Определение понятия «документ» в российском законодательстве: эволюция, актуальные трактовки и правовое регулирование

В современном мире, где объём информации растёт экспоненциально, а цифровизация проникает во все сферы человеческой деятельности, проблема унификации понятия «документ» приобретает особую актуальность. От того, насколько чётко и единообразно трактуется этот термин, зависит не только эффективность делопроизводства и архивного дела, но и правовая безопасность, а также возможность свободного обмена юридически значимой информацией. Настоящая работа ставит своей целью всесторонний анализ эволюции понятия «документ» в российском законодательстве и научных исследованиях, его современных трактовок в различных нормативных правовых актах и государственных стандартах, а также особенностей правового регулирования электронных документов в условиях стремительного развития информационных технологий. Мы проследим путь этого фундаментального понятия от античных корней до самых последних изменений в ГОСТах 2025 года, выявив ключевые различия и сходства в его интерпретациях и обозначив перспективы дальнейшего развития.

Теоретические основы и историческая эволюция понятия «документ»

Исторический путь понятия «документ» — это захватывающее путешествие сквозь века, отражающее развитие общества, права и технологий. От простого материального свидетельства до сложнейших электронных структур, «документ» неизменно оставался центральным элементом человеческой коммуникации и фиксации знаний, что позволяет нам сегодня говорить о его непреходящей значимости. Погрузимся в этот генезис, чтобы понять, как формировались современные представления о его сущности.

Лингвистическое происхождение и ранние трактовки

В самом начале нашего исследования лежит этимология. Слово «документ» уходит корнями в латинское «documentum», что в буквальном переводе означает «образец, свидетельство, доказательство». Этот термин, в свою очередь, происходит от глагола «doceo», означающего «учить, извещать». Такое лингвистическое наследие удивительно точно предвосхитило двойственную природу документа: быть источником знаний (учить) и одновременно подтверждением фактов (свидетельствовать).

В Древнем Риме, колыбели западного права, «documentum» изначально использовалось для обозначения предметов, имеющих обучающее значение. Однако довольно быстро, в силу прагматичности римской правовой мысли, термин приобрёл ярко выраженное юридическое значение — «письменное свидетельство». Именно в этой роли документ служил неоспоримым доказательством сделок, прав и обязательств, становясь краеугольным камнем правовой системы. Эта юридическая трактовка сохранялась на протяжении многих столетий, вплоть до XIX века, формируя основу для всех последующих интерпретаций.

Становление документологии и документоведения

Переход от чисто юридического понимания документа к его широкому научному осмыслению произошёл на рубеже XIX–XX веков. И здесь на историческую арену выходит фигура, которую по праву считают отцом документологии – бельгийский писатель и мыслитель Поль Отле. Родившийся в 1868 году, Отле к концу XIX века определил новую научную дисциплину, названную им «документацией». Его пророческий труд «Трактат о документации» (Traité de documentation), опубликованный в 1934 году, стал манифестом и фундаментом этой науки, заложив основы современного понимания роли документа в информационном обществе. Отле рассматривал документ не просто как бумагу, а как «носитель определённого размера из определённого материала… на который нанесены знаки, представляющие некоторые интеллектуальные данные», предвосхищая концепцию цифровых данных.

Поль Отле, совместно с Анри Лафонтеном, в 1895 году основал Международный библиографический институт в Брюсселе, который впоследствии, в 1931 году, был переименован в Международный институт документации, подтверждая глобальное признание новой дисциплины.

В отечественной научной мысли термин «документоведение» появился значительно позже — в 1943 году, в разгар Великой Отечественной войны, что подчёркивает необходимость упорядочения и систематизации информации даже в самые трудные времена. Однако официальный статус самостоятельной научной дисциплины документоведение обрело в СССР в 1960-е годы. Этот период ознаменовался рядом знаковых событий:

• 1960 год: Начало подготовки специалистов по специальности «Документоведение и организация управленческого труда и делопроизводства в государственных учреждениях». Это стало важным шагом к профессионализации сферы работы с документами.
• 1964 год: В Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) создан факультет государственного делопроизводства, ставший кузницей кадров для всей страны.
• 1966 год: Учреждение Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который по сей день является ведущим научным центром в этой области. Создание ВНИИДАД стало мощным импульсом для развития документоведения как академической дисциплины.

