Курсовая работа по информационному менеджменту — готовый пример и кейс внедрения 1С

В современном информационном обществе способность эффективно управлять данными превратилась из административной задачи в ключевой фактор конкурентоспособности. Компании захлебываются в потоках информации, однако часто не могут превратить ее в реальное управленческое преимущество. Возникает критический разрыв между теоретическими моделями менеджмента и практическими потребностями бизнеса в автоматизации и прозрачности. Это порождает главный исследовательский вопрос: как академические принципы информационного менеджмента могут стать работающим инструментом для повышения эффективности конкретного предприятия?

Предметом данного исследования выступают процессы создания, эксплуатации и развития информационных систем на предприятии. Объектом — деятельность вымышленной производственно-торговой компании ООО «Магрэ». Цель настоящей работы — на сквозном примере разработать и обосновать проект внедрения комплексной информационной системы, который может служить одновременно и академически выверенным образцом для анализа, и практическим руководством для менеджеров, столкнувшихся с реальными задачами по автоматизации своего бизнеса.

Глава 1. Теоретико-методологические основы информационного менеджмента

1.1. Что составляет суть эффективного управления информацией

Чтобы подойти к автоматизации системно, необходимо сперва определить ключевые понятия, формирующие фундамент информационного менеджмента. Это не просто работа с технологиями, а комплексная дисциплина, охватывающая процессы, людей и корпоративную культуру. В ее основе лежат несколько взаимосвязанных элементов:

• Информационные ресурсы: Это вся совокупность данных, знаний, документов и баз данных, которые используются в деятельности организации. В отличие от материальных, информационные ресурсы не исчезают при использовании и могут многократно копироваться, что создает как огромные возможности, так и специфические проблемы управления.
• Управление информационными потоками: Процесс организации движения данных между различными отделами, сотрудниками и системами. Эффективное управление потоками гарантирует, что нужная информация в нужный момент времени попадает к нужному сотруднику, исключая задержки и искажения.
• Информационная культура: Это набор ценностей, норм и моделей поведения, которые определяют отношение сотрудников к информации, ее созданию, обмену и использованию. Без развитой информационной культуры даже самая совершенная технология не принесет ожидаемого эффекта, поскольку сотрудники будут саботировать ее использование или применять некорректно.

Таким образом, эффективный информационный менеджмент — это целостная система, где технологии служат инструментом для реализации продуманных бизнес-процессов, а люди обладают необходимой культурой для работы с информацией как с ценнейшим активом компании. Цель этой системы — повышение общей эффективности предприятия.

1.2. По каким признакам можно распознать неэффективный менеджмент

Прежде чем лечить болезнь, ее нужно диагностировать. Проблемы в управлении информацией редко проявляются внезапно; они накапливаются со временем и сигнализируют о себе рядом характерных «красных флагов». Распознать их — первый шаг на пути к оптимизации. Вот ключевые симптомы нездоровой информационной среды:

1. Постоянное дублирование данных. Один и тот же заказ, клиент или товар вводится в разные системы (например, в Excel у менеджера по продажам и в 1С у бухгалтера). Это не только лишняя работа, но и неизбежные расхождения и ошибки.
2. Медленное принятие решений. Руководитель запрашивает отчет о продажах, а на его подготовку уходят дни, так как данные нужно вручную собирать из десятка разрозненных источников. В результате решения принимаются с опозданием и основываются на устаревшей информации.
3. Потеря документов и информации. Коммерческие предложения, договоры и технические задания хранятся на локальных дисках сотрудников. Когда сотрудник увольняется или уходит в отпуск, найти нужный документ становится нерешаемой задачей.
4. Большое количество ошибок из-за человеческого фактора. Ручной ввод данных, копирование информации из одной таблицы в другую — все это прямая дорога к опечаткам и неточностям, которые могут привести к финансовым потерям или неверным управленческим выводам.

Наличие даже двух-трех из этих признаков является серьезным поводом для аудита существующих бизнес-процессов и поиска путей их автоматизации. Именно автоматизация позволяет радикально сократить потери времени и снизить количество ошибок, вызванных ручной обработкой.

