Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации: анализ актуальной нормативно-правовой базы и современные практические задачи

Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) — это не просто хранилище документов, это живая летопись государства и общества, постоянно пополняющаяся новыми свидетельствами эпохи. Процесс комплектования этого фонда является краеугольным камнем архивного дела, обеспечивающим сохранность исторической памяти и доступ к ней для будущих поколений. Актуальность темы обусловлена не только динамичностью современного законодательства, требующего постоянного мониторинга и адаптации, но и стремительной цифровизацией, которая ставит перед архивистами новые, беспрецедентные вызовы, связанные с сохранением электронных документов. Важно понимать, что без систематического и профессионального подхода к комплектованию, ценнейшие свидетельства нашего времени могут быть безвозвратно утеряны, лишив будущие поколения возможности изучать и понимать прошлое.

Цель настоящего исследования — провести всесторонний теоретический и практико-организационный анализ системы комплектования АФ РФ, опираясь на действующее законодательство и последние методологические документы. Для достижения этой цели были поставлены следующие исследовательские задачи:

• Анализ актуальной нормативно-правовой базы, регламентирующей комплектование АФ РФ.
• Изучение методологии определения источников комплектования и роли списков.
• Детальный разбор процесса экспертизы ценности документов и работы экспертных комиссий.
• Описание процедуры приема-передачи документов и ее документационного обеспечения.
• Выявление особенностей комплектования электронными документами и обозначение современных проблем и приоритетных задач отрасли.

Объектом исследования выступают отношения, возникающие в процессе комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Предметом исследования являются нормативно-правовые акты, методологические документы и организационные механизмы, регулирующие данный процесс. В качестве основных источников были использованы Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и новейшие «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Структура работы соответствует академическим требованиям и включает введение, три главы, заключение и список использованных источников.

Глава 1. Теоретико-правовые основы системы комплектования АФ РФ

Понятийно-терминологический аппарат и актуальная нормативно-правовая база комплектования

В основе любого академического дискурса лежит четкость и однозначность понятий, особенно когда речь идет о правовом регулировании такой сложной сферы, как архивное дело. Без точного определения ключевых терминов невозможно адекватно оценить структуру и функционирование системы комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Фундаментальным понятием является сам Архивный фонд Российской Федерации. Согласно статье 3, пункту 8 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», это «исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение». Важно подчеркнуть динамический характер этого определения: фонд не статичен, он постоянно развивается, вбирая в себя новые свидетельства времени. При этом, как отмечает статья 5 того же закона, в состав АФ РФ включаются архивные документы вне зависимости от их происхождения, способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения. Это подчеркивает всеобъемлющий характер фонда, охватывающего все слои документального наследия. И что из этого следует? Такой подход гарантирует, что ни один значимый документ, будь то старинная рукопись или новейший цифровой файл, не останется без внимания и будет интегрирован в единую систему национального архива.

Непосредственно связанное с этим понятие – Документ Архивного фонда Российской Федерации. Это не любой архивный документ, а только тот, который «прошел экспертизу ценности документов, поставлен на государственный учет и подлежит постоянному хранению» (ст. 3, п. 4 ФЗ № 125-ФЗ). Здесь уже прослеживается один из ключевых механизмов формирования фонда – экспертиза ценности, о которой будет сказано подробнее далее.

Центральным же процессом, обеспечивающим пополнение АФ РФ, является комплектование архива. В широком смысле это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Однако, с точки зрения организации, цель комплектования архива организации – это формирование собственного архивного фонда, который затем подлежит хранению. Процесс комплектования на уровне организации включает в себя три ключевых этапа: проведение экспертизы ценности документов в текущем делопроизводстве, правильное оформление дел и, наконец, передачу этих дел в архив организации.

Правовое регулирование этих отношений осуществляется на нескольких уровнях. Вершину иерархии занимает уже упомянутый Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон устанавливает общие принципы, права и обязанности участников архивного дела, определяет структуру АФ РФ и основные механизмы его пополнения и хранения.

Однако детализация этих процессов, конкретные процедуры и требования к их реализации закреплены в подзаконных актах. Среди них ключевое место занимают «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Важно отметить, что эти Правила были утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, что указывает на их максимальную актуальность на текущую дату 07.10.2025. Этот документ заменил собой ранее действовавшие аналогичные Правила и внес ряд уточнений и нововведений, особенно в части работы с электронными документами и усиления требований к координации действий экспертных комиссий. Его роль невозможно переоценить, поскольку он является своего рода «дорожной картой» для всех организаций и архивов, участвующих в процессе комплектования. Таким образом, любая ссылка на устаревшие редакции Правил в академической работе будет считаться существенной методологической ошибкой.