«Широкая» и «узкая» трактовки в XX веке

Середина XX века стала временем бурных дискуссий и расширения границ понятия «документ». В рамках сущностно-функционального подхода возникли две основные трактовки, вошедшие в историю как «широкая» и «узкая».

«Широкая» трактовка, доминировавшая в 1960-х–1970-х годах, отличалась максимальной всеохватностью. Она определяла документ как практически любой материальный объект, способный содержать информацию и предназначенный для её распространения во времени и пространстве. В этот спектр попадали не только письменные или изобразительные материалы, но даже произведения искусства, такие как архитектура и скульптура, рассматриваемые как «документы эпохи». Такой подход был революционным, но зачастую слишком абстрактным для практического применения, особенно в правовой сфере, поскольку не давал чётких критериев для юридически значимых документов.

Противоположностью ей стала «узкая» трактовка, которая, напротив, сводила понятие «документ» к более конкретным формам: деловой бумаге, письменному удостоверению или историческому источнику. Этот подход был более утилитарным, ориентированным на нужды делопроизводства и архивирования, но упускал из виду более широкое информационное значение документа.

Начало стандартизации и первые нормативные акты

Несмотря на активные научные дебаты, стандартизация понятия «документ» в отечественном законодательстве началась относительно недавно – с 1960-х–1970-х годов. Этот процесс был вызван необходимостью унификации делопроизводства в огромной стране.

• 1963 год: Главархивом СССР был разработан и внедрён первый общесоюзный нормативный документ, регулирующий делопроизводство, — «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». Это был прорыв, заложивший основы единой системы. В том же году Совет Министров СССР поручил разработать Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД), что стало грандиозной задачей по стандартизации всех аспектов документооборота.
• 1972 год: Введение в действие первых государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТы на ОРД) — ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Эти стандарты определили требования к оформлению и составу наиболее распространённых видов документов, став важной вехой на пути к унификации.

Отсутствие единого универсального понятия и связь с информацией

На протяжении всей этой эволюции, как в науке, так и в законодательстве, так и не было выработано единого универсального понятия «документ». Это связано с его многофункциональностью и разнообразием форм. Документ может быть и правовым актом, и источником исторической информации, и доказательством в суде, и элементом культурного наследия. Каждая сфера деятельности предъявляет к нему свои специфические требования.

При этом неизменной остаётся его тесная связь с понятием «информация». Документ — это не просто материальный носитель, это всегда зафиксированная на нём информация, которая делает его осмысленным и ценным. Развитие информационных технологий лишь укрепило эту связь, поставив новые вызовы перед правовой системой и документоведением.

Актуальные определения понятия «документ» в российском законодательстве и ГОСТах

В условиях динамичного развития информационного общества и правовой системы Российской Федерации, понятие «документ» предстаёт не как монолит, а как многогранная конструкция, интерпретируемая различными отраслями права и стандартизации. Систематизация этих определений позволяет выявить как общие черты, так и специфические акценты, обусловленные целями каждого нормативного акта.

Понятие «документ» в федеральных законах

Российское законодательство содержит несколько ключевых определений «документа», каждое из которых отражает его роль в конкретной сфере правоотношений:

• Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»
  Этот закон, регулирующий формирование национального библиотечно-информационного фонда, даёт весьма объёмное определение: «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Здесь акцент сделан на широком спектре форм информации (текст, звук, изображение), на обязательности идентификационных реквизитов и, что крайне важно, на целях общественного использования и долгосрочного хранения. Это определение подчёркивает социальную и культурную значимость документа, гарантируя его доступность для будущих поколений.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  Данный закон является фундаментальным для регулирования информационных отношений и, соответственно, даёт определения, ориентированные на цифровую среду:
  • Электронный документ: «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Это определение чётко связывает электронный документ с его формой представления и технологическими возможностями обработки и передачи.
  • Документированная информация: Стоит отметить, что в ранних редакциях этого закона (и в его предшественнике – Федеральном законе от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который утратил силу) присутствовало более универсальное определение «документированной информации» как «зафиксированной на материальном носителе путём документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель». Это понятие было шире, охватывая как бумажные, так и электронные документы, и служило мостом между традиционным и цифровым миром. Хотя в актуальной редакции ФЗ-149 это определение не вынесено как самостоятельное, его суть сохраняется в понимании «электронного документа» как вида документированной информации.
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  Этот закон фокусируется на долгосрочном хранении документов, поэтому его определение также имеет специфический характер: «архивный документ» — это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Здесь ключевым критерием является значимость для хранения, что отличает архивный документ от обычного, который может иметь кратковременное значение.