1.3. Как информационные системы трансформируют бизнес-процессы

Внедрение современной информационной системы (ИС) — это не просто «установка новой программы». Это стратегический проект, который влечет за собой реинжиниринг и глубокую трансформацию ключевых бизнес-процессов. Интегрированная автоматизация позволяет связать воедино разрозненные участки деятельности компании, создавая единое информационное пространство. Это воздействие проявляется на нескольких уровнях:

• Коммуникации и документооборот: Вместо пересылки файлов по почте и бумажных согласований внедряется единая система электронного документооборота, где все версии документов хранятся централизованно, а процессы согласования автоматизированы.
• Сбор, хранение и доступ к данным: Создается единый источник достоверных данных (single source of truth). Например, внедрение CRM-системы гарантирует, что вся история взаимодействия с клиентом доступна любому авторизованному сотруднику в режиме реального времени.
• Аналитика и поддержка принятия решений: Интегрированные системы позволяют автоматически формировать сложные отчеты, анализировать большие объемы данных и выявлять скрытые закономерности. Руководитель получает мощный инструмент для принятия обоснованных, а не интуитивных решений.

На практике это означает, что автоматизация процесса обработки заказов напрямую сокращает время от получения заявки до отгрузки, а автоматизация учета повышает его прозрачность и ускоряет подготовку отчетности. В конечном счете, грамотная автоматизация всегда способствует более эффективному использованию всех видов ресурсов и улучшению ключевых бизнес-показателей компании.

Глава 2. Проект автоматизации системы управления на примере ООО «Магрэ»

2.1. Знакомство с компанией и истоки существующих проблем

Для предметного анализа рассмотрим кейс вымышленной компании ООО «Магрэ». Это среднее по размеру производственно-торговое предприятие, выпускающее комплектующие для промышленного оборудования. Организационная структура включает отдел продаж, производственный цех, склад готовой продукции, отдел снабжения и бухгалтерию. На протяжении нескольких лет компания демонстрировала стабильный рост, но с увеличением объемов ее информационная система, а точнее ее отсутствие, стала главным тормозом развития.

Текущая ситуация в «Магрэ» — классический пример неэффективного информационного менеджмента. Учет ведется в десятках разрозненных таблиц Excel, связь между складом и отделом продаж осуществляется по телефону, а для подготовки ежемесячного отчета главный бухгалтер тратит три рабочих дня, вручную сводя данные из разных источников. Это приводит к постоянным ошибкам в отчетности, срывам сроков отгрузки из-за неактуальных данных об остатках на складе и принятию управленческих решений на основе неполной информации.

2.2. Формулировка целей и задач проекта автоматизации

Проблемы, описанные выше, необходимо перевести в плоскость конкретных, измеримых целей проекта. Главной стратегической целью является создание единой информационной системы для управления и учета, которая заменит устаревшие разрозненные инструменты. Эта глобальная цель декомпозируется на ряд тактических задач, которые напрямую решают выявленные проблемы:

1. Повысить прозрачность и оптимизировать управление складом. Это включает внедрение системы адресного хранения и автоматизацию процессов приемки и отгрузки товаров.
2. Улучшить контроль над бизнес-процессами. Необходимо обеспечить сквозное отслеживание заказа от момента его получения до финальной отгрузки клиенту.
3. Сократить время на выполнение рутинных операций. Целевой показатель — сокращение времени на подготовку сводной ежемесячной отчетности с 3 дней до 4 часов.
4. Автоматизировать ключевые бизнес-процессы. В первую очередь — управление продажами (CRM), закупками, производством и документооборотом.
5. Обеспечить соответствие учета требованиям законодательства в автоматическом режиме, минимизируя риски штрафов.

Таким образом, формируется четкое дерево целей и задач, которое станет основой для разработки функциональных требований к будущей информационной системе.

2.3. Анализ ключевых ограничений, влияющих на проект

Любой проект по внедрению реализуется в рамках определенных ограничений, и их трезвая оценка на старте позволяет избежать срыва сроков и превышения бюджета. Для проекта в ООО «Магрэ» необходимо проанализировать четыре группы факторов.

Финансовые ограничения: Руководство компании готово выделить на проект определенный бюджет. Необходимо провести анализ рынка и определить, какие решения и услуги по внедрению укладываются в эту сумму. Величина инвестиций является одним из ключевых критериев при выборе способа приобретения системы.

Временные ограничения: Проект должен быть реализован в реалистичные сроки. Затягивание внедрения может привести к тому, что система устареет еще до ввода в эксплуатацию, а бизнес понесет убытки из-за периода неопределенности. Необходимо установить контрольные точки и желаемый срок запуска системы.

Человеческий фактор: Это один из самых серьезных рисков. Необходимо оценить готовность коллектива к переменам. Вероятно столкновение с сопротивлением со стороны сотрудников, привыкших к старым методам работы. План проекта должен включать мероприятия по обучению персонала и работе с возражениями.

