Личное дело работника в Российской Федерации: Анализ правового регулирования, методических основ и актуальной практики ведения и хранения

Введение: Актуальность, цели и предмет исследования

В условиях динамичного развития трудового законодательства и ужесточения требований к защите персональных данных, работа с личными делами работников остается одной из наиболее ответственных и сложных областей кадрового делопроизводства. Несмотря на то, что Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) не устанавливает прямой обязанности для всех работодателей, особенно в коммерческом секторе, вести личные дела, сама практика их формирования является неотъемлемой частью управления персоналом.

Актуальность исследования обусловлена необходимостью соблюдения строгого баланса между требованиями трудового, архивного законодательства (ФЗ-125) и закона о персональных данных (ФЗ-152). Несоблюдение регламентов в этой сфере влечет за собой административную ответственность и создает риски утечки конфиденциальной информации. Особую остроту проблема приобретает в свете недавних изменений в архивном законодательстве, в частности, вступления в силу Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77, который вносит новые, обязательные для всех организаций, требования к организации хранения документов.

Целью настоящей работы является исчерпывающий анализ правовых, методических и практических аспектов оформления, ведения, учета и хранения личных дел работников в Российской Федерации.

Предметом исследования выступают нормативно-правовые акты РФ (ТК РФ, ФЗ-125, ФЗ-152, ведомственные приказы Росархива), регулирующие процесс документирования трудовых отношений, а также сложившаяся практика кадрового делопроизводства и архивирования. Структура исследования последовательно раскрывает теоретико-правовые основы, детализирует состав и порядок формирования личного дела, рассматривает механизмы защиты персональных данных и завершается анализом организации архивного хранения и систематизацией типичных практических ошибок.

Теоретико-правовые основы организации работы с личными делами

Дефиниции и правовая природа личного дела

Исторически личное дело возникло как инструмент государственного учета и контроля, что до сих пор определяет его строгую структуру. С точки зрения современного документоведения, личное дело работника определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, который всесторонне характеризует трудовую, служебную, общественную и профессиональную деятельность конкретного работника.

Согласно Методическим рекомендациям по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2018), личное дело является своего рода «досье», накапливающим документальную историю отношений между работником и работодателем. Из этого следует, что личное дело — это не просто папка с документами, а юридически значимый, систематизированный источник сведений, подтверждающий стаж, квалификацию и правоотношения сотрудника.

Правовая природа личного дела двойственна:

1. С точки зрения трудового права: Личное дело является хранилищем персональных данных работника, обработка которых строго регламентирована статьей 86 ТК РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ.
2. С точки зрения архивоведения: Личное дело — это единица хранения, документ по личному составу, имеющий долговременный или постоянный срок хранения, который подлежит оформлению и передаче в архив в соответствии с ФЗ-125.

Нормативно-правовое регулирование процесса ведения личных дел

Регулирование процесса ведения личных дел носит комплексный характер и опирается на иерархию нормативных актов.

Нормативный акт	Область регулирования	Ключевые положения
ТК РФ (Глава 14)	Персональные данные	Устанавливает цели обработки ПД и права работника на защиту своих данных.
ФЗ-152 «О персональных данных»	Защита и обработка ПД	Регламентирует принципы законности, добросовестности и минимизации собираемых данных. Требует письменного согласия на обработку.
ФЗ-125 «Об архивном деле…»	Архивная деятельность	Определяет сроки и правила хранения документов по личному составу.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77	Методика делопроизводства	Устанавливает обязательность номенклатуры дел и требования к формированию томов (подшивка, нумерация).
ГОСТ Р 7.0.97-2016	Оформление документов	Регламентирует требования к оформлению организационно-распорядительной документации, включая приказы и заявления, которые включаются в личное дело.

Важно отметить статус ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии со статьей 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», применение национальных стандартов является добровольным. Однако, как только организация закрепляет его применение в своей Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте (ЛНА), ГОСТ становится обязательным для исполнения внутри данной организации.

Специфика ведения личных дел в государственном и коммерческом секторе

Ключевым аспектом правового регулирования является разграничение между обязательными и рекомендательными требованиями.

1. Государственный и муниципальный сектор:

Ведение личных дел является обязательным и строго регламентированным процессом.

• Государственные гражданские служащие: Обязательность установлена статьей 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Состав документов, порядок формирования и ведения ЛД детально прописаны в Указе Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
• Муниципальные служащие, военнослужащие и работники ряда специализированных органов: Регулирование осуществляется соответствующими федеральными законами и ведомственными приказами (например, приказ ФАДН России от 13.07.2020 № 95).

