Автоматизированные Информационно-Поисковые Системы в Архивном Деле Российской Федерации: Архитектура, Проблемы Внедрения и Перспективы Развития

Введение: Роль АИПС в Эпоху Цифровой Трансформации

Цифровая трансформация, ставшая магистральным путем развития государственного управления и экономики в XXI веке, предъявляет новые, повышенные требования к сохранению, учету и использованию исторического наследия. Архивный фонд Российской Федерации, представляющий собой колоссальный массив данных, нуждается в эффективных инструментах управления, способных обеспечить быстрый и точный доступ к информации.

По данным 2021 года, общий объем Архивного фонда РФ превышает 550 млн единиц хранения. Этот масштабный объем данных делает невозможным использование исключительно традиционных методов поиска и требует внедрения высокотехнологичных решений. Именно поэтому тема Автоматизированных Информационно-Поисковых Систем (АИПС) в архивном деле приобретает критическую актуальность, поскольку без них невозможно оперативное реагирование на социально-правовые запросы граждан и исторические исследования.

Целью данного исследования является всесторонний анализ современных подходов, архитектуры, классификации и проблем внедрения АИПС в архивном деле Российской Федерации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать актуальную нормативно-правовую базу, регулирующую цифровизацию архивов.
2. Определить ключевые понятия и принципы построения АИПС и Автоматизированного научно-справочного аппарата (А-НСА).
3. Изучить архитектуру современных АИПС, включая их функционал и стандартизацию.
4. Провести критический анализ проблем внедрения и оценки масштаба цифровой трансформации.
5. Рассмотреть перспективы развития АИПС в контексте технологий искусственного интеллекта и Big Data.

В контексте архивоведения и информационных технологий ключевыми являются следующие определения:

Термин	Определение
Автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС)	Программно-технический комплекс, предназначенный для ввода, обработки, хранения и поиска семантической информации путем сравнения смыслового содержания запроса (поискового образа запроса, ПОЗ) со смысловым содержанием документов (поискового образа документа, ПОД), используя специализированные информационно-поисковые языки (ИПЯ).
Информационно-поисковая система (ИРС)	Более общий термин, обозначающий систему для хранения и предоставления информации, в которой АИПС является одним из видов реализации.
Автоматизированный научно-справочный аппарат (А-НСА)	Комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), формируемый в АИПС и предназначенный для эффективного поиска и учета архивных документов и информации.
Электронный архив	Совокупность электронных документов и информационных систем (включая АИПС), обеспечивающих их хранение, учет и использование в течение установленных сроков.

Нормативно-Правовой и Методический Фундамент Функционирования АИПС в РФ

Функционирование АИПС строго регулируется федеральным законодательством, требующим постоянного обновления в условиях цифровизации для обеспечения юридической значимости электронных документов.

Базовое законодательство и актуальные требования Росархива

Основой, на которой строится вся деятельность по управлению архивным фондом, включая его цифровизацию, является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Однако стремительное развитие электронного документооборота потребовало не просто адаптации, а создания детализированной правовой базы для работы с цифровыми активами. Эту роль выполняют подзаконные акты Росархива, устанавливающие конкретные и унифицированные требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ:

1. Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 (для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек).
2. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций).

Данные приказы являются прямыми регуляторами методики работы архивистов и, следовательно, определяют функциональные требования к проектированию и эксплуатации АИПС, гарантируя стандартизацию процессов во всех федеральных и региональных хранилищах.

Обеспечение юридической значимости и межведомственного обмена

Внедрение АИПС не просто переводит каталоги в цифровой вид, но и обеспечивает возможность работы с электронными документами, имеющими полную юридическую силу. Для этого критически важны два направления законодательного регулирования:

1. Юридическая значимость: Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» играет основополагающую роль. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) позволяет придать электронным архивным документам и их заверенным копиям статус юридически значимых, что необходимо для их полноценного использования, например, при направлении социально-правовых запросов. Закон № 125-ФЗ прямо предусматривает возможность направления запросов социально-правового характера в архивы в форме электронных документов (Ст. 26. П. 3).
2. Межведомственное взаимодействие: Передача электронных архивных документов между ведомствами, а также их централизованный учет требуют единых правил обмена. Постановление Правительства РФ № 1264 от 2021 года утвердило Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, что стало важным шагом к формированию единого цифрового архивного пространства.

