Деконструкция старого и строительство нового: Номенклатура дел кадровой службы бюджетной медицинской организации в условиях регуляторных изменений 2025 года

По данным Росархива, до 2020 года более 30% организаций допускали критические ошибки в формировании и хранении документов по личному составу, что впоследствии приводило к проблемам с подтверждением трудового стажа граждан и значительным административным штрафам для юридических лиц. Сегодня, в 2025 году, на фоне ускоренной цифровизации и постоянного обновления законодательства, эта статистика становится ещё более тревожной, особенно для высокорегулируемых сфер, таких как здравоохранение.

Введение: Актуальность, цели и задачи исследования

В условиях динамичного развития российского законодательства и стремительной цифровизации государственного сектора, вопросы организации и ведения делопроизводства приобретают не только практическую, но и стратегическую значимость. Тема «Номенклатура дел кадровой службы бюджетной медицинской организации» является одной из наиболее чувствительных и сложнорегулируемых, поскольку она находится на пересечении нескольких важнейших правовых полей: трудового, архивного и отраслевого медицинского законодательства. Устаревшие подходы к формированию и ведению номенклатуры дел, характерные для многих организаций, не только не соответствуют актуальным академическим стандартам, но и создают реальные риски административных правонарушений, затрудняют оперативный поиск информации и препятствуют эффективному управлению кадровыми ресурсами. Неужели это не повод для пересмотра подходов?

Целью данного исследования является деконструкция устаревших методологий и построение актуальной, глубокой и соответствующей современным требованиям модели организации номенклатуры дел кадровой службы в бюджетной медицинской организации. В рамках поставленной цели предполагается решение ряда задач: определение ключевых нормативно-правовых актов, анализ отраслевой специфики, выявление типовых ошибок и разработка практических рекомендаций по оптимизации документооборота, включая аспекты перехода на электронное делопроизводство. Структура работы последовательно раскрывает эти аспекты, обеспечивая комплексный и многомерный анализ проблемы.

Законодательная база: Определение ключевых нормативных актов

В основе любого эффективного делопроизводства лежит четкое понимание его терминологической и правовой основы. Номенклатура дел, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. По сути, это скелет всей системы документооборота, обеспечивающий порядок, учет и последующую сохранность документов, что напрямую влияет на юридическую чистоту деятельности организации и подтверждение стажа сотрудников.

Основополагающим нормативно-правовым актом, который устанавливает общие требования к обеспечению сохранности архивных документов в Российской Федерации, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, статьи 17, 20 и 21 этого Закона прямо обязывают все организации, независимо от формы собственности, обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных законодательством сроков. Это фундаментальное положение, от которого отталкивается вся система архивного дела.

Конкретизация сроков хранения типовых управленческих документов, включая важнейшие кадровые документы, осуществляется на основании Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Этот приказ стал ключевым ориентиром для всех, кто занимается делопроизводством, поскольку он систематизировал и актуализировал сроки. Важно отметить, что документы по личному составу, образовавшиеся после 1 января 2003 года, получили новый срок хранения – 50 лет, тогда как для более ранних документов сохраняется 75-летний срок. Это существенное изменение, которое необходимо учитывать при формировании номенклатуры, иначе неизбежны ошибки в архивировании и возможные штрафы.

Наконец, форма самой номенклатуры дел и детализированные правила её составления регламентированы Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, которым утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (Правила № 77). Этот документ стал последней редакцией, внесшей ряд важных изменений, в том числе в части оформления итоговой записи и учета электронных дел. Помимо этого, оформление организационно-распорядительной документации, включая структуру и расположение реквизитов, должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который обеспечивает унификацию и юридическую значимость документов.

