Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по операциям, не связанным с оплатой труда: нормативная база, методология и практика внутреннего контроля

Введение: Актуальность темы, цели и задачи исследования

В условиях динамичного развития рыночной экономики и усложнения внутрихозяйственных связей роль бухгалтерского учета как системы сбора, регистрации и обобщения информации о финансово-хозяйственной деятельности организации возрастает многократно. Особое место в этой системе занимают расчеты с персоналом. Если учет оплаты труда (счет 70) стандартизирован и относительно прост, то операции, не связанные напрямую с трудовым вознаграждением — так называемые «прочие расчеты» (счета 71 и 73) — представляют собой зону повышенного риска и требуют глубокого понимания не только бухгалтерских стандартов (ПБУ, Приказ 94н), но и норм трудового, налогового и гражданского законодательства РФ.

Актуальность темы обусловлена несколькими факторами. Во-первых, практически ни одна организация не обходится без выдачи подотчетных сумм (Счет 71), что требует неукоснительного соблюдения кассовой дисциплины (Указание ЦБ РФ № 3210-У) и Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Во-вторых, возрастает риск материального ущерба и потребность в регулировании отношений по займам (Счет 73), что ставит перед бухгалтером сложную задачу правильного отражения дебиторской задолженности и соблюдения строгих ограничений по удержаниям, установленных статьей 138 Трудового кодекса РФ. Ошибки в этой области несут прямые налоговые риски, связанные с НДФЛ и страховыми взносами.

Целью данной курсовой работы является получение исчерпывающего, структурированного материала, который позволит систематизировать теоретические основы, нормативно-правовое регулирование и практическую методологию бухгалтерского учета расчетов с персоналом по прочим операциям, а также разработать рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля.

Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:

1. Изучить и систематизировать нормативно-правовую базу, регулирующую прочие расчеты с работниками.
2. Провести классификацию прочих расчетов и определить их место в Плане счетов РФ.
3. Детализировать порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.
4. Раскрыть методику синтетического и аналитического учета расчетов по займам и возмещению ущерба.
5. Проанализировать налоговую специфику и разработать рекомендации по внутреннему контролю.

Нормативно-правовое регулирование и системная классификация прочих расчетов с персоналом

Обзор ключевых нормативно-правовых актов РФ, регулирующих прочие расчеты

Правовые основы расчетов с персоналом по операциям, не связанным с оплатой труда, представляют собой сложный конгломерат норм, исходящих из разных отраслей права. В отличие от расчетов по оплате труда (счет 70), «прочие операции» регулируются не только бухгалтерскими стандартами, но и нормами, определяющими гражданско-правовые отношения и материальную ответственность.

Основу составляют:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: Устанавливает общие требования к ведению учета, обязательному документированию и инвентаризации расчетов.
2. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): Является ключевым регулятором в части возмещения материального ущерба и удержаний.
   • Статья 238 ТК РФ устанавливает обязанность работника возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб, исключая неполученные доходы (упущенную выгоду).
   • Статья 246 ТК РФ регламентирует порядок определения размера ущерба (по рыночным ценам, но не ниже остаточной стоимости).
   • Статья 138 ТК РФ критически важна для учета: она устанавливает жесткие ограничения на размер всех удержаний из заработной платы работника — как правило, не более 20% от суммы, причитающейся к выплате после удержания налогов. В особых случаях (исполнительные листы, алименты) этот лимит может достигать 50% или даже 70%. Это фундаментальное правило, которое необходимо учитывать при формировании бухгалтерских проводок, ведь его нарушение ведет к серьезным трудовым спорам и административной ответственности.
3. Налоговый кодекс РФ (НК РФ): Определяет налоговые последствия (НДФЛ и страховые взносы) при возникновении дохода у работника, например, в случае прощения долга.
4. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ): Применяется, в частности, к договорным отношениям, связанным с предоставлением займов работникам.

