Введение, или Зачем нужна автоматизация отгрузки
В современной бизнес-среде скорость и точность логистических операций напрямую влияют на конкурентоспособность компании. Медлительность, ошибки при комплектации заказов, неэффективное использование складских ресурсов — все это ведет к финансовым потерям и, что еще важнее, к потере доверия клиентов. Ручное управление процессами отгрузки товара становится узким местом, сдерживающим рост. Ключевым решением этой проблемы является внедрение специализированных информационных систем (ИС), которые позволяют оптимизировать процессы, повысить скорость обработки заказов и кардинально снизить количество ошибок.
Актуальность данной курсовой работы обусловлена необходимостью решения практических задач, связанных с повышением эффективности деятельности склада и своевременным выполнением заказов. Именно поэтому исследование и разработка такой системы представляет собой важную академическую и прикладную задачу.
Целью настоящей работы является исследование информационного обеспечения процедуры отгрузки товаров и разработка прототипа соответствующей информационной системы.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Провести анализ предметной области и существующих бизнес-процессов отгрузки.
- Сформировать техническое задание на разработку ИС.
- Спроектировать реляционную базу данных как ядро системы.
- Разработать пользовательский интерфейс и инструменты взаимодействия.
- Реализовать прототип системы с использованием СУБД MS Access.
- Провести тестирование и оценить экономическую эффективность внедрения.
Объектом исследования выступает сама процедура отгрузки товаров на предприятии. Предметом исследования — процесс автоматизации этой процедуры и ее отражение в системе управления базами данных на базе Microsoft Access. В ходе работы будут применены следующие методы исследования: системный, структурный, функциональный анализ и синтез.
Глава 1. Анализируем предметную область и существующие бизнес-процессы
Чтобы создать эффективный инструмент, необходимо глубоко понимать автоматизируемый процесс. Процесс отгрузки товара «как есть» (as-is) на большинстве предприятий представляет собой сложную логистическую цепочку, состоящую из последовательных операций. Любая задержка или ошибка на одном из этапов неизбежно приводит к сбою во всей системе.
Стандартный цикл отгрузки включает в себя следующие ключевые этапы:
- Получение и обработка заявки: Менеджер получает заказ от клиента и передает его на склад. Узкое место: ручная передача информации, возможны ошибки в номенклатуре или количестве.
- Комплектация заказа: Сотрудник склада находит на полках необходимые товары согласно заявке. Узкое место: долгое время поиска при отсутствии адресного хранения, ошибки при подборе (пересортица).
- Упаковка и маркировка: Собранный заказ упаковывается и маркируется для отправки. Узкое место: неправильная маркировка, приводящая к отправке не тому клиенту.
- Формирование сопроводительных документов: Подготовка товарных накладных, счетов-фактур и транспортных документов. Узкое место: ручное заполнение документов отнимает много времени и является источником опечаток.
- Отгрузка и передача перевозчику: Фактическая передача упакованного заказа транспортной компании. Узкое место: сложность отслеживания статуса заказа после его передачи.
Анализ показывает, что главными проблемами ручного и частично автоматизированного управления являются: значительные временные затраты, высокий процент ошибок из-за человеческого фактора, сложность контроля за остатками и отслеживания конкретных партий товара. Автоматизация складских операций, особенно комплектации заказов и учета, становится не просто улучшением, а насущной необходимостью для эффективной работы.
Глава 2. Формируем техническое задание на разработку системы
На основе анализа проблем предметной области мы можем сформулировать четкие требования к будущей информационной системе. Техническое задание (ТЗ) — это документ, который формализует эти требования и служит ориентиром для разработчика.
1. Назначение и цели системы
Информационная система предназначена для автоматизации процессов учета и управления отгрузкой товаров со склада. Цель — повышение скорости обработки заказов, минимизация ошибок, обеспечение актуального учета остатков и формирование отчетности.
2. Требования к функциям (модулям)
Система должна включать в себя следующие ключевые компоненты:
- Управление заказами: Создание, редактирование и отслеживание статуса заказов на отгрузку.
