Пример готовой курсовой работы по предмету: Информационные технологии
Содержание
Глава
1. Электронный документ и его место в делопроизводстве
1.1. Характеристика типов носителей электронного документа
Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.
К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).
Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.
Магнитная лента – носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферримагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.
Магнитная карта – носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.
Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферримагнитным покрытием для записи.
Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).
USB Flash Drive (флешка или флэшка) – это носитель информации, использующий флеш-память для хранения данных и подключаемый к компьютеру или иному устройству через разъём USB. Обычно съёмные и перезаписываемые. Основное назначение хранение, перенос и обмен данными, резервное копирование, загрузка операционных систем.
Количество информации, которую возможно записать на флэшку, напрямую зависит от объема памяти. В настоящее время объем варьируется от 1 Гб или меньше до нескольких десятков Гб.
Чем выше скорость записи, тем быстрее вы сможете перенести информацию на флэшку. Высокая скорость особенно важна, если вы будете часто записывать большой объем данных. Современные модели обеспечивают скорость записи 3-10 Мб/с, а самые «быстрые» из них – до 20-30 Мб/с.
Чем выше скорость записи, тем быстрее вы сможете перенести информацию с флэшки на компьютер. Высокая скорость особенно важна, если вы будете часто записывать большой объем данных. Современные модели обеспечивают скорость чтения 10-20 Мб/с, а самые «быстрые» из них – до 30-35 Мб/с.
Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферримагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.
Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.
Различают два вида жестких магнитных дисков.
Жесткий диск (harddisk) – встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.
Съемный жесткий диск (removableharddisk) – пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.
Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска – время доступа к информации.
Оптический диск. Оптический диск – это оптический (лазерный) носитель информации диаметром 8-12 см (4,5), толщиной – 1,2 мм.
Первые оптические диски начали появляться еще в первой половине 50-х годов
(СОМ – computeroutputmicrofilm – компьютер, производящий микрофильм).
В 1962 г. в США были осуществлены первые разработки в области оптических дисков, которые начали внедряться в промышленность в начале 1970-х годов. Однако широкое промышленное производство обоих видов оптических дисков (компактные и цифровые) началось только в 1980-е годы и продолжается по сей день. Первое поколение цифровых оптических дисков появилось в 1983 г. Один диск содержал от
2. до 50 тыс. страниц текста формата А 4 в факсимильном виде. Последующее поколение дисков, разработанных в 1985 г., вмещает до 1 млн. страниц текста. В настоящее время известно свыше десятка разновидностей таких дисков.
Диаметр оптического диска чаще всего
30. мм. Информацию записывают в кодированной форме (двоичный код).
Емкость диска зависит от технологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А 4. И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информации лишь на 60-70%.
Объектами хранения на оптических дисках могут быть: энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари, нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающих и игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификаций выпускается свыше
60. изданий. Половину из них составляют библиографические указатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т. д., составляют до
20. изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективная отрасль применения дисков – автоматизированные информационные поисковые системы.
По емкости носителя информации диски делятся на три вида:
большой емкости (свыше 2109 байт) – для использования в качестве архивов данных, проходящих через ЭВМ;
средней емкости (7108 – 2109 байт) – для хранения текстовой и изобразительной информации;
компактные диски (емкость до 7108 байт) – для микро-ЭВМ.
В зависимости от возможности использования для записи и считывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные для записи информации непосредственно пользователем и ее хранения, – WORM (WriteOnceReadMany), и накопители, рассчитанные только на чтение информации, – CD-ROM (CompactDiskReadOnlyMemory – компакт-диск, только для чтения).
Накопители WORM подразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски – CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана и считана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 года начато производство DVD-дисков.
Внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документной информации.
Аудио компакт-диск – это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.
Первые музыкальные оптические компакт-диски были выпущены в 1982 г. Пластина имеет диаметр
12. мм, толщину 1,2 мм и массу 10 г, длительность звучания – 1 час. К концу 1987 г. в мире было выпущено уже около
3. млн. лазерных проигрывателей и более
45. млн. компакт-дисков с музыкальными произведениями.
Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.
Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.
Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение [11].
1.2. Электронный документооборот в организации
Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:
документы, для которых электронная форма существования будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);
документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов [8].
В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.
Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта – это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения [1].
Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.
Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.
Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему).
Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.
Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота – как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.
«Практика показывает, что необходим ряд этапов во внедрении корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап – решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом – определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)».
Можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов документооборота:
документооборот внутри организации;
внешние коммуникации организации [2].
В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.
Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.).
Возможно, осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.
Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.
Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.
Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.
Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.
Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.
Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа [13].
Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.
Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.
Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.
Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом [6].
Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий.
При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.
После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.
Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.
Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации [9].
Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота.
Главное назначение систем электронного документооборота – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).
В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.
Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д [3].
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей [12].
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «Workflow»– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее (большое число документов, предлагаемых в бумажном виде) и внутреннее [5].
1.3. Проблемы внедрения развития электронного документооборота
Без отлаженной, чётко работающей системы электронного документооборота (кратко просто СЭД) нормального функционирования любого предприятия (особенно крупного) достичь просто невозможно. Однако в процессе внедрения СЭД вы неизбежно столкнётесь с целым рядом проблем. Выделим наиболее явные и часто встречающиеся из них:
отсутствие самого документооборота – проблема на первый взгляд смешная, но на деле порой очень важная. Ведь, с одной стороны, не нужно никого переучивать, а просто обучить работе в рамках внедряемой системы, с другой – именно отсутствие подобного документооборота говорит о том, что руководство не совсем понимает его назначения, постоянно отодвигая решение проблемы структурирования документооборота «на потом». Способ решения – запуск пилотного проекта. Ведь его «выбить» намного проще, чем полноценное внедрение, а, увидев его результаты, можно будет поговорить о введение в эксплуатацию самой СЭД;
структурная чехарда – если структура предприятия постоянно меняется, что либо систематизировать на нём весьма непросто. Для решения этой проблемы идеально подходит модульный принцип организации СЭД. Вначале следует создать электронный архив, затем постепенно открывать доступ к нему отдельным подразделениям, периодически модернизируя систему документооборота;
консерватизм сотрудников – одна из самых серьёзных проблем, ведь эффективность СЭД зависит именно от широты охвата. Чем больше на карте предприятия «белых пятен», тем менее полезна система. В большинстве своём, рабочий персонал с подозрением относится ко всем новшествам и не желает переучиваться. Что же делать? Первое – переход с бумажного на электронный документооборот должен быть постепенным, дабы не парализовать работу организации на начальном этапе. И второе – следует организовать специальные курсы по подготовке к работе в СЭД;
миграция документов – перевод бумажного архива в электронный документооборот является задачей почти невозможной без единой системы, заключающейся в том, что все бумажные документы должны быть переведены в электронный вид только путём сканирования. Если же архива данных нет, то нужно организовать работу СЭД так сказать «с нуля», в частности, определить каталоги для хранения документов, открыть для них доступ и запретить сотрудникам хранить информацию на локальных дисках и т.д.;
придание электронному документообороту на предприятии юридической силы – принятый закон об использовании ЭЦП диктует свои условия, что все документы должны иметь такую подпись. Если же возникают проблемы с этим, то можно на начальном этапе временно их замещать обычными подписями на распечатанных документах;
взаимодействие с внешним миром – сегодня это, прежде всего, проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным. Она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры. Современные СЭД снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов;
«фактор руководства» – даже если все вышеперечисленные проблемы будут решены, одна эта проблема может застопорить весь процесс. Ведь если руководитель не будет сам работать с компьютером, а по старинке подчинённых «вызывать на ковёр», то ничего не получится. Кроме того, зачастую промежуточные руководители побаиваются внедрять СЭД, поскольку те дают полную прозрачность работы. Внедрение систем вроде бы начинается, но постоянно искусственно стопорится под различными предлогами. С другой стороны, сторонник таких внедрений всегда сможет убедить подчинённых ускорить процесс. Поэтому, убедив руководителя, считайте, что вы полдела сделали [10].
1.4. Перспективы развития электронного документооборота
В нынешнее бурное время жизненно необходимой есть возможность организации быстро реагировать на постоянные изменения. Именно этот показатель сильно зависит от совершенства бизнес-процессов организации и степени их автоматизации.
Электронный документооборот – это механизм для работы с электронными документами, технологический подход, который повышает эффективность работы органов государственной и местной власти. Гарантией успешности работы всегда есть эффективная работа государственных служащих. Вчерашние методы по обработке информации не только являются не эффективными, а и в дальнейшем не смогут качественно обслуживать потребности граждан страны. Сегодня нужно иметь доступ к информации и сократить время на решение поставленных задач, которые никак не связаны с обслуживанием населения. Автоматический контроль за выполнением работ с документами значительно повышает качество работы сотрудников, сокращает сроки подготовки документов, даёт возможность лучшего их прогнозирования и управления. Также нет необходимости вручную размножать документы, следить за их перемещением внутри организации. Все это уменьшает трудовые затраты деловодов.