Место прочих расчетов в Плане счетов: Синтетический и аналитический учет (Счета 71 и 73)

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), расчеты с персоналом по операциям, не связанным с оплатой труда, отражаются на двух ключевых синтетических счетах: 71 и 73.

Счёт	Наименование	Тип счёта	Назначение и предмет учёта
70	Расчеты с персоналом по оплате труда	Пассивный	Учет кредиторской задолженности перед работниками по начисленной заработной плате, отпускам и премиям.
71	Расчеты с подотчетными лицами	Активный	Учет дебиторской задолженности работников по выданным авансам на командировочные и хозяйственные расходы, а также кредиторской задолженности перед ними по перерасходам.
73	Расчеты с персоналом по прочим операциям	Активно-пассивный	Учет всех прочих расчетов, таких как займы, возмещение материального ущерба, продажа товаров в кредит.

Системная классификация прочих расчетов (Счет 73):

Счет 73 является активно-пассивным, что позволяет отражать как дебиторскую задолженность работника перед организацией (например, выданный заем), так и кредиторскую задолженность организации перед работником (например, компенсация за использование личного имущества).

Для обеспечения требуемой аналитической глубины к счету 73 открываются следующие обязательные и рекомендуемые субсчета:

1. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»: Предназначен для учета операций по выдаче, начислению процентов (если заем не беспроцентный) и погашению займов, выданных работникам.
2. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»: Используется для учета сумм, подлежащих взысканию с работника в связи с недостачами, порчей или хищением ценностей.
3. 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит»: Применяется для учета задолженности работников, купивших у организации товары или услуги с отсрочкой платежа.

Принцип аналитического учета: Аналитический учет по счету 73 строится по принципу «работник — вид задолженности — срок погашения». Это необходимо для контроля за своевременностью погашения долгов и корректного применения ограничений, установленных Трудовым кодексом РФ.

Методология и документальное оформление расчетов с подотчетными лицами (Счет 71)

Расчеты с подотчетными лицами (Счет 71) регулируются строгими правилами, установленными кассовой дисциплиной, в первую очередь, Указанием Центробанка России от 11.03.2014 № 3210-У.

### Порядок выдачи подотчетных сумм и первичные документы

Начало цикла расчетов — выдача денежных средств под отчет. Согласно действующему законодательству, выдача наличных денег под отчет может производиться только на основании распорядительного документа.

Для документального оформления используются следующие первичные документы:

1. Заявление сотрудника на выдачу денег (или Приказ руководителя): Это основной документ, подтверждающий, что средства выданы на конкретные цели и на определенный срок. Заявление должно содержать:
   • Сумму, необходимую работнику.
   • Цель расхода (например, «на закупку канцтоваров», «на командировочные расходы»).
   • Срок, на который выдаются деньги.
   • Обязательная виза руководителя о согласовании суммы и срока.
2. Расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2): Оформляется при фактической выдаче наличных денег из кассы. Основанием для РКО является утвержденное руководителем заявление или приказ.

Составление и утверждение Авансового отчета (Форма АО-1)

Ключевым документом, подтверждающим целевое использование выданных средств, является Авансовый отчет.

Требования к составлению и срокам:

Срок представления Авансового отчета устанавливается руководителем организации, но, как правило, не может быть чрезмерно длительным. Для командировочных расходов установлен законодательно закрепленный срок: не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки (или выхода на работу).

Авансовый отчет может быть оформлен по унифицированной форме АО-1 (ОКУД 0310002) или по форме, разработанной организацией самостоятельно, при условии, что она содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Подтверждающие документы:

К Авансовому отчету обязательно прилагаются все оригиналы первичных учетных документов, подтверждающих расходы. Бухгалтер обязан проверить их на предмет соответствия требованиям:

• Наличие всех обязательных реквизитов (наименование, дата, сумма, подписи).
• Целевое использование (соответствие целям, указанным в заявлении).
• Правильность заполнения (особенно важно для проездных документов и счетов-фактур при выделении НДС).