Роль государственных стандартов (ГОСТов) в унификации терминологии

Государственные стандарты играют критически важную роль в унификации терминологии и подходов к работе с документами, обеспечивая единообразие и взаимопонимание как в профессиональной среде, так и в правоприменительной практике.

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Этот стандарт является одним из самых актуальных и значимых документов в сфере документоведения. Утверждённый Приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. № 30-ст и введённый в действие с 1 марта 2025 года, он заменил предыдущую редакцию ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Основная цель ГОСТ Р 7.0.8-2025 — это установление единых терминов и определений основных понятий в области делопроизводства и архивного дела. Это обеспечивает единообразие терминологии во всех видах документации, профессиональной литературе и образовательных программах.

В новом ГОСТе «документ» определяется как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими её идентифицировать». Это определение принципиально важно, так как впервые прямо включает в себя метаданные как элемент идентификации, что отражает реалии цифровой эпохи, где метаданные играют ключевую роль в управлении электронными документами.

«Электронный документ» в ГОСТ Р 7.0.8-2025 трактуется как «документ, информация которого представлена в электронной форме». Это определение, будучи лаконичным, подчёркивает, что сущность документа сохраняется независимо от формы его представления.

Сравнительная таблица: ГОСТ Р 7.0.8-2013 vs. ГОСТ Р 7.0.8-2025

Критерий	ГОСТ Р 7.0.8-2013	ГОСТ Р 7.0.8-2025
Определение «Документа»	«зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»	«зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими её идентифицировать»
Роль метаданных	Не указана явно	Явно включены как элемент идентификации
Определение «Электронного документа»	«документ, информация которого представлена в электронной форме»	«документ, информация которого представлена в электронной форме»
Статус	Утратил силу с 1 марта 2025 года	Действует с 1 марта 2025 года

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»

Этот стандарт, являющийся идентичным переводом международного стандарта ИСО 15489-1:2001, привнёс в российскую практику передовые международные подходы к управлению документами. Он был утверждён Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет «документ» (в английском оригинале «record») как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и охраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Здесь ключевыми становятся понятия доказательства и подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности, что значительно усиливает юридическую значимость документа.

Стандарт регулирует процессы управления документами в организациях различных форм собственности и способствует возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России. Он также ввёл ряд новых понятий, критически важных для работы с электронными документами:

• Аутентичность: гарантия того, что документ является тем, чем он заявляется.
• Достоверность: полнота и точность содержания документа.
• Целостность: отсутствие изменений в документе после его создания.
• Пригодность для использования: возможность локализации, воспроизведения и интерпретации документа.
• Метаданные: данные о данных, описывающие контекст, содержание и структуру документа.
• Конвертирование и миграция электронных документов: процессы, необходимые для сохранения доступа к электронным документам в долгосрочной перспективе.

Новые реквизиты документов

Наряду с обновлением ГОСТ Р 7.0.8-2025, с 1 марта 2025 года также введён в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот стандарт вводит новые реквизиты, отражающие цифровую трансформацию документооборота.

Одним из наиболее заметных нововведений является введение реквизита «Штрих-код (QR-код) документа». Этот реквизит закрепляет своё месторасположение на документе и выполняет важнейшую функциональную роль: он позволяет быстро идентифицировать документ, а также является мостом между бумажным и электронным документооборотом, облегчая его регистрацию, поиск и проверку подлинности. Включение таких элементов подчёркивает, что современные стандарты не просто описывают, но и активно формируют практики работы с документами в условиях цифровизации.

