Как написать курсовую по базам данных — создаем в MS Access систему учета видеокарт с VBA

[Смысловой блок: Вступление] Курсовая по базам данных, которая не доводит до слёз

Курсовая работа по базам данных часто кажется студентам неподъемной задачей. Огромное количество требований, непонятные термины вроде «нормализация» и «ER-диаграмма», а впереди еще и программирование на VBA. Это может вызвать серьезный стресс. Но что, если взглянуть на это не как на проблему, а как на интересный проект?

Эта статья — ваше пошаговое руководство, которое проведет вас за руку от постановки задачи до финальной защиты. Мы не будем ограничиваться сухой теорией. Вместо этого мы вместе создадим реальный проект с нуля — базу данных для учета видеокарт. Этот сквозной пример станет вашим надежным каркасом, который можно легко адаптировать под любую другую тему. Мы покроем все обязательные части курсовой: от проектирования и создания таблиц до разработки удобного интерфейса с формами, наглядных отчетов и автоматизации рутинных действий с помощью кода. Давайте начнем!

Теперь, когда у нас есть план и боевой настрой, заложим фундамент нашего проекта — правильно проанализируем задачу.

Шаг 1. Как грамотно определить цели и задачи будущей базы данных

Любой серьезный проект начинается с четкого понимания, что и зачем мы делаем. В контексте курсовой работы это называется «анализ предметной области» и «постановка задачи». Звучит сложно, но на деле все просто.

Наша предметная область — это магазин или склад, который занимается видеокартами. Его процессы — закупка, хранение, продажа — и есть то, что мы будем автоматизировать. А постановка задачи — это формулировка проблем, которые решает наша база данных. Например, менеджеру приходится долго искать нужную модель с определенными характеристиками в Excel-таблице, а информация о поставщиках хранится в отдельном файле.

Целью курсового проекта является оптимизация процесса учета и продажи видеокарт за счет разработки автоматизированной информационной системы в среде СУБД Microsoft Access.

Из этой глобальной цели вырастают конкретные, измеримые задачи, которые и составят план вашей работы:

• Проанализировать предметную область и определить требования к системе.
• Спроектировать логическую структуру базы данных (ER-диаграмму).
• Выполнить нормализацию таблиц для устранения избыточности данных.
• Создать таблицы, связи, запросы, формы и отчеты в среде MS Access.
• Разработать пользовательский интерфейс для удобной работы с данными.
• Реализовать дополнительную функциональность с помощью макросов или кода VBA.

Мы определили, что мы делаем. Теперь давайте спроектируем, как наши данные будут организованы. Переходим к чертежу нашей базы данных.

Шаг 2. Проектируем архитектуру данных при помощи ER-диаграммы

Прежде чем создавать таблицы в Access, нужно нарисовать их «чертеж». Этот чертеж называется ER-диаграммой (от англ. Entity-Relationship Diagram) или моделью «сущность-связь». Он помогает визуально представить, из каких блоков будет состоять наша база и как они будут соединены между собой.

Основными компонентами ER-диаграммы являются:

1. Сущности: Это ключевые объекты, о которых мы хотим хранить информацию. В нашем случае это, очевидно, `Видеокарты`, а также связанные с ними `Производители` (NVIDIA, AMD), `Поставщики` и, возможно, `Характеристики`.
2. Атрибуты: Это конкретные свойства каждой сущности. Например, для сущности `Видеокарты` атрибутами будут `Название модели`, `Объем памяти`, `Частота GPU`, `Цена`. Для `Производителя` — `Название компании`, `Страна`.
3. Связи: Они показывают, как сущности логически соотносятся друг с другом. Самый распространенный тип связи — «один-ко-многим» (1:М). В нашем примере у одного `Производителя` может быть много `Моделей видеокарт`, но каждая модель принадлежит только одному производителю.

Существуют разные стандарты оформления ER-диаграмм (нотации Чена, IDEF1X и др.), но для курсовой работы главное — не строгое следование нотации, а понятное и логичное отображение структуры. Ваша ER-диаграмма — это визуальный план, который показывает, что вы поняли логику данных еще до того, как открыли саму программу.

Наш чертеж готов. Прежде чем начать строительство в Access, нужно убедиться, что фундамент нашего проекта прочен и логичен. Для этого проведем процедуру нормализации.