Архитектура, Классификация и Стандартизация Современных Архивных ИПС

Архитектура АИПС базируется на принципах унификации, стандартизации и преемственности, интегрируя международный опыт для создания структурированного, многоуровневого научно-справочного аппарата.

Принципы построения и функционал Автоматизированного НСА

Автоматизация архивного дела основывается на принципах, обеспечивающих преемственность с традиционными методами, но повышающих эффективность. Эти принципы включают: соответствие электронных справочников системе государственного учета и НСА, комплексность, унификацию и стандартизацию.

А-НСА в рамках АИПС представляет собой не просто оцифрованный набор карточек, а динамическую систему, способную поддерживать многоаспектный поиск. Логика поиска в АИПС основана на сравнении Поискового Образа Запроса (ПОЗ) и Поискового Образа Документа (ПОД). Современные системы, используя развитые информационно-поисковые языки (рубрикаторы, тезаурусы, классификаторы), позволяют проводить не только точный поиск по реквизитам, но и семантический поиск по ключевым словам.

Элемент А-НСА	Функциональное назначение в АИПС
Электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК)	Основной объект ввода данных. Позволяет реализовать поиск по одному или комбинации полей (дата, автор, тип документа, аннотация).
Поле «Номер дела по номенклатуре»	Выступает как ключевой связующий поисковый реквизит, позволяющий архивисту и пользователю переходить от детализированного поиска на уровне конкретного документа к контекстуальному поиску на уровне дела или фонда.
Единый электронный каталог	Централизованная база данных, содержащая описание на уровне дела или документа. Его отличие от традиционного НСА заключается в том, что он объединяет сведения из множества разрозненных картотек в единую структуру.

Международные и национальные стандарты унификации

Для обеспечения интероперабельности (совместимости) и возможности обмена информацией с зарубежными архивами, а также для повышения качества описания, российские АИПС активно используют международные стандарты. Какие именно стандарты обеспечивают это единообразие?

1. ISAD(G) (General International Standard Archival Description): Общий международный стандарт архивного описания. Он устанавливает обязательные элементы описания архивного материала на разных уровнях иерархии (фонд, опись, дело, документ).
2. ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families): Международный стандарт для создания архивных авторитетных записей. Он используется для унифицированного описания фондообразователей (организаций, лиц, семей), которые создали архивные документы.

Интеграция ISAAR(CPF) в российские АИПС позволяет создавать унифицированные авторитетные записи, гарантируя, что наименование фондообразователя, его история и связи будут описаны единообразно, независимо от конкретного архива. На национальном уровне, для унификации классификации документной информации, во ВНИИДАД был разработан и опубликован в 2007 году «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации». Этот классификатор служит методической основой для стандартизации содержания архивной информации в АИПС, обеспечивая единство подходов к описанию документов различного состава.

Анализ типового ПО «Архивный фонд» в контексте цифровой трансформации

На протяжении многих лет ядром автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ является типовое программное обеспечение «Архивный фонд», разработанное ВНИИДАД.

Программный комплекс «Архивный фонд» выполняет критически важные функции: обеспечение однократности ввода информации, унифицированный государственный учет документов и формирование отчетности о составе, содержании и объемах фонда. ПК «Архивный фонд» является ключевым элементом Единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) учета документов Архивного фонда РФ и на данный момент внедрен в значительном числе государственных и муниципальных архивов.

Эволюция к облачной архитектуре:

В свете современных трендов цифровой трансформации и необходимости обеспечения быстрого межведомственного взаимодействия, перед Росархивом встала задача модернизации этой системы. Ведомственная программа цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2022–2024 годы предусматривает стратегическое решение: перевод программного комплекса «Архивный фонд» на облачную платформу.

Такой переход несет ряд преимуществ:

1. Централизация и Актуальность: Обеспечение предоставления данных о составе и объемах Архивного фонда РФ в режиме «онлайн».
2. Масштабируемость (Big Data): В архитектуре сложных архивных баз данных, способных работать с Big Data, облачная платформа позволяет более эффективно выделять взаимосвязанные подсистемы: подсистему баз данных с документированной информацией и подсистему методов анализа данных.
3. Снижение нагрузки на региональные архивы: Переход на облачные решения позволяет снизить требования к локальной материально-технической базе архивов, перемещая вычислительные мощности и хранение на централизованные, защищенные серверы, что напрямую снижает операционные расходы регионов.