Ра��личия и сходства в трактовках понятия «документ» в различных отраслях российского права

Понятие «документ» в российском праве, как мы уже убедились, не является монолитным. Оно скорее напоминает мозаику, где каждый фрагмент — это специализированная трактовка, обусловленная целями и задачами конкретной отрасли. Тем не менее, эта мозаика имеет общую основу, позволяющую говорить о единстве сущности документа.

Общие признаки и тенденции

Несмотря на отсутствие единого универсального определения в действующем российском законодательстве и ГОСТах, можно выделить несколько общих, инвариантных признаков, присущих всем трактовкам понятия «документ»:

1. Фиксация информации на носителе: Ключевой признак, который остаётся неизменным, — это обязательность фиксации информации на каком-либо материальном носителе. Будь то бумага, магнитная лента, оптический диск или электронный файл, информация должна быть материализована, чтобы стать документом. Это отличает документ от устной речи или мысли.
2. Наличие идентифицирующих реквизитов: Для того чтобы информация на носителе стала документом, она должна обладать реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Это может быть заголовок, дата, автор, номер, подпись, или, в современном контексте, метаданные. Реквизиты придают документу уникальность и позволяют его отличать от других информационных объектов.

Наблюдается и общая тенденция: с развитием законодательства и стандартизации происходит некоторое сужение понятия «документ» до его понимания как официального или управленческого документа. Это означает, что всё больше внимания уделяется документам, созданным в рамках правоотношений, для подтверждения фактов, прав или обязанностей, а не просто любым носителям информации.

Специфика трактовок в отраслях права

Различия в трактовках понятия «документ» обусловлены спецификой каждой отрасли права и теми функциями, которые документ выполняет в соответствующих правоотношениях.

• Гражданское право: В гражданском праве документ прежде всего выступает как средство фиксации сделок и обязательств, а также как доказательство их существования и содержания. Часть 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, например, допускает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием электронной почты. Здесь акцент делается на возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны сделки. Важна не только форма, но и авторство, которое обеспечивает юридическую силу соглашения.
• Информационное право: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» рассматривает «документ» через призму информации и технологий. Для информационного права документ — это способ организации, хранения, обработки и передачи информации. Здесь важна не только её фиксация, но и электронная форма, пригодность для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также возможность передачи по информационно-телекоммуникационным сетям. То есть, акцент смещается на функциональность документа в цифровой среде.
• Административное право: В административном праве документ часто выступает как акт государственного органа или должностного лица, имеющий властно-распорядительный характер. Например, под «нормативным правовым актом» понимается «официальный документ установленной формы, принятый в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица), иных социальных структур … содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределённый круг лиц и неоднократное применение». Здесь ключевыми являются официальный характер, установленная форма и общеобязательность.
• Архивное дело: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт определение «архивного документа». Здесь, как уже отмечалось, определяющим фактором является значимость документа для хранения в силу его важности для граждан, общества и государства. Архивный документ – это документ, прошедший экспертизу ценности и признанный подлежащим постоянному или длительному хранению.

Таким образом, различные отраслевые законы и государственные стандарты формируют специализированные определения «документа», исходя из конкретных целей регулирования. Общая основа, включающая фиксацию информации и наличие идентифицирующих реквизитов, сохраняется, но каждая отрасль добавляет свои уникальные характеристики, обусловленные её предметом и методом правового регулирования.

Понятие и правовое регулирование «электронного документа» в условиях цифровизации

Эра цифровизации не только изменила повседневную жизнь, но и кардинально трансформировала принципы работы с документами. На смену бумажным носителям всё активнее приходят электронные документы, требующие совершенно новых подходов к правовому регулированию, обеспечению юридической силы и долгосрочному хранению. Ведь без надлежащего правового оформления электронный документ теряет свою значимость.