Методология определения источников комплектования

Основополагающим этапом в организации комплектования Архивного фонда Российской Федерации является идентификация тех субъектов, которые формируют документальный массив, имеющий историческую, научную или культурную ценность. Эти субъекты именуются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Согласно статье 20 Федерального закона № 125-ФЗ, к ним относятся государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение. Этот перечень охватывает как юридические, так и физические лица, подчеркивая всеобъемлющий характер формирования национального архивного достояния.

Процесс определения источников комплектования не является произвольным; он строится на основе строгих общенаучных принципов и специфических критериев, обеспечивающих полноту и репрезентативность Архивного фонда. К общенаучным принципам относятся:

• Принцип историзма: предполагает учет исторического значения деятельности организации или гражданина, их роли в развитии общества и государства.
• Принцип системности: требует рассматривать источник комплектования не изолированно, а в контексте всей системы государственного управления, экономики, культуры, чтобы обеспечить формирование целостного документального комплекса.
• Принцип целостности: направлен на сохранение документального комплекса источника комплектования в его полном объеме, избегая фрагментации ценной информации.
• Принцип федеративного устройства Российской Федерации: обязывает учитывать территориальное деление и компетенцию органов власти разных уровней при определении, в какой именно архив должны поступать документы.

Помимо этих общих принципов, существуют и более специфические критерии, которые помогают архивистам принимать решения о включении организаций в списки источников комплектования. Эти критерии включают:

• Функционально-целевое назначение организации: оценка важности функций, выполняемых организацией, и их влияния на общественно-политическую, экономическую или культурную жизнь. Например, центральные банки, ведущие научные институты, крупные системообразующие корпорации.
• Полнота отражения информации о ее деятельности в фондах других организаций: если деятельность организации дублируется или детально отражена в документах вышестоящих или контролирующих органов, ее включение в список может быть менее приоритетным.
• Особая роль (масштаб, новизна деятельности, участие в госпрограммах): организации, которые являются пионерами в своей области, реализуют значимые национальные проекты или имеют уникальное значение в масштабе региона или страны, являются безусловными кандидатами на включение.
• Место среди других организаций на территории: оценка регионального или местного значения организации, ее уникальности для конкретной территории.

На практике эти принципы и критерии реализуются через механизм составления и утверждения списков источников комплектования. Государственные и муниципальные архивы обязаны вести такие списки, которые служат своего рода официальным реестром потенциальных поставщиков документов. Эти списки формируются на основе действующего законодательства и утверждаются руководителем соответствующего архива (для федеральных или региональных архивов) или органом местного самоуправления (для муниципального архива).

Процедура внесения изменений в такой список, за исключением простых переименований организаций, требует коллегиального решения. Внесение или исключение организации из списка производится по решению Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Это подчеркивает важность экспертной оценки и коллегиального подхода к формированию круга источников комплектования.

Особое внимание уделяется работе с негосударственными организациями и гражданами. Включение их в списки источников комплектования осуществляется не в приказном порядке, а на основании заключенного с ними договора. Этот договор закрепляет взаимные обязательства сторон по хранению, экспертизе ценности и последующей передаче документов в государственный или муниципальный архив, обеспечивая правовую основу для сотрудничества в деле сохранения частного документального наследия, имеющего общественное значение. Такой подход демонстрирует гибкость системы и признание ценности документов, создаваемых за пределами государственного сектора.

Глава 2. Организация экспертизы ценности документов и процедура приема-передачи на хранение

Организация и методика проведения экспертизы ценности документов (ЭЦД)

В сердце системы комплектования Архивного фонда Российской Федерации лежит процесс, который можно сравнить с фильтром, отсеивающим мимолетное от вечного – это экспертиза ценности документов (ЭЦД). Без ЭЦД невозможно представить себе ни упорядоченное хранение, ни эффективное использование архивных ресурсов. Экспертиза ценности — это «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации». Она является многоступенчатым процессом, который начинается еще на стадии делопроизводства и продолжается вплоть до передачи дел на постоянное хранение.