Критический Анализ Проблем Внедрения и Масштаба Цифровой Трансформации

Несовместимость систем, неполнота правовой базы и колоссальный объем данных (более 550 млн ед. хр.) являются ключевыми барьерами для создания единого информационного пространства и полноценной оцифровки Архивного фонда РФ.

Технические, кадровые и финансовые проблемы

Процесс внедрения и эксплуатации АИПС в архивной сфере сталкивается с рядом системных проблем:

Категория проблемы	Суть проблемы и ее следствия
Технические и Методологические	Несовместимость данных: Ключевая проблема при создании межархивных баз данных и централизованном учете. Разрозненные системы, разработанные в разное время, используют несовместимые форматы представления данных, что требует дорогостоящей конвертации и унификации.
Правовые	Неполнота правовой базы: Федеральная правовая база, несмотря на обновления 2020-2023 гг., не в полной мере отвечает постоянно меняющимся потребностям развития отрасли, особенно в части приема, хранения и использования юридически значимых электронных документов.
Материально-технические	Износ оборудования: Архивы нуждаются в постоянной модернизации материально-технической базы, включая компьютерный парк, высокоскоростное сканирующее оборудование и современное программное обеспечение.
Кадровые	Квалификация персонала: Необходимость подготовки архивистов, владеющих не только классическими методами, но и навыками работы с современными информационными системами, базами данных и принципами информационной безопасности.

Кроме того, существует объективная проблема качества вторичной документной информации (НСА). Субъективность и неполнота описаний, созданных архивистами, являются объектом критики со стороны пользователей. Эта проблема может быть устранена только путем ввода в систему полных машиночитаемых текстов и электронных копий самих архивных документов.

Оценка масштабов оцифровки Архивного фонда РФ

Масштаб задачи по созданию полноценного электронного архива поражает. При общем объеме Архивного фонда РФ, превышающем 550 млн единиц хранения, полная оцифровка оценивается экспертами как проект, который может занять до 100 лет и стоить порядка 200 млрд рублей. Разве это не означает, что без радикального изменения подхода к финансированию и технологиям, эта цель останется недостижимой?

Текущая степень цифровой насыщенности фондов остается низкой, что подтверждается региональными данными:

По состоянию на 01.01.2021, в Государственном архиве Еврейской автономной области было оцифровано только 3,45% от общего количества документов.

Это подчеркивает, что без централизованных, масштабных финансовых вливаний и унифицированной стратегии, внедрение АИПС останется лоскутным и не сможет обеспечить единого информационного пространства. Для стимулирования работы Росархив предпринимает целенаправленные шаги: в 2025 году выделено 195 млн рублей на пополнение Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД) электронными копиями и справочно-поисковыми средствами из семи федеральных архивов (ГАРФ, РГАДА, РГАСПИ и др.).

Сравнительный анализ: Необходимость централизованных решений

Для понимания того, как государство может эффективно решать масштабные задачи цифровизации, полезно сравнить темпы и методы работы в архивной сфере с другими государственными проектами, требующими обработки сопоставимых объемов данных.

Кейс: ФГИС «ЕГР ЗАГС»

Создание Федеральной государственной информационной системы «Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния» (ФГИС «ЕГР ЗАГС») является примером успешной, централизованной и высокофинансируемой государственной программы.

• Масштаб: К концу 2020 года была завершена конвертация более 520 млн актовых записей с 1926 года в электронный вид.
• Финансирование: В 2020 году Правительством РФ было выделено более 1,7 млрд рублей только на перевод в электронную форму актовых записей, составленных на национальных и иностранных языках.

Проект ФГИС «ЕГР ЗАГС» доказал, что при наличии политической воли, соответствующего финансирования и централизованного управления (которое обеспечило единство формата и методики), возможно за короткий срок перевести в цифровой формат колоссальные объемы документов. Именно архивная отрасль нуждается в аналогичном подходе, который обеспечит не только технологическое единство АИПС (через облачный «Архивный фонд» и ГИС УИАД), но и необходимый объем федерального финансирования для достижения критической массы оцифрованных документов, что позволит АИПС работать с полными текстами, а не только с метаданными.