Технические ограничения: Следует провести аудит существующей IT-инфраструктуры — серверных мощностей, компьютерного парка, сетевого оборудования. Нужно понять, способна ли текущая инфраструктура поддерживать работу современной ERP-системы или потребуется ее модернизация, что повлечет дополнительные расходы.

2.4. Разработка и обоснование функциональных требований к системе

На основе целей и задач проекта формируется детальный список функциональных требований. Фактически, это подробное описание того, что должна уметь делать будущая система в разрезе бизнес-процессов «Магрэ».

Требования можно сгруппировать по ключевым модулям:

• Управление производством: Система должна позволять формировать производственные планы, рассчитывать потребность в материалах, отслеживать выполнение заказов на производстве и калькулировать себестоимость продукции.
• Управление складом и запасами (WMS): Обязательна поддержка адресного хранения, автоматическое формирование заданий на размещение и отбор товара, проведение инвентаризации без остановки работы склада.
• Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM): Система должна вести единую базу клиентов, фиксировать всю историю взаимодействий (звонки, письма, сделки), управлять воронкой продаж и формировать коммерческие предложения.
• Бюджетирование и казначейство: Необходимы инструменты для финансового планирования, формирования бюджета доходов и расходов, а также управления денежными потоками и платежным календарем.
• Управление персоналом и расчет зарплаты (HR): Модуль должен автоматизировать кадровый учет и расчет заработной платы в соответствии с законодательством.
• Бухгалтерский и налоговый учет: Система должна обеспечивать ведение учета и автоматическое формирование всей регламентированной отчетности.
• Управление документооборотом: Требуется создание единого хранилища документов с возможностью настройки маршрутов согласования и контроля исполнительской дисциплины.

Этот перечень становится техническим заданием, на основании которого будет проводиться выбор конкретного программного продукта.

2.5. Сравнительный анализ способов приобретения информационной системы

Когда требования к функциональности ясны, перед компанией встает стратегический выбор: как получить нужную систему? Существует несколько основных подходов, каждый со своими преимуществами и недостатками. Для «Магрэ» критически важно выбрать оптимальный путь с учетом определенных ранее ограничений.

Сравним ключевые варианты в виде таблицы:

Сравнение способов приобретения ИС для ООО «Магрэ»

Способ приобретения	Стоимость	Сроки	Гибкость	Риски
Покупка готового решения	Низкая/Средняя	Быстро	Низкая	Функционал может не соответствовать процессам компании.
Самостоятельная разработка	Очень высокая	Долго	Максимальная	Требует сильной IT-команды, риск провала проекта.
Разработка на заказ	Высокая	Долго	Высокая	Зависимость от подрядчика, возможные споры по ТЗ.
Покупка и доработка	Средняя/Высокая	Средние	Высокая	Оптимальный баланс, но требует выбора надежной платформы и интегратора.
Аутсорсинг (SaaS)	Низкий старт, постоянные платежи	Очень быстро	Ограниченная	Зависимость от провайдера, проблемы с безопасностью данных.

Анализ показывает, что для компании масштаба «Магрэ» с ее уникальными, но в целом типовыми процессами, самостоятельная разработка или заказная разработка с нуля являются избыточными и слишком рискованными. Наиболее сбалансированным вариантом выглядит покупка готовой тиражируемой системы с последующей доработкой под специфические нужды.

2.6. Обоснование выбора 1С:ERP как оптимального решения для «Магрэ»

На основании проведенного анализа требований, ограничений и способов приобретения, оптимальным решением для ООО «Магрэ» является приобретение системы 1С:ERP Управление предприятием с последующей адаптацией силами компании-интегратора. Этот выбор обоснован по нескольким ключевым причинам, которые напрямую отвечают на запросы и ограничения проекта:

1. Полное соответствие функционала. Система 1С:ERP содержит все необходимые модули (производство, склад, CRM, финансы, HR, учет), которые были перечислены в функциональных требованиях. Это позволяет покрыть 90% потребностей бизнеса «из коробки».
2. Гибкость и возможность адаптации. Платформа 1С:Предприятие, на которой построена ERP-система, известна своей гибкостью. Это позволяет относительно быстро и с умеренными затратами доработать систему под уникальные процессы «Магрэ», которые не покрываются стандартным функционалом.
3. Относительно невысокая совокупная стоимость владения. По сравнению с западными аналогами, стоимость лицензий и услуг по внедрению 1С:ERP значительно ниже, что укладывается в финансовые ограничения средней компании.
4. Адаптация к российскому законодательству. Система изначально разработана с учетом всех требований российского налогового и бухгалтерского учета, а также оперативно обновляется при их изменении. Это снимает с компании огромный пласт рисков.
5. Наличие широкого рынка специалистов. В отличие от редких зарубежных систем, найти специалистов по 1С или компанию-интегратора для поддержки и развития системы в будущем не составляет труда.