Теоретические и нормативно-правовые основы организации номенклатуры дел

Номенклатура дел — это не просто список, а мощный организационный инструмент, лежащий в основе всего цикла жизни документов в организации. Её ключевое предназначение — не только систематизация и учет, но и создание предпосылок для проведения экспертизы ценности документов. Это означает, что уже на этапе формирования номенклатуры закладываются основы для определения, какие документы будут храниться постоянно, какие — временно, а какие подлежат уничтожению по истечении установленных сроков. Без этого процесса невозможно гарантировать соблюдение требований законодательства.

Традиционно номенклатура дел может быть построена по нескольким принципам:

• Структурный принцип: Основан на структуре организации, где каждый раздел номенклатуры соответствует определенному структурному подразделению (например, раздел «Кадровая служба»).
• Функциональный принцип: Основан на функциях, выполняемых организацией, или видах документов (например, «Делопроизводство по приказам», «Делопроизводство по личному составу»).
• Структурно-функциональный принцип: Комбинированный подход, когда общий порядок базируется на структуре, а внутри каждого раздела — на функциях или видах документов.

Для кадровой службы чаще всего применяется структурный принцип (раздел «Кадровая служба»), а внутри этого раздела — функциональный или видовой (по видам документов: приказы, личные дела, журналы учета). Такой подход обеспечивает логичность и удобство поиска.

Новая форма и правила составления (Приказ Росархива № 77)

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов» внес существенные коррективы в требования к форме и содержанию номенклатуры дел. Эти изменения направлены на повышение прозрачности, унификации и адаптации к современным реалиям, включая развитие электронного документооборота.

Основные изменения и требования:

1. Актуализация формы: Новая форма номенклатуры дел теперь более детализирована и требует более тщательного подхода к заполнению. В частности, в графе «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню» необходимо не просто указывать срок, но и обязательно ссылаться на соответствующую статью Приказа Росархива № 236. Это исключает двусмысленность и обеспечивает юридическую обоснованность сроков.
2. Детализация заголовков: Заголовки дел должны быть максимально точными и отражать состав и содержание документов. Например, вместо «Приказы по личному составу» целесообразно указать «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников» или «Приказы о командировках, отпусках, дисциплинарных взысканиях», если сроки хранения различаются.
3. Итоговая запись: Одним из наиболее значимых нововведений является требование к итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел. В соответствии с Приказом № 77, эта запись теперь должна быть разделена на количество дел на бумажном носителе и электронных дел. Это прямое отражение тенденции к гибридному документообороту и требование к организациям систематизировать учет документов независимо от их физической формы.

Пример структуры итоговой записи (фрагмент):

Категория дел	Всего заведено дел	В том числе электронных дел
Дела постоянного хранения	5	2
Дела временного хранения (свыше 10 лет)	12	5
Дела временного хранения (до 10 лет)	20	8
Итого:	37	15

Такой подход обеспечивает не только внутренний учет, но и готовность к передаче документов в архивное учреждение, а также предоставляет четкую картину объема и формы хранения документов.

Сроки хранения документов: Актуализация по Приказу № 236

Вопрос сроков хранения документов является краеугольным камнем всей системы делопроизводства и архивирования. Неверное определение или несоблюдение сроков хранения может привести к серьезным юридическим последствиям и административной ответственности.

Основным документом, регулирующим сроки хранения типовых управленческих документов, является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Ключевые положения, касающиеся кадровых документов:

• Документы по личному составу: Для документов, образовавшихся после 1 января 2003 года (приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры и т.д.), установлен срок хранения 50 лет. Для документов, образовавшихся до 1 января 2003 года, срок хранения по-прежнему составляет 75 лет. Это различие обусловлено введением персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования.
• Документы по основной деятельности: Сроки варьируются от 1 года до постоянного хранения, в зависимости от типа и значимости документа (например, штатные расписания — постоянно, графики отпусков — 3 года).