- Складской учет: Ведение справочника товаров, учет поступлений, списаний и актуальных остатков. Важной функцией является возможность отслеживания партий товара.
- Управление клиентами и сотрудниками: Ведение базы клиентов и ответственных сотрудников.
- Формирование отчетности: Автоматическое создание отчетов по отгрузкам за период, по остаткам на складе, по выполненным заказам.
3. Требования к программному обеспечению
Система должна быть реализована на базе реляционной СУБД Microsoft Access, что обеспечивает необходимый функционал при минимальных затратах на лицензирование.
4. Требования к пользователям и безопасности
Необходимо предусмотреть разграничение прав доступа для разных ролей пользователей (например, «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Администратор»), чтобы каждый сотрудник имел доступ только к необходимой ему информации и функциям.
Глава 3. Проектируем сердце системы, ее реляционную базу данных
Основой любой информационной системы является ее база данных (БД). Для нашей задачи идеально подходит реляционная модель, реализованная в MS Access. Она позволяет структурировать информацию в виде связанных таблиц, обеспечивая логичность и целостность данных.
Проектирование БД начинается с определения ключевых сущностей предметной области. Для системы отгрузки это:
- Товары (Products): Содержит информацию о товарных позициях. Атрибуты: ID_Товара (первичный ключ), Наименование, Описание, Цена, Единица_измерения.
- Клиенты (Clients): Справочник заказчиков. Атрибуты: ID_Клиента (первичный ключ), Название_Компании, Контактное_лицо, Телефон, Адрес_доставки.
- Сотрудники (Employees): Список сотрудников, ответственных за операции. Атрибуты: ID_Сотрудника (первичный ключ), ФИО, Должность.
- Заказы (Orders): Главная таблица, фиксирующая факт заказа. Атрибуты: ID_Заказа (первичный ключ), ID_Клиента (внешний ключ), ID_Сотрудника (внешний ключ), Дата_заказа, Статус_отгрузки.
- СоставЗаказа (OrderDetails): Связующая таблица, показывающая, какие товары и в каком количестве входят в каждый заказ. Атрибуты: ID_Записи, ID_Заказа (внешний ключ), ID_Товара (внешний ключ), Количество.
Визуализировать эти связи помогает ER-диаграмма (сущность-связь). Она наглядно демонстрирует, как таблицы соотносятся друг с другом. Например, связь «один-ко-многим» между таблицами «Клиенты» и «Заказы» означает, что один клиент может сделать много заказов.
При проектировании критически важно обеспечить целостность данных. Это достигается за счет использования первичных ключей (уникальный идентификатор записи в таблице) и внешних ключей (поле в таблице, ссылающееся на первичный ключ в другой таблице).
Кроме того, структура таблиц должна соответствовать принципам нормализации. Нормализация — это процесс организации данных в БД, который помогает избежать избыточности и аномалий при обновлении, вставке или удалении информации.
Глава 4. Создаем пользовательский интерфейс и инструменты взаимодействия
Если база данных — это сердце системы, то пользовательский интерфейс — ее лицо. Он должен быть интуитивно понятным и удобным. Среда MS Access предоставляет мощные инструменты для создания такого интерфейса: формы, запросы и отчеты.
1. Формы для ввода и редактирования данных
Формы служат для удобного взаимодействия пользователя с таблицами. Вместо прямого редактирования ячеек, пользователь работает с наглядными карточками.
- Главная кнопочная форма: Стартовый экран системы, обеспечивающий навигацию по основным разделам («Открыть заказы», «Справочник товаров», «Сформировать отчет»).
- Форма «Заказ»: Позволяет создавать новый заказ, выбирать клиента из выпадающего списка, добавлять товары и указывать их количество.
- Форма «Карточка товара»: Используется для добавления и редактирования информации о товарных позициях.
2. Запросы для выборки и фильтрации данных
Запросы — это мощный инструмент для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц по заданным критериям.
- Запрос «Заказы к отгрузке на сегодня»: Выводит список всех заказов, которые должны быть отгружены в текущий день.
