Совершенствование управленческой деятельности: пример написания курсовой работы

Актуальность совершенствования управленческой деятельности сложно переоценить в современных экономических условиях. Эффективное управление документами является одним из ключевых факторов, определяющих конкурентоспособность и оперативность организации. Несмотря на это, на большинстве предприятий до сих пор наблюдается разрозненный, преимущественно бумажный документооборот, который замедляет бизнес-процессы и создает риски потери информации. Именно поэтому исследование и оптимизация этих процессов является критически важной задачей.

Целью данной курсовой работы является разработка конкретных рекомендаций по совершенствованию управленческого документооборота на примере условного предприятия. Для ее достижения были поставлены следующие задачи:

• Изучить теоретические основы и понятийный аппарат в области документационного обеспечения управления.
• Проанализировать текущее состояние системы документооборота на гипотетическом предприятии, выявив ее ключевые проблемы и «узкие места».
• Разработать комплексный план мероприятий по оптимизации и автоматизации процессов работы с документами.
• Оценить потенциальную эффективность предложенных рекомендаций.

Объектом исследования выступает управленческий документооборот, а предметом — методы и технологии его совершенствования. Работа опирается на методы системного анализа, сравнения и обобщения, а ее структура включает теоретическую главу, аналитическую часть и блок с практическими рекомендациями. Определив научный аппарат исследования, мы переходим к теоретической основе, которая станет фундаментом для последующего анализа и рекомендаций.

Глава 1. Теоретические основы организации управленческого документооборота

Для того чтобы предметно говорить о совершенствовании, необходимо определить ключевые понятия и принципы, лежащие в основе управления документами. Управление любой организацией, по своей сути, представляет собой процесс получения, обработки и передачи зафиксированной в документах информации. Именно документы являются основным инструментом управления, обеспечивая юридическую силу принимаемых решений и служа средством коммуникации между подразделениями.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Этот процесс регламентируется целым рядом нормативно-правовых актов, включая федеральные законы и государственные стандарты (ГОСТы), которые устанавливают требования к оформлению и составу реквизитов управленческой документации. Всю документацию можно классифицировать по различным признакам: по содержанию (организационно-распорядительная, информационно-справочная), по происхождению (входящая, исходящая, внутренняя) и другим.

Современные подходы к оптимизации работы с документами сосредоточены на нескольких ключевых направлениях. Среди них:

1. Унификация и стандартизация документов: приведение форм документов к единому образцу, что упрощает их обработку и восприятие.
2. Сокращение документопотоков: анализ и устранение избыточных документов и процедур согласования.
3. Использование современных информационных технологий: автоматизация рутинных операций и переход к цифровым форматам.

В этом контексте ключевым методом совершенствования документационных процессов является внедрение Систем Электронного Документооборота (СЭД). Эти системы позволяют перевести большинство операций в цифровой формат, обеспечивая централизованное хранение, быстрый поиск и прозрачный контроль исполнения документов. Вооружившись теоретическими знаниями, мы можем применить их для анализа реальной ситуации на конкретном предприятии.

Глава 2. Анализ организации управленческого документооборота на примере ООО «Актив-контракт»

Для предметного анализа рассмотрим деятельность условной компании — ООО «Актив-контракт». Это позволит наглядно продемонстрировать типичные проблемы, с которыми сталкиваются многие организации в сфере управления документами.

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Актив-контракт» — это среднее по размеру предприятие, занимающееся оптовой торговлей и предоставлением консалтинговых услуг. Организационная структура компании является линейно-функциональной и включает отдел продаж, отдел маркетинга, финансовый отдел, юридическую службу и административный отдел, в ведении которого находится канцелярия. Ключевые бизнес-процессы связаны с обработкой заказов клиентов, заключением договоров, контролем поставок и финансовым планированием. Каждый из этих процессов генерирует значительный объем документации, что создает серьезную нагрузку на административный персонал и профильных специалистов.