ЭЦД проводится на двух основных этапах жизненного цикла документа:

1. На стадии делопроизводства: При составлении номенклатуры дел и формировании дел. Уже на этом этапе определяются предполагаемые сроки хранения документов, что является первой ступенью их ценностной оценки. Номенклатура дел – это не просто перечень заголовков, это инструмент предварительной экспертизы.
2. При подготовке дел к передаче в архив организации: На этом этапе проводится более глубокая и окончательная оценка документов, по результатам которой принимается решение о постоянном, временном хранении или уничтожении.

Для обеспечения коллегиальности и профессионализма в проведении ЭЦД в организациях создаются постоянно действующие экспертные органы: Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или Экспертная комиссия (ЭК). Разница в наименовании часто зависит от масштаба организации: ЦЭК создается, как правило, в крупных федеральных органах или ведомствах, имеющих сложную структурную организацию и обширный документооборот, тогда как ЭК – в большинстве других организаций. Какой важный нюанс здесь упускается? Именно четкое разграничение полномочий и уровней ответственности между ЦЭК и ЭК обеспечивает масштабируемость системы экспертизы для организаций разного размера и профиля.

Положение о ЦЭК (ЭК) является ключевым регламентирующим документом, определяющим ее состав, функции, права и обязанности. Однако, утверждение этого Положения требует обязательного согласования с вышестоящими архивными инстанциями:

• Для федеральных органов власти и федеральных организаций Положение о ЦЭК (ЭК) подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством (Росархивом).
• Для органов государственной власти субъекта Российской Федерации и организаций субъекта Российской Федерации Положение об ЭК согласуется с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
• Для муниципальных органов власти и муниципальных организаций Положение об ЭК согласуется с ЭПК муниципального архива.

Эта многоступенчатая система согласования гарантирует единообразие подходов к экспертизе ценности и соответствие деятельности ЭК/ЦЭК общероссийским стандартам архивного дела.

Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании утвержденных перечней документов с указанием сроков их хранения (например, Перечень, утвержденный Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019) и описей дел. Именно описи дел постоянного хранения являются финальным результатом ЭЦД на уровне организации. Их утверждение руководителем организации возможно только после обязательного согласования с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного или муниципального архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Это является критически важным этапом, предотвращающим потерю ценных документов и обеспечивающим квалифицированный внешний контроль.

Критерии экспертизы ценности документов, которыми руководствуются ЭК/ЦЭК, включают:

1. Происхождение документов: Оценивается функционально-целевое назначение источника комплектования, время и место создания документов. Документы органов, формирующих государственную политику, или созданные в переломные исторические моменты, будут иметь более высокую ценность.
2. Содержание документов: Анализируется значимость информации, ее уникальность, вид документа (например, нормативно-правовой акт, отчет, письмо), а также подлинность. Уникальность информации – один из важнейших критериев.
3. Внешние особенности документов: Учитывается форма фиксирования информации (бумажный, электронный), физический носитель, а также особенности оформления, которые могут влиять на сохранность и доступность информации.

Таким образом, ЭЦД – это не просто формальная процедура, а глубокий аналитический процесс, требующий высокой квалификации и ответственного подхода, направленный на формирование полноценного и ценного Архивного фонда РФ.

Процедура приема-передачи и сроки временного хранения документов

Процесс комплектования Архивного фонда Российской Федерации логически завершается процедурой приема-передачи документов из организаций, являющихся источниками комплектования, на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Это критически важный этап, который обеспечивает физическую сохранность документов и их включение в общенациональное достояние. Документы АФ РФ, находящиеся на временном хранении в организациях, передаются в архив, профилем которого является прием документов данной организации.

Прежде чем документы перейдут на постоянное хранение, они проходят этап временного хранения в самих организациях. Длительность этого этапа строго регламентирована законодательством, и здесь мы сталкиваемся с важной детализацией, которая часто упускается в общих обзорах:

• Для документов федеральных органов власти и федеральных организаций установлен срок временного хранения — 15 лет.
• Для документов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет.
• Для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет.

Эти сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

Существуют и специальные, более продолжительные сроки временного хранения для отдельных категорий документов, что подчеркивает их особую значимость или специфику использования (статья 22 ФЗ № 125-ФЗ):

• Записи актов гражданского состояния — 100 лет. Это обусловлено их непреходящей юридической и генеалогической ценностью.
• Проектная и технологическая документация — 20 лет. Более длительный срок объясняется необходимостью использования этих документов в процессе строительства, эксплуатации объектов или производства.
• Кино- и фотодокументы — 5 лет.
• Видео- и фонодокументы — 3 года. Эти сокращенные сроки часто связаны с необходимостью специализированного хранения и быстрого устаревания носителей, что требует более оперативной передачи в архив, оборудованный для долгосрочного хранения таких материалов.