- Запрос «Поиск товара на складе»: Позволяет быстро найти товар по названию или артикулу и увидеть его текущий остаток.
- Запрос «История заказов клиента»: Показывает все заказы конкретного клиента за все время.
3. Отчеты для анализа и печати
Отчеты предназначены для анализа данных и вывода их в удобном для печати или просмотра виде.
- Отчет «Отгрузки за месяц»: Группирует все выполненные заказы за выбранный период с подсчетом итоговых сумм.
- Отчет «Остатки на складе»: Представляет собой ведомость с перечнем всех товаров и их текущего количества на складе.
Глава 5. Реализуем информационную систему в среде MS Access
Переходим от проектирования к практической реализации. Создание системы в MS Access — это последовательный процесс сборки всех разработанных ранее компонентов в единое целое.
Шаг 1: Создание таблиц и связей. На основе спроектированной в Главе 3 структуры, в режиме конструктора создаются все таблицы. Для каждого поля задается тип данных (текстовый, числовой, дата/время), указываются первичные ключи. После создания таблиц в окне «Схема данных» между ними устанавливаются связи путем «перетаскивания» полей (ключей) друг на друга. Этот шаг обеспечивает целостность данных на уровне СУБД.
Шаг 2: Создание запросов. С помощью визуального конструктора запросов или написанием SQL-кода создаются все необходимые запросы. Конструктор позволяет выбрать таблицы, указать поля для вывода и задать условия отбора (например, «Статус_отгрузки = ‘Готов к отгрузке'»).
Шаг 3: Создание форм. На основе таблиц и запросов конструируются формы. Мастер форм в Access позволяет быстро создать базовый макет, который затем дорабатывается в режиме конструктора. На формы добавляются элементы управления: кнопки (для выполнения команд), списки (для выбора значений из другой таблицы), текстовые поля. Кнопкам назначаются макросы или процедуры обработки событий (VBA) для выполнения действий, например, открытия другой формы или запуска отчета.
Шаг 4: Создание отчетов. Аналогично формам, с помощью мастера отчетов создаются макеты для вывода данных на печать. В конструкторе отчетов можно настроить группировку данных (например, по клиентам или датам), добавить вычисляемые поля (итоги, средние значения) и настроить внешний вид документа.
В качестве возможного пути развития можно рассмотреть внедрение технологии штрихкодирования. Это потребует добавления в таблицу «Товары» поля для штрихкода и использования сканера для быстрого добавления товаров в заказ, что еще больше снизит вероятность ошибок.
Глава 6. Проводим тестирование и проверяем работоспособность
После завершения разработки необходимо убедиться, что система работает корректно и соответствует требованиям технического задания. Для этого проводится тестирование.
Методика тестирования заключается в разработке и прогоне тест-кейсов — сценариев использования, которые проверяют ключевой функционал системы. Каждый тест-кейс должен содержать описание шагов, ожидаемый результат и поле для фиксации фактического результата.
Примеры тест-кейсов:
- Тест-кейс №1: Создание нового заказа.
- Шаги: Открыть главную форму -> Нажать «Новый заказ» -> Выбрать клиента из списка -> Добавить 2 товара -> Сохранить заказ.
- Ожидаемый результат: В таблице «Заказы» появилась новая запись. В таблице «СоставЗаказа» появились две записи, связанные с этим заказом.
- Фактический результат: _______________
- Тест-кейс №2: Формирование отчета по остаткам.
- Шаги: Открыть главную форму -> Нажать «Отчеты» -> Выбрать «Остатки на складе».
- Ожидаемый результат: Сформирован и выведен на экран отчет, содержащий корректный список всех товаров и их текущее количество.
- Фактический результат: _______________
Результаты тестирования удобно представить в наглядной форме. Например, можно построить гистограмму или диаграмму, показывающую количество успешных и неуспешных тестов, что наглядно продемонстрирует общую работоспособность разработанной информационной системы.
Глава 7. Оцениваем экономическую эффективность внедрения ИС
Любое внедрение должно быть экономически оправдано. Цель этого раздела — доказать, что выгода от использования разработанной системы превышает затраты на ее создание. Даже для курсовой работы можно провести условный расчет.