Для того, чтоб систематизировать и соединить в одно целое информацию, облегчить ее анализ и написание отчетов, необходимо использовать систему электронного делопроизводства, хранилища информации. В работе с большим количеством данных возникает проблема быстрого эффективного принятия решения, чтобы ее избежать нужно применять технологии получения информации из данных. А все это возможно лишь в той системе, которая базируется на основе электронного документооборота.
Безбумажные технологии обработки информации делают легким процесс управления знаниями. Они обеспечивают автоматизированный обмен информацией и получают из всех источников только необходимое.
Система электронного делопроизводства способствует появлению новой организационной культуры, ведь она облегчает работу государственных служащих, делает ее интересной, значимой. С помощью информационных технологий они не только выполняют внутренние задачи, но и решают более широкий круг государственных проблем. Благодаря таким технологиям органы могут повысить уровень взаимодействия с населением, относиться к ним как к клиентам, отвечая на их запросы.
К системе электронного оборота документов предъявляются следующие требования:
Масштабоёмкость необходима для того, чтобы система могла наращивать свои мощности, поддерживать большое количество пользователей. В системе должны быть интегрированные модули. Модульность нужна, если пользователь использует спектр задач уже, чем все компоненты системы документооборота. Также система должна открыть интерфейс для будущей обработки с другими распределенными системами.
Для эффективного внедрения электронного документооборота в организациях необходимо знать о нескольких стандартных ошибках с целью их предотвращения. Чаще всего компании допускают ошибки, когда отказываются от консультаций специалистов, экономят на проекте.
Можно сказать, что документооборот – это система, которая материализует такие процессы как сбор, обработка, хранение информации, принятие решений и контроль. Как элемент электронного управления эта интегрированная система значительно улучшит положение предприятий и государства, поэтому ее роль чрезвычайно важна [7].
На предприятиях, в учреждениях, организациях есть специально созданные службы для помощи администрации в решении поставленных задач, при этом они занимаются подготовкой, доставкой документов до исполнителей. Такими службами в учреждениях является бухгалтерия, архив, отдел кадров и другие.
Электронные документы должны храниться на электронных носителях, которые обеспечили бы их сохранность. Срок хранения электронного документа должен быть таким, как и для бумажных документов.
При внедрении автоматизированной системы ожидаются следующие результаты: возможность эффективного управления документами, так как деятельность на всех уровнях является прозрачной; отсутствует многократное преобразование информации; коммерческая информация авторизованная, из-за чего повышается ответственность работников за свои действия, возможность проведения внутренних расследований, оценить деятельность структурных единиц организации; исключение из оборота бумажных документов.
Решение по автоматизации делопроизводства дает возможность разветвленному предприятию выполнять свои функции в единой информационной среде. Это обеспечивается, если на предприятии создана актуальная центральная база данных, которая обновляет информацию из баз данных управлений. Все документы вводятся в базу один раз и уже после того как сохранились, они есть доступны для других подсистем.
Используя электронный документооборот обеспечиваются следующие преимущества: совершенствуются управленческие, бизнес процессы; уменьшается вероятность потерь документов; присутствует связь электронного и бумажного архивов, экономится время на обработку документов; улучшается исполнительская дисциплина; ускоряется поиск документов, информация дополнительно защищена; документ регистрируется один раз; есть возможность одновременно выполнять различные операции;
Эксперты утверждают, что мы отстаем в плане внедрения системы электронного оборота документов от стран Западной Европы почти на пять лет. Их опыт показывает нам, что при массовом внедрении будет возникать и спрос на все продукты: от самых простых до самых сложных. У нас, наверное, в ближайшее время будут применять существующие системы, не надеясь на их дальнейшее развитие.
Развитие электронного оборота документов в Украине сегодня имеет особое значение, ведь документооборот является важной составляющей в процессе принятия управленческих решений. Самой сложной сферой внедрения информационных систем является документооборот государственных подразделений. А это большая проблема для нашего государства, потому что документооборот это система, которая регистрирует информацию, передает ее работникам организации, осуществляет контроль.
Подытоживая вышеизложенный материал, можно сказать, что тенденция развития программных автоматизированных систем заключается в их универсализации. Разрабатывая информационные системы, ученые не будут обращать внимания на узко ориентированные сферы деятельности. В будущем программное обеспечение будет представлять собой не банковские или бухгалтерские программы, а корпоративные системы. Очень выражена тенденция к децентрализации при хранении информации, а точнее сказать будущие системы – это корпоративные сети. Сделаны они, как автоматизированные системы документооборота, представленные трехуровневой структурой и как системы, делающие возможным оборот документов в глобальном автоматизированном пространстве [4].