2. Коммерческий и негосударственный сектор:

ТК РФ не обязывает частные организации вести личные дела. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о ведении личных дел, исходя из управленческой целесообразности, масштаба организации и сложности кадрового состава. Если коммерческая организация принимает решение о ведении личных дел, она обязана закрепить этот порядок в своем Локальном нормативном акте (например, Положении о ведении личных дел или Инструкции по делопроизводству). При этом, все требования ТК РФ и ФЗ-152 о защите персональных данных должны соблюдаться неукоснительно.

Формирование личного дела, его состав и обеспечение конфиденциальности

Обязательный и рекомендуемый состав документов личного дела

Личное дело формируется с момента приема работника на работу и включает в себя документы, отражающие весь цикл трудовых отношений, исключая документы с временными сроками хранения (до 10 лет).

Обязательная основа (согласно ТК РФ и практике делопроизводства):

1. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
2. Приказ о приеме на работу.
3. Заявление о приеме на работу.
4. Внутренняя опись документов личного дела (обязательный элемент для учета).

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

Эти документы (паспорт, трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании) являются основанием для оформления трудовых отношений. Важно помнить, что ТК РФ требует предъявления, а не хранения копий этих документов, если это не вызвано специальной необходимостью (например, для проверки подлинности диплома). Всегда нужно оценивать риски, связанные с хранением избыточных копий.

Рекомендуемый состав (для полноты учета):

• Анкета или листок по учету кадров, заполненный лично работником (включает согласие на обработку ПД).
• Копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника (переводы, поощрения, увольнение).
• Личная карточка (например, формы Т-2 или собственной разработки).

Методический нюанс: Использование унифицированной формы личной карточки Т-2 не является обязательным для коммерческих организаций с 1 января 2013 года (ФЗ-402). Более того, Письмом Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 подтверждена отмена требования о ведении Т-2 для ознакомления работника с записями в трудовой книжке. Организации вправе использовать свою форму, главное — обеспечить фиксацию всех необходимых сведений.

Правовые основы обработки и хранения персональных данных в личном деле (ФЗ-152)

Личное дело на 100% состоит из персональных данных (ПД), что ставит работодателя в позицию оператора ПД. Нарушение требований ФЗ-152 грозит не только штрафами, но и серьезным ущербом репутации компании.

Принципы обработки ПД (ст. 86 ТК РФ и ФЗ-152):

1. Целевое назначение: Работодатель имеет право обрабатывать ПД исключительно в целях, связанных с трудовыми отношениями: соблюдение законов, содействие трудоустройству, обучение, обеспечение безопасности.
2. Получение согласия: Передача ПД третьей стороне, а также сбор и хранение копий документов (паспорт, ИНН, СНИЛС), не требуемых прямо законодательством (например, для налоговых или миграционных целей), допускается только при наличии письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия при хранении избыточных копий является грубым нарушением ФЗ-152.
3. Принцип минимизации: В личном деле следует хранить только те копии и сведения, которые объективно необходимы для достижения заявленных целей.

Работник, как субъект ПД, обладает правом требовать исключения или исправления неверных данных, а также обжаловать неправомерные действия работодателя.

Механизмы защиты и внутреннего контроля персональных данных

Для обеспечения конфиденциальности и защиты личных дел работодатель обязан предпринять ряд организационных и технических мер.

1. Организационные меры:

• Ограничение доступа: Доступ к личным делам должен быть строго ограничен. Работодатель обязан издать приказ, в котором перечислены уполномоченные лица, допущенные к работе с ПД. Личные дела должны храниться в запираемых шкафах или сейфах.
• Локальные нормативные акты: Разработка и утверждение Положения о защите персональных данных, регламентирующего порядок сбора, хранения, передачи, уничтожения ПД и права работников.

2. Внутренний контроль (Ключевой аспект ФЗ-152):

Наиболее критичным и часто упускаемым требованием является необходимость осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства. Согласно части 1 статьи 18¹ Федерального закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законом, включая:

1. Назначение ответственного за организацию обработки ПД.
2. Издание документов, определяющих политику в отношении обработки ПД.
3. Осуществление внутреннего контроля и (или) аудита.

Порядок и сроки проведения внутреннего аудита, как правило, устанавливаются в Положении о защите персональных данных организации. Этот аудит должен регулярно проверять: Наличие и актуальность согласий работников; Правильность формирования личных дел (отсутствие избыточных копий); Соблюдение режима доступа к местам хранения. Но разве не стоит задаться вопросом, насколько полно и регулярно проводятся эти аудиты в российских компаниях, учитывая дефицит квалифицированных специалистов по защите данных?

