Новейшие способы документирования – образец курсовой работы по современным стандартам

---

Содержание

1. Введение
2. Раздел 1. Теоретико-методологические основы документирования в современных условиях
   • 1.1. Понятие, сущность и ключевые функции документа
   • 1.2. Классификация документов и их носителей
   • 1.3. Обзор стандартизации в сфере документирования
3. Раздел 2. Анализ современных способов документирования и их нормативного регулирования
   • 2.1. Электронный документ как основная единица современного делопроизводства
   • 2.2. Инновационные элементы в документировании, включая QR-коды и электронные подписи
   • 2.3. Практические аспекты оформления документов согласно стандарту ДСТУ 4163:2020
4. Выводы
5. Список использованных источников
6. Приложения

---

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью распространения знаний о новейших способах оформления документов. Это позволяет избегать множества неудобств и юридических рисков, которые может повлечь за собой неправильно составленный документ. Согласно действующему законодательству, судебные органы признают за документом доказательную, юридическую силу только в том случае, если он составлен своевременно и оформлен надлежащим образом. Изучение современных стандартов документирования является критически важным элементом в подготовке специалистов в сфере управления и права.

Целью данной курсовой работы является комплексный анализ эволюции и текущего состояния способов документирования, а также стандартов их оформления в Украине.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть теоретические основы понятия «документ», его функции и классификацию;
• проанализировать эволюцию носителей информации;
• рассмотреть ключевые стандарты документирования, уделив основное внимание ДСТУ 4163:2020;
• изучить специфику электронного документа как современного инструмента делопроизводства;
• проанализировать практическое применение инновационных элементов, таких как КЭП и QR-коды.

Объектом исследования выступает процесс документирования в его современном виде. Предметом исследования являются новейшие способы документирования, их нормативное регулирование и практические аспекты оформления согласно действующим стандартам.

Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: теоретические (анализ научной литературы, синтез, сравнение) и эмпирические (анализ нормативной документации и практических примеров).

Раздел 1. Теоретико-методологические основы документирования в современных условиях

1.1. Понятие, сущность и ключевые функции документа

В основе любого управленческого процесса лежит документ. Термин происходит от латинского documentum, что означает «свидетельство, доказательство». В современном документоведении документ определяется как материальный объект, содержащий информацию, зафиксированную человеком для ее передачи во времени и пространстве, и обладающий юридической силой. Это письменное доказательство фактического совершения операции или распоряжение на право ее осуществления.

Эффективность документа определяется тем, насколько полно он выполняет свои ключевые функции:

• Информационная: способность сохранять и передавать сведения.
• Управленческая: использование документа как инструмента для принятия решений, планирования, контроля и организации деятельности.
• Правовая: способность документа служить доказательством в суде и подтверждать юридические права и обязанности.
• Социальная и культурная: документ фиксирует общественные отношения, культурные ценности и исторические события, обеспечивая их передачу будущим поколениям.
• Коммуникативная: обеспечение связи и взаимодействия между различными субъектами (людьми, организациями).
• Историческая: служить первоисточником для изучения прошлого.

Таким образом, документ — это не просто носитель информации, а сложный, многофункциональный инструмент, играющий центральную роль в правовой и управленческой сферах.

1.2. Классификация документов и их носителей

Для систематизации всего многообразия документов используется их классификация по различным признакам. В сфере делопроизводства наиболее распространено деление документов по их назначению:

1. Организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила, определяющие структуру и порядок деятельности организации.
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, содержащие властные указания.
3. Информационно-справочные документы: справки, акты, протоколы, служебные письма, которые фиксируют факты и служат для обмена информацией.
4. Документы по личному составу: заявления, приказы о приеме/увольнении, трудовые книжки.
5. Финансово-бухгалтерские документы: счета, накладные, ведомости, отчеты.

Параллельно с развитием самих документов происходила и эволюция их носителей. Традиционным и до сих пор широко используемым носителем является бумага. Однако технологический прогресс привел к появлению и массовому распространению новых носителей, таких как фото- и кинопленка, магнитные носители (дискеты, ленты) и, наконец, современные цифровые форматы, хранящиеся на жестких дисках, оптических дисках (CD/DVD) и в облачных хранилищах.

1.3. Обзор стандартизации в сфере документирования

Стандартизация в сфере делопроизводства играет ключевую роль, обеспечивая единообразие, юридическую корректность и эффективность документооборота. Единые правила оформления позволяют избежать двусмысленности, ускоряют обработку документов и гарантируют их правовую значимость.

В Украине долгое время основным нормативным актом в этой области был стандарт ДСТУ 4163-2003. Он устанавливал требования к составу и расположению реквизитов организационно-распорядительной документации. Однако с развитием цифровых технологий и необходимостью гармонизации с международными практиками возникла потребность в обновлении.

На смену ему пришел ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт не просто обновил существующие нормы, но и учел современные реалии, в частности, особенности работы с электронными документами. Он стал центральным руководством для всех учреждений и организаций, стремящихся к современному и юридически безупречному делопроизводству.

