Разработка информационной системы для сервисного центра: Структура и этапы курсовой работы

Введение, где мы определяем цели и задачи проекта

Компьютерные технологии стали неотъемлемой частью современного мира, проникая во все сферы профессиональной деятельности и повседневной жизни. Для эффективного использования мощностей вычислительной техники создаются программные продукты, направленные на решение конкретных задач. В сфере услуг, особенно в работе сервисных центров, автоматизация играет ключевую роль, позволяя уйти от неэффективного ручного учета, который сопряжен с риском потери данных, медленной обработкой информации и сложностями в управлении ресурсами.

Целью данной курсовой работы является обеспечение оперативности обслуживания клиентов и повышение общей эффективности работы сервисного центра за счет разработки и внедрения специализированной информационной системы. Автоматизация ключевых процессов позволит не только ускорить выполнение заказов, но и улучшить качество контроля и анализа деятельности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий комплекс задач:

1. Провести детальный анализ деятельности и бизнес-процессов сервисного центра.
2. Составить концептуальную модель данных и определить критерии качества для будущего программного продукта.
3. На основе модели спроектировать логическую и физическую структуру информационной системы.
4. Разработать базу данных и пользовательский интерфейс в выбранной среде.
5. Реализовать основной функционал системы для обработки данных.
6. Провести тестирование разработанной системы на соответствие заявленным требованиям.

Определив, что мы хотим сделать и зачем, необходимо глубоко погрузиться в специфику работы сервисного центра, чтобы наше решение было действительно полезным.

Глава 1. Анализ предметной области и постановка задачи

Типичный рабочий процесс в сервисном центре представляет собой сложную цепь операций, остро нуждающихся в систематизации. Все начинается с приемки техники от клиента, где ключевым документом, фиксирующим все договоренности, является заказ-наряд. Далее следует диагностика неисправности, согласование стоимости ремонта, заказ необходимых запчастей со склада и распределение работы между мастерами. На каждом этапе критически важно отслеживать текущий статус заказа, чтобы информировать клиента и планировать загрузку специалистов.

Ручной сбор и обработка данных на этих этапах порождает множество проблем:

• Трудности в получении оперативной информации о клиентах и истории их обращений.
• Сложность в отслеживании эффективности работы отдельных сотрудников.
• Высокий риск ошибок при управлении запасами запчастей на складе.
• Медленный расчет итоговой стоимости услуг и материалов.

Автоматизация призвана решить эти проблемы, охватив все ключевые процессы: от регистрации клиента до выдачи отремонтированного устройства и приема платежа.

Исходя из этого анализа, можно сформулировать основные функциональные требования к будущей информационной системе. Она должна обеспечивать ведение базы клиентов, учет принимаемой в ремонт техники, управление складскими остатками, автоматический расчет стоимости ремонта на основе данных об услугах и использованных запчастях, а также отслеживание статуса каждого заказа в режиме реального времени. Теперь, когда мы точно знаем, что система должна делать, можно переходить к проектированию ее логической структуры.

Глава 2. Проектирование концептуальной модели базы данных

Прежде чем приступать к физическому созданию базы данных, необходимо разработать ее логический «чертеж» — концептуальную модель. Этот этап критически важен, поскольку он позволяет определить, какая информация будет храниться в системе и как ее части будут связаны между собой. Чаще всего такая модель представляется в виде ER-диаграммы (сущность-связь).

На основе анализа предметной области выделим ключевые сущности, которые станут основой нашей системы:

• Клиенты: хранит информацию о заказчиках (атрибуты: ID клиента, ФИО, номер телефона, email).
• Сотрудники: содержит данные о персонале, включая мастеров и менеджеров (атрибуты: ID сотрудника, ФИО, должность, контактные данные).
• Заказы: центральная сущность, объединяющая информацию о ремонте (атрибуты: ID заказа, дата приема, дата выдачи, описание неисправности, статус).
• Услуги: справочник выполняемых работ (атрибуты: ID услуги, наименование, стоимость).
• Запчасти: справочник комплектующих на складе (атрибуты: ID запчасти, наименование, стоимость, количество на складе).

Далее необходимо определить связи между этими сущностями. Например, один «Клиент» может иметь много «Заказов» (связь один-ко-многим). В то же время один «Заказ» может включать в себя много «Услуг» и много «Запчастей», и наоборот, одна и та же «Услуга» или «Запчасть» может использоваться во многих заказах (связь многие-ко-многим, которая обычно реализуется через промежуточную таблицу). Каждый «Заказ» при этом назначается одному конкретному «Сотруднику»-мастеру. Такая продуманная структура гарантирует целостность и непротиворечивость данных. С готовым логическим чертежом можно приступать к его физической реализации в выбранной системе управления базами данных.