Особое внимание уделяется документам по личному составу (приказы о приеме, увольнении, личные дела, лицевые счета). Согласно статье 22.1 ФЗ № 125-ФЗ, их сроки хранения зависят от даты окончания делопроизводством:

• Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
• Документы, законченные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Это различие связано с изменением пенсионного законодательства и введением персонифицированного учета. Именно поэтому архивы обязаны тщательно следить за этими датами, ведь от этого зависит судьба пенсионных начислений граждан.

Процедура передачи документов на постоянное хранение строго регламентирована и требует тщательной подготовки:

1. Упорядоченное состояние: Документы должны быть полностью упорядочены, что включает экспертизу ценности, оформление дел, систематизацию, нумерацию листов, составление заверительных надписей.
2. Научно-справочный аппарат: Передаче подлежат не только сами дела, но и соответствующий научно-справочный аппарат – описи дел, которые были предварительно утверждены ЭПК соответствующего архивного учреждения.
3. Страховые копии: На особо ценные и уникальные документы должны быть созданы страховые копии.

При первой передаче документов от организации-источника комплектования в государственный (муниципальный) архив, помимо дел, обязательно передается историческая справка на архивный фонд организации. Этот документ является своего рода «паспортом» фонда, содержащим сведения об истории организации, ее структуре, функциях, объеме и составе документов фонда, а также о проведенной работе по его упорядочению. Историческая справка является критически важным элементом научно-справочного аппарата, обеспечивающим контекст и облегчающим дальнейшее использование документов.

Документационное обеспечение процесса приема-передачи включает:

• Описи дел: Документы передаются по описям дел, утвержденным Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.
• Акт приема-передачи документов на государственное хранение: Это основной юридический документ, фиксирующий факт передачи и приема дел. Он составляется в нескольких экземплярах (для передающей организации, принимающего архива и, при необходимости, для вышестоящих органов) и является подтверждением выполнения обязательств по передаче документов. К Акту прилагаются описи дел.

В процессе приема дел работник архива проводит контрольную проверку, которая включает:

• Соответствие заголовков документов сведениям в описях.
• Правильность оформления дел (подшивка, нумерация листов).
• Наличие и правильность оформления листа-заверителя в каждом деле.

Все эти меры направлены на обеспечение сохранности, учета и последующего эффективного использования документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации. Что из этого следует? Строгое соблюдение этих процедур является залогом не только юридической чистоты процесса, но и долгосрочной сохранности уникальных исторических материалов для будущих поколений.

Глава 3. Современные вызовы: комплектование электронными документами и приоритетные задачи отрасли

Особенности комплектования Архивного фонда Российской Федерации электронными документами

Электронная эра радикально изменила подходы к созданию, хранению и использованию информации, что, в свою очередь, поставило перед архивным делом совершенно новые, комплексные задачи. Сегодня в состав Архивного фонда Российской Федерации наряду с традиционными бумажными документами активно включаются документы в электронной форме (электронные документы). Это не просто перевод бумажных документов в цифровой формат, а работа с изначально созданными в электронном виде документами, которые обладают специфическими характеристиками и требуют особого подхода к их комплектованию.

Одной из первых особенностей является вопрос сроков временного хранения. Несмотря на общую цифровизацию, для электронных документов Архивного фонда Российской Федерации не установлен специальный срок временного хранения, отличный от общего. Это означает, что для них применяются те же нормативы, что и для бумажных аналогов, в зависимости от принадлежности организации-источника комплектования: 15 лет для федеральных органов, 10 лет для региональных и 5 лет для муниципальных. Это подчеркивает стремление к унификации требований к архивным документам вне зависимости от их носителя, хотя и не снимает специфических проблем.

Ключевым инструментом для работы с электронными архивными документами является Система хранения электронных документов (СХЭД). Это не просто база данных, а комплексное программно-аппаратное решение, предназначенное для обеспечения долгосрочного хранения, учета, использования и аутентичности электронных документов. Требования к СХЭД очень высоки:

• Информационная и функциональная совместимость: СХЭД должна быть интегрирована и эффективно взаимодействовать с системами электронного документооборота (СЭД) и иными информационными системами организаций-источников комплектования, а также с информационными системами государственных архивов. Это обеспечивает бесшовную передачу документов и метаданных.
• Автоматизированный контроль при поступлении: При поступлении электронных документов в СХЭД проводится автоматическая проверка на ряд критически важных параметров: наличие всех файлов, составляющих электронный документ; полнота и корректность необходимых метаданных (информация о документе, его авторе, дате создания, структуре); а также проверка на наличие вредоносного программного кода, который может повредить целостность архива.