Шаг 3. Что такое нормализация и как она спасает вашу базу от хаоса

Тезис: Чтобы база данных была эффективной и надежной, ее таблицы должны быть нормализованы. Нормализация — это процесс организации данных, который устраняет их избыточность и предотвращает возможные ошибки (аномалии) при обновлении, добавлении или удалении информации.

Доказательство (проблема): Представьте, что мы храним все данные в одной большой таблице:

Пример «плохой», ненормализованной таблицы

Модель	Производитель	СтранаПроизводителя	Цена
GeForce RTX 4080	NVIDIA	США	120000
GeForce RTX 4070	NVIDIA	США	80000
Radeon RX 7900	AMD	США	110000

Здесь информация о производителе (`Производитель`, `СтранаПроизводителя`) повторяется для каждой его видеокарты. Это приводит к проблемам:

• Аномалия обновления: Если NVIDIA переедет в другую страну, нам придется изменить это значение во всех строках, где упоминается NVIDIA. Легко что-то пропустить.
• Аномалия удаления: Если мы удалим последнюю видеокарту от AMD, мы потеряем всю информацию о самом производителе AMD.

Решение (нормализация): Чтобы это исправить, мы последовательно приводим таблицы к нормальным формам. Для большинства курсовых проектов достаточно первых трех.

1. Первая нормальная форма (1НФ): Все значения в ячейках атомарны (неделимы). Наша таблица уже в 1НФ.
2. Вторая нормальная форма (2НФ): Все неключевые атрибуты полностью зависят от всего первичного ключа. Это правило актуально для составных ключей.
3. Третья нормальная форма (3НФ): Неключевые атрибуты не должны зависеть от других неключевых атрибутов. В нашем примере `СтранаПроизводителя` зависит не от модели видеокарты, а от `Производителя`. Мы выносим информацию о производителях в отдельную таблицу.

В итоге мы получаем две логичные таблицы вместо одной громоздкой, которые связываются по ID производителя. Это делает базу данных эффективной и легко обновляемой.

Теперь, когда наша структура идеально спроектирована и логически выверена, пора перенести ее в MS Access.

Шаг 4. Воплощаем проект в жизнь, или создаем таблицы и связи в MS Access

Настало время перейти от теории к практике и создать физическую основу нашей базы данных в Microsoft Access. Этот процесс напрямую следует из нашей ER-диаграммы и результатов нормализации.

Процесс создания таблиц довольно прост:

1. Создание таблицы: На вкладке «Создание» в ленте Access выберите «Конструктор таблиц». Этот режим дает полный контроль над структурой.
2. Определение полей: Для каждой будущей таблицы (`Производители`, `Модели видеокарт` и т.д.) введите имена полей (атрибутов), которые вы определили на шаге проектирования.
3. Выбор типов данных: Для каждого поля выберите подходящий тип данных. Например, для названий используйте «Короткий текст», для цены — «Денежный» или «Числовой», для дат — «Дата/время». Для уникального идентификатора идеально подходит тип «Счетчик» (он же AutoNumber), который автоматически присваивает новый номер каждой записи.
4. Задание первичного ключа: Выделите поле, которое будет уникально идентифицировать каждую запись (обычно это поле-счетчик с ID), и нажмите кнопку «Ключевое поле» на ленте. Это необходимо для создания связей.

После создания всех таблиц, необходимо установить между ними связи. Для этого откройте окно «Схема данных» (вкладка «Работа с базами данных»). Добавьте на схему все ваши таблицы. Затем, чтобы создать связь «один-ко-многим», просто «перетащите» мышкой первичное поле из главной таблицы (например, `ID_производителя` из таблицы `Производители`) на соответствующее поле в подчиненной таблице (`ID_производителя` в таблице `Модели видеокарт`). Access предложит обеспечить целостность данных — обязательно поставьте эту галочку, чтобы защитить базу от случайного удаления или изменения связанных данных.

Данные есть, структура есть. Но как ими управлять и извлекать нужную информацию? Для этого нам понадобятся запросы.

Шаг 5. Как заставить данные работать, или пишем запросы на все случаи жизни

Таблицы — это всего лишь хранилище. Настоящая сила базы данных заключается в возможности быстро извлекать, фильтровать и анализировать информацию. Эту роль выполняют запросы. В курсовой работе необходимо продемонстрировать несколько их видов, и проще всего это сделать с помощью Конструктора запросов в Access.