Глава 3. Разработка структуры базы данных в среде MS Access

Для реализации спроектированной модели в рамках курсовой работы целесообразно использовать систему управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Этот выбор обусловлен его доступностью в составе пакета Microsoft Office, относительно низким порогом вхождения и достаточной функциональностью для создания полноценных приложений для малого бизнеса, что делает его идеальным инструментом для учебных проектов.

Процесс разработки базы данных в MS Access включает последовательное создание таблиц на основе сущностей, определенных в концептуальной модели. Для каждой сущности («Клиенты», «Сотрудники», «Заказы» и т.д.) создается отдельная таблица в режиме конструктора. В этом режиме для каждого поля (атрибута) задаются ключевые параметры:

• Имя поля: например, `Client_FIO` или `Order_Date`.
• Тип данных: текстовый, числовой, дата/время, денежный, логический или счетчик для уникальных идентификаторов.
• Первичный ключ: для каждой таблицы определяется уникальное поле (чаще всего это код или ID), которое однозначно идентифицирует каждую запись и используется для установления связей.

После создания всех таблиц необходимо перейти к построению схемы данных. В этом окне таблицы визуально связываются между собой путем перетаскивания первичного ключа из одной таблицы на соответствующее ему внешнее поле в другой. MS Access позволяет при этом настроить параметры обеспечения целостности данных, что предотвращает создание «заказов-сирот» без клиента или удаление мастера, за которым числятся активные ремонты. Результатом этого этапа является готовая структура для хранения всей информации сервисного центра. База данных готова хранить информацию. Следующий шаг — создать удобный инструмент для взаимодействия пользователей с этими данными.

Глава 4. Проектирование пользовательского интерфейса

Данные, хранящиеся в таблицах, неудобны для повседневной работы. Чтобы система была полезной для сотрудников сервисного центра — менеджеров, мастеров, директора — необходим интуитивно понятный и дружелюбный пользовательский интерфейс. В MS Access эта задача решается с помощью конструктора форм. Формы служат «окном» в базу данных, позволяя пользователям вводить, редактировать и просматривать информацию в удобном виде, не взаимодействуя напрямую со сложной структурой таблиц.

В рамках проекта необходимо спроектировать несколько ключевых форм:

1. Форма добавления/редактирования клиента: Простой интерфейс с полями для ввода ФИО, телефона и других контактных данных, а также кнопками «Сохранить» и «Закрыть».
2. Главная форма создания заказ-наряда: Это наиболее сложная форма. Она должна содержать информацию о клиенте (которого можно выбрать из выпадающего списка), поле для описания неисправности, а также подформы для добавления услуг из справочника и списания запчастей со склада.
3. Форма «Журнал заказов»: Табличное представление всех заказов с возможностью поиска и фильтрации по статусу (например, «в диагностике», «ожидает запчасть», «готов к выдаче»), по фамилии клиента или по назначенному мастеру.

Каждая форма должна быть продумана с точки зрения эргономики. Важные элементы управления, такие как кнопки «Создать новый заказ» или «Распечатать квитанцию», должны быть расположены на видном месте. Использование выпадающих списков вместо ручного ввода для выбора мастера или статуса заказа значительно снижает риск ошибок. Данные можно вводить и просматривать. Теперь нужно научить систему обрабатывать эти данные и представлять их в виде осмысленной информации для принятия решений.

Глава 5. Реализация функционала через запросы и отчеты

Если формы — это инструмент для ввода данных, то запросы и отчеты — это средства для их извлечения, обработки и анализа. Они позволяют превратить разрозненные записи в таблицах в полезную информацию для принятия управленческих решений. Функционал MS Access предоставляет мощные визуальные конструкторы для создания запросов и отчетов без необходимости писать сложный код.

В рамках курсовой работы следует реализовать несколько ключевых запросов:

• Запрос на выборку: Например, для поиска заказа по номеру квитанции или фамилии клиента. Он позволяет быстро найти нужную информацию в большом объеме данных.
• Запрос с вычисляемыми полями: Ключевой запрос для расчета итоговой стоимости заказа. Он должен суммировать стоимость всех оказанных услуг и всех использованных запчастей, связанных с конкретным заказом.
• Параметрический запрос: Запрос, который при запуске спрашивает у пользователя определенный параметр. Например, можно создать запрос для вывода всех заказов, находящихся в работе у конкретного мастера, имя которого вводится в диалоговом окне.

На основе этих запросов строятся отчеты — документы, предназначенные для просмотра на экране или вывода на печать. В отличие от форм, отчеты оптимизированы для представления итоговой информации.