После проверки Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации. Разве не является очевидным, что без этого утверждения, подтверждающего экономическую обоснованность расходов, все усилия по соблюдению кассовой дисциплины теряют свой смысл?

Этап расчетов	Документальное оформление	Счет и корреспонденция
1. Выдача аванса	Заявление/Приказ + РКО (Дебет 71 Кредит 50)	Увеличение дебиторской задолженности работника
2. Расходование средств	Подтверждающие документы (чеки, билеты)	Расходы не отражаются (только факт использования)
3. Отчет по расходам	Авансовый отчет (форма АО-1)	Дебет 20, 26, 44, 10… Кредит 71 (списание расходов)
4. Возврат неиспользованного остатка	Приходный кассовый ордер (ПКО)	Дебет 50 Кредит 71 (уменьшение дебиторской задолженности)
5. Возмещение перерасхода	РКО или платежное поручение	Дебет 71 Кредит 50/51 (погашение кредиторской задолженности организации)

Организация учета расчетов по предоставленным займам и возмещению ущерба (Счет 73)

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» является комплексным инструментом для отражения задолженности, не связанной ни с оплатой труда, ни с подотчетными суммами.

Бухгалтерский учет расчетов по возмещению материального ущерба

Учет материального ущерба — одна из самых сложных операций, требующая строгого соблюдения ТК РФ. Основанием для отражения ущерба в учете являются: акт инвентаризации, решение комиссии, приказ руководителя о взыскании ущерба с виновного лица или решение суда.

Процедура определения размера ущерба:

Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исходя из рыночных цен на день причинения ущерба. Однако этот размер не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом износа (статья 246 ТК РФ). В учете возникают две критически важные корреспонденции счетов:

1. Отражение суммы ущерба по балансовой стоимости:
   • Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — Кт 43, 10, 01 (списание стоимости испорченных или недостающих ценностей).
   • Дт 73 (73-2) "Расчеты по возмещению материального ущерба" — Кт 94 (отнесение суммы недостачи, подлежащей взысканию с работника, на его задолженность в пределах балансовой стоимости).
2. Отражение разницы между рыночной и балансовой стоимостью:
   • Если по решению руководства (или суда) с работника взыскивается сумма, превышающая балансовую (остаточную) стоимость ущерба, эта разница должна быть учтена как доход будущих периодов.
   • Дт 73 (73-2) — Кт 98 («Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью»).
   • По мере фактического погашения работником этой разницы, она признается прочим доходом организации: Дт 98 — Кт 91 («Прочие доходы и расходы»).

Погашение задолженности по ущербу:

Способ погашения	Корреспонденция счетов	Примечание
Удержание из заработной платы	Дт 70 — Кт 73 (73-2)	Строго с учетом лимитов, установленных ст. 138 ТК РФ (20% или 50/70%).
Внесение наличных в кассу	Дт 50 — Кт 73 (73-2)	Оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО).
Перечисление на расчетный счет	Дт 51 — Кт 73 (73-2)	Требуется банковский документ.

Учет расчетов по займам и прочим операциям (товары в кредит)

Расчеты по займам (субсчет 73-1) возникают при заключении с работником договора займа.

Типовые бухгалтерские проводки по займам:

Операция	Корреспонденция счетов	Объяснение
Выдача займа из кассы	Дт 73-1 — Кт 50	Дебиторская задолженность работника
Выдача займа с расчетного счета	Дт 73-1 — Кт 51
Начисление процентов по займу	Дт 73-1 — Кт 91	Признание прочего дохода, если заем процентный
Погашение займа удержанием из ЗП	Дт 70 — Кт 73-1	Погашение основного долга и процентов

Расчеты за товары, проданные в кредит (Субсчет 73-3):

Если организация продает своим работникам товары в рассрочку или кредит, возникает дебиторская задолженность, которая также учитывается на счете 73-3.