Организация архивного хранения и анализ методических ошибок

Требования к оформлению и формированию томов личного дела

После увольнения работника его личное дело считается законченным делопроизводством и подлежит передаче на архивное хранение. Правильное оформление дела перед передачей — залог успешного долгосрочного хранения и поиска.

Новейшие методические требования (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77):

Актуальные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов… (Приказ Росархива № 77) устанавливают строгие требования, обязательные для всех организаций, независимо от формы собственности:

1. Обязательная Номенклатура Дел: Разработка и утверждение номенклатуры дел является обязательной процедурой. Личные дела должны быть включены в номенклатуру как дела с долговременным сроком хранения.
2. Ограничение объема тома: Максимальное количество листов в одном томе личного дела (папке) не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Если дело превышает этот объем, оно делится на тома.
3. Оформление и нумерация: Каждый лист дела (кроме внутренней описи) нумеруется арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу. Документы в личном деле должны быть сгруппированы в хронологическом порядке.
4. Внутренняя опись: Внутренняя опись документов личного дела является обязательным элементом, ее листы нумеруются обособленно и служат для строгого учета последовательности и наличия всех документов.

Сроки хранения и процедура уничтожения личных дел

Сроки хранения личных дел определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень 2019 г.).

Срок хранения зависит от даты завершения делопроизводства:

Категория личного дела	Дата завершения делопроизводства	Срок хранения (Ст. 445 Перечня 2019 г.)
Личные дела руководителей и работников	После 1 января 2003 года	50 лет
Личные дела руководителей и работников	До 1 января 2003 года	75 лет

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.

Процедура уничтожения:

По истечении установленного срока хранения личное дело не уничтожается автоматически. Должна быть проведена экспертиза ценности документов, в ходе которой архивный работник (или экспертная комиссия организации) подтверждает, что документы не имеют исторической или научной ценности. На основании положительного заключения составляется Акт о выделении документов к уничтожению, после чего личное дело может быть физически ликвидировано.

Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве и методические решения

Практика показывает, что даже при наличии строгой нормативной базы организации допускают схожие, систематические ошибки, которые могут быть выявлены при проверках трудовой инспекцией или Роскомнадзором.

Тип ошибки	Описание нарушения	Правовое обоснование нарушения	Методическое решение
Избыточное документирование	Включение в личное дело документов с временными сроками хранения.	Нарушение ст. 86 ТК РФ и принципа минимизации ПД (ФЗ-152).	Создание отдельного дела для приказов по временным срокам (отпуска, командировки по РФ — 5 лет, ст. 434, 436, 438 Перечня 2019 г.).
Отсутствие ЛНА	Отсутствие Инструкции по делопроизводству, Положения о ПД или номенклатуры дел.	Нарушение требований Приказа Росархива № 77 (обязательность номенклатуры) и ФЗ-152.	Срочная разработка и утверждение всех необходимых ЛНА. В ЛНА закрепить применение ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Нарушение порядка формирования	Отсутствие внутренней описи, нарушение хронологии, отсутствие нумерации листов.	Нарушение требований Приказа Росархива № 77 к оформлению дел долговременного хранения.	Введение обязательной проверки дела при его формировании и перед передачей в архив; использование внутренней описи.
Отсутствие учета	Отсутствие книги (журнала) учета личных дел.	Нарушение требований к учету документов долговременного хранения.	Ведение строгого журнала учета личных дел, присвоение каждому делу инвентарного номера.
Хранение копий ПД без цели	Хранение копий паспортов, ИНН, СНИЛС, не обусловленное прямым требованием закона.	Нарушение принципа целесообразности и ст. 86 ТК РФ.	Изымать из дела все избыточные копии, оставляя только те, которые необходимы, например, для воинского учета или для целей, на которые получено письменное согласие работника.

Методические решения для устранения этих проблем сводятся к трем ключевым шагам:

1. Разработка Инструкции по делопроизводству: Документ должен четко регламентировать состав, порядок формирования и уничтожения личных дел.
2. Разделение документации: Четкое разделение документов по срокам хранения (постоянное/долговременное в ЛД; временное в отдельных папках).
3. Обучение персонала: Проведение регулярного обучения специалистов, допущенных к работе с ПД и архивом, с акцентом на актуальные изменения в законодательстве (особенно ФЗ-152 и Приказ Росархива № 77).

Работодатель, принявший решение о ведении личных дел, несет полную ответственность за их корректное ведение на протяжении всего срока, достигающего 50 лет.

