Эффективный контроль за движением денежных средств — это фундамент финансовой стабильности любой компании. Среди множества бухгалтерских операций расчеты с подотчетными лицами занимают особое место. Будучи одной из самых частых и, на первый взгляд, рутинных процедур, она несет в себе значительные риски при неграмотном учете, способные привести к финансовым потерям и налоговым спорам. Именно поэтому глубокое понимание этого процесса является критически важным для любого специалиста в сфере учета.
Актуальность этой темы в современных рыночных условиях только возрастает, поскольку хозяйственная деятельность предприятий становится все более динамичной. Цель данной курсовой работы — исследовать теоретические аспекты и практические механизмы учета расчетов с подотчетными лицами и разработать рекомендации по его совершенствованию. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:
- изучить нормативно-правовую базу, регулирующую расчеты с подотчетными лицами;
- рассмотреть порядок документального оформления и документооборота;
- проанализировать синтетический и аналитический учет операций;
- исследовать организацию учета на примере конкретного предприятия.
Объектом исследования выступает хозяйственная деятельность предприятия, в рамках которой осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Предметом исследования являются теоретические, методологические и практические аспекты организации бухгалтерского учета этих расчетов.
Глава 1. Теоретические и методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами
Какова экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами
В хозяйственной деятельности любой организации регулярно возникает потребность в совершении мелких расходов, которые нецелесообразно или невозможно оплатить по безналичному расчету. Для решения этих задач привлекаются сотрудники компании. Подотчетное лицо — это работник организации, получивший из кассы денежный аванс на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы.
Экономический смысл этих операций заключается не в простой выдаче денег, а в делегировании сотруднику права совершать расходы от имени и в интересах организации. Это позволяет оперативно обеспечивать предприятие необходимыми материалами, оплачивать услуги и покрывать расходы сотрудников в служебных поездках. Подотчетные суммы могут выдаваться на такие цели, как:
- Хозяйственные нужды (покупка канцтоваров, инвентаря, оплата мелкого ремонта).
- Командировочные расходы (оплата проезда, проживания, суточные).
- Представительские расходы.
- Оплата операционных услуг (почтовые, курьерские и другие).
Вся система расчетов с подотчетными лицами строится на нескольких ключевых принципах:
- Целевое назначение: Средства выдаются на конкретные, заранее определенные цели.
- Строгая подотчетность: Сотрудник обязан отчитаться за каждую потраченную копейку.
- Документальное подтверждение: Все расходы должны быть подтверждены правильно оформленными первичными документами (чеками, квитанциями).
- Своевременность: Как выдача средств, так и отчет по ним должны производиться в установленные сроки.
Какие нормы и законы регулируют учет подотчетных сумм
Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами строго регламентирован законодательством. Это сделано для обеспечения контроля за движением наличных денежных средств и правильностью отнесения расходов на затраты предприятия. Основу нормативно-правовой базы составляют следующие документы:
- Трудовой кодекс РФ: Определяет общие принципы служебных командировок, гарантии и компенсации для работников.
- Налоговый кодекс РФ: Устанавливает правила признания расходов, понесенных через подотчетных лиц, для целей налогообложения прибыли.
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: Регламентирует порядок ведения кассовых операций, включая правила выдачи наличных денег под отчет.
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета (ПБУ): Устанавливают общие требования к документальному оформлению хозяйственных операций.
Однако, помимо общих федеральных норм, ключевую роль играет учетная политика предприятия. Именно в этом внутреннем документе организация конкретизирует общие правила под свою специфику. Учетная политика устанавливает:
- Точный перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.
- Предельные суммы выдачи наличных.
- Конкретные сроки, на которые выдаются деньги и в течение которых сотрудник должен предоставить авансовый отчет.
Таким образом, грамотно составленная учетная политика становится главным рабочим инструментом бухгалтера, позволяющим упорядочить процесс и избежать споров с сотрудниками и контролирующими органами.
Как устроен жизненный цикл подотчетных средств, от выдачи до отчета
Весь процесс движения подотчетных сумм можно представить как четкую последовательность шагов, каждый из которых требует обязательного документального оформления. Этот жизненный цикл обеспечивает прозрачность и контроль на всех этапах.
- Инициация. Сотрудник, которому необходимы средства для выполнения служебного задания, пишет заявление в свободной форме на имя руководителя. В заявлении указывается необходимая сумма и цель ее получения.
- Решение. Руководитель рассматривает заявление, определяет целесообразность расходов и устанавливает срок, на который выдаются деньги. Своей подписью (визой) на заявлении он дает разрешение на выдачу средств.
- Выдача. На основании завизированного заявления бухгалтерия оформляет Расходный кассовый ордер (РКО) и выдает сотруднику запрашиваемую сумму из кассы предприятия.
- Исполнение. Сотрудник использует полученные средства строго по целевому назначению. При совершении каждой покупки или оплаты услуги он обязан получить и сохранить все подтверждающие первичные документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные, проездные билеты, счета из гостиниц и т.д.