Законодательная база электронного документа

В Российской Федерации основой для правового регулирования электронных документов служат два ключевых федеральных закона:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ФЗ-149)
   Этот закон является стержневым в области информационного права. Он определяет «электронный документ» как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Это определение подчёркивает технологическую природу электронного документа, его зависимость от программно-аппаратных средств для создания, обработки и восприятия.
2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ФЗ-63)
   Данный закон регулирует виды электронных подписей и правила их использования, являясь краеугольным камнем для обеспечения юридической значимости электронных документов. Именно электронная подпись придаёт цифровому документу легальный статус, эквивалентный собственноручной подписи на бумажном носителе.

Юридическая сила электронной подписи

В зависимости от вида электронной подписи, юридическая сила электронного документа может варьироваться:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП): Это наиболее надёжный вид электронной подписи. Электронные документы, подписанные КЭП, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное прямо не установлено законом. КЭП выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами, обладает высоким уровнем защиты и позволяет достоверно установить личность подписанта.
• Простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная электронная подпись (НЭП): Для электронных документов, подписанных ПЭП или НЭП, признание их юридической силы осуществляется на основании законодательства или, что чаще, соглашения между сторонами. Такое соглашение должно чётко устанавливать порядок проверки подписи и правила определения лица, подписывающего документ. Это означает, что без предварительной договорённости или прямого указания закона, ПЭП и НЭП не имеют универсальной юридической силы, в отличие от КЭП.

Юридическая сила электронного документа, таким образом, обеспечивается не только видом электронной подписи, но и соблюдением дополнительных требований: к форме и формату представления документа, срокам его представления и регистрации в системе учёта. Например, если документ должен быть подан в определённом формате (PDF/A, XML) и зарегистрирован в установленном порядке, эти требования также влияют на его легитимность.

Ключевые свойства юридически значимого электронного документа

Для того чтобы электронный документ мог быть признан юридически значимым, он должен обладать рядом фундаментальных свойств, разработанных в том числе в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

• Аутентичность: Документ должен быть тем, за что он себя выдаёт. Это означает возможность достоверно установить его происхождение (автора), время создания и подтвердить, что он не является подделкой.
• Достоверность: Содержание документа должно быть полным и точным. Это гарантирует, что информация, содержащаяся в документе, соответствует действительности и не искажена.
• Целостность: Документ должен оставаться неизменным с момента его создания. Любые модификации после подписания должны быть отслежены и авторизованы. Электронная подпись как раз и служит гарантом целостности.
• Пригодность для использования: Документ должен быть доступен для локализации, воспроизведения и интерпретации на протяжении всего срока его хранения. Это включает возможность его открытия, чтения и понимания его содержания в любое время.

Особенности судебного признания электронных документов

Судебная практика активно адаптируется к условиям цифровизации. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК РФ) прямо разрешает участникам судебного процесса использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств наравне с бумажными. Это значительно упрощает судебные процессы и ускоряет обмен документами.

Однако суды предъявляют и специфические требования к электронным документам. Одним из ключевых является требование, чтобы электронный документ изначально создавался в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Например, Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде…» прямо определяет электронный документ как «документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это условие призвано исключить возможность манипуляций с «отсканированными копиями», которые могут не обладать той же степенью достоверности, что и изначально цифровые документы.

Проблемы долгосрочного хранения и обеспечения юридической силы

Долгосрочное хранение электронных документов представляет собой значительный вызов. В отличие от бумажных носителей, которые могут храниться веками, электронные документы подвержены риску устаревания форматов, программного обеспечения и технологий электронной подписи. Срок действия сертификатов электронных подписей ограничен (обычно 1 год). По истечении этого срока, хотя сама подпись и не становится недействительной, её проверка без дополнительных механизмов может быть затруднена.

Для решения этой проблемы используется механизм «перештамповки» или пролонгации штампа времени. Это процесс применения метки доверенного времени (формат CAdES-T) к электронному документу. Метка времени является криптографическим подтверждением того, что электронная подпись была действительна на конкретный момент времени подписания документа, даже если срок действия сертификата подписи впоследствии истёк. Это позволяет продлевать юридическую значимость электронного документа для долгосрочного (например, архивного) хранения, гарантируя его целостность и аутентичность на протяжении всего жизненного цикла. Без таких мер, электронные документы с истёкшим сроком действия сертификата электронной подписи могут потерять свою юридическую силу при попытке их верификации в будущем.