Вот несколько практических примеров, которые стоит включить в работу:

• Простой запрос на выборку: Это самый базовый тип. Например, можно создать запрос, который показывает все видеокарты от производителя NVIDIA. В конструкторе вы добавляете таблицы `Модели видеокарт` и `Производители`, выбираете нужные поля (название модели, цена) и в строке «Условие отбора» для поля «Название производителя» пишете «NVIDIA».
• Параметрический запрос: Это интерактивный запрос, который перед выполнением спрашивает у пользователя данные. Чтобы превратить предыдущий пример в параметрический, вместо «NVIDIA» в строке «Условие отбора» напишите в квадратных скобках текст-подсказку, например: `[Введите название производителя]`.
• Запрос с вычисляемым полем: Запросы могут создавать новые данные на основе существующих. Предположим, цена хранится в рублях, а вам нужно показать ее в условных единицах по курсу 100. Создайте новое поле прямо в конструкторе, написав: `Цена_УЕ: [Цена] / 100`.
• Итоговый запрос: Он позволяет выполнять агрегатные функции (Sum, Avg, Count). Чтобы, например, посчитать среднюю цену и количество моделей для каждого производителя, используйте кнопку «Итоги» в конструкторе. Сгруппируйте данные по производителю, а для полей «Цена» и «Название модели» выберите функции `Avg` и `Count` соответственно.

Мы научились извлекать любые данные. Но работать с таблицами и запросами напрямую неудобно. Создадим дружелюбный интерфейс для пользователя с помощью форм.

Шаг 6. Строим удобный интерфейс, или всё о работе с формами

Формы — это «лицо» вашей базы данных, графический интерфейс для взаимодействия с пользователем. Их основная задача — сделать ввод, просмотр и редактирование данных удобным и интуитивно понятным, скрыв от конечного пользователя сложную структуру таблиц. В курсовой работе важно показать умение создавать как простые, так и связанные формы.

Начать стоит с простого:

1. Автоматическое создание формы: Выберите в области навигации таблицу (например, `Производители`) и на вкладке «Создание» нажмите кнопку «Форма». Access мгновенно создаст стандартную форму для работы с данными этой таблицы.

Но настоящая магия начинается при работе со связанными данными:

2. Главная и подчиненная форма: Это классический прием для отображения связи «один-ко-многим».

Представьте себе форму, где вы из выпадающего списка выбираете производителя (например, NVIDIA), а в специальной области ниже (в подчиненной форме) автоматически отображается список всех видеокарт только этого производителя.

Это делается с помощью «Мастера форм» или вручную в режиме конструктора, где одна форма вставляется в другую как элемент управления «Подчиненная форма/отчет». Access автоматически свяжет их, если между таблицами-источниками установлена связь в схеме данных.

На формы можно и нужно добавлять различные элементы управления: кнопки («Сохранить», «Удалить запись», «Открыть отчет»), списки, поля со списком и флажки, чтобы сделать интерфейс максимально функциональным и дружелюбным.

Вводить и смотреть данные мы можем. Теперь научимся красиво их представлять для печати или сохранения в PDF.

Шаг 7. Готовим данные к печати, или мастерство создания отчетов

Если формы предназначены для интерактивной работы на экране, то отчеты служат для представления данных в виде готового документа, который можно вывести на печать, сохранить в PDF или отправить по почте. В отчете важны не только данные, но и их профессиональное оформление: заголовки, группировка, нумерация страниц и подведение итогов.

Самый простой способ создать качественный отчет в Access — использовать «Мастер отчетов»:

1. Выбор источника и полей: Запустите мастер (вкладка «Создание» -> «Мастер отчетов») и выберите таблицу или, что еще лучше, заранее подготовленный запрос (например, «Прайс-лист всех видеокарт»). Выберите поля, которые должны попасть в отчет.
2. Задание уровней группировки: Это ключевая возможность отчетов. Например, для нашего прайс-листа логично сгруппировать видеокарты по производителю. Просто выберите поле `Название производителя` как уровень группировки.
3. Сортировка и итоги: Внутри каждой группы можно задать сортировку, например, по цене. Нажав кнопку «Итоги», можно добавить автоматические вычисления: `Sum` (сумма), `Avg` (среднее), `Count` (количество). Например, можно легко посчитать количество моделей и среднюю цену для каждого производителя.
4. Выбор макета и стиля: На последних шагах мастер предложит выбрать ориентацию страницы (книжную или альбомную) и стиль оформления.

