеличение этих часов из-за отсутствия автоматизации или дублирования документов является прямым убытком.

2. Временной критерий

Временной критерий оценивает скорость прохождения документа по заданному маршруту. Это ключевой индикатор эффективности документооборота.

Проведение анализа должно включать сравнение времени, затрачиваемого на ключевые операции в текущей системе (обычно бумажной) и в потенциальной автоматизированной системе (СЭД).

Операция	Бумажный ДОУ (Текущее состояние)	Электронный ДОУ (Целевое состояние)	Эффект
Доставка документа между отделами	Часы / Курьерская служба (дни)	Секунды	Ускорение в десятки раз
Регистрация и передача на исполнение	1–3 часа	5–15 минут	Повышение оперативности
Согласование контрагентом	Дни или Недели	Секунды или Минуты	Устранение логистических задержек

Типовые проблемы, выявляемые в ходе такого анализа, включают:

• Избыточное согласование: Неоправданно большое количество визирующих лиц.
• Дублирование документов: Создание множества копий для разных подразделений.
• Несоблюдение регламентов: Отсутствие контроля сроков исполнения, установленных в Инструкции по делопроизводству.

Глава 3. Практический анализ ДОУ и разработка конкретных рекомендаций по совершенствованию (На примере [Название Предприятия])

Анализ организации ДОУ в [Название Предприятия]

[Название Предприятия] представляет собой крупную коммерческую структуру со смешанной организационной формой ДОУ. Центральная канцелярия осуществляет прием и регистрацию входящей/исходящей корреспонденции, а функциональные отделы самостоятельно создают и формируют внутренние документы. Объем документооборота оценивается в ~65 000 документов в год, что значительно превышает рациональный порог для чисто централизованной системы.

Результаты анализа документопотоков (Временной и Экономический критерии):

1. Проблема №1: Замедленное внутреннее согласование. Анализ показал, что среднее время согласования внутренних приказов составляет 3–5 дней, а договоров с контрагентами — до 10 дней. Это вызвано ручной передачей документов между корпусами и задержками на этапах визирования, что приводит к простою в работе отделов продаж.
2. Проблема №2: Высокий TCO_ДОУ за счет косвенных затрат. Основная доля затрат приходится не на бумагу, а на рабочее время сотрудников: 15% рабочего времени специалистов тратится на поиск нужных документов, ручную сортировку и передачу.
3. Проблема №3: Несоответствие оформления ГОСТам. Выборочный анализ ОРД показал, что Инструкция по делопроизводству не была актуализирована после 2016 года. В результате, оформление документов не учитывает, например, необходимость резервирования места для QR-кода/штрих-кода, что будет требоваться с августа 2025 года.

Вывод: Текущая система ДОУ в [Название Предприятия] не соответствует современным требованиям оперативности и экономической эффективности. Необходим переход к более автоматизированной и стандартизированной модели.

Основные направления совершенствования ДОУ и обоснование цифровизации

Приоритетным и наиболее эффективным направлением совершенствования ДОУ является цифровизация и внедрение систем электронного документооборота (СЭД) или систем юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

Экономическое обоснование цифровизации:

Российский рынок СЭД/ЭДО демонстрирует устойчивый рост, что подтверждает высокую экономическую целесообразность таких инвестиций. Согласно аналитическим данным, в 2024 году оборот рынка СЭД в РФ достиг 95 млрд рублей, показав рост в 15% к предыдущему году. Более 80% российских компаний уже используют инструменты СЭД/ЭДО.

Внедрение СЭД решает выявленные проблемы:

• Снижение временных затрат: Автоматическая маршрутизация сокращает время согласования с дней до минут.
• Снижение косвенных затрат TCO_ДОУ: Устраняется необходимость ручного поиска и передачи документов, высвобождая рабочее время сотрудников.
• Обеспечение контроля: СЭД автоматически контролирует сроки исполнения и ведет прозрачный учет движения документов.

Совершенствование ДОУ также включает:

1. Унификацию и стандартизацию форм документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2025.
2. Актуализацию локальных нормативных актов с учетом требований ФЗ № 63-ФЗ (об электронной подписи).
3. Обучение персонала работе в новой системе и соблюдению установленных регламентов.

Разработка практических предложений (Проект Инструкции по делопроизводству)

Ключевым практическим предложением является разработка проекта новой редакции Инструкции по делопроизводству для [Название Предприятия], которая должна интегрировать требования цифровой среды и обновленных стандартов.