Таблица: Примеры сроков хранения ключевых кадровых документов (по Приказу Росархива № 236)

Наименование дела (документа)	Срок хранения	Статья по Приказу № 236	Примечание
Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, изменении фамилии, поощрении)	50 лет ЭПК (75 лет до 2003 г.)	Ст. 433а	Если нет лицевых счетов — 75 лет
Личные карточки работников (формы Т-2, Т-2ГС, Т-2МС)	50 лет ЭПК (75 лет до 2003 г.)	Ст. 444
Личные дела работников	50 лет ЭПК (75 лет до 2003 г.)	Ст. 441
Трудовые договоры, служебные контракты, дополнительные соглашения к ним	50 лет ЭПК (75 лет до 2003 г.)	Ст. 435
Графики отпусков	3 года	Ст. 450
Табели учета рабочего времени	5 лет	Ст. 455	При вредных условиях — 50/75 лет
Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции	Постоянно	Ст. 31

Нарушение требований законодательства о хранении документов несет за собой серьезную административную ответственность. Согласно части 1 статьи 13.25 КоАП РФ, несоблюдение установленных сроков и правил хранения документов, а также информации, содержащейся в информационных системах, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 2 500 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Эти суммы подчеркивают не только финансовые риски, но и репутационные издержки, связанные с пренебрежением архивными требованиями, особенно в бюджетной сфере, где прозрачность и соблюдение законов находятся под особым контролем. Что из этого следует? Экономия на соблюдении регламентов может обернуться куда большими потерями.

Отраслевая специфика: Кадровое делопроизводство в медицинской бюджетной организации

Кадровая служба в медицинской организации, особенно в бюджетной, оперирует не только общими нормами трудового и архивного законодательства, но и уникальным массивом отраслевых актов. Эта специфика обусловлена характером деятельности учреждения и особым статусом медицинских работников. Деятельность таких организаций регулируется как Трудовым кодексом РФ, так и Федеральным законом от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», а также многочисленными подзаконными актами Минздрава России. Эти документы диктуют необходимость формирования особых дел и учета специфических процедур.

Документы, обусловленные профессиональной деятельностью

Для кадровой службы медицинского учреждения номенклатура дел не может быть универсальной. Она обязана включать разделы и заголовки дел, отражающие уникальные аспекты медицинской деятельности:

1. Документы по аккредитации (сертификации) специалистов: В отличие от большинства других профессий, медицинские и фармацевтические работники обязаны регулярно проходить процедуру аккредитации для подтверждения своей квалификации и права на осуществление профессиональной деятельности. Эти процессы регламентируются Приказом Минздрава России от 28.10.2022 № 709н «Об утверждении Положения об аккредитации специалистов», действующим до 1 января 2029 года. Следовательно, в номенклатуре дел должны быть предусмотрены такие заголовки, как:
   • Дело № ХХ. Документы по аккредитации (сертификации) медицинских и фармацевтических работников (личные заявления, копии свидетельств, выписки из протоколов аккредитационных комиссий).
   • Дело № ХХ. Переписка по вопросам аккредитации специалистов.

   Срок хранения этих документов должен соответствовать сроку хранения личных дел работников или быть уточнен согласно Приказу № 236.

2. Учет рабочего времени с учетом совместительства и специальных режимов труда: Работа в медицинских организациях часто предполагает особые режимы труда (дежурства, ночные смены, суммированный учет рабочего времени, совместительство). Это влечет за собой необходимость формирования специфических документов:
   • Дело № ХХ. Документы по учету суммированного рабочего времени медицинских работников.
   • Дело № ХХ. Журналы учета дежурств и ночных смен.
   • Дело № ХХ. Приказы (распоряжения) по учету совместительства.
3. Дела врачебных комиссий: В крупных медицинских организациях могут функционировать врачебные комиссии, решения которых влияют на трудовую деятельность сотрудников (например, медицинские заключения о годности к работе). Эти документы также требуют систематизации:
   • Дело № ХХ. Протоколы заседаний врачебных комиссий по вопросам медицинских осмотров работников.