Проблемы, специфичные для электронных документов, включают:

1. Долгосрочная читаемость: Технологический прогресс приводит к быстрому устареванию форматов файлов, программного обеспечения и аппаратного обеспечения. Обеспечение возможности прочтения электронных документов через десятилетия и века требует постоянной миграции данных на новые форматы и носители, что является сложной и дорогостоящей задачей.
2. Аутентичность и целостность: В отличие от бумажных документов, электронные легко модифицировать. Обеспечение аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов требует использования электронной подписи, хеширования и других криптографических методов, а также строгих протоколов контроля доступа и изменений.
3. Метаданные: Для эффективного управления и поиска электронных документов жизненно важны полные и стандартизированные метаданные. Недостаток или некорректность метаданных может сделать документ «невидимым» в архиве.
4. Комплектование: Описи электронных документов, как и бумажных, составляются по установленным правилам, но должны содержать дополнительные сведения, специфичные для цифровой среды: номер, индекс, заголовок, вид, дата, срок хранения, а также информация о формате файла, размере, наличии электронной подписи и другие метаданные.

Комплектование электронными документами – это не только технический, но и методологический вызов, требующий постоянного развития нормативной базы и профессиональных компетенций архивистов. Что находится «между строк» в этом процессе? Очевидно, что без значительных инвестиций в инфраструктуру, программное обеспечение и обучение персонала, эффективное управление цифровым архивным наследием останется лишь декларацией.

Актуальные проблемы и практические задачи Росархива на 2025 год

Современное архивное дело в России, несмотря на прочную нормативно-правовую базу, сталкивается с рядом существенных проблем, особенно в контексте быстро меняющегося информационного ландшафта. Эти проблемы формируют актуальную повестку для Федерального архивного агентства (Росархива) и определяют приоритетные задачи на ближайшую перспективу.

Одной из наиболее острых и повсеместных проблем является недостаточная информатизация и низкий уровень использования информационных технологий в некоторых архивах. Это проявляется в нескольких аспектах:

• Разнородность программного обеспечения: Отсутствие единых стандартов и платформ для автоматизации архивных процессов приводит к фрагментации данных и сложностям во взаимодействии.
• Нехватка квалифицированных кадров: Для работы с современными СХЭД и проведения цифровой экспертизы ценности требуются специалисты с глубокими знаниями в области информационных технологий, которых не всегда достаточно в архивной отрасли.
• Ограниченность финансирования: Внедрение и поддержание современных информационных систем, а также обучение персонала требуют значительных инвестиций, которые не всегда доступны для всех архивных учреждений, особенно на муниципальном уровне.

Помимо внутренних проблем информатизации, существует и проблема несовершенства нормативно-правовой базы, регулирующей взаимодействие между архивными учреждениями и негосударственными организациями. Несмотря на то, что ФЗ № 125-ФЗ предусматривает включение документов негосударственных организаций в АФ РФ на договорной основе, на практике часто возникают сложности. Отсутствие четких механизмов стимулирования, унифицированных форм договоров и детальных регламентов усложняет процесс комплектования ценными документами из коммерческого сектора, общественных организаций и личных фондов. Это приводит к потенциальной потере значительной части исторически ценных документов, создаваемых за пределами государственного аппарата.

В ответ на эти вызовы Федеральное архивное агентство (Росархив) ежегодно формулирует приоритетные задачи. Согласно Решению коллегии Росархива от 28.02.2025 «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2024 году, задачах на 2025 год», были обозначены следующие ключевые направления:

1. Обеспечение целевой оцифровки архивных документов и средств их поиска: Это не просто оцифровка ради оцифровки, а стратегический подход, направленный на создание цифровых копий наиболее ценных и востребованных документов, а также на разработку и внедрение унифицированных систем поиска, которые сделают эти документы доступными для исследователей и граждан. Целевая оцифровка позволяет рационально использовать ресурсы и сосредоточиться на наиболее значимых частях АФ РФ.
2. Организация электронного взаимодействия государственных и муниципальных архивов с территориальными органами Социального фонда Российской Федерации (СФР РФ) при исполнении социально-правовых запросов: Эта задача имеет огромное практическое значение. Социально-правовые запросы (например, о стаже работы, заработной плате для начисления пенсий) составляют значительную долю всех обращений в архивы. Переход на электронное взаимодействие с СФР РФ позволит значительно сократить сроки исполнения запросов, повысить эффективность работы архивов и улучшить качество предоставления государственных услуг населению. Это также снизит нагрузку на бумажный документооборот и повысит прозрачность процесса.

