Как написать курсовую по учету расчетов с подотчетными лицами в АПК – полное руководство и образец

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия, в том числе в агропромышленном комплексе, регулярно возникает необходимость использовать наличные денежные средства. Это касается расчетов с сотрудниками по командировкам, выдачи средств на представительские цели, закупки товаров или оплаты услуг. Тема расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов, традиционно находится под пристальным вниманием проверяющих органов.

Актуальность данного исследования обусловлена тем, что большинство существующих публикаций носят преимущественно описательный характер. Они рассматривают нормативные документы и порядок оформления первички, но редко углубляются в аналитику, отраслевую специфику АПК и разработку практических рекомендаций. Это создает определенный вакуум для студентов и молодых специалистов, которым требуется комплексное понимание вопроса.

Цель данной работы — на основе анализа теоретических положений и практических аспектов учета дать характеристику организации расчетов с подотчетными лицами на предприятиях АПК и предложить пути их совершенствования.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть теоретические основы учета: дать определение подотчетным лицам, охарактеризовать нормативную базу и документооборот;
• проанализировать действующий порядок синтетического и аналитического учета расчетов;
• выявить специфические особенности учета в агропромышленном комплексе;
• определить основные риски и предложить пути их минимизации;
• сформулировать конкретные предложения по совершенствованию учетного процесса.

Объектом исследования выступает система бухгалтерского учета на предприятии АПК. Предметом исследования являются теоретические и практические аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами в аграрном секторе.

Глава 1. Теоретико-методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

Кто такие подотчетные лица и на какие цели выдаются средства

Ключевым для понимания темы является понятие «подотчетное лицо». Интересно, что действующее законодательство РФ не содержит прямого определения этого термина. Его трактовка формируется на основе сложившейся практики и совокупности нормативных актов. В рабочем порядке под подотчетными лицами понимают сотрудников организации или физических лиц, с которыми заключен гражданско-правовой договор (ГПХ), получивших от компании денежный аванс для выполнения конкретных задач в интересах этой компании.

Круг лиц, которые могут получать деньги под отчет, достаточно широк, однако выдача средств тем, кто не имеет с организацией ни трудовых, ни гражданско-правовых отношений, не допускается. Средства выдаются на строго определенные цели, которые можно сгруппировать следующим образом:

1. Хозяйственно-операционные расходы: закупка канцелярских товаров, малоценного инвентаря, ГСМ, оплата мелких ремонтных работ или услуг связи.
2. Командировочные расходы: оплата проезда к месту командировки и обратно, наем жилого помещения, а также суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
3. Представительские расходы: организация официальных приемов, переговоров с деловыми партнерами, оплата буфетного обслуживания и другие аналогичные цели.

Таким образом, подотчетные суммы являются важным инструментом для обеспечения оперативной деятельности компании, позволяя гибко решать множество хозяйственных задач.

Какова нормативно-правовая база, регулирующая расчеты

Процесс расчетов с подотчетными лицами регламентируется несколькими уровнями документов. На федеральном уровне ключевую роль играют:

• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…», которое устанавливает общие правила работы с наличными деньгами.
• Трудовой кодекс Российской Федерации, в частности статьи, регулирующие порядок направления сотрудников в служебные командировки и возмещения связанных с ними расходов.

Однако особенность нормативного регулирования заключается в том, что многие детали не закреплены на законодательном уровне жестко. Например, федеральные акты не определяют точные сроки, на которые можно выдавать деньги под отчет (кроме командировок), и конкретный перечень подотчетных лиц. Эта гибкость предполагает высокий уровень ответственности самой организации.

Именно поэтому ключевую роль играют внутренние локальные нормативные акты. Основополагающим документом является приказ руководителя, который санкционирует выдачу средств конкретному лицу с указанием цели и суммы. Более того, детальный порядок расчетов — включая сроки предоставления отчетности, перечень лиц, имеющих право получать авансы, и предельные суммы — рекомендуется закреплять в учетной политике организации или в отдельном внутреннем документе, например, «Положении о расчетах с подотчетными лицами».