Основные термины, связанные с документом в российском законодательстве

Понимание понятия «документ» неразрывно связано с освоением целого ряда взаимосвязанных терминов, которые формируют контекст его функционирования в правовом и управленческом пространстве. Эти термины, закреплённые в законодательстве и стандартах, помогают точно определить место и роль документа в системе информационного взаимодействия.

• Информация: Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», информация определяется как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». Это базовое понятие, указывающее на сущность того, что фиксируется в документе. Документ — это материальная форма, которая придает информации устойчивость и возможность передачи.
• Документированная информация: Этот термин является ключевым для понимания перехода от абстрактных сведений к конкретным документам. В ранних редакциях Федерального закона № 149-ФЗ (а также в утратившем силу Федеральном законе от 20.02.1995 № 24-ФЗ) «документированная информация» определялась как «зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель». Хотя в текущей редакции ФЗ-149 этот термин не вынесен отдельно, он остаётся концептуальной основой для понимания того, что документ — это не просто информация, а информация, которая прошла процесс документирования, то есть приобрела материальный носитель и идентифицирующие признаки.
• Делопроизводство: ГОСТ Р 7.0.8-2013 (и его преемник ГОСТ Р 7.0.8-2025) определяет делопроизводство как «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Это комплексная дисциплина, охватывающая весь жизненный цикл документа с момента его создания до передачи на архивное хранение или уничтожения. Делопроизводство обеспечивает упорядоченность и эффективность работы с документами в организациях.
• Архивное дело: Также определённое в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (и ГОСТ Р 7.0.8-2025), архивное дело — это «деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов». Если делопроизводство сосредоточено на оперативной работе с документами, то архивное дело занимается долгосрочным сохранением наиболее ценных из них, обеспечивая доступ к исторической и правовой памяти.
• Нормативный правовой акт (НПА): НПА — это особый вид документа, обладающий высшей юридической силой в иерархии нормативных документов. Он определяется как «официальный документ установленной формы, принятый в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица), иных социальных структур… содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределённый круг лиц и неоднократное применение». Ключевые характеристики НПА: официальный характер, установленная форма, принятие уполномоченным органом и общеобязательность. НПА всегда является письменным официальным документом.
• Реквизит документа: Это «элемент оформления документа». В новых стандартах, таких как ГОСТ Р 7.0.8-2025, понятие «реквизит» расширяется и подчёркивает его роль как структурной части, необходимой для идентификации документа и содержащейся в нём информации. В частности, ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет «документ» как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими её идентифицировать». Это подчёркивает не просто наличие реквизита, а его функциональное значение для однозначного определения документа. Введённый ГОСТ Р 7.0.97-2025 реквизит «Штрих-код (QR-код) документа» является ярким примером эволюции этого понятия, демонстрируя, как технологические новшества интегрируются в традиционные представления о документе, усиливая его идентификационные возможности.

Заключение

Исследование понятия «документ» в контексте российского законодательства и нормативных актов выявило его сложную, многогранную природу и динамичную эволюцию. От латинского «documentum», означавшего «свидетельство» или «доказательство», до современных, высокотехнологичных определений, документ неизменно оставался центральным инструментом фиксации и передачи информации.

Мы проследили, как на протяжении XX века в отечественной науке формировались «широкая» и «узкая» трактовки, а с 1960-х годов начался процесс стандартизации, кульминацией которого стали современные ГОСТы. Особое внимание было уделено актуальным определениям в ключевых федеральных законах (ФЗ-77, ФЗ-149, ФЗ-125), демонстрирующим специфику подхода каждой отрасли права к этому фундаментальному понятию.

Наиболее значимыми открытиями стали изменения в государственных стандартах, вступающие в силу с 1 марта 2025 года. Новый ГОСТ Р 7.0.8-2025, включивший метаданные в определение документа как элемент идентификации, и ГОСТ Р 7.0.97-2025, легализующий такие реквизиты, как штрих-код/QR-код, свидетельствуют о глубокой адаптации стандартизации к реалиям цифровой трансформации.