1.5. Российские системы автоматизации документооборота
Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).
Выбор САДД-продукта
Одной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.
Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.
Название Производитель Характеристики Приложение
Кодекс: Документооборот
ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed 1.html ) Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» – это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Приложение 1
DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»
DocsVision (http://www. docsvision.com) Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации. Приложение 2
CompanyMedia-Делопроизводство
InterTrust (http://www. intertrust.ru/site 3/products.nsf/d/) Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Приложение 3
OfficeMedia – Делопроизводство
InterTrust (http://www. intertrust.ru/site 3/products.nsf/d/).
Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Приложение 4
DOCS Open
«Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html ) Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер». Приложение 5
«ГРАН-ДОК» для Windows
«Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10) «Гран-Док» – специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.
Дело
«Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru) «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации [14].
Эффект Офис
ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm) Это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов; система управления документами» – предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.
LanDocs
«Ланит» (http://www.landocs.ru/) Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.
OPTiMA-WorkFlow
OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/) Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота [15].
DIS: системы
НТЦ «ИРМ» (http://www. mdi.ru/dis/new/) Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.
БОСС-Референт
«АйТи» (http://www.it.ru/boss/referent.html ) «БОСС-Референт» – программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
ЕВФРАТ – Документооборот
Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru) «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности[15].
Заключение
Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы, как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия проекта внедрения.
Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета к контролю за технологическими процессами.
В данной работе четко и ясно освещены ответы на поставленные задачи. Исследовали целесообразность системы электронного документооборота. Выделены основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем.
Определили, что отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.
Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В ходе внедрения системы электронного документооборота обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.
Выдержка из текста
Содержание
Введение 3
Глава
1. Электронный документ и его место в делопроизводстве 6
1.1. Характеристика типов носителей электронного документа 6
1.2. Электронный документооборот в организации 9
1.3. Проблемы внедрения развития электронного документооборота 14
1.4. Перспективы развития электронного документооборота 15
1.5. Российские системы автоматизации документооборота 18
Заключение 22
Список литературы 24
Приложение 26
Введение
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:
средства для создания и обработки информации в электронной форме;
средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
система передачи данных между пользователями;
средства для получения твердой копии архивных данных;
собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.
На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.
Проблема электронных технологий в делопроизводстве – это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» определяет электронный документ как «документ», в котором информация представлена в электронной цифровой форме».
Актуальность. В связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот и архивные работы занимают наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом.
Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается.
Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов не удастся никогда, однако, по мнению опытных в этой области экспертов доминировать всё же будет использование электронных вариантов.
С каждым годом во всём мире растёт количество проектов, согласно которым процессы обмена бумажными документами становятся не только неэффективными, но и невозможными. Таким образом, большинство стран мира, такие как США, Англия, Швеция, Франция, Канада, Германия, Австралия, Россия, решают перейти и переходят на технологию безбумажной сдачи отчётности, относящейся к бухгалтерской и налоговой деятельности, через Интернет.
Исходя из выше изложенного, мы определили следующие параметры нашей работы:
Объект: электронные технологии в ДОУ.
Предмет: электронный документооборот в учреждении.
Цель: проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота.
Для реализации поставленной цели нами поставлены следующие задачи:
Изучить и проанализировать нормативно-методические документы и специальную литературу, регламентирующую организацию электронного документооборота.
Выявить проблемы внедрения и функционирования электронного документооборота в организациях.
Структура курсовой работы: состоит из 24 страниц машинописного текста, одной главы, введения, заключения и приложений.
Список литературы составлен по алфавиту и состоит из
1. наименований изданных за последние 5 лет.
Список использованной литературы
Список литературы
Афанасьева Л.П. Проблема экспертизы ценности Интернет-ресурсов на примере сайтов//Вестник архивиста. М. 2009. № 4 (88) С. 119.
Баласанян В.Э Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2010. № 16. С. 80-81.
Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления //Делопроизводство. 2011. № 2. С.27-29.
Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2011. № 1. С. 18-1.
Бачило И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота //Делопроизводство. 2012. № 2. С. 5-8.
Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2009. – 172 с.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2009.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
– М.:ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2011.
Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США //Делопроизводство. 2012. № 2. С.30-33.
Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 43-52.
Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2011. – 256 с.
Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2012. № 1. С. 3-7.
Максимович Г.Ю., Берестова В.И. От текста на бумаге до электронной копии всего один шаг // Секретарское дело. 2009. № 2. С.
Петрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводство и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие М.:ВНИИДАД, 2009.
Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами
// Секретарское дело. 2010. № 1. С. 29-33.
Приложение