• Дт 73-3 — Кт 90 (Отражена выручка от продажи товаров работнику).
• Дт 70 — Кт 73-3 (Погашение задолженности удержанием из заработной платы).

Анализ проблемных аспектов, налоговых особенностей и методов внутреннего контроля (Аналитический раздел)

Налоговая специфика прочих расчетов: НДФЛ и страховые взносы

Налогообложение прочих расчетов с персоналом содержит критические нюансы, которые, при их игнорировании, приводят к штрафам. Главный вопрос возникает, когда организация отказывается от взыскания задолженности с работника.

Налогообложение прощенного долга:

Если организация принимает решение простить работнику долг (например, по займу или по возмещению материального ущерба), с точки зрения НК РФ, это означает возникновение у работника экономической выгоды — дохода в натуральной форме.

1. НДФЛ (Налог на доходы физических лиц):
   • Прощенный долг признается доходом работника и облагается НДФЛ по ставке 13% (или 15%).
   • Крайне важно применить льготу, установленную пунктом 28 статьи 217 НК РФ: доходы, полученные в виде подарков, материальной помощи или прощенного долга, освобождаются от обложения НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей за налоговый период (календарный год).
   • Бухгалтер обязан ежегодно контролировать совокупность таких доходов работника для корректного применения данной льготы.
2. Страховые взносы:
   • Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами являются выплаты, производимые в рамках трудовых отношений.
   • Суммы, связанные с возмещением материального ущерба (даже если от их взыскания работодатель отказался), а также займы и прочие операции, не являются выплатами в рамках трудовых отношений (не являются оплатой труда). Следовательно, они не облагаются страховыми взносами (за исключением случаев, когда прощение долга явл��ется скрытой формой стимулирующей выплаты).

Типовые ошибки и организация внутреннего контроля учета прочих расчетов

На практике ошибки в учете прочих расчетов часто возникают из-за смешения норм разных кодексов и несоблюдения процедур документирования.

Типовые ошибки:

Область ошибки	Описание ошибки	Последствия
Подотчетные суммы (Счет 71)	Нарушение сроков представления Авансового отчета (более 3 дней после командировки) или отсутствие утвержденного руководителем заявления/приказа на выдачу.	Нарушение кассовой дисциплины (штрафы ЦБ РФ), риск непризнания расходов в налоговом учете.
Ущерб (Счет 73-2)	Превышение лимита удержаний (например, удержание 50% при отсутствии исполнительного документа).	Нарушение трудового законодательства (ст. 138 ТК РФ), административная ответственность.
Займы/Прощение долга	Неучтение суммы прощенного долга при расчете НДФЛ или неприменение лимита 4000 руб.	Недоплата НДФЛ, пени и штрафы ФНС.
Аналитический учет	Неведение детального учета по каждому работнику и виду задолженности.	Невозможность контроля лимитов удержаний и сроков погашения, риск просрочки и списания дебиторской задолженности.

Методы организации внутреннего контроля:

Эффективная система внутреннего контроля (ВК) должна предотвращать указанные ошибки.

1. Контроль документального цикла:
   • Внедрение обязательной проверки наличия визы руководителя на всех первичных документах (заявления, авансовые отчеты, приказы о взыскании ущерба).
   • Ежемесячный (или еженедельный) мониторинг сроков представления Авансовых отчетов.
2. Контроль лимитов удержаний (Статья 138 ТК РФ):
   • Разработка в учетной системе автоматического расчета максимально допустимой суммы удержаний (20%, 50% или 70%) при формировании Расчетно-платежной ведомости, исходя из статуса работника и наличия исполнительных документов.
   • Проведение ежеквартальной сверки остатков по счету 73 с работниками.
3. Налоговый контроль:
   • Создание отдельного аналитического регистра для учета совокупности доходов работника, полученных в натуральной форме и подпадающих под льготу п. 28 ст. 217 НК РФ (4000 руб.), для корректного расчета НДФЛ.
4. Контроль задолженности:
   • Регулярная инвентаризация расчетов с персоналом (перед составлением годовой отчетности), проверка обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности на счетах 71 и 73.