Примерами отчетов могут служить: печатная форма заказ-наряда для выдачи клиенту, содержащая всю информацию о ремонте и итоговую стоимость, или ежемесячный финансовый отчет для директора, показывающий общее количество выполненных работ и полученную выручку.

Мы спроектировали и реализовали все ключевые компоненты системы. Осталось собрать их в единое целое и описать итоговый продукт.

Глава 6. Описание готового программного продукта

Итоговый программный продукт представляет собой единое приложение, которое скрывает от конечного пользователя сложную структуру базы данных MS Access и предоставляет удобный интерфейс для выполнения повседневных задач. Центральным элементом навигации является главная кнопочная форма. Она запускается автоматически при открытии файла базы данных и служит стартовым экраном, с которого можно перейти во все остальные разделы системы.

На главной форме обычно располагаются кнопки для выполнения основных операций:

• «Новый заказ» — открывает форму создания заказ-наряда.
• «Клиенты» — открывает форму для работы с базой клиентов.
• «Журнал заказов» — позволяет просмотреть все текущие и завершенные ремонты.
• «Отчеты» — открывает меню для формирования аналитических отчетов.
• «Выход» — закрывает приложение.

Типичный сценарий работы менеджера выглядит следующим образом: он запускает систему, нажимает кнопку «Новый заказ». В открывшейся форме он выбирает существующего клиента из выпадающего списка или нажимает кнопку «Добавить нового», чтобы внести его в базу. Затем заполняет поля с описанием неисправности, с помощью подформ добавляет необходимые услуги и запчасти из справочников. Система автоматически рассчитывает итоговую стоимость. После сохранения заказа менеджер может распечатать квитанцию для клиента. Такой подход не только ускоряет обработку данных, но и обеспечивает высокую эффективность и удобство использования на каждом этапе. Работа над системой завершена. Пришло время подвести итоги, оценить достигнутые результаты и наметить пути дальнейшего развития.

Заключение, где мы подводим итоги проделанной работы

В ходе выполнения курсовой работы была успешно решена задача по разработке информационной системы для автоматизации деятельности сервисного центра. Поставленная во введении цель — обеспечение оперативности обслуживания клиентов и повышение общей эффективности — была достигнута.

Для этого был выполнен весь комплекс запланированных задач: проведена аналитическая работа по изучению предметной области, на основе которой была спроектирована концептуальная модель и структура базы данных. С использованием СУБД MS Access была физически реализована база данных, разработан дружелюбный пользовательский интерфейс в виде набора форм для ввода и просмотра данных, а также созданы запросы и отчеты для анализа информации. Готовый программный продукт объединяет все компоненты в единую систему с удобной навигацией.

Внедрение такой системы в реальную деятельность сервисного центра имеет высокую практическую значимость. Она позволяет значительно сократить время на оформление заказов, минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором, обеспечить оперативный контроль над статусом ремонтов и состоянием склада, а также предоставить руководству инструмент для анализа эффективности работы. В качестве возможных направлений для дальнейшего развития проекта можно рассмотреть добавление CRM-модуля для управления взаимоотношениями с клиентами или интеграцию с системами поставщиков запчастей. Финальным штрихом любой академической работы является корректно оформленный список использованных источников.

Список использованных источников

При написании курсовой работы необходимо опираться на авторитетные источники. Список должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ или методическими указаниями вашего учебного заведения. Ниже приведен примерный перечень литературы и ресурсов, которые могут быть использованы.

1. Агальцов В. П. Базы данных. В 2-х томах. Том 1. Локальные базы данных: Учебник. — М.: ИД «ФОРУМ», ИНФРА-М, 2020. — 352 с.
2. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. — 8-е изд. — М.: Вильямс, 2019. — 1328 с.
3. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация. — СПб.: Питер, 2018. — 304 с.
4. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. — 3-е изд. — М.: Вильямс, 2017. — 1440 с.
5. Гарнаев А. Ю. Microsoft Access 2019. Разработка приложений. — СПб.: БХВ-Петербург, 2020. — 640 с.
6. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебное пособие. — М.: Финансы и статистика, 2016. — 544 с.
7. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010. Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств.
8. Иванова Г. С. Технология программирования: Учебник для вузов. — М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2017. — 336 с.
9. Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2012. — 512 с.
10. Официальная документация и справка по Microsoft Access [Электронный ресурс]. — URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/access (дата обращения: 20.08.2025).

Список использованной литературы

1. Черемных С. В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии / Черемных С. В. [и др.]. М., 2003. – 30 стр.
2. Шафер Д.Ф., Фартрел Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами – стр 21