Актуализация заголовков дел в связи с Номенклатурой должностей

Одним из наиболее важных изменений, напрямую влияющих на формирование номенклатуры дел кадровой службы в медицинских организациях, является утверждение новой номенклатуры должностей медицинских и фармацевтических работников. Приказ Минздрава РФ от 02.05.2023 № 205н (вступил в силу с 01.09.2023) утверждает новую Номенклатуру должностей медицинских и фармацевтических работников. Этот документ требует немедленной актуализации заголовков дел, связанных со штатными расписаниями, должностными инструкциями, личными делами и другими документами, где фигурируют наименования должностей.

Практические последствия:

• Штатное расписание: Должности в штатном расписании организации должны быть приведены в соответствие с новой Номенклатурой. Это, в свою очередь, потребует внесения изменений в соответствующие дела (например, «Дело № ХХ. Штатные расписания и изменения к ним»).
• Должностные инструкции: Все должностные инструкции должны быть пересмотрены и обновлены в соответствии с актуальной Номенклатурой. Соответственно, заголовок дела может звучать как «Дело № ХХ. Должностные инструкции медицинских и фармацевтических работников (актуализированные)».
• Личные дела и трудовые книжки: При приеме новых сотрудников или внесении изменений в кадровые документы действующих работников необходимо использовать актуальные наименования должностей.

В качестве методической основы для разработки индивидуальной номенклатуры дел медицинского учреждения, особенно бюджетного, могут использоваться примерные номенклатуры для учреждений здравоохранения, но с обязательным учетом актуальных Перечней сроков хранения (Приказ Росархива № 236) и включением всех образующихся специальных документов. Например, Приказ Минздрава Пензенской области от 26.12.2023 № 13-152 утвердил Примерную номенклатуру дел медицинских организаций, которая может служить ориентиром, но не заменой для тщательной адаптации к конкретному учреждению. Это ключевой нюанс, упускаемый многими.

Наконец, ключевое требование для бюджетных учреждений здравоохранения, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов: их номенклатура дел подлежит обязательному соглас��ванию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Это не просто формальность, а гарантия методологической корректности и сохранности документов, имеющих общественную ценность.

Методологические требования и предотвращение типовых ошибок

Создание номенклатуры дел – это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, требующий внимательности, актуальных знаний и методической дисциплины. На практике многие организации, включая медицинские, сталкиваются с типовыми ошибками, которые могут привести к серьезным проблемам с учетом, хранением и использованием документов. Систематизация процесса составления и утверждения номенклатуры призвана исключить эти критические ошибки.

Обязательность согласования с ЭПК

Одним из наиболее часто упускаемых, но критически важных аспектов для бюджетных медицинских организаций является процедура обязательного согласования номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Этот момент является краеугольным камнем для обеспечения академической корректности и соответствия реальной практике государственных учреждений.

Почему это обязательно?

Согласно пункту 11 Правил № 77 (Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023), номенклатура дел организации, которая является источником комплектования государственного (муниципального) архива, подлежит обязательному согласованию с ЭПК архивного учреждения. Бюджетные медицинские организации, как правило, подпадают под эту категорию, поскольку их документы имеют государственное значение и по истечении определенных сроков подлежат передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Что это означает на практике?

• Этап разработки: Организация разрабатывает проект номенклатуры дел, опираясь на свои функции, структуру, законодательные требования и типовые перечни.
• Экспертиза: Проект номенклатуры направляется в соответствующее архивное учреждение для рассмотрения ЭПК. Комиссия оценивает правильность формирования заголовков дел, обоснованность сроков хранения, соответствие нормативам и полноту включения всех образующихся документов.
• Согласование/Корректировка: По результатам рассмотрения ЭПК либо согласовывает номенклатуру, либо предоставляет замечания и предложения по её доработке. Организация обязана учесть эти рекомендации.
• Утверждение: Только после получения положительного заключения ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Важность этого этапа:

• Методологическая корректность: Согласование с ЭПК гарантирует, что номенклатура дел соответствует всем действующим методическим рекомендациям и нормативно-правовым актам.
• Юридическая значимость: Документ, прошедший согласование, обладает большей юридической силой и минимизирует риски ошибок при проведении экспертизы ценности и передаче документов в архив.
• Обеспечение сохранности: ЭПК помогает выявить потенциальные пробелы, которые могут привести к утрате ценных документов или неправильному определению их сроков хранения.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, утверждают номенклатуру дел самостоятельно. Однако для большинства бюджетных медицинских учреждений игнорирование требования об ЭПК является грубым нарушением.

Анализ типовых методологических нарушений

Помимо отсутствия согласования с ЭПК, существует ряд других распространенных ошибок, которые встречаются в практике ведения номенклатуры дел:

1. Отсутствие сводной номенклатуры дел: Некоторые организации вообще не имеют единой номенклатуры дел, что приводит к хаосу в документообороте, потере документов и невозможности систематизировать хранение.
2. Несоблюдение сроков подготовки и утверждения: Номенклатура дел должна быть утверждена до 1 января года, на который она составлена. Это обеспечивает непрерывность делопроизводства. Зачастую этот срок нарушается, что создает правовой вакуум на начальном этапе года.
3. Неактуальные заголовки дел: Использование устаревших или обобщенных заголовков, которые не отражают реальный состав документов. Например, «Прочие документы» или «Входящие/исходящие документы» — такие заголовки недопустимы, так как не позволяют идентифицировать содержание дела и определить его ценность.
4. Механический перенос обобщенных заголовков из примерной номенклатуры: Примерные номенклатуры – это лишь основа, а не готовое решение. Без адаптации к специфике конкретной организации они не выполняют своей функции. Например, в медицинской организации нужно добавить специфические дела по аккредитации, медицинским комиссиям.
5. Неверное установление сроков хранения: Как уже упоминалось, это критическая ошибка. Чаще всего встречается путаница между 50 и 75 годами для документов по личному составу, а также неправильное применение примечаний «ЭПК» (означает, что срок может быть изменен решением экспертно-проверочной комиссии) или «До минования надобности» (означает, что документ хранится до тех пор, пока он нужен для оперативной работы).
6. Отсутствие учета электронных дел: В условиях цифровизации многие организации игнорируют необходимость включения электронных документов в номенклатуру, что нарушает целостность системы учета. Новая форма номенклатуры по Приказу № 77 прямо требует такого учета.

Практические рекомендации по устранению ошибок:

• Регулярная актуализация: Ежегодно пересматривать и актуализировать номенклатуру дел, вносить изменения в связи с изменениями в законодательстве, структуре организации или функциях подразделений.
• Обучение персонала: Проводить регулярные обучения для сотрудников, ответственных за делопроизводство, по вопросам составления номенклатуры, применения перечней сроков хранения и оформления документов.
• Четкие формулировки: Разрабатывать заголовки дел максимально точно, используя активные глагольные конструкции и указывая виды документов (например, «Приказы о…», «Протоколы заседаний…», «Журналы учета…»).
• Методическая поддержка: Активно использовать методические рекомендации Росархива и профильных министерств, а также обращаться за консультациями в архивные учреждения.
• Внутренний контроль: Внедрить систему внутреннего контроля за соблюдением требований к делопроизводству, включая проверку правильности формирования и ведения дел.

Цифровизация кадрового делопроизводства: Переход к гибридной номенклатуре

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) – это не просто тренд, а стратегическое направление развития делопроизводства в России. Его внедрение регулируется статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, которые вступили в силу с 2021 года. Важно отметить, что переход на КЭДО является правом работодателя, а не обязанностью (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ), что предоставляет организациям определенную гибкость в выборе темпов цифровизации. Однако для бюджетных учреждений, особенно в медицинской сфере, этот переход неизбежен и активно стимулируется государством.