Перспективы Развития АИПС: Интеграция Искусственного Интеллекта и Big Data

Будущее АИПС связано с гибридными технологиями, использующими ИИ и ML для повышения эффективности поиска и обработки неструктурированных данных, что является единственным путем к преодолению проблемы масштаба.

Использование нейросетей и машинного обучения для автоматизации поиска

Традиционные АИПС работают с метаданными, созданными человеком. Однако для работы с электронными копиями 550 млн единиц хранения необходимо автоматизировать процесс извлечения информации из самих документов. Здесь на помощь приходят технологии искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (ML).

ML-модели способны самостоятельно находить закономерности в больших массивах размеченных документов. Это позволяет алгоритмам:

1. Классификация документов: Распознавать тип документа (приказ, опись, личное дело) с высокой точностью.
2. Извлечение сущностей (Named Entity Recognition): Извлекать нужные поля (дата, реквизиты, имена, географические названия) даже из неструктурированных рукописных или печатных текстов.
3. Поиск по содержанию: Нейросети могут использоваться для автоматического распознавания оцифрованных образов документов (OCR) и обеспечения быстрого поиска по распознанным страницам с подсветкой текста, что критически важно для работы с историческими фондами.

Практические кейсы внедрения ИИ в российских архивах

Интеграция ИИ в российскую архивную практику уже начата, что подтверждается конкретными проектами и стратегическими планами:

1. Приоритеты ВНИИДАД (2023 г.): По итогам круглого стола ВНИИДАД в 2023 году среди приоритетных задач внедрения технологий ИИ было выделено именно использование нейросетей для автоматического распознавания оцифрованных образов документов и обеспечения поиска по распознанным страницам. Это подтверждает смещение фокуса от работы только с метаданными к работе с полным содержанием документов.
2. Сервис «Поиск по архивам» от «Яндекса»: Практическим примером является запуск в начале 2023 года сервиса, использующего алгоритмы для поиска информации в архивных документах. Этот проект демонстрирует, как частные технологические решения могут быть интегрированы в сферу публичного доступа к историческим данным.

Будущее автоматизации в архивах лежит в гибридном подходе, где традиционная точность и структурированность АИПС (работа с фондами, описями и авторитетными записями) разумно интегрируется с семантическим пониманием неструктурированных текстов, обеспечиваемым большими языковыми моделями (LLM) и нейросетями, позволяя историкам и исследователям открывать ранее скрытые взаимосвязи в огромных массивах данных.

Заключение

Автоматизированные Информационно-Поисковые Системы являются не просто вспомогательным инструментом, а критически важным звеном в обеспечении сохранности, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации в условиях цифровой экономики.

Ключевые выводы по исследованию:

1. Нормативная база: Функционирование АИПС основано на актуализированном законодательстве (ФЗ № 125-ФЗ, ФЗ № 63-ФЗ) и современных Приказах Росархива (№ 24 и № 77), которые строго регламентируют работу с электронными документами и их юридическую значимость.
2. Архитектура и Стандартизация: Современные АИПС функционируют как Автоматизированный НСА, обеспечивая поиск через электронные РКК и формируя единый электронный каталог. Методологической основой их проектирования является принцип унификации, который достигается за счет использования международных стандартов ISAD(G) и ISAAR(CPF).
3. Модернизация ядра: Программный комплекс «Архивный фонд» остается ядром государственного учета, однако его стратегический перевод на облачную платформу (в рамках программы Росархива 2022–2024 гг.) является необходимым шагом для обеспечения централизации, масштабируемости и совместимости данных в контексте Big Data.
4. Проблемы и Масштаб: Главным барьером на пути к единому информационному пространству является проблема совместимости разрозненных систем и колоссальный масштаб Архивного фонда РФ (более 550 млн ед. хр.). Низкий процент оцифровки в регионах (например, 3,45% в ЕАО) подчеркивает острую необходимость централизованного, масштабного государственного финансирования, сопоставимого с успешным проектом ФГИС «ЕГР ЗАГС».
5. Перспективы: Будущее АИПС связано с интеграцией искусственного интеллекта и машинного обучения. Использование нейросетей для автоматического распознавания оцифрованных документов, извлечения сущностей и обеспечения поиска по полным текстам (как демонстрируют приоритеты ВНИИДАД и сервис «Поиск по архивам» от «Яндекса») является единственным способом преодолеть проблему неполноты вторичной информации и обеспечить быстрый доступ к историческому наследию.

