Руководство по написанию курсовой работы на тему «Организация информационного обеспечения управления предприятием»

Введение

В современной цифровой экономике информация превратилась в ключевой актив, а способность эффективно ею управлять — в критически важное конкурентное преимущество. Управленческие решения, принятые на основе неполных, несвоевременных или недостоверных данных, могут привести к серьезным финансовым потерям и упущенным возможностям. Информационное обеспечение управления, охватывающее процессы сбора, обработки и передачи данных, становится фундаментом для устойчивого развития любой компании.

Однако многие предприятия, особенно в секторе малого и среднего бизнеса, сталкиваются с проблемой информационного хаоса. Учет ведется в разрозненных файлах, записных книжках или просто в памяти сотрудников, что неизбежно ведет к ошибкам, потере заказов и невозможности провести адекватный анализ деятельности. Это создает парадоксальную ситуацию: в эпоху, когда цифровизация и автоматизация становятся глобальными трендами, базовые управленческие процессы остаются неэффективными.

Главный тезис данной работы заключается в том, что грамотная организация информационного обеспечения, даже с помощью таких доступных и универсальных инструментов, как Microsoft Excel, способна кардинально повысить прозрачность и эффективность управления. Не всегда требуется внедрение дорогостоящих ERP-систем; системный подход к организации данных может дать значительный результат с минимальными затратами.

Целью курсовой работы является разработка и описание модели системы информационного обеспечения для учета заказов на примере условного малого предприятия, реализованной средствами табличного процессора MS Excel.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы организации информационного обеспечения управления.
2. Проанализировать предметную область и выявить проблемы существующего процесса учета заказов.
3. Спроектировать логическую и физическую структуру информационной системы.
4. Реализовать спроектированную систему в среде MS Excel.
5. Сделать выводы об эффективности разработанного решения и предложить пути его дальнейшего развития.

Обозначив актуальность и цели, необходимо погрузиться в теоретические основы, чтобы понять, на каких принципах строятся подобные системы.

Раздел 1. Теоретические основы организации информационного обеспечения

Информационное обеспечение управления (ИОУ) — это совокупность методов и средств по сбору, регистрации, передаче, обработке и представлению данных, предназначенных для принятия обоснованных управленческих решений. Его основная цель — обеспечить менеджеров на всех уровнях иерархии релевантной, своевременной и точной информацией для выполнения их функций планирования, организации, мотивации и контроля.

Любая система ИОУ состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов, где технология является лишь одним из элементов. Успех системы зависит от гармоничного взаимодействия всех частей:

• Информация: Непосредственно данные, факты, сведения, которые являются «сырьем» для анализа и принятия решений.
• Технологии: Аппаратное и программное обеспечение, используемое для сбора, хранения и обработки информации (компьютеры, сети, СУБД, офисные приложения).
• Процессы: Регламентированные процедуры сбора, обработки данных, а также организации документооборота и информационных потоков внутри компании.
• Люди: Сотрудники, которые создают, используют и обслуживают систему. Их квалификация и понимание целей системы являются решающим фактором.

Информацию, используемую в управлении, принято классифицировать по степени агрегации и горизонту планирования:

• Оперативная информация: Детальные данные о текущих операциях (например, поступление нового заказа, отгрузка товара). Она используется для принятия тактических решений в реальном времени.
• Аналитическая (тактическая) информация: Обобщенные данные за определенный период (например, отчет о продажах за месяц по каждому менеджеру). Она необходима для анализа эффективности и корректировки среднесрочных планов.
• Стратегическая информация: Высокоуровневые агрегированные данные, часто с привлечением внешних источников (например, анализ доли рынка, прогноз развития отрасли). Она лежит в основе долгосрочных стратегических решений.

Эффективная организация информационных потоков и документооборота — важнейшая составляющая ИОУ. Необходимо четко определить, какая информация, в каком виде, с какой периодичностью и кому должна поступать. Чтобы быть полезной для управления, информация должна отвечать ряду строгих требований:

• Точность: Данные должны адекватно отражать реальное состояние объекта управления.
• Своевременность: Информация должна поступать к менеджеру в тот момент, когда она еще актуальна для принятия решения.
• Доступность: Простота получения информации для уполномоченных пользователей.
• Релевантность: Соответствие информации решаемой задаче.
• Полнота: Достаточность данных для всесторонней оценки ситуации.

Мы рассмотрели, что такое информационное обеспечение. Теперь перейдем к тому, с помощью чего оно реализуется — к конкретным технологиям и системам.