Заключение

Исследование подтвердило, что процесс оформления, ведения и хранения личных дел работников в Российской Федерации представляет собой сложный, многоуровневый процесс, находящийся на стыке трудового права, защиты персональных данных и архивоведения.

Основные выводы исследования:

1. Правовой статус: В отличие от государственных и муниципальных органов, для коммерческого сектора ведение личных дел является добровольным, но при принятии такого решения организация обязана соблюдать все требования законодательства РФ, регламентирующие работу с персональными данными (ФЗ-152) и архивное дело (ФЗ-125).
2. Конфиденциальность: Ключевым требованием является строгое соблюдение принципа минимизации ПД и целевого использования информации. Хранение избыточных копий документов (паспортов, ИНН, СНИЛС) без прямого законодательного требования или письменного согласия работника является серьезным нарушением.
3. Методическая корректность: Актуальная нормативная база, включая Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, делает обязательной разработку номенклатуры дел и устанавливает строгие требования к формированию томов (не более 250 листов), что требует незамедлительной корректировки методик делопроизводства в организациях.
4. Сроки хранения: Для личных дел, законченных после 2003 года, установлен срок хранения в 50 лет, что подчеркивает их важность как документации долговременного хранения и требует тщательной организации архивного учета.

Роль локальных нормативных актов: В условиях правового пробела, где ТК РФ не дает исчерпывающих инструкций, локальные нормативные акты (Инструкция по делопроизводству, Положение о защите ПД) становятся основным правовым регулятором процесса внутри организации. Именно через ЛНА работодатель обеспечивает законность и методическую корректность ведения личных дел, в том числе, делая добровольный стандарт (ГОСТ Р 7.0.97-2016) обязательным.

Предложения для дальнейших исследований: Актуальные тенденции требуют изучения вопросов перехода к электронному ведению личных дел (ЭДО) и интеграции требований ФЗ-152 в цифровую среду. Необходимо разработать унифицированные методические рекомендации для коммерческого сектора, которые позволят избежать наиболее распространенных ошибок, связанных с избыточным документированием и нарушением правил архивного хранения.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года (с изменениями и дополнениями).
2. Кодекс законов о труде РФ, введен в действие Законом РФ от 25.09.1992 №3543-1.
3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
4. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. Федеральный Закон РФ от 29.12.2012 №273- ФЗ «Об образовании в РФ».
6. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
7. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
8. Брюхова О.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: конспект лекций. Екатеринбург: УрГУПС, 2012. 34 с.
9. Диденко А.Н. Современное делопроизводство: учебное пособие. Киев: Лебедь, 1998. 3 с.
10. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник для вузов. 4-е изд. Нижний Новгород: НИМБ, 2003. 720 с.
11. Иванова Н.А., Жулина Е.Г. Экономика соціологія труда. Шпаргалка. Электронная библиотека ЛитМир. URL: http://www.litmir.net/br/?b=132160 (дата обращения: 29.10.2025).
12. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. Москва: ИНФРА-М, 2005. 638 с.
13. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие. Москва: ИНФА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.
14. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство. 2001. № 1. С. 34.
15. Управление персоналом: учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. 2-е изд., перераб. и доп.
16. Управление персоналом // Центр управления финансами. 06.09.2012. URL: http://center-yf.ru/data/ip/Upravlenie-personalom.php (дата обращения: 29.10.2025).
17. Изменение сроков хранения документов Перечнем 2019 года: Что должен сделать кадровик // delo-press.ru. URL: https://delo-press.ru (дата обращения: 29.10.2025).
18. Новый Перечень документов со сроками хранения: что изменится в номенклатуре дел отдела кадров // profiz.ru. URL: https://profiz.ru (дата обращения: 29.10.2025).
19. Сроки хранения личных дел работников в 2025 году // kdelo.ru. URL: https://kdelo.ru (дата обращения: 29.10.2025).
20. Личное дело: как оформить правильно? // delo-press.ru. URL: https://delo-press.ru (дата обращения: 29.10.2025).
21. Защита персональных данных работника: меры по 152-ФЗ // kdelo.ru. URL: https://kdelo.ru (дата обращения: 29.10.2025).
22. Личное дело работника образца 2026 года // v2b.ru. URL: https://v2b.ru (дата обращения: 29.10.2025).
23. Сроки хранения документов в организации // archiv.ru. URL: https://archiv.ru (дата обращения: 29.10.2025).
24. Что обязательно должно быть в личном деле сотрудника // consultant.ru. URL: https://consultant.ru (дата обращения: 29.10.2025).
25. ТОП-10 распространенных ошибок в личных делах персонала // buhvitebsk.by. URL: https://buhvitebsk.by (дата обращения: 29.10.2025).