Как организован документооборот по операциям с подотчетными лицами

Правильно выстроенный документооборот — залог прозрачности учета и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. Весь цикл движения документов можно представить в виде последовательных шагов:

1. Инициация и выдача средств. Сотрудник пишет заявление в свободной форме или операция инициируется приказом руководителя. В документе обязательно указываются цель, сумма и срок. На этом основании деньги выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются на банковскую карту сотрудника. Важно: в назначении платежа необходимо четко указать, что это подотчетные средства (например, «Аванс на хозяйственные нужды»).
2. Сбор подтверждающих документов. Сотрудник, потратив средства, обязан собрать все первичные документы, подтверждающие расходы: кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные, билеты, счета из гостиниц. К этим документам предъявляются строгие требования — они должны содержать все обязательные реквизиты (наименование и ИНН продавца, название и стоимость товара/услуги).
3. Составление и предоставление авансового отчета. По возвращении из командировки или по истечении срока, на который были выданы деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Это унифицированный документ, к которому он прикладывает все собранные чеки и квитанции.
4. Проверка и утверждение отчета. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет: правильность заполнения, наличие всех подтверждающих документов и их соответствие требованиям. После проверки отчет утверждает руководитель организации.
5. Окончательный расчет. На основании утвержденного отчета производится финальный расчет. Если сотрудник потратил не все деньги, он обязан вернуть неиспользованный остаток в кассу. Если же был допущен перерасход (с разрешения руководства), компания возмещает ему разницу.

Глава 2. Анализ и совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия АПК

Как ведется синтетический и аналитический учет на счете 71

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его структура позволяет отслеживать всю цепочку операций: от выдачи аванса до его полного списания.

Операции по счету отражаются следующим образом:

• По дебету счета 71 отражается возникновение задолженности сотрудника перед предприятием. Это происходит в момент выдачи ему денежных средств из кассы или перечисления на карту, а также при возмещении ему утвержденного перерасхода.
• По кредиту счета 71 отражается погашение задолженности сотрудника. Это происходит, когда бухгалтерия принимает к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета или когда сотрудник возвращает неиспользованный остаток денежных средств в кассу.

Типовые бухгалтерские проводки выглядят так:

Дт 71 Кт 50 (51) — выдан аванс подотчетному лицу из кассы (с расчетного счета).
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — списаны утвержденные расходы на затраты основного производства (общехозяйственные расходы, расходы на продажу).
Дт 50 Кт 71 — возвращен в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм.

Помимо синтетического учета, ведется аналитический учет. Его суть заключается в том, что учет всех операций на счете 71 ведется в разрезе каждого конкретного подотчетного лица. Это позволяет в любой момент времени видеть точную сумму задолженности за каждым сотрудником или долга предприятия перед ним.

В чем заключаются особенности учета командировочных и хозяйственных расходов в АПК

Агропромышленный комплекс имеет свою специфику, которая напрямую влияет на характер и документирование подотчетных расходов. Продемонстрировать понимание этих особенностей — ключевая задача при написании курсовой работы. В отличие от стандартного офисного предприятия, в АПК возникают нестандартные ситуации:

• Командировки в период сезонных работ. Агрономы, инженеры или зоотехники могут направляться на длительный срок в отдаленные районы, где отсутствует гостиничная инфраструктура. В таких случаях компания может арендовать для них жилые дома у физических лиц, что требует особого подхода к оформлению договоров аренды и актов для подтверждения расходов.
• Закупка материалов у частных лиц и мелких фермеров. Часто возникает необходимость оперативно приобрести семена, удобрения, запчасти или корма не у крупных поставщиков, а на местных рынках или напрямую у населения. В этом случае стандартный кассовый чек получить невозможно. Подтверждающим документом становится закупочный акт, который должен быть составлен с соблюдением всех формальностей.
• Расходы на ветеринарное обслуживание. Подотчетные лица могут оплачивать услуги частных ветеринаров по вызову, что также требует специфических подтверждающих документов (акты выполненных работ, квитанции).
• Участие в агропромышленных выставках и ярмарках. Это комплексное мероприятие, порождающее как командировочные, так и представительские расходы (организация дегустаций, деловые обеды с потенциальными партнерами), требующие четкого разграничения и документирования.

Какие существуют риски и как их минимизировать

Некорректная организация расчетов с подотчетными лицами несет в себе серьезные риски для предприятия. Их можно разделить на три основные группы:

1. Финансовые риски. Это риск невозврата выданных авансов, хищения средств или неправомерного списания расходов на затраты, что ведет к прямым убыткам компании.
2. Налоговые риски. Наиболее распространенная группа. Если подтверждающие документы оформлены с дефектами (отсутствуют обязательные реквизиты, есть исправления), налоговая инспекция может не принять такие расходы к вычету по налогу на прибыль и отказать в вычете НДС. Это приводит к доначислению налогов, пеням и штрафам.
3. Административные риски. Связаны с нарушением кассовой дисциплины, например, выдачей нового аванса сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий. Это может повлечь за собой штрафы со стороны надзорных органов.

Для минимизации этих рисков необходим комплексный подход:

• Регламентация: разработка и внедрение подробного внутреннего Положения о расчетах с подотчетными лицами, с которым под роспись знакомят всех сотрудников.
• Контроль: внедрение системы двойного контроля авансовых отчетов, автоматизация отслеживания сроков сдачи отчетности.
• Обучение: проведение регулярных инструктажей для сотрудников о правилах оформления первичных документов и типичных ошибках.

