Проектирование информационной системы для отдела кадров аптеки: Пример выполнения курсовой работы

Автоматизация HR-процессов сегодня является ключевым фактором эффективности для любого предприятия, и фармацевтическая отрасль — не исключение. Специфика работы аптечных сетей, связанная со строгими требованиями к квалификации персонала и большим объемом документации, делает ручной кадровый учет особенно уязвимым. Сотрудники отделов кадров сталкиваются с постоянными сложностями: обработка огромных массивов данных, высокий риск ошибок из-за человеческого фактора при заполнении бланков и значительные трудозатраты на оперативный поиск нужной информации. Все это усложняет соблюдение требований трудового законодательства и замедляет принятие управленческих решений.

Целью данной курсовой работы является проектирование информационной системы (ИС) «Отдел кадров аптеки», способной решить перечисленные проблемы. Для достижения этой цели были поставлены следующие ключевые задачи:

• Провести детальный анализ предметной области и существующих на рынке программных решений.
• Разработать исчерпывающее техническое задание (ТЗ) на создание системы.
• Спроектировать функциональную и информационную модели будущей ИС.
• Разработать концепцию пользовательского интерфейса.

Эта работа последовательно проведет нас через все этапы создания эффективного инструмента, который позволит снизить трудозатраты, минимизировать ошибки и обеспечить оперативный контроль над кадровыми процессами в аптеке.

Глава 1. Глубокое погружение в предметную область и анализ готовых решений

Прежде чем приступать к проектированию, необходимо детально изучить бизнес-процессы, которые предстоит автоматизировать, и оценить, могут ли существующие на рынке инструменты удовлетворить наши потребности. Этот анализ станет фундаментом для всех последующих проектных решений.

1.1. Анализ бизнес-процессов

Деятельность отдела кадров аптеки охватывает полный жизненный цикл сотрудника в организации. Ключевые процессы включают:

1. Прием на работу: Оформление приказа о приеме по унифицированной форме Т-1, создание личной карточки сотрудника.
2. Ведение учета: Заполнение и поддержка в актуальном состоянии личных карточек сотрудников по форме Т-2, куда вносится вся персональная информация, данные о трудовой деятельности, навыках и достижениях.
3. Управление кадровыми перемещениями: Оформление переводов, изменений должностей и окладов.
4. Учет рабочего времени: Контроль посещаемости, ведение табелей, управление графиками отпусков и учет больничных листов.
5. Увольнение: Оформление приказа о прекращении трудового договора по форме Т-8.

Особое внимание в аптечной сети уделяется контролю за квалификацией и сертификацией фармацевтов, что накладывает дополнительные требования на систему учета — она должна позволять отслеживать сроки действия сертификатов и своевременно планировать обучение персонала.

1.2. Обзор аналогов

На рынке существует множество готовых решений для автоматизации кадрового учета. Рассмотрим два популярных продукта в контексте задач нашей аптеки:

• «1С: Зарплата и Управление Персоналом»: Мощная и многофункциональная система, которая широко используется в России. Ее преимуществом является комплексный подход, охватывающий не только кадровый учет, но и расчет зарплаты, налоговую отчетность. Однако для небольшой аптечной сети ее функционал может быть избыточным, а стоимость внедрения и поддержки — неоправданно высокой.
• «БОСС-Кадровик»: Еще одна известная система, предлагающая гибкие настройки. Она хорошо подходит для крупных и средних предприятий. Но, как и многие универсальные продукты, она не учитывает отраслевую специфику фармацевтики «из коробки» и требует значительных доработок.

Вывод очевиден: универсальные системы либо слишком дороги и сложны, либо не обладают необходимой гибкостью для учета специфических требований аптечной сети. Это полностью оправдывает разработку собственного, специализированного решения.

Глава 2. Техническое задание как фундамент для будущей разработки

Проведенный анализ позволяет нам сформулировать четкие требования к будущей системе и зафиксировать их в техническом задании (ТЗ). Этот документ является основой проекта, гарантирующей, что все участники разработки одинаково понимают цели и задачи.

Назначение разработки

Информационная система «Отдел кадров аптеки» предназначена для автоматизации процессов кадрового делопроизводства, повышения оперативности доступа к информации о сотрудниках и снижения влияния человеческого фактора на точность данных.