Заключение

Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по операциям, не связанным с оплатой труда, является критически важным и высокорисковым участком работы. Проведенное исследование подтвердило, что качественное ведение учета в этой области требует не только строгого соблюдения Федерального закона № 402-ФЗ и Плана счетов (Приказ 94н), но и глубокого знания норм трудового (ТК РФ) и налогового (НК РФ) законодательства.

В ходе работы были выполнены все поставленные задачи:

1. Установлена и систематизирована нормативно-правовая база, подчеркивающая ключевую роль статей 138, 238 и 246 ТК РФ в учете материального ущерба.
2. Проведена классификация прочих расчетов и четкое разграничение синтетического учета на счетах 71 (подотчетные лица) и 73 (займы, ущерб), включая детализацию субсчетов 73-1, 73-2 и 73-3.
3. Детально раскрыты требования к документальному оформлению подотчетных сумм (заявление, РКО, Авансовый отчет АО-1) в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 3210-У.
4. Представлена методика учета сложных операций, в частности, отражение возмещения ущерба с превышением балансовой стоимости (проводка Дт 73 Кт 98) и типовые проводки по займам (Дт 70 Кт 73-1).
5. Проанализирована налоговая специфика, акцентируя внимание на необходимости применения льготы по НДФЛ до 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ) при прощении долга и отсутствии обложения страховыми взносами.

Полученный материал является исчерпывающим руководством, сочетающим теоретическую строгость с практической применимостью. Успешное применение разработанных методов внутреннего контроля позволит организациям минимизировать риски, связанные с кассовой дисциплиной, налоговыми обязательствами и трудовыми спорами, обеспечивая достоверность бухгалтерской отчетности.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1994. № 32. Ст. 3301. (с изменениями).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая): Федеральный закон от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1996. № 5. Ст. 410. (с изменениями).
3. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Российская газета. 2001. 31 декабря. № 256.
4. О бухгалтерском учете: Федеральный Закон РФ от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
5. Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1998. Ст. 3824. (с изменениями).
6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ Минфина РФ от 06 мая 1999 г. № 33н.
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.
8. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; под общ. ред. О.А. Левковича. – Минск: Дикта, 2003. – 368 с.
9. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
10. Волков, Д.Л. Финансовый учет: Теория, практика, отчетность организации: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом СПб гос. универ, 2006. – 640 с.
11. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет. – М: ИНФРА-М, 2008. – 640 с.
12. Максимова, Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Главбух. – 2005. – №2.
13. Возмещение ущерба: как отразить в учете. [Электронный ресурс] // glavbukh.ru. URL: glavbukh.ru (дата обращения: 29.10.2025).
14. Учет компенсации работником сумм причиненного ущерба. [Электронный ресурс] // audit-it.ru. URL: audit-it.ru (дата обращения: 29.10.2025).
15. Первичные документы бухгалтерского учета в 2025 году: полный перечень. [Электронный ресурс] // glavbukh.ru. URL: glavbukh.ru (дата обращения: 29.10.2025).
16. Возмещение материального ущерба бухгалтерские проводки. [Электронный ресурс] // consultant.ru. URL: consultant.ru (дата обращения: 29.10.2025).
17. Учет, анализ и аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям. [Электронный ресурс] // xn--d1aux.xn--p1ai. URL: xn--d1aux.xn--p1ai (дата обращения: 29.10.2025).
18. Какие документы нужны для оформления расчетов с подотчетными лицами в 2024 году. Что приложить к авансовому отчету. [Электронный ресурс] // klerk.ru. URL: klerk.ru (дата обращения: 29.10.2025).
19. Как в 2024 году документально и в «1С:БГУ 8» оформить расчеты с подотчетными лицами? [Электронный ресурс] // maple.ru. URL: maple.ru (дата обращения: 29.10.2025).