Для полноценной цифровизации архивного дела РФ необходим комплексный подход, сочетающий совершенствование нормативной базы, агрессивную модернизацию технической базы и стратегическое внедрение технологий ИИ/Big Data, чтобы превратить разрозненные фонды в единый, доступный и интеллектуально обрабатываемый информационный ресурс.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». URL: https://www.continent-online.com/Document/?doc_id=901902883 (дата обращения: 28.10.2025).
2. Афанасьева Л.П. История механизации и автоматизации архивного дела: итоги и уроки // Секретарское дело. 2006. №2-3.
3. Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы // Отечественные архивы. 2005. №1. С. 17.
4. Варухина Т. А. Опыт работы Национального архива республики Карелия на пути к созданию информационно-поисковой системы архива // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. Москва-Барнаул: Издательство Алтайского университета. 2005. С. 378.
5. Карнаухов В.Н., Мерзляков Н.С., Осипова Н.М., Рубанов Л.И. Электронные базы данных архива РАН // Отечественные архивы. 2001. №6. С. 35-40.
6. Козлов В.А. Электронный архив ГА РФ: утопия или техническая проблема? // ГА РФ: 15 лет работы. Сб. статей / Ред. кол. С.В. Мироненко и др. М.: Росспэн, 2007. С. 180-181.
7. Компьютеризация архива Коминтерна завершена // Отечественные архивы. 2006. №4. С. 102-103.
8. Копылова О.Н., Котлова Т.Н. Луначарский Е.Л., Широкова В.Г. Делопроизводственные картотеки учреждений политического сыска России конца XIX – начала XX века, хранящиеся в ГАРФ. Опыт ретроконверсии // Вестник архивиста. 2005. №1. С. 75-81.
9. Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации — важнейший элемент информатизации архивной отрасли // Отечественные архивы. 2002. №1. С. 8-14.
10. Михайлов О. А. Новое в поиске в Интернете по источникам 2008 года. М. 2009. С. 65.
11. Автоматизированные информационно-поисковые системы и основы информационного поиска. URL: https://www.tstu.ru/en/book/elib/pdf/2012/yakovlev-ai/02.pdf (дата обращения: 28.10.2025).
12. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива // КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_10022/ (дата обращения: 28.10.2025).
13. Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК // Научные и технические библиотеки. 2019. №2. URL: https://gpntb.ru/elektronnye-publikatsii/nauchnye-i-tekhnicheskie-biblioteki/2019-2/6313-formirovanie-informatsionnykh-resursov-arkhivnykh-dokumentov-vak.html (дата обращения: 28.10.2025).
14. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families). URL: https://www.prlib.ru/about/publications/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families (дата обращения: 28.10.2025).
15. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле. Комсомольск-на-Амуре: КНАГУ. URL: https://elib.knastu.ru/files/pdf/elib/book/1857/Informacionnye_tehnologii_v_dokumentacionnom_obespechenii_upravleniya_i_arhivnom_dele.pdf (дата обращения: 28.10.2025).
16. Актуальные вопросы развития архивного дела в Российской Федерации // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/aktualnye-voprosy-razvitiya-arhivnogo-dela-v-rossiyskoy-federatsii/viewer (дата обращения: 28.10.2025).
17. Проблемы внедрения информационных технологий в архивном деле // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/problemy-vnedreniya-informatsionnyh-tehnologiy-v-arhivnom-dele/viewer (дата обращения: 28.10.2025).
18. Тематические архивные базы данных и Информационные ресурсы // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tematicheskie-arhivnye-bazy-dannyh-i-informatsionnye-resursy/viewer (дата обращения: 28.10.2025).
19. Как ИИ помогает автоматизировать работу с документами // CNews. URL: https://www.cnews.ru/reviews/kak_ii_pomogaet_avtomatizirovat_rabotu_s_dokumentami (дата обращения: 28.10.2025).
20. Оцифровка документов (рынок России) // TADVISER. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Оцифровка_документов_(рынок_России) (дата обращения: 28.10.2025).
21. АРХИВЫ И БАЗЫ ДАННЫХ В ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКЕ: ПРОБЛЕМЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ // УрФУ. 2019. С. 100. URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/82962/1/978-5-7996-2910-1_2019_100.pdf (дата обращения: 28.10.2025).