2.2. Анализ существующей системы документооборота

На текущий момент в ООО «Актив-контракт» преобладает традиционное, бумажное делопроизводство. Оно включает стандартные этапы: документирование, организацию работы с документами и их последующее архивное хранение. Однако детальный анализ выявляет системные недостатки. Исследования показывают, что в среднем, работники подобных организаций тратят до 75% рабочего времени на операции с документами: поиск, согласование, передачу и подготовку отчетов.

Основные документопотоки в компании можно охарактеризовать следующим образом:

• Входящие документы (письма, договоры от контрагентов) поступают в канцелярию, регистрируются в бумажном журнале и передаются на рассмотрение руководству, после чего направляются исполнителям. Этот процесс занимает от одного до нескольких дней.
• Исходящие документы проходят многоэтапное согласование в разных отделах, что часто приводит к задержкам. Подписанный документ сканируется для внутреннего архива, а оригинал отправляется по почте.
• Внутренние документы (приказы, служебные записки) циркулируют между подразделениями на бумажных носителях, что приводит к дублированию информации и высокому риску утери.

Ключевыми проблемами текущей системы являются: медленное согласование, отсутствие оперативного контроля исполнения поручений, высокие затраты на печать и хранение, а также риски потери конфиденциальной информации.

Детальный анализ текущей ситуации позволил выявить ряд существенных недостатков, которые требуют системного решения. Перейдем к разработке конкретных рекомендаций по их устранению.

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию управленческого документооборота

На основе проведенного анализа можно сформировать комплексный план по модернизации системы управления документами в ООО «Актив-контракт». Ядром этого плана является переход от устаревшей бумажной модели к современной цифровой среде.

3.1. Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота

Выявленные в предыдущей главе проблемы — низкая скорость обработки документов, отсутствие прозрачности в процессах и высокие операционные издержки — носят системный характер. Локальные улучшения не дадут значимого эффекта. Поэтому наиболее целесообразным решением является внедрение комплексной Системы Электронного Документооборота (СЭД). Это позволит полностью отказаться от «бумажной волокиты» и централизовать все операции с документами в едином информационном пространстве.

Ожидаемые эффекты от внедрения СЭД:

• Сокращение времени на обработку и согласование документов за счет параллельного визирования и автоматизированных маршрутов движения.
• Повышение исполнительской дисциплины благодаря автоматическому контролю сроков и прозрачности статуса каждой задачи.
• Снижение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи) и архивное хранение.
• Обеспечение безопасности данных за счет разграничения прав доступа и централизованного хранения информации.

Таким образом, внедрение СЭД является стратегическим шагом, направленным на решение всех ключевых проблем, обнаруженных в ходе анализа.

3.2. План мероприятий по внедрению и оптимизации СЭД

Процесс перехода на электронный документооборот требует тщательного планирования и должен включать несколько последовательных этапов. Для ООО «Актив-контракт» предлагается следующий пошаговый план:

1. Аудит и оптимизация бизнес-процессов. Перед автоматизацией необходимо «расчистить» текущие процессы: провести унификацию форм документов, исключить избыточные этапы согласования и четко регламентировать маршруты движения для каждого типа документа.
2. Выбор и адаптация платформы. На рынке существует множество готовых решений (например, Directum или IS-Builder). Необходимо выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует потребностям компании, и при необходимости доработать ее функционал.
3. Пилотное внедрение. Запуск системы в одном или двух отделах для отладки процессов, сбора обратной связи от пользователей и внесения необходимых корректировок в настройки.
4. Обучение сотрудников. Проведение комплексного обучения для всех пользователей системы, от рядовых сотрудников до топ-менеджеров. Это критически важный этап, от которого зависит успешность всего проекта.
5. Полномасштабный запуск и ввод в промышленную эксплуатацию. После успешного пилотного проекта система развертывается на всю компанию. На этом этапе важно обеспечить техническую поддержку пользователей.