После создания отчета его всегда можно доработать в «Режиме конструктора»: изменить шрифты, добавить логотип компании, поправить расположение полей или добавить вычисляемые поля, как мы это делали в запросах.

Наша база данных почти готова. Она хранит, обрабатывает и представляет данные. Давайте добавим немного магии и автоматизируем рутинные действия с помощью VBA.

Шаг 8. Оживляем интерфейс при помощи нескольких строк кода на VBA

Не стоит бояться слова «программирование». В контексте курсовой по Access, VBA (Visual Basic for Applications) — это не написание сложной программы с нуля, а использование коротких и понятных скриптов для автоматизации интерфейса. Несколько строк кода могут кардинально улучшить удобство работы с базой данных и показать ваш высокий уровень владения инструментом.

Код в Access обычно привязывается к событиям элементов управления (например, к нажатию кнопки). Вот несколько классических примеров:

1. Кнопка для открытия отчета:
Создайте на главной форме кнопку «Печать прайс-листа». В режиме конструктора выделите кнопку, откройте ее свойства, перейдите на вкладку «События» и для события «Нажатие кнопки» (On Click) выберите «[Процедура обработки событий]». Access откроет редактор VBA, где нужно написать всего одну команду:
DoCmd.OpenReport "ИмяВашегоОтчета", acViewPreview
Эта команда откроет указанный отчет в режиме предварительного просмотра.

2. Автоматическая фильтрация данных:
Помните нашу форму с выпадающим списком производителей? Сделаем так, чтобы при выборе производителя данные в подчиненной форме фильтровались мгновенно. Для этого для выпадающего списка (комбинированного поля) нужно обработать событие «После обновления» (After Update). Код будет таким:
Me.Recordset.FindFirst "ID_производителя = " & Me!ВашСписок.Value
Me.Bookmark = Me.Recordset.Bookmark
Этот код находит первую запись, соответствующую выбранному производителю, и переходит на нее.

3. Кнопка выхода из приложения:
Это простейший, но очень эффектный элемент. Создайте кнопку «Завершить работу» и для события «Нажатие кнопки» напишите команду:
DoCmd.Quit
Эта команда корректно закроет приложение Access.

Сосредоточьтесь на этих простых, но полезных примерах, чтобы продемонстрировать понимание событийно-управляемого программирования.

Поздравляю! Функциональная часть курсового проекта полностью готова. Остался последний, но очень важный рывок — собрать все в единый документ.

Шаг 9. Собираем всё воедино и пишем пояснительную записку

Пояснительная записка (ПЗ) — это «паспорт» вашего проекта, документ, который описывает и обосновывает все принятые вами решения. Хорошая новость в том, что если вы следовали предыдущим шагам, у вас уже есть 90% ее содержания. Главное — правильно его структурировать.

Классическая структура пояснительной записки к курсовой по базам данных выглядит так:

1. Титульный лист и Задание на курсовую работу.
2. Введение: Здесь вы описываете актуальность, ставите цель и задачи проекта (в точности как мы делали на Шаге 1).
3. Основная (проектная) часть: Это «сердце» вашей записки. Вы последовательно описываете все этапы разработки, которые мы прошли:
   • Анализ предметной области.
   • Проектирование базы данных (здесь вы вставляете вашу ER-диаграмму и описываете сущности).
   • Описание структуры таблиц и процесса их нормализации.
   • Описание разработанных запросов, форм и отчетов.
   • Листинги кода VBA с комментариями, объясняющими, что делает каждая процедура.

   Каждый этап нужно иллюстрировать скриншотами из вашей программы.

4. Тестирование: Кратко опишите, как вы проверяли работоспособность базы: корректность связей, правильность выполнения запросов, работу кнопок.
5. Заключение: Подведите итоги, напишите, были ли достигнуты цели и задачи, поставленные во введении.
6. Список литературы.

Главный совет: Не откладывайте написание записки на последний день! Делайте это параллельно с разработкой. Создали таблицы — описали их. Написали код — скопировали его в документ с комментариями. Так вы сэкономите массу времени и ничего не упустите.