Раздел 2. Обзор современных информационных технологий в управлении

Современный рынок предлагает широкий спектр информационных технологий и систем для решения управленческих задач. Их можно условно разделить на несколько классов в зависимости от уровня решаемых проблем:

• MIS (Management Information Systems): Управленческие информационные системы, ориентированные на предоставление стандартной отчетности для менеджеров среднего звена (например, отчеты о продажах, анализ выполнения планов).
• DSS (Decision Support Systems): Системы поддержки принятия решений, которые помогают анализировать данные и моделировать различные сценарии для решения слабоструктурированных проблем.
• ERP (Enterprise Resource Planning): Системы планирования ресурсов предприятия. Это комплексные системы, которые интегрируют все бизнес-процессы компании — от финансов и кадров до производства и логистики — в единое информационное пространство.
• CRM (Customer Relationship Management): Системы управления взаимоотношениями с клиентами, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов продаж, маркетинга и обслуживания.

В этой иерархии табличные процессоры, такие как Microsoft Excel, занимают особое место. Для малого бизнеса, где внедрение полномасштабной ERP или CRM-системы может быть экономически нецелесообразным, Excel часто становится универсальным и доступным инструментом для автоматизации ключевых процессов: учета заказов, ведения клиентской базы, финансового планирования и инвентаризации.

Сравним возможности Excel со специализированным программным обеспечением (на примере популярной в СНГ системы «1С:Предприятие»):

Критерий	MS Excel	Специализированное ПО (1С)
Доступность и стоимость	Очень высокая (часто уже установлен). Низкий порог входа.	Требует покупки лицензий, внедрения и поддержки.
Гибкость	Максимальная. Позволяет быстро создать решение под любую уникальную задачу.	Высокая, но в рамках заложенной платформой логики. Сложные доработки требуют программирования.
Работа с большими данными	Ограничена. Производительность падает на сотнях тысяч строк.	Рассчитана на миллионы записей благодаря использованию СУБД.
Надежность и ошибки	Высокий риск «человеческого фактора» — случайное удаление формулы, ввод неверных данных.	Встроенные механизмы контроля целостности данных, разграничение прав доступа.

Неотъемлемой частью любой информационной системы, от простого файла Excel до сложной ERP, является информационная безопасность. Защита данных от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения — критически важная задача, обеспечивающая стабильность и надежность бизнес-процессов.

Изучив теорию и существующие инструменты, мы готовы перейти от общего к частному: проанализировать конкретную бизнес-задачу и обосновать выбор средства для ее автоматизации.

Раздел 3. Анализ предметной области и постановка задачи автоматизации

В качестве объекта для анализа рассмотрим деятельность условной организации — небольшой мастерской «Арт-Мебель», которая занимается производством мебели на заказ. В штате компании работают два менеджера по продажам, которые принимают заказы, и несколько мастеров на производстве.

На текущий момент процесс учета заказов в «Арт-Мебель» организован вручную и крайне неэффективно. Когда поступает звонок от клиента, менеджер записывает детали заказа в бумажный журнал. Расчет стоимости производится вручную на калькуляторе. Статус заказа («принят», «в производстве», «готов к отгрузке») отслеживается путем устных договоренностей с производством. Вся информация о клиентах хранится в личных контактах менеджеров на телефонах. Это приводит к ряду системных проблем:

• Потеря заказов: Записи в журнале могут быть неразборчивыми, страницы могут теряться.
• Ошибки в расчетах: Ручной подсчет стоимости часто приводит к ошибкам, что вызывает недовольство клиентов или финансовые потери для компании.
• Отсутствие единой клиентской базы: Если менеджер увольняется, компания теряет часть своей истории взаимоотношений с клиентами.
• Долгое формирование отчетов: Руководителю практически невозможно быстро получить сводную информацию о количестве заказов, сумме продаж или загрузке производства.

Таким образом, объектом автоматизации является процесс учета, контроля и анализа заказов клиентов. Автоматизация этого процесса призвана решить перечисленные выше проблемы. Внедрение информационной системы требует предварительного анализа текущей деятельности для четкого определения требований.

В качестве средства реализации был выбран MS Excel. Такой выбор обоснован следующими факторами:

1. Масштаб предприятия: Для небольшой мастерской с двумя менеджерами функциональности Excel более чем достаточно.
2. Низкая стоимость: Не требует дополнительных инвестиций, так как MS Office уже используется в компании.
3. Гибкость: Позволяет быстро создать и при необходимости модифицировать систему под специфические нужды «Арт-Мебель».
4. Простота освоения: Менеджеры уже обладают базовыми навыками работы в Excel, что минимизирует время на обучение.

Мы определили проблему и выбрали инструмент. Следующий шаг — спроектировать будущую систему, прежде чем приступать к ее созданию.

Раздел 4. Проектирование системы учета заказов в Excel

Проектирование — это создание «чертежа» будущей системы. На этом этапе мы определяем ее структуру, состав данных и логику работы. Первым шагом является формулировка конкретных требований к системе.