КЭДО в бюджетной сфере: Нормативная база и эксперимент

Для государственных и муниципальных учреждений, включая бюджетные медицинские организации, внедрение КЭДО имеет свои особенности. Государство активно развивает собственные платформы и экспериментирует с цифровизацией процессов.

Ключевые аспекты:

• Нормативная база: Статьи 22.1–22.3 ТК РФ определяют общие правила: возможность использования КЭДО для создания, подписания, хранения и представления работнику электронных документов. Для этого требуется согласие работника (кроме вновь принимаемых, если КЭДО уже введен) и использование электронных подписей.
• Опыт пилотных проектов: В федеральных государственных органах (Минцифры, ФНС, Казначейство) активно проводятся пилотные проекты по КЭДО, направленные на создание Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС). Этот опыт крайне важен для масштабирования КЭДО на все бюджетные учреждения.
• Эксперимент по цифровизации: Одним из наиболее значимых событий является Постановление Правительства РФ от 08.05.2025 № 629 «О проведении эксперимента по цифровизации процессов электронного документооборота…». Этот эксперимент проводится в период со 2 июня 2025 года по 30 июня 2026 года с участием таких ведомств, как Минприроды, Минпромторг, Минцифры и ФНС. Цель эксперимента – апробация новых подходов и технологий для перехода на полностью электронный документооборот.
• Выбор информационной системы: Работодатель, внедряющий КЭДО, имеет два основных пути:
  • Использование собственной информационной системы: Если у организации есть ресурсы и компетенции для разработки и поддержания собственного ПО, отвечающего требованиям законодательства. Многие государственные учреждения, включая медицинские, уже используют специализированное программное обеспечение для автоматизации кадрового делопроизводства (например, «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения», «Парус», «Галактика ERP»), которое может быть доработано для КЭДО.
  • Использование цифровой платформы «Работа в России»: Этот портал предоставляет готовое решение для КЭДО, что является более простым и экономичным вариантом, особенно для небольших бюджетных организаций.

Переход на КЭДО требует разработки ряда локальных нормативных актов (ЛНА), включая Положение о КЭДО, приказа о его введении, а также обеспечения всех работников квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями.

Проектирование гибридной номенклатуры и итоговой записи

Внедрение КЭДО, особенно на начальном этапе, неизбежно приводит к формированию гибридной номенклатуры дел. Это означает, что в организации одновременно существуют как дела на бумажном носителе, так и электронные дела. Такая ситуация требует особого подхода к проектированию номенклатуры, чтобы обеспечить её целостность и функциональность.

Ключевые аспекты проектирования гибридной номенклатуры:

1. Интеграция электронных дел: В номенклатуре дел должны быть четко обозначены дела, которые ведутся исключительно в электронном виде, а также те, которые могут существовать как в бумажном, так и в электронном формате (например, заявления, приказы).
2. Отметки о форме хранения: Для каждого заголовка дела в номенклатуре рекомендуется указывать форму его хранения: «Э» (электронное дело), «Б» (бумажное дело) или «Г» (гибридное дело, ведущееся и на бумаге, и в электронном виде).
3. Единые сроки хранения: Независимо от формы носителя, сроки хранения документов остаются неизменными и определяются Приказом Росархива № 236. Это важно для правильной экспертизы ценности.
4. Детализация итоговой записи (УИП): Как уже упоминалось, Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 прямо предписывает разделение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел на дела на бумажном носителе и электронные дела. Это требование является критически важным для переходного периода и позволяет:
   • Четко видеть объем: Руководство и ответственные лица могут наглядно оценить, сколько документов уже переведено в цифровой формат, а сколько еще остается на бумаге.
   • Планировать ресурсы: Информация о количестве электронных дел помогает планировать объемы хранения в информационных системах, а также мероприятия по их резервному копированию и архивированию.
   • Соответствовать нормам: Соблюдение этого требования обеспечивает соответствие номенклатуры делам актуальным правилам Росархива.