Как отражаются расчеты с подотчетными лицами в финансовой отчетности

Итоги всех операций по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в главной форме финансовой отчетности — бухгалтерском балансе. Место отражения сальдо по счету 71 зависит от того, кто кому должен на отчетную дату:

• Дебетовое сальдо по счету 71 означает задолженность сотрудников перед предприятием (например, сотрудник получил аванс, но еще не отчитался). Эта сумма отражается в составе дебиторской задолженности в разделе II «Оборотные активы» баланса.
• Кредитовое сальдо по счету 71 означает задолженность предприятия перед сотрудником (например, сотрудник потратил на нужды компании личные средства, и перерасход ему еще не возместили). Эта сумма отражается в составе кредиторской задолженности в разделе V «Краткосрочные обязательства» баланса.

Кроме того, обороты по счету 71, связанные с движением денежных средств (выдача авансов и возврат остатков), влияют на показатели Отчета о движении денежных средств в составе операционной деятельности. Для некоторых организаций, например, для бюджетных учреждений, предусмотрены специализированные формы, такие как «Отчет о расходах подотчетного лица» (форма по ОКУД 0504520).

Какие пути совершенствования учета можно предложить для предприятия АПК

На основе проведенного анализа можно предложить несколько конкретных направлений для оптимизации и повышения эффективности учета расчетов с подотчетными лицами на агропромышленном предприятии. Эти меры направлены на снижение рисков, сокращение трудозатрат и повышение прозрачности.

1. Автоматизация и цифровизация. Внедрение системы электронного документооборота для авансовых отчетов является ключевым шагом к совершенствованию. Это позволяет сотрудникам формировать отчеты онлайн, прикрепляя сканы или фотографии чеков, а бухгалтерии — оперативно проверять и обрабатывать их. Такой подход почти полностью исключает арифметические ошибки, потерю документов и ускоряет весь процесс.
2. Детальная регламентация. Разработка единого, понятного и исчерпывающего «Положения о служебных командировках и расчетах с подотчетными лицами». В этом документе следует четко прописать все нюансы, включая специфику АПК: порядок действий при закупке у физлиц, нормы расходов на ГСМ для сельхозтехники, правила аренды жилья в полевых условиях.
3. Усиление системы контроля и мотивации. Внедрение графика обязательной сдачи отчетности с автоматическими уведомлениями сотрудникам и их руководителям о приближении крайнего срока. Можно также рассмотреть систему, при которой своевременная и безошибочная сдача отчетности учитывается как один из показателей эффективности работы (KPI).
4. Профилактика и обучение. Регулярное проведение коротких семинаров или рассылка памяток для сотрудников. В них следует наглядно, с примерами, объяснять требования к подтверждающим документам, показывать образцы правильного заполнения авансового отчета и разбирать самые распространенные ошибки. Это снизит нагрузку на бухгалтерию по исправлению чужих недочетов.

Заключение

В ходе выполнения данной курсовой работы были решены все поставленные задачи. В первой, теоретической главе, были раскрыты ключевые понятия, такие как «подотчетное лицо», проанализирована нормативно-правовая база, регулирующая эти расчеты, и пошагово описан процесс документооборота.

Во второй, аналитической главе, был детально рассмотрен порядок бухгалтерского учета на счете 71, выявлены специфические особенности, присущие предприятиям агропромышленного комплекса, идентифицированы основные финансовые, налоговые и административные риски. Кульминацией второй главы стала разработка конкретных предложений по совершенствованию учетного процесса, включающих автоматизацию, детальную регламентацию и обучение персонала.

Основной вывод исследования заключается в том, что правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами является критически важным элементом системы финансового управления любого предприятия, а в АПК, с его отраслевой спецификой, приобретает особое значение. Эффективный учет в этой области обеспечивает действенный контроль за целевым использованием денежных средств, минимизирует риски конфликтов с налоговой службой и в конечном счете способствует финансовой устойчивости компании. Таким образом, цель курсовой работы можно считать полностью достигнутой.

Список использованных источников

В данном разделе должен быть представлен оформленный в соответствии с требованиями ГОСТа список всех использованных при написании работы нормативных правовых актов, учебников, монографий и научных статей. Ниже приведены примеры оформления различных типов источников.

1. Нормативный акт: Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» // Вестник Банка России. – 2014. – № 46.
2. Учебное пособие: Бухгалтерский финансовый учет : учебник для вузов / В. Г. Гетьман [и др.] ; под редакцией В. Г. Гетьмана. — 5-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 615 с.
3. Статья из журнала: Иванова А.А. Спорные вопросы учета расходов на командировки // Главбух. – 2023. – № 15. – С. 45-52.