Система должна выполнять следующие функции:

• Вести единую базу клиентов с контактной информацией.
• Хранить справочник товаров и услуг с актуальными ценами.
• Регистрировать новые заказы с привязкой к клиенту и дате.
• Позволять отслеживать и изменять статус каждого заказа.
• Автоматически рассчитывать итоговую стоимость заказа.
• Формировать и выводить на печать счет на оплату для клиента.
• Генерировать сводные отчеты по продажам.

Исходя из этих требований, была разработана структура данных, которая будет реализована на отдельных листах в книге Excel:

1. Лист «Клиенты»: Справочник для хранения информации о заказчиках.
   • Поля: ID Клиента (уникальный номер), Название организации/ФИО, Контактное лицо, Телефон, E-mail.
2. Лист «Товары_Услуги»: Прайс-лист на продукцию и услуги мастерской.
   • Поля: ID Товара, Наименование, Единица измерения, Цена.
3. Лист «Заказы»: Основной журнал, где фиксируются все заказы.
   • Поля: ID Заказа, Дата заказа, ID Клиента (выбор из списка), Статус заказа (Принят, В работе, Готов, Отгружен), Итоговая стоимость.
4. Лист «Состав_Заказа»: Детализация каждого заказа. Этот лист связывает заказы с товарами.
   • Поля: ID Записи, ID Заказа, ID Товара, Количество, Сумма.

В системе можно выделить следующие типы информации:

• Входная информация: Данные, которые менеджер вводит вручную. Это информация о новом клиенте, о новом заказе и его составе (выбранные товары и их количество).
• Выходная информация: Данные, которые система генерирует автоматически. К ним относятся печатная форма счета на оплату и сводные аналитические отчеты (например, отчет по объему продаж за период в разрезе клиентов или товаров).

Пользовательский интерфейс будет максимально простым. Листы «Клиенты», «Товары_Услуги», «Заказы» и «Состав_Заказа» будут использоваться для ввода и хранения данных. Отдельные листы «Счет» и «Отчет» будут служить для вывода информации и не будут требовать прямого редактирования.

Имея на руках подробный проект, мы можем приступить к самой важной части работы — пошаговой сборке системы.

Раздел 5. Практическая реализация системы учета заказов

Этот раздел представляет собой пошаговое руководство по созданию спроектированной системы в среде MS Excel. Для повышения удобства и надежности мы будем активно использовать такие инструменты, как «умные таблицы» и выпадающие списки.

1. Шаг 1: Создание справочников.

   Сначала создаем листы «Клиенты» и «Товары_Услуги». На каждом листе создаем шапку таблицы с названиями полей, как было спроектировано ранее. Затем выделяем наши таблицы и на вкладке «Главная» выбираем «Форматировать как таблицу» (или нажимаем Ctrl+T). Это превратит обычный диапазон в «умную таблицу», которая автоматически расширяется при добавлении новых данных и позволяет обращаться к столбцам по именам.

2. Шаг 2: Создание журнала заказов.

   Создаем листы «Заказы» и «Состав_Заказа» и также преобразуем их в «умные таблицы». На листе «Заказы» для столбца «Клиент» настраиваем выпадающий список. Для этого выделяем столбец, переходим в «Данные» -> «Проверка данных», в поле «Тип данных» выбираем «Список», а в качестве источника указываем диапазон со столбцом названий клиентов на листе «Клиенты». Аналогично создаем выпадающий список для столбца «Статус заказа», в качестве источника указав ячейки с заранее прописанными статусами («Принят», «В работе» и т.д.).

3. Шаг 3: Автоматизация расчетов.

   Это ключевой этап, где мы связываем таблицы с помощью формул. На листе «Состав_Заказа» в столбце «Сумма» мы пишем формулу, которая умножает «Количество» на цену товара. Цену мы подтягиваем с листа «Товары_Услуги» с помощью функции ВПР (VLOOKUP), которая ищет цену по наименованию товара. Затем на листе «Заказы» в столбце «Итоговая стоимость» мы используем функцию СУММЕСЛИ (SUMIF), которая суммирует все строки на листе «Состав_Заказа», относящиеся к данному конкретному заказу (по его ID).

4. Шаг 4: Формирование отчетов.

   Для анализа данных создаем новый лист «Отчет». Ставим курсор на любую ячейку и на вкладке «Вставка» выбираем «Сводная таблица (PivotTable)». В качестве источника данных указываем нашу «умную таблицу» с листа «Заказы» (или «Состав_Заказа» для более детального анализа). С помощью конструктора сводных таблиц мы можем легко, перетаскивая поля мышью, построить отчет: например, вывести сумму продаж (Значения) в разрезе Клиентов (Строки) и по Месяцам (Столбцы). Такая таблица обновляется одним кликом и дает мощный инструмент для анализа.