Пример фрагмента гибридной номенклатуры дел кадровой службы:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (бумаж.)	Кол-во дел (электр.)	Срок хранения	Примечание
01-01	Приказы (распоряжения) руководителя по личному составу (о приеме, переводе, увольнении)	1	2	50 лет ЭПК	Электронные приказы подписываются усиленной квалифицированной ЭП
01-02	Личные дела работников (бумажные)	50	0	50 лет ЭПК	На этапе перехода; новые личные дела могут быть электронными
01-03	Личные дела работников (электронные)	0	15	50 лет ЭПК	Формируются в СЭД, подписываются ЭП
01-04	Трудовые договоры и доп. соглашения к ним	25	0	50 лет ЭПК	Ведутся на бумаге, но могут быть сканированы и храниться в СЭД для оперативного доступа
01-05	Документы по аккредитации (сертификации) медицинских специалистов	2	1	50 лет	Включают копии свидетельств, протоколов; могут вестись гибридно
01-06	Графики отпусков	1	1	3 года	Могут вестись в электронной форме с ЭП

Такой подход к формированию номенклатуры дел позволяет не только соблюсти все нормативные требования, но и эффективно управлять документами в условиях постоянно меняющейся цифровой среды. Это сложный, но необходимый процесс для любой современной бюджетной медицинской организации.

Заключение и практические рекомендации

Работа кадровой службы в бюджетной медицинской организации – это сложный, многогранный процесс, в котором номенклатура дел играет роль системообразующего элемента. Исследование показало, что успешное ведение номенклатуры требует не только глубокого понимания общего делопроизводственного и трудового законодательства, но и детального знания отраслевых нормативных актов Минздрава России, а также актуальных требований Росархива. Игнорирование этих аспектов приводит к типовым ошибкам, серьезным административным штрафам и риску утраты ценных документов.

Ключевые выводы исследования:

1. Нормативно-правовая динамика: Законодательство в области делопроизводства и кадрового учета постоянно обновляется (Приказы Росархива № 236 и № 77, ТК РФ, акты Минздрава № 709н, № 205н/328н), требуя от организаций непрерывной актуализации своих процессов.
2. Отраслевая уникальность: Медицинская сфера диктует необходимость включения в номенклатуру уникальных дел (аккредитация специалистов, учет рабочего времени медработников, новые номенклатуры должностей), что отличает ее от типовых организаций.
3. Методологическая строгость: Для бюджетных медицинских организаций критически важным является соблюдение процедур, таких как обязательное согласование номенклатуры дел с ЭПК архивного учреждения, что является гарантией её юридической и методической корректности.
4. Цифровая трансформация: Внедрение КЭДО (ст. 22.1–22.3 ТК РФ), подкрепленное государственными экспериментами (Постановление Правительства РФ № 629), трансформирует подходы к ведению номенклатуры, требуя формирования гибридных моделей и особого учета электронных дел.

Практические рекомендации по совершенствованию документооборота и предотвращению административных правонарушений:

1. Регулярный мониторинг законодательства: Назначить ответственного сотрудника или подразделение для постоянного отслеживания изменений в федеральном и отраслевом законодательстве, касающемся делопроизводства, трудового права и архивного дела.
2. Разработка и актуализация ЛНА: Разработать или актуализировать внутренние локальные нормативные акты (Положение о делопроизводстве, Инструкция по ведению номенклатуры дел, Положение о КЭДО), четко регламентирующие все процессы документооборота.
3. Профессиональное обучение: Регулярно организовывать обучение и повышение квалификации сотрудников кадровой службы и делопроизводства по вопросам ведения номенклатуры дел, применения электронных подписей и работы с КЭДО.
4. Комплексный подход к номенклатуре: Формировать номенклатуру дел с учетом всех специфических требований медицинской сферы и четкой детализацией заголовков дел. Обязательно разделять итоговую запись на бумажные и электронные дела согласно Приказу Росархива № 77.
5. Обязательное согласование с ЭПК: Включить этап согласования номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения в годовой план работы кадровой службы.
6. Выбор и внедрение КЭДО: Проанализировать возможности внедрения КЭДО, выбрав оптимальную информационную систему (портал «Работа в России» или собственное ПО) и поэтапно переходить на электронное ведение дел, обеспечив правовую и техническую готовность.
7. Внутренний аудит: Проводить регулярный внутренний аудит состояния делопроизводства и номенклатуры дел, чтобы выявлять и устранять ошибки до того, как они приведут к серьезным последствиям.