Конкретные рекомендации по наполнению Инструкции по делопроизводству:

Раздел Инструкции	Требуемое изменение/Дополнение	Обоснование (Нормативная база)
I. Общие положения	Четко зафиксировать смешанную форму ДОУ и определить, что документооборот ведется преимущественно в электронной форме через СЭД.	Соответствие фактическому объему документооборота (65 000 док/год) и стратегическому направлению цифровизации.
II. Документирование и оформление ОРД	Ввести обязательный Матричный шаблон оформления документов, предусматривающий 31 реквизит, включая QR-код/штрих-код в правом верхнем углу.	Имплементация требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 для обеспечения юридической корректности.
III. Документооборот и контроль исполнения	Утвердить электронные маршруты согласования и исполнения для типовых документов (приказы, договоры). Установить, что контроль сроков исполнения осуществляется исключительно средствами СЭД.	Повышение оперативности (Временной критерий) и устранение ручных операций.
IV. Особенности работы с электронными документами	Установить, что электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), юридически равнозначны бумажным оригиналам.	Соответствие ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечение юридической значимости ЭДО.
V. Формирование дел и архивное хранение	Утвердить Номенклатуру дел, актуализированную с учетом сроков хранения электронных документов и ссылкой на Перечень типовых архивных документов Росархива.	Соблюдение ФЗ № 125-ФЗ и унификация архивного дела.

Реализация данных предложений позволит [Название Предприятия] не только устранить текущие проблемы неэффективности, но и подготовить систему ДОУ к работе в условиях постоянно меняющейся нормативной базы.

Заключение

Проведенное исследование позволило всесторонне проанализировать теоретические основы, нормативно-правовую регламентацию и методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления. В теоретической части была установлена актуальная нормативная база, критически важная для современного делопроизводства. Особое внимание уделено введению ГОСТ Р 7.0.97-2025, который с 18 августа 2025 года устанавливает новые требования к оформлению ОРД, включая обязательный 31-й реквизит — QR-код/штрих-код.

Методологическая часть работы предложила комплексный подход к анализу ДОУ, основанный на количественных, измеримых критериях — Экономическом критерии (расчет TCO_ДОУ) и Временном критерии. Эти инструменты позволяют перевести оценку эффективности делопроизводства из плоскости общих рассуждений в сферу точных расчетов, обосновывая необходимость изменений конкретными финансовыми и временными потерями.

Анализ гипотетической ситуации на [Название Предприятия] выявил типовые проблемы, связанные с избыточным документооборотом, высоким уровнем косвенных затрат и неактуальной локальной нормативной базой. В качестве ключевого направления совершенствования обоснована цифровизация и внедрение СЭД, что подтверждается устойчивым ростом российского рынка ЭДО (до 95 млрд рублей в 2024 году). Разработанные практические рекомендации, представленные в виде проекта разделов Инструкции по делопроизводству, интегрируют требования последних нормативных актов (ГОСТ Р 7.0.97-2025, ФЗ № 63-ФЗ), обеспечивая юридическую значимость электронных документов и унификацию делопроизводственных процессов.

Таким образом, цель исследования — анализ и разработка конкретных предложений по совершенствованию ДОУ — полностью достигнута. Реализация предложенных мер позволит [Название Предприятия] существенно сократить операционные издержки, повысить оперативность управления и обеспечить полное соответствие деятельности актуальным требованиям законодательства РФ, что является прямым путем к повышению конкурентоспособности и финансовой устойчивости.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. Москва : КноРус, 2006. 248 с.
2. Волкова К.А., Казакова Ф.К. Предприятие: положения об отделах и службах, должностные инструкции: Справочное пособие. Москва : Экономика, 2003. 557 с.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. Москва : Проспект, 2004. 456 с.
4. Демин Ю.М. Сборник должностных инструкций. Санкт-Петербург : Питер, 2007.
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200103598 (дата обращения: 23.10.2025).
6. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200143890 (дата обращения: 23.10.2025).
7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Москва : ГроссМедия, 2000. 288 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва : Журнал «Управление персоналом», 2003. 408 с.
9. Организация работы с документами: Учебник / под ред. В.А. Кудряева. Москва : ИНФРА-М, 2002. 592 с.
10. Положение о Службе ДОУ (примерная форма) Приложение N 1 к п.1.5 Рекомендаций Росархива от 31 декабря 2003 года. URL: https://docs.cntd.ru/document/901886142 (дата обращения: 23.10.2025).
11. Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/prakticheskie-aspekty-analiza-sistemy-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya/viewer (дата обращения: 23.10.2025).
12. Сенотрусова Ю.В. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава. Москва : Омега-Л, 2007. 207 с.
13. Труханович Л.В. Пакет положений о структурных подразделениях организации: Практическое пособие. Москва : Дело и Сервис. 448 с.
14. Чуковенко А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ РФ 6.30-97. Москва : Дело, 1999. 232 с.
15. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. Москва : МЦФЭР, 2004. 416 с.