1. Расчет затрат на разработку и внедрение
Поскольку работа выполняется студентом, основные затраты — это трудозатраты. Их можно оценить условно. Например: 20 рабочих дней * 8 часов/день * условная ставка часа разработчика. К этому добавляется стоимость лицензии MS Office (если она не была приобретена ранее).
2. Расчет ожидаемой выгоды
Выгода складывается из нескольких ключевых показателей эффективности:
- Сокращение времени на операции: Рассчитывается экономия времени на комплектацию заказа, оформление документов. Например, если оформление одного заказа вручную занимало 15 минут, а с помощью ИС — 5 минут, то экономия составляет 10 минут на заказ. Умножив это на количество заказов в месяц, получаем общую экономию рабочего времени, которую можно перевести в деньги.
- Уменьшение числа ошибочных отправок: Каждая ошибка — это затраты на возврат, повторную доставку и репутационные потери. Снижение процента ошибок (например, с 3% до 0.5%) дает прямую финансовую экономию.
- Снижение операционных расходов: За счет оптимизации работы персонала и более точного управления запасами можно сократить издержки.
3. Расчет срока окупаемости (ROI)
Сравнив общие затраты с годовой выгодой, можно рассчитать срок, за который проект окупится. Даже условный расчет, демонстрирующий, что выгоды превышают затраты, является сильным аргументом в пользу целесообразности проекта.
Заключение, где мы подводим итоги и намечаем пути развития
В ходе выполнения данной курсовой работы был пройден полный цикл создания информационной системы — от анализа проблемы до экономического обоснования ее решения. Была продемонстрирована острота проблемы ручного управления логистикой и доказана актуальность ее автоматизации.
В результате проделанной работы были решены все поставленные задачи:
- Проанализированы бизнес-процессы отгрузки и выявлены их узкие места.
- Сформулированы технические требования к системе.
- Спроектирована и реализована в среде MS Access реляционная база данных и пользовательский интерфейс.
- Продемонстрирована работоспособность системы через тестирование и обоснована ее экономическая эффективность.
Главный вывод заключается в том, что цель курсовой работы полностью достигнута. Разработанный прототип информационной системы доказывает, что даже с помощью доступных инструментов, таких как MS Access, можно создать эффективное решение для автоматизации складских операций, которое решает практические задачи по повышению эффективности и снижению издержек.
В качестве возможных путей для дальнейшего развития проекта можно выделить:
- Интеграция системы с веб-сайтом компании для автоматического получения онлайн-заказов.
- Разработка мобильного приложения для кладовщиков для работы с заказами непосредственно на складе.
- Перенос базы данных на более мощную серверную СУБД (например, MS SQL Server) при росте объемов данных.
В конце работы стандартно прилагаются список использованной литературы и приложения, содержащие, например, ER-диаграмму, скриншоты интерфейса и примеры отчетов.
Список использованной литературы
- Гурова Е. Формирование базы данных персонального учета сотрудников с использованием MICROSOFT ACCESS // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. № 6. С. 048-060.
- Зубрилин А.А., Юртанова Е.М. СУБД OPEN.OFFICE.ORG BASE как упрощенный аналог СУБД MICROSOFT ACCESS // Информатика и образование. 2008. № 6. С. 52-68.
- Ручкин В.А., Бардаченко А.Н. Повышение эффективности криминалистического учета следов орудий взлома с помощью программы MICROSOFT OFFICE ACCESS // Судебная экспертиза. 2012. № 1. С. 148-152.
- Socka G. ACCESS DATA WITH MICROSOFT ACCESS // CMA Magazine. 1994. Т. 68. № 7. С. 6-7.
- MICROSOFT ACCESS, VERSION 2.0 // PC Magazine. 1994. Т. 13. № 22. С. 143.
- Iii W.E., Warner P.D. MICROSOFT GIVES ACCESS TO CORPORATE DATA // CPA Journal. 1994. Т. 64. № 12. С. 82-83.