- Отчетность. По возвращении из командировки или по истечении срока, установленного руководителем, сотрудник обязан составить авансовый отчет. Это главный документ, в котором перечисляются все произведенные расходы. К отчету в обязательном порядке прикладываются все собранные первичные документы.
- Контроль и закрытие. Бухгалтерия тщательно проверяет авансовый отчет: правильность его заполнения, соответствие расходов целевому назначению и наличие всех подтверждающих документов. После проверки отчет утверждается руководителем. Если у сотрудника остался неиспользованный остаток, он сдает его в кассу по Приходному кассовому ордеру. Если же был допущен перерасход (с разрешения руководства), он возмещается сотруднику.
Глава 2. Как ведется синтетический и аналитический учет расчетов
На каких счетах и какими проводками отражаются операции
Для обобщения информации обо всех расчетах с подотчетными лицами в Плане счетов бухгалтерского учета предназначен активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Структура счета логично отражает жизненный цикл подотчетных сумм:
- По дебету счета 71 отражается задолженность сотрудника перед предприятием: здесь фиксируются выданные ему под отчет денежные авансы, а также суммы возмещаемого перерасхода.
- По кредиту счета 71 отражается погашение этой задолженности: списание утвержденных и документально подтвержденных расходов, а также возврат неиспользованных остатков в кассу.
Сальдо по счету 71 может быть только дебетовым, и оно показывает, сколько денежных средств числится за подотчетными лицами на текущий момент. Для наглядности основные хозяйственные операции и корреспондирующие с ними бухгалтерские проводки удобно представить в виде таблицы.
| Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выданы денежные средства под отчет из кассы или с расчетного счета | 71 | 50, 51 |
| Утвержден авансовый отчет: расходы списаны на затраты основного или вспомогательного производства | 20, 23 | 71 |
| Утвержден авансовый отчет: расходы списаны на общехозяйственные нужды или коммерческие расходы | 26, 44 | 71 |
| На основании авансового отчета оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности (ТМЦ) | 10, 41 | 71 |
| Сотрудник вернул неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу | 50 | 71 |
| Невозвращенная вовремя сумма отнесена на счет недостач | 94 | 71 |
| Сумма недостачи удержана из заработной платы работника | 70 | 94 |
Как организовать аналитический учет и внутренний контроль
Общая сумма задолженности по дебету счета 71 (синтетический учет) не дает информации о том, кто именно из сотрудников и сколько должен предприятию. Для эффективного управления и контроля за общей цифрой скрываются расчеты с десятками разных сотрудников, поэтому ключевое значение имеет аналитический учет. Он организуется в разрезе каждого подотчетного лица, что позволяет в любой момент времени видеть точную сумму задолженности по каждому конкретному работнику.
Наряду с аналитическим учетом, важнейшую роль играет система внутреннего контроля, которая помогает предотвратить финансовые нарушения. Ключевыми контрольными процедурами являются:
- Проверка целевого расходования средств в соответствии с заданием.
- Контроль за соблюдением установленных сроков предоставления авансовых отчетов.
- Тщательная проверка правильности оформления и подлинности всех приложенных первичных документов.
Существует строгий запрет на передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому. Выдача нового аванса сотруднику возможна только после того, как он полностью отчитался по предыдущему.
В случае выявления нарушений, например, если расходы не подтверждены документами или не соответствуют целям, бухгалтерия имеет право не принимать их к учету. По решению руководителя такие сомнительные суммы могут быть удержаны из заработной платы работника.
Глава 3. Как проанализировать учет расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия
Теоретические знания приобретают настоящую ценность, когда их удается применить на практике. В этой главе студенту предлагается провести анализ системы учета расчетов с подотчетными лицами на примере конкретной организации (например, ООО «СК Трейд», ОАО «Газпромнефтехим Салават» или предприятия, где проходила практика). Анализ строится по модели «Проблема-Решение».
- Краткая характеристика предприятия. Здесь необходимо дать общую информацию об организации: сфера деятельности, организационно-правовая форма, масштабы деятельности.
- Анализ действующего порядка учета. На этом этапе нужно подробно описать, как именно организован процесс на исследуемом предприятии. Какие сроки и лимиты установлены в учетной политике? Какие формы документов используются? Применяются ли специализированные программы для автоматизации процесса (например, 1С:Бухгалтерия)?
- Выявление проблем и «узких мест». Цель этого шага — найти потенциальные недостатки в существующей системе. Это самая важная часть анализа. Примерами таких проблем могут быть:
- Частые задержки с предоставлением авансовых отчетов сотрудниками.
- Систематические ошибки в оформлении первичных документов.
- Отсутствие четкого и доступного для всех внутреннего регламента, что порождает споры между бухгалтерией и другими отделами.
- Излишне «бумажный» документооборот, замедляющий процесс.
- Разработка рекомендаций по совершенствованию. На основе выявленных проблем необходимо предложить конкретные и реалистичные решения. Это и есть практическая ценность курсовой работы. Например:
- Проблема: Задержки и ошибки. Решение: Разработать и утвердить детальное «Положение о расчетах с подотчетными лицами», понятное не только бухгалтерам, но и рядовым сотрудникам. Провести для них обучающий семинар.