Сравнительный анализ показал, что, несмотря на отсутствие единого универсального определения, все трактовки базируются на общих признаках: фиксации информации на носителе и наличии идентифици��ующих реквизитов. Различия же определяются целями регулирования каждой отрасли права, будь то доказательная функция в гражданском праве, информационно-технологическая в информационном, или архивная ценность в архивном деле.

Отдельное внимание было уделено электронному документу — феномену, бросившему вызов традиционным представлениям. Мы проанализировали законодательную базу (ФЗ-149, ФЗ-63), механизмы обеспечения юридической силы с помощью электронной подписи (КЭП, ПЭП, НЭП), а также ключевые свойства (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования), необходимые для его легитимности. Важным аспектом стало рассмотрение особенностей судебного признания электронных документов, в частности, требования их создания изначально в электронной форме, а также проблемы долгосрочного хранения и их решения посредством «перештамповки» (пролонгации штампа времени) для сохранения юридической значимости.

В заключение следует отметить, что, несмотря на значительные успехи в правовом регулировании и стандартизации, процесс унификации понятия «документ» далёк от завершения, что открывает широкие перспективы для дальнейших исследований. Динамичное развитие технологий и появление новых форм информации постоянно ставят перед юристами и документоведами новые вызовы. Перспективы дальнейших исследований заключаются в углублённом изучении интеграции искусственного интеллекта в процессы документирования, разработке единых международных стандартов для трансграничного электронного документооборота, а также в адаптации законодательства к концепциям «больших данных» и распределённых реестров, которые могут существенно изменить саму природу «документа» в будущем.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
2. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Официальный интернет-портал правовой информации. URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102089077&intelsearch=%D4%E5%E4%E5%F0%E0%EB%FC%ED%FB%E9+%E7%E0%EA%EE%ED+%EE%F2+22.10.2004+%E3.+%B9+125-%D4%C7+%AB%CE%E1+%E0%F0%F5%E8%E2%ED%EE%EC+%E4%E5%EB%E5+%E2+%D0%D4 (дата обращения 12.04.2015).
3. ГОСТ 6.10.3-83. УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате // VSEGOST.COM. URL: http://vsegost.com/Catalog/13/13019.shtml (дата обращения 15.04.2015).
4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госкомитет СССР по стандартам, 1983. – 15 с.
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013. – 13 с.
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2007. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
7. Банасюкевич, В.Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова // Отечественные архивы. 1992. № 2. С. 105.
8. Басаков, М.И. Делопроизводство / М.И. Басаков. М.: Дашков и К, 2012. 250 с.
9. Булатова, А.Т. Документоведение: учебное пособие / А.Т. Булатова. М.: Инфра-М, 2005. 345 с.
10. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. 391 с.
11. Копылов, В.А. Информационное право: учебник / В.А. Копылов. М.: ЮРИСТЪ, 2005. 512 с.
12. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2013. 345 с.
13. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. 2006. № 3. С. 23-26.
14. Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. М.: Триада, 1998. 596 с.
15. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. Киев: Знание, 2006. 459 с.
16. Ларионова, Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина. М.: Форум, 2012. 416 с.
17. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. 427 с.
18. Отле, П. Руководство к администрированию / П. Отле. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. 234 с.
19. Панасенко, Ю. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю. Панасенко. М.: РИОР: ИНФРА-М, 2012. 265 с.
20. Санкина, Л.В. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества) / Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. М.: МЦФЭР, 2005. 432 с.
21. Словарь архивной терминологии социалистических стран. М.: ВНИИДАД, 1988. 202 с.
22. Швецов-Водка, Г.Н. Общая теория документа и книги: учебное пособие / Г.Н. Швецов-Водка. Киев: Знание, 2009. 487 с.
23. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 41-44.