Требования к функциональным характеристикам

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

• Ведение централизованной базы данных сотрудников с возможностью хранения личной информации, паспортных данных, сведений об образовании и квалификации.
• Автоматизация создания и учета кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпуск).
• Управление штатным расписанием: создание и редактирование структуры отделов и должностей.
• Формирование стандартных отчетов (например, о среднесписочной численности) и унифицированных форм (Т-1, Т-2, Т-8).
• Возможность быстрого поиска сотрудников по различным критериям.

Требования к надежности и условиям эксплуатации

Система должна обеспечивать стабильную работу в многопользовательском режиме. Необходимо предусмотреть механизм регулярного резервного копирования данных для предотвращения их потери в случае сбоев.

Требования к техническим средствам и совместимости

Программное обеспечение должно функционировать на персональных компьютерах под управлением ОС Windows 10 и выше. В качестве системы управления базами данных (СУБД) предполагается использование MS Access для простоты развертывания или SQL Server для повышения масштабируемости. Среда разработки — Visual C# .NET.

Стадии и этапы разработки

Разработка проекта будет вестись согласно следующему календарному плану:

1. Анализ и проектирование: 1-й месяц.
2. Разработка программного кода: 2-й и 3-й месяцы.
3. Тестирование и отладка: 4-й месяц.
4. Внедрение и обучение пользователей: 4-й месяц.

Глава 3. Как мы проектируем функциональную архитектуру системы

Имея на руках утвержденное ТЗ, мы можем приступить к визуализации логики работы системы. Для этого мы используем стандартные методологии моделирования IDEF0 и DFD, которые позволяют наглядно представить, какие функции будет выполнять система и как внутри нее будут двигаться потоки информации.

3.1. Моделирование в нотации IDEF0

Методология IDEF0 помогает описать систему на разных уровнях детализации, двигаясь от общего к частному.
Начинаем с контекстной диаграммы (A-0). На этом уровне вся наша ИС «Отдел кадров аптеки» представляется как единый «черный ящик». Мы определяем его основные взаимодействия с внешней средой:

• Входы: Данные о новых сотрудниках, запросы пользователя на формирование отчетов, заявления от работников.
• Выходы: Готовые отчеты, печатные формы приказов (Т-1, Т-8), личные карточки (Т-2).
• Управление: Трудовое законодательство РФ, внутренние положения компании.
• Механизмы: Сотрудник отдела кадров, который непосредственно работает с системой.

Далее проводится декомпозиция — мы «открываем» черный ящик и на диаграмме первого уровня (А0) показываем ключевые подпроцессы, из которых состоит работа системы:

1. Ведение учета сотрудников: Процесс, отвечающий за добавление, редактирование и хранение данных о персонале.
2. Оформление кадровых перемещений: Включает в себя создание приказов о приеме, увольнении, переводах.
3. Формирование отчетности: Процесс генерации всех необходимых отчетов и печатных форм.

3.2. Моделирование потоков данных (DFD)

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams) детализируют модель IDEF0, показывая, какие именно данные и куда передаются. В отличие от IDEF0, которая фокусируется на функциях, DFD акцентирует внимание на движении информации.

На DFD-диаграмме мы наглядно изображаем:

• Внешние сущности: Например, «Сотрудник ОК», который инициирует все процессы.
• Процессы: Те же, что и в IDEF0 («Ведение учета», «Оформление приказов»).
• Накопители данных: Хранилища информации, такие как «БД Сотрудники» или «Архив приказов».
• Потоки данных: Стрелки, показывающие перемещение конкретной информации (например, «Личные данные сотрудника» поступают от пользователя в процесс «Ведение учета», а оттуда — в накопитель «БД Сотрудники»).

Такой подход позволяет еще на этапе проектирования выявить возможные узкие места и убедиться, что все процессы обеспечены необходимой информацией.

Глава 4. Разработка информационной модели для хранения данных

После того как мы определили функции системы и потоки данных, необходимо спроектировать надежное хранилище для этой информации — базу данных. Процесс разработки делится на два этапа: создание логической и физической моделей.

4.1. Логическая модель

На этом этапе мы определяем, какая информация будет храниться в БД, и как ее части связаны между собой, независимо от конкретной СУБД. Мы выделяем ключевые сущности, их атрибуты и строим ER-диаграмму (сущность-связь).

Основные сущности для нашей системы:

• Сотрудник: Хранит всю личную информацию (атрибуты: ID_Сотрудника, ФИО, Дата рождения, Паспортные данные, ИНН, Адрес).
• Должность: Справочник должностей (атрибуты: ID_Должности, Наименование должности, Оклад).
• Отдел: Справочник подразделений компании.
• Приказ: Документ, фиксирующий кадровое событие (атрибуты: ID_Приказа, Номер, Дата, Ссылка на сотрудника, Ссылка на тип приказа).
• Тип приказа: Справочник видов приказов (например, «О приеме», «Об увольнении»).

