Методика и практические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами в курсовой работе

Расчеты с подотчетными лицами представляют собой специфическую область бухгалтерского учета, связанную с выдачей денежных авансов сотрудникам на операционные, командировочные или представительские нужды. Актуальность аудита этого участка обусловлена высокими рисками как преднамеренных злоупотреблений, так и непреднамеренных ошибок, способных повлечь за собой серьезные налоговые последствия. Аудиторы традиционно уделяют повышенное внимание таким операциям, поскольку они напрямую затрагивают движение наличных денежных средств и требуют строгого документального контроля.

Ключевая цель курсовой работы по данной теме — не просто описать процесс, а разработать комплексную методику аудиторской проверки и, на основе ее результатов, сформулировать практические предложения по совершенствованию системы учета и контроля. Для достижения этой цели необходимо решить ряд последовательных задач: изучить теоретические и нормативные основы, освоить методику проведения аудиторских процедур, научиться выявлять и классифицировать типичные ошибки, а также разрабатывать эффективные рекомендации по их устранению.

Глава 1. Теоретические и методологические основы аудиторской проверки

Аудит расчетов с подотчетными лицами — это комплекс проверочных процедур, направленных на установление законности, целесообразности и правильности отражения в учете хозяйственных операций, связанных с выдачей и списанием подотчетных сумм. Основой для учета этих операций служит активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его дебетовое сальдо отражает задолженность работников перед организацией, а кредитовое — задолженность организации перед работниками (например, в случае перерасхода по авансовому отчету).

Проверка строится на строгом соблюдении нормативно-правовой базы, которая включает в себя:

• Указания Банка России, регулирующие порядок ведения кассовых операций.
• Налоговый кодекс РФ, определяющий правила признания расходов для целей налогообложения.
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и соответствующие ПБУ.

Не менее важную роль играют и внутренние локальные акты предприятия. Качественный аудит невозможен без анализа таких документов, как Положение о командировках или Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, поскольку именно они устанавливают внутренние правила и лимиты, которые также подлежат проверке.

1.1. Ключевые цели, задачи и информационное обеспечение аудита

Главная цель аудита на данном участке — формирование объективного мнения о достоверности и законности отраженных в бухгалтерской отчетности данных о расчетах с подотчетными лицами. Эта глобальная цель достигается через решение ряда конкретных задач:

1. Проверка целевого расходования выданных авансов.
2. Контроль за соблюдением установленных сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных средств.
3. Оценка правильности и полноты оформления первичных подтверждающих документов.
4. Проверка корректности отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Для решения этих задач аудитор формирует информационную базу, которая служит источником доказательств. В нее входят:

• Первичные документы: авансовые отчеты с приложенными к ним чеками, квитанциями, накладными, актами.
• Кассовые документы: расходные и приходные кассовые ордера.
• Организационно-распорядительные документы: приказы о направлении в командировку, об утверждении списка подотчетных лиц.
• Регистры учета: Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости по счету 71, журналы-ордера.
• Внутренние регламенты и учетная политика организации.

Глава 2. Методика проведения аудита на практическом примере

Аудиторская проверка — это строго структурированный процесс, который начинается с этапа планирования. Грамотное планирование позволяет не только оптимизировать трудозатраты и сократить время проверки, но и минимизировать аудиторский риск — вероятность того, что существующие ошибки не будут обнаружены. На этом этапе составляются два ключевых документа: общий план, определяющий стратегию и объем работ, и программа аудита, детализирующая перечень конкретных процедур.

При планировании аудитор выбирает метод проверки. Из-за повышенного риска и относительно небольшого (в большинстве компаний) объема операций, аудит расчетов с подотчетными лицами чаще всего проводится сплошным методом, то есть анализируется каждая операция за проверяемый период. Выборочный метод может быть применен в очень крупных организациях с большим документооборотом, но только при условии высокого уровня доверия к системе внутреннего контроля. Оценка этой системы — неотъемлемая часть планирования, позволяющая аудитору понять, насколько эффективно компания сама контролирует данный участок учета.

2.1. Пошаговый алгоритм выполнения аудиторских процедур

После утверждения программы аудитор переходит к выполнению конкретных проверочных действий. Их можно представить в виде последовательного алгоритма.

1. Шаг 1: Проверка нормативной базы. Аудитор анализирует наличие и содержание внутреннего Положения о расчетах с подотчетными лицами, приказа об утверждении перечня таких лиц, а также проверяет соответствие этих документов действующему законодательству.
2. Шаг 2: Сверка данных. Проводится сверка сальдо и оборотов по счету 71 в регистрах аналитического учета (по каждому сотруднику) с данными синтетического учета и показателями Главной книги и баланса. Цель — убедиться в отсутствии расхождений.
3. Шаг 3: Проверка авансовых отчетов. Это ключевой этап, включающий анализ полноты заполнения всех реквизитов авансового отчета, наличия и правильности оформления приложенных первичных документов (чеков, актов, счетов-фактур).
4. Шаг 4: Контроль задолженности и сроков. Аудитор проверяет соблюдение сроков сдачи отчетов (как правило, 3 рабочих дня после возвращения из командировки или истечения срока, на который выданы деньги). Важно убедиться, что новые авансы не выдавались сотрудникам, имеющим задолженность по предыдущим суммам, так как это является нарушением кассовой дисциплины.
5. Шаг 5: Проверка корректности списания расходов. Контролируется правильность отнесения сумм, указанных в авансовых отчетах, на соответствующие счета затрат (20, 26, 44 и др.) или стоимость активов (08, 10).