Раздел 2. Анализ современных способов документирования и их нормативного регулирования

2.1. Электронный документ как основная единица современного делопроизводства

Переход от бумажного к электронному документообороту является главной тенденцией современного делопроизводства. Электронный документ — это документ, информация в котором представлена в электронной форме, включая все необходимые реквизиты, в том числе и электронную подпись.

Преимущества такого подхода очевидны:

• Скорость: мгновенная передача и обработка документов.
• Экономичность: сокращение расходов на бумагу, печать и хранение.
• Доступность: возможность одновременной работы с документом нескольких сотрудников из разных локаций.
• Экологичность: снижение потребления бумажных ресурсов.

Однако внедрение электронного документооборота ставит и новые вызовы. Ключевой из них — это информационная безопасность. Необходимо обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа, внесения изменений и уничтожения, а также гарантировать их аутентичность и целостность на протяжении всего жизненного цикла.

2.2. Инновационные элементы в документировании, включая QR-коды и электронные подписи

Современные технологии обогатили процесс документирования новыми элементами, которые повышают его функциональность и безопасность. Ключевыми инновациями являются квалифицированная электронная подпись (КЭП) и QR-коды.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это усовершенствованный вид электронной подписи, который создается с использованием криптографических методов и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа. Именно КЭП придает электронному документу юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи на бумажном носителе. Она обеспечивает идентификацию подписчика, целостность и неотказуемость документа.

QR-код (Quick Response code) — еще один инновационный элемент. В документах он используется для:

• Быстрой верификации: отсканировав код, можно перейти по ссылке на оригинальный электронный документ в реестре или системе и убедиться в его подлинности.
• Хранения дополнительной информации: в коде можно зашифровать реквизиты документа, контактные данные или другую служебную информацию.

Эти технологии превращают документ из статического носителя текста в интерактивный и защищенный инструмент.

2.3. Практические аспекты оформления документов согласно стандарту ДСТУ 4163:2020

Стандарт ДСТУ 4163:2020 устанавливает четкие и обязательные требования к оформлению документов. Соблюдение этих правил является залогом их юридической корректности. Ниже приведены ключевые требования в формате практической инструкции.

1. Формат и поля: Документы создаются на белой бумаге формата А4 (210х297 мм). Установлены следующие размеры полей: 30 мм — левое, 10 мм — правое, по 20 мм — верхнее и нижнее. Левое поле увеличено для удобства подшивки документов в дела.
2. Шрифт и интервал: Рекомендуется использовать гарнитуру Times New Roman, размер шрифта — 12-14 пт. Межстрочный интервал должен составлять 1.5 для формата А4 (или 1 для формата А5).
3. Выравнивание и абзац: Основной текст документа выравнивается по ширине. Отступ абзаца составляет 1,25 см.
4. Оформление реквизитов:
   • Заголовки: пишутся жирным шрифтом. Название вида документа (например, ПРИКАЗ) — жирными заглавными буквами.
   • Дата: Оформляется цифровым способом (например, 24.05.2024) или словесно-цифровым (24 мая 2024 года). В служебных документах предпочтителен формат ГГГГ.ММ.ДД (например, 2024.05.24) для совместимости с электронными системами.
   • Подпись: Включает наименование должности, личную подпись (в электронном документе — КЭП), имя и фамилию лица, подписавшего документ.

Соблюдение этих, на первый взгляд, формальных правил обеспечивает документу не только опрятный вид, но и, что важнее, его безусловную юридическую силу.

Выводы

В результате проведенного исследования можно сделать ряд обобщающих выводов, которые отвечают на задачи, поставленные во введении.

Во-первых, было подтверждено, что документ остается ключевым элементом системы управления и права. Он выполняет незаменимые функции по фиксации информации, обеспечению коммуникации и подтверждению юридических фактов. Его правильное составление — основа стабильности и предсказуемости в деловых и правовых отношениях.

Во-вторых, констатировано, что главным вектором развития современного делопроизводства является цифровизация. Переход к электронным документам, использование КЭП и QR-кодов — это необратимый и объективный тренд, который повышает эффективность, но и требует новых подходов к обеспечению информационной безопасности.

В-третьих, доказано, что строгое соблюдение стандарта ДСТУ 4163:2020 является обязательным условием для обеспечения юридической силы и управленческой эффективности любого организационно-распорядительного документа в Украине. Стандарт унифицирует требования и адаптирует их к современным цифровым реалиям.

Наконец, следует подчеркнуть, что лица, которые создают и подписывают документ, несут личную ответственность не только за достоверность изложенной в нем информации, но и за качественное его составление и соответствие установленным нормам.