С помощью ER-диаграммы мы визуально показываем связи между этими сущностями. Например, между сущностями «Должность» и «Сотрудник» устанавливается связь «один ко многим», поскольку одну и ту же должность могут занимать несколько сотрудников.

4.2. Физическая модель

Физическая модель — это конкретная реализация логической модели в выбранной СУБД, например, MS Access. Здесь мы преобразуем сущности в таблицы, а атрибуты — в поля с конкретными типами данных.

Например, для таблицы «Сотрудники» (созданной на основе сущности «Сотрудник») мы определяем:

• ID_Сотрудника: Числовой, автоинкремент (первичный ключ).
• ФИО: Текстовый (размер 255).
• Дата рождения: Дата/время.
• ID_Должности: Числовой (внешний ключ для связи с таблицей «Должности»).

Определение первичных и внешних ключей является критически важным шагом, так как именно они обеспечивают целостность данных и корректность связей между таблицами, предотвращая появление «осиротевших» записей.

Глава 5. Каким будет интерфейс пользователя и его реализация

Эффективность любой информационной системы во многом зависит от того, насколько удобен и интуитивно понятен ее интерфейс. На этом этапе мы проектируем основные экранные формы, через которые сотрудник отдела кадров будет взаимодействовать с программой, выполняя все функции, заложенные в ТЗ и функциональных моделях.

Ниже представлены прототипы ключевых окон приложения.

Главное окно программы

Это стартовый экран, который предоставляет доступ ко всем основным модулям системы. Он должен содержать:

• Главное меню: С пунктами «Сотрудники», «Приказы», «Отчеты», «Справочники».
• Панель инструментов: С кнопками для быстрого вызова самых частых операций (например, «Добавить сотрудника», «Создать приказ»).
• Рабочая область: Где может отображаться список всех сотрудников или календарь кадровых событий.

Форма «Карточка сотрудника»

Это центральный элемент для работы с данными персонала. Вся информация о сотруднике должна быть логично сгруппирована по вкладкам (например, «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Образование») для удобства восприятия. Форма будет содержать поля для ввода и редактирования ФИО, паспортных данных, должности и другой информации, а также кнопки для сохранения и отмены изменений.

Форма создания приказа

Интерфейс для автоматизации рутинной задачи по оформлению документов. Он позволит пользователю:

1. Выбрать тип приказа из выпадающего списка (например, «О приеме на работу»).
2. Выбрать сотрудника, к которому относится приказ.
3. Ввести необходимые данные (дата, основание).
4. Нажать кнопку «Сформировать», после чего система автоматически сгенерирует печатную форму документа (например, Т-1).

Окно генерации отчетов

Данная форма предоставит пользователю простой инструмент для получения аналитической информации. Пользователь сможет выбрать нужный тип отчета (например, «Штатное расписание» или «Список сотрудников») и задать параметры для его формирования, такие как период или конкретный отдел.

Продуманный дизайн этих форм позволит значительно ускорить работу пользователя и снизить вероятность ошибок при вводе данных.

Таким образом, пройдя весь путь от анализа предметной области до проектирования пользовательского интерфейса, мы заложили прочный фундамент для создания полнофункциональной и удобной информационной системы.

Заключение

В ходе выполнения данной курсовой работы была успешно достигнута поставленная цель — спроектирована информационная система для автоматизации деятельности отдела кадров аптеки. Были решены все ключевые задачи: проведен всесторонний анализ бизнес-процессов и существующих аналогов, на основе которого составлено детальное техническое задание.

Главными результатами проекта стали разработанные модели, которые описывают систему с разных сторон:

• Функциональная модель (IDEF0, DFD), описывающая логику работы и потоки данных.
• Информационная модель (ER-диаграмма), определяющая структуру хранения данных.
• Прототипы пользовательского интерфейса, демонстрирующие, как пользователь будет взаимодействовать с системой.

Спроектированная система имеет значительные перспективы для дальнейшего развития. Возможна ее интеграция с бухгалтерскими системами для автоматической передачи данных о зарплате, разработка веб-версии для удаленного доступа или даже мобильного приложения для сотрудников. Также функционал может быть расширен за счет добавления модуля аналитики и оценки эффективности персонала.