Особое внимание следует уделить использованию электронной цифровой подписи (ЭЦП), что позволит придать юридическую значимость внутренним и внешним документам, минимизируя необходимость их дублирования на бумажных носителях. Внедрение технологии контроля исполнения в СЭД обеспечит автоматическое отслеживание всех поручений и сроков. Предложенные мероприятия формируют комплексную стратегию, которая способна кардинально улучшить управленческую деятельность в компании. В заключении подведем итоги проделанной работы.

В ходе выполнения курсовой работы были последовательно решены все поставленные задачи. Мы начали с изучения теоретических основ делопроизводства, определили ключевые понятия и современные подходы к оптимизации документооборота. Затем, на примере условного предприятия ООО «Актив-контракт», был проведен детальный анализ существующей системы работы с документами, который выявил ее неэффективность и системные недостатки.

На основе этого анализа был разработан и обоснован конкретный план мероприятий по совершенствованию управленческого документооборота, ядром которого стало предложение о внедрении современной Системы Электронного Документооборота. Таким образом, можно сделать вывод, что цель курсовой работы достигнута.

Практическая значимость исследования состоит в том, что предложенные рекомендации могут быть использованы реальными предприятиями в качестве дорожной карты для перехода на цифровые технологии управления. Внедрение СЭД не только решает текущие проблемы с «бумажной волокитой», но и создает прочный фундамент для повышения общей эффективности, прозрачности и конкурентоспособности компании в долгосрочной перспективе.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.-34с.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис-полнительной власти: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.11.2005 № 536 // Российская газета. № 3990. 07.02.2006.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея-тельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. – 152с.
5. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.-264с.
6. Основные правила работы архивов организации. – М.: 2002.
7. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, — 2012. — 432 с.
8. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2008. – 560с.
9. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник // — М.: ИНФРА-М, — 2011 – 368 с.
10. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: МГСУ, — 2012. — 78 с.
11. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: -МГСУ, — 2011. — 78 с.
12. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // — М.: ЮНИТИ-ДАНА, — 2010. — 543 с.
13. Выварец А.Д. Экономика предпрятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // М.: ЮНИТИ-ДАНА, — 2009. — 543 с.
14. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос, экон. ун-та, — 2011. — 108 с.
15. Зайцева Т.В. Управление персоналом: Учебник // – М.: Инфра-М, – 2011. – 336 с.
16. Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс // – М.: Изд. Центр ЕАОИ. — 2012. – 200 с.
17. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, — 2011.- 304с.
18. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: Учебное пособие для вузов // Под ред. Профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
19. Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: Учебник. // – М.:МЦФЭР, — 2012. – 432с.
20. DIS-системы. — основа документационного обеспечения управления // Энциклопедия делопроизводства и документооборота: DIS-системы. -http://mdi.ru/encycl.php?RubricID=640
21. Андреев В. От директивного к процессному управлению // Экономика и жизнь. — 2009. — № 25.
22. Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. — 2009. — № 1. — С. 17-20.
23. Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2009. №12. С. 8-21
24. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. — № 9. – С. 34-39.
25. Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений // Гриф УМО МО РФ. – М.: КноРус.- 2010. — 433 с.
26. Данилов А.Д. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой // Вестник Воронежского государственного технического университета. — 2011. — Т. 7. — № 1. — С. 69-73.
27. Дворовой И.Г. Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота… // Информация и безопасность. — 2010. — Т. 13. — № 1. — С. 115-118.
28. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. // Электронный Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение // Журнал Делопроизводство. — 2009. — № 2. – С. 67-74.
29. Документооборот, теория и практика, все о СЭД (системы электронного документооборота), автоматизация бизнеса. / http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15275>
30. Ефименко Е.А. Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола // Секретарское дело. — 2004. № 1. — С. 55 – 59.
31. Круглов А.К. Комплексная автоматизация документооборота на предприятии // Известия Волгоградского государственного технического университета. — 2011. — Т. 9. — № 4. — С. 83-86.
32. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», — 2012. – 528с.