Таким образом, выбор 1С:ERP является прагматичным и стратегически верным решением, которое обеспечивает наилучший баланс между функциональностью, стоимостью, рисками и потенциалом для будущего развития компании «Магрэ».

2.7. Проектирование дорожной карты внедрения системы

Выбрав программный продукт, необходимо разработать четкий пошаговый план его внедрения. Это позволит управлять проектом, контролировать сроки и качество работ. Дорожная карта внедрения 1С:ERP для ООО «Магрэ» будет состоять из следующих этапов:

1. Предпроектное обследование. На этом этапе команда интегратора совместно с ключевыми сотрудниками «Магрэ» детально изучает текущие бизнес-процессы («as is»), чтобы точно определить объем работ и подготовить основу для технического з��дания.
2. Разработка Технического задания (ТЗ). Формализация всех требований к системе, включая описание необходимых доработок, форм отчетов, интеграций и прав доступа. ТЗ — это главный документ проекта.
3. Конфигурирование и разработка. Настройка стандартного функционала системы и программирование доработок, описанных в ТЗ. Этот этап завершается внутренним тестированием функционала разработчиками.
4. Миграция данных. Разработка инструментов и перенос исторических данных (справочников клиентов, остатков на складе и т.д.) из старых систем (Excel-таблиц) в новую базу данных 1С:ERP.
5. Обучение пользователей. Проведение групповых и индивидуальных тренингов для сотрудников «Магрэ». Крайне важный этап, от которого зависит, будут ли люди правильно и в полном объеме использовать новую систему.
6. Опытно-промышленная эксплуатация. Запуск системы в «боевом» режиме, но при интенсивной поддержке со стороны команды внедрения. На этом этапе пользователи начинают выполнять свои реальные задачи в новой системе, выявляются и оперативно исправляются мелкие ошибки.
7. Пост-проектная поддержка. После официального завершения проекта компания-интегратор продолжает оказывать консультационную и техническую поддержку, помогая развивать систему в дальнейшем.

Подводя итоги, можно с уверенностью утверждать, что проделана комплексная работа, охватывающая весь жизненный цикл управленческого решения. Мы прошли путь от определения теоретических основ информационного менеджмента и диагностики проблем до детальной проработки и обоснования конкретного проекта автоматизации. В ходе исследования был проведен анализ потребностей гипотетического предприятия, сформулированы цели и задачи, оценены ограничения и риски, а также выполнен сравнительный анализ альтернатив.

Главный вывод заключается в том, что предложенный проект внедрения системы 1С:ERP для ООО «Магрэ» является логичным, экономически целесообразным и всесторонне обоснованным решением. Он полностью соответствует как академическим принципам построения эффективных информационных систем, так и практическим задачам современного бизнеса по повышению конкурентоспособности. Важно подчеркнуть, что представленный в работе кейс может быть использован в качестве универсальной модели для анализа и планирования проектов по автоматизации на других предприятиях схожего профиля и масштаба.

Список использованной литературы

1. Информационный менеджмент : учебное пособие/ А . Ю . Крупский, Л.А. Феоктистова. — М.: «Дашков и К», 2012.
2. Официальный сайт 1С8: предприятие, электронный ресурс [режим доступа] http://v8.1c.ru/erp/
3. Официальный сайт компании ООО Бизнес-форум, электронный ресурс [режим доступа] http://www.bf19.ru/
4. Официальный сайт компании SAP, электронный ресурс [режим доступа] http://www.sap.com/cis/about.html
5. Гражданский кодекс РФ. Ч. 4 от 18.12.2006 №230-ФЗ (ред. 8.12.11) // Правовая информационно-справочная система «Гарант».
6. Федеральный закон №14-ФЗ от 8.02.1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 6.12.2011 г.) // Правовая информационно-справочная система «Гарант».
7. Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 г. №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (ред. от 10.01.2012 г.) // Правовая информационно-справочная система «Гарант».