24. Электронные документы: виды, форматы и требования // ESphere.ru. URL: https://esphere.ru/articles/elektronnye-dokumenty-vidy-formaty-i-trebovaniya (дата обращения 01.11.2025).
25. Основные понятия // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_90299/65d1b315664082269a8459426f4f10f4435ce82d/ (дата обращения 01.11.2025).
26. Электронный документ и электронный образ документа // Малый бизнес: ГАРАНТ.РУ. URL: https://www.garant.ru/article/624921/ (дата обращения 01.11.2025).
27. Как подтверждается юридическая сила электронного документа? // 1С-КПД. URL: https://www.1c-kpd.ru/knowledge/elektronnyy-do/kak-podtverzhdaetsya-yuridicheskaya-sila-elektronnogo-dokumenta/ (дата обращения 01.11.2025).
28. Понятие электронного документа // 1С:ИТС. URL: https://its.1c.ru/db/edi/content/2180/hdoc (дата обращения 01.11.2025).
29. Понятие электронного документа: какие термины использовать при внедрении ЭДО // ПрофиЗ. URL: https://www.profiz.ru/articles/view/3874 (дата обращения 01.11.2025).
30. Признание юридической силы электронных документов // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_169429/f32655d9b62c0e868f182c16c68b3f11d13f59e7/ (дата обращения 01.11.2025).
31. Юридическая сила электронного документа // Law-journal.hse.ru. URL: https://law-journal.hse.ru/data/2022/03/10/1709404285/157-167.pdf (дата обращения 01.11.2025).
32. Эволюция понятия «документ» в законодательных и нормативных актах РФ // Cyberleninka.ru. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/evolyutsiya-ponyatiya-dokument-v-zakonodatelnyh-i-normativnyh-aktah-ro (дата обращения 01.11.2025).
33. Документ: исторический и правовой взгляд // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dokument-istoricheskiy-i-pravovoy-vzglyad (дата обращения 01.11.2025).
34. К вопросу об историческом развитии понятия «документ» // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/k-voprosu-ob-istoricheskom-razvitii-ponyatiya-dokument (дата обращения 01.11.2025).
35. История документа // ООО «АрКаДа-Центр». URL: https://arkada-doc.ru/blog/istoriya-dokumenta/ (дата обращения 01.11.2025).
36. Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью // 1С:ИТС. URL: https://its.1c.ru/db/edi/content/2181/hdoc (дата обращения 01.11.2025).
37. Что такое нормативные документы что к ним относится? Нормативно-правовой акт // Прометей. URL: https://prometey.ru/normativnye-dokumenty/ (дата обращения 01.11.2025).
38. Развитие понятия «Документ» с внедрением новых информационных технологий // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/razvitie-ponyatiya-dokument-s-vnedreniem-novyh-informatsionnyh-tehnologiy (дата обращения 01.11.2025).
39. Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/7a8e250119859f515e0708f583e7215233150247/ (дата обращения 01.11.2025).
40. Понятие и виды нормативных правовых актов // СВФУ. URL: https://www.svfu.ru/upload/iblock/c38/c3866810a9f5d30d508e745672d90d3e.pdf (дата обращения 01.11.2025).
41. Юридическая сила электронного документа // Directum. URL: https://www.directum.ru/blog/yuridicheskaya-sila-elektronnogo-dokumenta.html (дата обращения 01.11.2025).
42. Что такое нормативный правовой акт // Государственная Дума. URL: https://duma.gov.ru/news/51950/ (дата обращения 01.11.2025).
43. Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // ПрофиЗ. URL: https://www.profiz.ru/articles/view/5251 (дата обращения 01.11.2025).
44. Развитие понятия «Документ» // Управление документами в современной организации. URL: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.shtml?14&id=3911 (дата обращения 01.11.2025).
45. Документ: от термина к понятию // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dokument-ot-termina-k-ponyatiyu (дата обращения 01.11.2025).
46. Дефиниция понятия документ, включающая инвариантную и вариативную части, приемлема для любой сферы деятельности, в которой обращаются самые разнородные документы. Инвариантную часть дефиниции необходимо позаимствовать из международного определения документа, а вариативную часть надо вырабатывать исходя из специфики той области, которую сопровождает, обслуживает конкретный вид документа // Электронная библиотека ГПНТБ России. URL: https://gpntb.ru/jour/article/download/125/119 (дата обращения 01.11.2025).
47. Новый стандарт в области делопроизводства // ECM-Journal. URL: https://ecm-journal.ru/docs/Novyi_standart_v_oblasti_deloproizvodstva.aspx (дата обращения 01.11.2025).