2.2. Как классифицировать типичные нарушения, выявляемые в ходе проверки

В ходе аудита выявляются ошибки и нарушения, которые для удобства анализа и составления отчета целесообразно классифицировать. Наиболее распространенные группы нарушений:

• Нарушения кассовой дисциплины. Сюда относится выдача денежных средств лицам, не входящим в утвержденный перечень, выдача аванса без заявления сотрудника или приказа руководителя, а также выдача нового аванса при наличии непогашенной задолженности по предыдущему.
• Ошибки в оформлении первичных документов. Отсутствие обязательных реквизитов в авансовом отчете, незаверенные исправления, приложенные документы с нечитаемыми данными или без подтверждения оплаты (например, товарный чек без кассового).
• Нарушения установленных сроков. Несвоевременная сдача авансовых отчетов работниками или невозврат в кассу остатка неизрасходованных сумм в установленный срок.
• Ошибки в бухгалтерском и налоговом учете. Наиболее рискованная группа, включающая некорректное отражение НДС по принятым расходам, неправомерное списание затрат, уменьшающих налоговую базу (особенно по представительским и командировочным расходам сверх норм), и ошибки в корреспонденции счетов.

Оформление результатов проверки

Все полученные в ходе проверки доказательства, выполненные процедуры и выявленные нарушения аудитор фиксирует в своих рабочих документах. Эти документы являются основой для формирования итогового мнения и подтверждают качество проведенной работы.

По итогам проверки составляется письменная информация (отчет) для руководства аудируемого лица. Этот документ имеет огромное практическое значение. В нем не просто перечисляются найденные ошибки, но и дается оценка их существенности, то есть способности повлиять на достоверность отчетности и решения ее пользователей. Кроме того, отчет должен содержать анализ потенциальных рисков, связанных с нарушениями, в первую очередь — налоговых.

Глава 3. Пути совершенствования системы учета и внутреннего контроля

Конструктивный аудит не заканчивается на констатации проблем. Практическая ценность курсовой работы заключается в разработке конкретных рекомендаций по их устранению и предотвращению в будущем. Эти меры можно разделить на три направления.

1. Организационные меры. Разработка и утверждение единого, четкого и подробного внутреннего документа — «Порядка расчетов с подотчетными лицами». Этот регламент должен однозначно определять список сотрудников, цели выдачи средств, лимиты, сроки и процедуру отчетности.
2. Методологические меры. Для упрощения контроля следует внедрить удобные аналитические регистры или журналы, позволяющие в реальном времени отслеживать задолженность по каждому сотруднику и сроки ее погашения. Перспективным направлением является использование корпоративных банковских карт, которые значительно повышают прозрачность расчетов и снижают риски, связанные с наличными.
3. Автоматизация и контроль. Необходимо настроить бухгалтерскую программу таким образом, чтобы она автоматически блокировала возможность выдачи новых подотчетных сумм при наличии у сотрудника непогашенного долга. Следует также усилить процедуры внутреннего контроля на этапе утверждения авансовых отчетов руководителем подразделения, возложив на него ответственность за проверку целесообразности расходов.

Заключение, обобщающее исследование

В рамках данной работы были последовательно решены все поставленные задачи: изучены теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами, рассмотрена практическая методика проверки, проанализированы и классифицированы типичные ошибки, а также предложены конкретные пути совершенствования системы учета и контроля. Проведенное исследование подтверждает исходный тезис: отлаженная система учета и регулярный эффективный аудит расчетов с подотчетными лицами являются необходимым условием для минимизации финансовых потерь и налоговых рисков любой компании.

Таким образом, цель курсовой работы, заключавшаяся в выявлении недостатков и разработке предложений по их устранению, может считаться полностью достигнутой.

Рекомендуемый список литературы для написания работы

Для более глубокой проработки темы и формирования качественной библиографии рекомендуется опираться на следующие типы источников:

• Нормативно-правовые акты. Необходимо использовать актуальные редакции Налогового кодекса РФ (Часть 2), Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также действующих Указаний Банка России, регулирующих кассовые операции.
• Учебная и научная литература. Фундаментальной основой могут служить классические учебники по аудиту, например, под редакцией В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и других признанных авторов.
• Научные статьи и публикации. Рекомендуется провести поиск актуальных статей по ключевым словам («аудит подотчетных лиц», «контроль авансовых отчетов») в профессиональных журналах «Аудит», «Бухгалтерский учет», а также на научных электронных порталах, таких как eLibrary.ru и «КиберЛенинка».