5. Шаг 5: Создание печатной формы.

   Создаем лист «Счет». На нем размещаем шаблон счета с реквизитами нашей компании. В ячейку, где должен быть номер заказа, мы вводим номер нужного нам заказа вручную. Все остальные поля счета (дата, клиент, состав заказа, итоговая сумма) мы заполняем с помощью функции ВПР, которая находит на листах «Заказы» и «Состав_Заказа» всю необходимую информацию по введенному номеру и автоматически подставляет ее в шаблон. Таким образом, для печати счета менеджеру достаточно ввести лишь один номер.

Система создана и функционирует. Теперь необходимо оценить ее эффективность и определить возможные пути для дальнейшего развития.

Раздел 6. Анализ результатов и рекомендации по развитию

Разработанная в MS Excel система учета заказов позволяет эффективно решить ключевые проблемы, выявленные в Разделе 3. Внедрение этого решения на гипотетическом предприятии «Арт-Мебель» приведет к следующим положительным результатам:

• Снижение ошибок: Автоматический расчет стоимости и использование выпадающих списков минимизируют влияние «человеческого фактора».
• Ускорение работы: Формирование счета и создание отчетов теперь занимают секунды, а не часы.
• Централизация данных: Вся информация по клиентам и заказам хранится в едино�� файле, доступном обоим менеджерам.
• Улучшение контроля: Руководитель может в любой момент получить актуальную картину по продажам с помощью сводной таблицы.

Для эффективной работы с системой от сотрудников требуются базовые кадровые и технические компетенции, а именно — уверенное владение MS Excel на уровне пользователя. Специализированное обучение не требуется. Техническое обеспечение — наличие установленного пакета MS Office.

Вместе с тем, необходимо честно признать ограничения созданной системы:

• Проблемы многопользовательской работы: Одновременное редактирование файла двумя менеджерами может приводить к конфликтам версий и потере данных.
• Отсутствие разграничения прав доступа: Любой пользователь может случайно или намеренно удалить важную формулу или данные.
• Масштабируемость: При значительном росте числа заказов (десятки тысяч записей) файл может начать работать медленно.

Исходя из этого, можно предложить следующие рекомендации по дальнейшему развитию системы:

1. Краткосрочная перспектива: Добавить на лист «Отчет» наглядные диаграммы и графики (дашборд) для визуализации ключевых показателей. Использовать простые макросы для автоматизации рутинных операций, например, для очистки формы счета или архивации старых заказов.
2. Долгосрочная перспектива: По мере роста бизнеса и увеличения штата менеджеров следует рассмотреть переход на специализированное ПО. Накопленные в Excel данные и выстроенная логика станут отличной основой для технического задания на внедрение полноценной CRM-системы.

Подробный анализ созданной системы и ее перспектив логически завершает практическую часть работы, подготавливая почву для итоговых выводов.

Заключение

В ходе выполнения данной курсовой работы был проделан путь от изучения теоретических концепций до создания готового к использованию программного продукта. Мы рассмотрели ключевую роль информационного обеспечения в современном управлении, подтвердив, что оно является основой для принятия взвешенных решений и повышения эффективности.

В теоретической части было установлено, что любая информационная система — это симбиоз данных, технологий, процессов и людей, и пренебрежение любым из этих компонентов ведет к неудаче.

Главный вывод практической части заключается в том, что даже такие простые и доступные инструменты, как Microsoft Excel, при системном подходе к проектированию позволяют создать мощное и эффективное решение для автоматизации ключевых бизнес-процессов на малом предприятии. Разработанная система учета заказов полностью решает поставленные задачи: централизует данные, устраняет ошибки ручного учета, ускоряет подготовку документов и предоставляет инструменты для анализа.

Таким образом, цель курсовой работы — разработка и описание модели системы информационного обеспечения для учета заказов — была полностью достигнута.

В заключение стоит подчеркнуть, что создание подобной системы — это не разовый проект, а первый шаг на пути к построению культуры управления на основе данных. Постоянное совершенствование информационного обеспечения, будь то доработка существующего Excel-файла или переход на более сложные системы, является необходимым условием для повышения конкурентоспособности и устойчивого развития любой современной организации.

Список использованной литературы

1. Волошин Г.Я. Методы оптимизации в экономике: Учебное пособие. – М.: «Издательство «Дело и Сервис», 2004. – 320 с.
2. Гарнаев А.Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. — СПб.: БХВ — Санкт- Петербург, 1999. — 336 с.
3. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. -.2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 512 с.
4. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. — М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. — 304 с.
5. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы/ А.М. Кармин-ский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. — 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 624 с.
6. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов/Под. ред. проф. Г.А.Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 439 с.