Перспективы для дальнейших исследований:

Полный переход на КЭДО в государственном секторе – это задача ближайшего будущего. Дальнейшие исследования могут быть сфокусированы на анализе практического опыта бюджетных медицинских организаций по внедрению КЭДО, оценке эффективности использования государственных информационных систем, а также на разработке унифицированных стандартов для ведения полностью электронных архивов в медицинских учреждениях. Это позволит не только оптимизировать текущие процессы, но и обеспечить долгосрочную сохранность и доступность ценных кадровых документов в условиях полной цифровизации.

Список использованной литературы

1. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. Ростов на/Д: Феникс, 2015. 350 c.
2. Гугуева, Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Гугуева. М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2014. 192 c.
3. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. М.: Флинта, Наука, 2015. 296 c.
4. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. 312 c.
5. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. СПб.: Наука и техника, 2017. 304 c.
6. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2016. 477 c.
7. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. М.: Логос, 2015. 500 c.
8. Ловчева, М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева. М.: Проспект, 2016. 80 c.
9. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. М.: Альфа-Пресс, 2014. 224 c.
10. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. 112 c.
11. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие для нач. проф. образования / Н.М. Пожникова. М.: ИЦ Академия, 2016. 192 c.
12. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. М.: Проспект, 2017. 784 c.
13. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб. М.: Омега-Л, 2015. 207 c.
14. Стенюков, М.В. Кадровое делопроизводство в 2017 году / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова. М.: А-Приор, 2016. 128 c.
15. Кожанова Е. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2015. № 1. С. 14 – 16.
16. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2016. № 1. С. 3 – 6.
17. Подобед, М.А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М.А. Подобед. М.: Приор, 2015. 224 c.
18. Пустозерова, В.М. Делопроизводство в банках. Нормативные акты / В.М. Пустозерова. М.: Приор, 2016. 160 c.
19. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. М.: Академия, 2014. 288 с.
20. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). СПб.: Питер, 2016. 256 с.
21. Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. СПб.: Питер, 2015. 224 c.
22. Шестакова Е. Работа с организационными документами // Секретарское дело. 2017. № 1. С. 50 – 56.
23. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2015.
24. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2015.
25. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2014.
26. Пешков Г.Д. Секретарское дело. Минск, 2013.
27. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2017.
28. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».
29. Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
30. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
31. Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
32. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: актуальные сроки хранения документов.
33. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ.
34. Примерная номенклатура дел в учреждениях здравоохранения.
35. Номенклатура дел: образец-2025, оформление, утверждение.
36. Кадровый электронный документооборот: как перейти в 2025 году.
37. Приказ ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России от 25.01.2022 №20-р «О регламенте кадрового делопроизводства».
38. ТОП-10 типичные ошибки в кадровом делопроизводстве.
39. Номенклатура кадровых документов.
40. Номенклатура дел кадровой службы.
41. С 1 сентября 2023 года вводится новая номенклатура должностей медицинских и фармацевтических работников (Приказ Минздрава РФ от 02.05.2023 № 205н).
42. Номенклатура дел организации: образец на 2025 год (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).
43. Электронный кадровый документооборот (КЭДО) в 2025 году.