Эти приоритетные задачи на 2025 год демонстрируют четкое понимание Росархивом текущих проблем и стремление к их решению через комплексную информатизацию, развитие электронного взаимодействия и повышение доступности архивной информации. Успешная реализация этих задач позволит значительно укрепить систему комплектования и хранения Архивного фонда Российской Федерации, сделав его более современным, эффективным и ориентированным на пользователя. Но разве не требуется более глубокая проработка вопросов финансирования и кадрового обеспечения для достижения этих амбициозных целей?

Заключение

Система комплектования Архивного фонда Российской Федерации представляет собой сложный, многоуровневый механизм, призванный обеспечить сохранность и доступность национального документального наследия. Наше исследование показало, что эта система базируется на прочной, но динамично развивающейся нормативно-правовой базе, краеугольным камнем которой являются Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и новейшие «Правила организации хранения…», утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

В первой главе мы детально проанализировали понятийно-терминологический аппарат, дав четкие определения ключевым понятиям, таким как «Архивный фонд РФ» и «комплектование». Мы также подробно рассмотрели методологию определения источников комплектования, подчеркнув роль общенаучных принципов и специфических критериев, которые ложатся в основу составления и утверждения Списков источников комплектования, включая механизм договорных отношений с негосударственными организациями.

Вторая глава была посвящена организационным механизмам и процедуре передачи документов. Мы раскрыли сущность и этапы экспертизы ценности документов (ЭЦД), подробно описав структуру и полномочия Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и Экспертных комиссий (ЭК), а также критическую важность согласования их Положений и описей дел постоянного хранения с Экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующих архивных учреждений. Особое внимание было уделено детализации конкретных, нормативно установленных сроков временного хранения документов для различных категорий организаций и специфических видов документов, а также ключевым элементам документационного обеспечения, таким как Акт приема-передачи и Историческая справка на фонд.

Третья глава сфокусировалась на современных вызовах и перспективах развития. Мы рассмотрели особенности комплектования электронными документами, подчеркнув специфику работы с Системой хранения электронных документов (СХЭД), требования к ее функциональности и проблемы обеспечения долгосрочной читаемости и аутентичности цифрового наследия. В завершение главы были обозначены актуальные проблемы отрасли, такие как недостаточная информатизация и несовершенство нормативно-правовой базы для негосударственных источников. Особое внимание было уделено приоритетным задачам Росархива на 2025 год: целевой оцифровке и организации электронного взаимодействия с Социальным фондом Российской Федерации, что подчеркивает стремление к повышению эффективности и доступности архивных услуг.

В целом, проведенный анализ подтверждает основной тезис о необходимости строгого и неукоснительного следования актуальной нормативно-правовой базе для обеспечения эффективного и качественного комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Только такой подход может гарантировать сохранность и приумножение документального достояния страны.

Перспективы дальнейших исследований в данной области видятся в более глубоком изучении механизмов совершенствования нормативно-правовой базы, регулирующей комплектование документов негосударственных источников, а также в разработке и внедрении новых технологических решений для развития Систем хранения электронных документов, способных обеспечить не только сохранение, но и активное использование цифрового архива в условиях постоянно меняющихся информационных технологий.

Список использованной литературы

1. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (последняя редакция). Доступ из СПС «Гарант».
2. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Доступ из СПС «Гарант».
3. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов». URL: https://archives.gov.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
4. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах. URL: https://archives.gov.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
5. Акт приема-передачи документов на государственное хранение: бланк, образец 2025. URL: https://blank-obrazets.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
6. АКТ приема-передачи архивных документов на хранение: рабочий образец. URL: https://buhgalteria.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
7. Комплектование архивов документами современных организаций. URL: https://urfu.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
8. ПРОБЛЕМЫ АРХИВНОГО ДЕЛА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ. URL: https://tsutmb.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).
9. Передача документов в архив на хранение. URL: https://archiv.ru/ (дата обращения: 07.10.2025).