Список использованных источников

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 № 851-IV.
2. Про електронні довірчі послуги: Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII.
3. ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
4. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять».
5. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. посіб. Київ: Кондор, 2017. 194 с.
6. Кулешов С. Г. Електронний документ в Україні: основні етапи життєвого циклу. Архіви України. 2019. № 2(319). С. 15–30.
7. Свенціцька І. П. Стандартизація управління документаційними процесами. Вісник Книжкової палати. 2021. № 4. С. 25–29.
8. Байбусіна, О. В. «Правове регулювання використання QR-кодів в офіційних документах». Юридичний науковий електронний журнал, №3, 2022, с. 88-91.
9. Сельченкова С. В. Документознавство: Підручник. Київ: Центр учбової літератури, 2018. 460 с.
10. Загорецька О. М. Діловодство: теоретичні та практичні аспекти. Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2019. 228 с.
11. (и другие релевантные источники)

Приложения

Приложение А

Образец оформления служебной записки по ДСТУ 4163:2020

---

Приложение Б

Сравнительная таблица ключевых отличий ДСТУ 4163-2003 и ДСТУ 4163:2020

Сравнение основных положений стандартов оформления документов

Критерий сравнения	ДСТУ 4163-2003	ДСТУ 4163:2020
Поля документа	Левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 10 мм (для А4).	Левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.
Электронные документы	Прямо не регламентировались, стандарт был ориентирован на бумажные носители.	Добавлены требования к составу реквизитов и оформлению электронных документов, включая КЭП.
Оформление подписи	Включала должность, подпись, инициалы и фамилию.	Включает должность, личную подпись, собственное имя и фамилию (инициалы не используются).
Шрифт	Не было строгих рекомендаций по гарнитуре.	Рекомендована гарнитура Times New Roman, размер 12-14 пт.

Список использованной литературы

1. “Про охорону прав на винаходи і корисні моделі” Закон України від 15 грудня 1993 р. № 3687.// Відомості Верховної Ради України. – 1991. – №. ст.
2. “Про внесення змін до Закону України” Про охорону прав на винаходи і корисні моделі ” Закон України від 1 червня 2000 р. № 1771. // Відомості В Ради України. – 1991. — №. – ст.
3. “Про тимчасовий порядок видачі патентів України без проведення експертизи заявок по суті” Постанова Кабінету Міністрів України від 29 серпня 1994 р. № 593. // Офіційний вісник України. – 1994. — №. – ст.
4. Закон України “Про охорону прав на винаходи і корисні моделі”
5. Антоненко-Давидович Б. Як ми говоримо.-К., 1994.
6. Гладіліна Г. Г., Сеніна В. К. Питання мовленнєвої культури та стиліс-тики.-К., 1997.
7. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / С.В. Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. — 4-те вид., переробл. І допов. — К.: А.С.К., 2006. — 400с.
8. Головчук С.І. Орфографічний словник.
9. Головащук С. І. Словник-довідник з правопису.-К., 1979.
10. Гриднєва Л. М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія поми-лок: Навч. посібник.-К., 1998.
11. Гринчишин Д.Г., Серб енська О. А. Словник паронімів української мови. -К., 1986.
12. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. -К., 2000.
13. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — 5-те вид. — К.: Либідь, 2006. — 384 с.
14. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О. Д. Горбула.-К., 2000.
15. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне.-К., 1994.
16. Иноземцев Л.А., Чихачев Н.А. Патентоведение советских изобретений в зарубежных странах. – М.: Машиностроение, 1979. – 207 с.
17. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття.-К., 1998.
18. Коваль А. П. Слово про слово.-К., 1986.
19. Коваль А. П. Ділове спілкування.-К., 1992.
20. Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д. Г. Грин-чишина.-К., 1988.
21. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань.-Львів, 1996.
22. Кочеран М.А. Вступ до мовознавства.
23. Крайнєв П.П., Работягова Л.І., Дятлик І І ., Патентування винаходів в Україні. – К.: Видавничий дім “ Ін Юре ” , 2000. – 340с.
24. Кушнаренко Н.Н “Документоведение”.Учебник.- 4-е изд. Инстр. – К.: Знання, 2003 – 459 с.
25. Культура української мови: Довідник / За ред. В. М. Русанівського.-К., 1990.
26. Нормативні документи про правову охорону об’єктів промислової власності в Україні. – К.: Державне патентне відомство України 1992. — 290 с.
27. Орфографічний словник української мови.-К., 1999.
28. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посіб-ник. 4-те вид.-К., 2000.
29. Потелло Н.Я., Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. — 4-те вид., випр. — К.: МАУП, 2001. — 256 с.
30. Сергеев А.П. Патентне право. – М. Узд – во БЕК, 1994. – 191с.
31. Словник іншомовних слів / За ред. О. С. Мельничука. К., 1985.
32. Словник синонімів української мови: У 2 т.-К., 1999.
33. Словник труднощів української мови / За ред. С. Я. Єрмоленко.-К., 1989.
34. Словник української мови.-К., 1971-1980. Т. 1-11.
35. Сусліков Л. М., Дьордяй В.С. Патентознавство. Навчальний посібник. — Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 232с.
36. Українська мова: Енциклопедія.-К., 2000.
37. Українська мова як державна в Україні: Зб. матеріалів.-К., 1999.
38. Український правопис. 4-те вид., випр. й доп.-К., 1993.
39. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Уклад.: С.П.Бібік, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. — К.: Довіра: УНВЦ «Рідна мова», 1997. — 399 с.
40. Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. Б. Сучасна українська літературна мова.-К., 2000.