- Проблема: Бумажный документооборот. Решение: Изучить возможность внедрения системы электронного авансового отчета, где сотрудник сможет прикреплять сканы чеков, а система будет автоматически формировать проводки.
Такой структурированный анализ покажет не только знание теории, но и умение применять ее для решения реальных бизнес-задач.
Подводя итог проделанной работе, можно с уверенностью утверждать, что все поставленные во введении задачи были выполнены. В первой главе были изучены теоретико-методологические основы и нормативная база учета. Во второй главе детально рассмотрен практический механизм отражения операций на счетах бухгалтерского учета, включая документооборот и типовые проводки. Третья глава была посвящена применению этих знаний для анализа и совершенствования учетной системы на конкретном предприятии.
В ходе исследования было подтверждено, что грамотная организация учета расчетов с подотчетными лицами — это не просто формальное требование законодательства. Это важнейший инструмент повышения финансовой дисциплины, оптимизации расходов и эффективного управления ресурсами компании. Точный и своевременный учет в этой области позволяет избежать налоговых рисков, предотвратить нецелевое использование средств и укрепить общую финансовую стабильность организации. Практическая значимость предложенных рекомендаций заключается в том, что их внедрение способно оптимизировать документооборот и снизить трудозатраты бухгалтерии, что особенно актуально в современных экономических условиях.
Как оформить список литературы и приложения
Заключительные разделы курсовой работы требуют не меньшего внимания, чем основной текст. Их правильное оформление демонстрирует академическую культуру автора.
Список использованной литературы следует оформлять строго по ГОСТу. Рекомендуется сгруппировать источники в три раздела:
- Нормативно-правовые акты (кодексы, федеральные законы, указания ЦБ РФ).
- Учебная и научная литература (учебники, монографии, в том числе работы таких авторов, как Корзоватых Ж.М., Ратовская С.А., Варпаева И.А.).
- Статьи из периодических изданий и интернет-ресурсы.
В Приложения выносятся материалы, которые подтверждают или иллюстрируют исследование, но загромождают основной текст. Это могут быть:
- Образцы заполненных первичных документов (заявление на выдачу аванса, авансовый отчет).
- Выдержки из учетной политики анализируемого предприятия.
- Разработанные в ходе работы схемы документооборота или проекты внутренних регламентов.
Список источников информации
- Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993г.
- Гражданский кодекс РФ. Часть первая. Федеральный закон от 30.11.1994г. №51-ФЗ (ред. от 04.11.2014)
- Гражданский кодекс РФ. Часть вторая. Федеральный закон от 26.01.1996г. №14-ФЗ (ред. от 21.07.2014)
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) [Электронный ресурс] : от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 29.12.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 22.01.2015)– Режим доступа : [КонсультантПлюс]
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Федеральный закон от 30.12.2001г. №197-ФЗ (ред. от 04.11.2014)
- О бухгалтерском учете [Электронный ресурс] Федеральный закон от 06.12.2014 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) – Режим доступа : [КонсультантПлюс]
- Вайтман В.Е. Выдаем деньги под отчет [Текст] // «Российский налоговый курьер». – 2014 . — №22.
- Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами [Текст] //Бухгалтерский учет. – 2013. — №5. – с. 3-9.
- Гиляровская Л.Т., Везорева А.А. Анализ и оценка финансовой устойчивости предприятия [Текст] – СПб.: Питер, 2012. – 256 с.
- Гордеев О.В. Оформляем командировочное удостоверение [Текст] //Главбух. – 2013. — № 17. – с. 46-47.
- Гущина Н.Э. Возврат денежных средств, выданных работодателем [Текст] // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. – 2014. — №6. – с. 12-14.
- Гарифулин, К. М. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. Пособие / К. М. Гарифулин, В. Б. Ивашкевич. – Казань.: Изд-во КФЭИ, 2010. – 512 с.
- Мельникова Л.А. Расчеты с подотчетными лицами [Текст] //Бухгалтерия в вопросах и ответах. — 2013. — №1. — с. 11-14
- Миргородская Т.В. Аудит: учебное пособие для студ., обучающихся по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» [Текст] / Т. В. Миргородская. — 2-е изд.,перераб. и доп. — М. : КНОРУС, 2010.
- Овчинникова О.С. Деньги под отчет: оформляем выдачу [Текст] // «Зарплата». – 2010. – №6.
- Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами [Текст] // Аудитор, 2014 . — №1, с. 20 -29.
- Палий, В. Ф. Финансовый учет [Текст]: учеб. Пособие / В. Ф. Палий, В. В. Палий. – М.: ИФ ФБК-ПРЕСС, 2014 . – 672 с.
- Тепляков А.Б. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности коммерческой организации. 9500 бухгалтерских проводок [Текст] / А.Б. Тепляков. — (В помощь бухгалтеру). – М.: Ось, 2010. – 400с.
- Тумасян, Р. З. Бухгалтерский учет [Текст]: учеб. Пособие / Р.З. Тумасян. – Изд. 3-е. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2014 . – 730с.
- Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете [Текст] // Главбух. – 2013. — №13. – с. 19-23.