Проектирование информационной системы для автоматизации HR-процессов в кинотеатре

Правильная организация работы отдела кадров является важнейшим элементом в деятельности любого предприятия. Отдел кадров — это связующее звено между руководством и рядовыми сотрудниками, и от его эффективности зависит своевременность оформления документов, точность расчетов и общий моральный климат в коллективе. В индустрии развлечений, и в частности в кинотеатрах, эта задача усложняется специфическими условиями: высокой текучестью кадров, сезонными пиками нагрузки и необходимостью управлять сложными посменными графиками.

Основная проблема, с которой сталкиваются HR-специалисты в таких условиях, — это ручная обработка огромного массива данных. Бумажный документооборот, включающий приказы, личные дела, анкеты и табели учета, не только замедляет работу, но и становится источником ошибок из-за человеческого фактора. Возможность перевести эти процессы в цифровой формат является актуальной и необходимой.

Целью данной курсовой работы является проектирование информационной системы (ИС), предназначенной для автоматизации процессов кадрового учета и управления персоналом в условиях современного кинотеатра. Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

• Проанализировать предметную область и существующие бизнес-процессы HR-отдела.
• Выявить ключевые проблемы и сформулировать требования к автоматизированной системе.
• Провести сравнительный анализ и выбрать оптимальные средства для реализации проекта.
• Спроектировать архитектуру, базу данных и основные пользовательские интерфейсы будущей системы.

Определив цели и задачи, мы можем перейти к первому шагу их выполнения — детальному анализу деятельности объекта автоматизации.

Глава 1. Каким образом устроен HR-отдел кинотеатра и почему ему нужна автоматизация

В данной главе будет проведен детальный анализ текущего состояния («как есть») HR-процессов, характерных для типичного кинотеатра. Основная цель этого этапа — закрепить практические навыки анализа деятельности предприятия, выявить существующие узкие места и на их основе сформулировать четкие, измеримые требования к будущей информационной системе, которая должна решить обнаруженные проблемы. Для начала рассмотрим ключевые операции, которые ежедневно выполняет отдел кадров.

1.1. Анализ ключевых бизнес-процессов и документооборота

Деятельность отдела кадров кинотеатра представляет собой набор взаимосвязанных процессов, направленных на обеспечение бесперебойной работы персонала. Ключевые операции, подлежащие анализу, включают:

1. Прием на работу: Этот процесс начинается с анкетирования кандидата, далее следует сбор необходимых документов (паспорт, трудовая книжка, СНИЛС), на основе которых формируется личное дело и издается приказ о приеме на работу.
2. Кадровый учет и перемещение: Ведение личных дел сотрудников, оформление переводов на другие должности, изменение условий труда.
3. Оформление отпусков и больничных: Прием заявлений, издание соответствующих приказов и передача данных в бухгалтерию для расчета выплат.
4. Составление графика смен: Один из самых трудоемких процессов в кинотеатре, требующий учета доступности сотрудников, норм рабочего времени и производственной необходимости.
5. Учет рабочего времени: Ведение табелей, фиксация отработанных часов, опозданий и невыходов, что напрямую влияет на расчет заработной платы.
6. Увольнение: Оформление заявления, подготовка приказа об увольнении, выдача трудовой книжки и окончательный расчет.

Все эти процессы генерируют значительный бумажный документооборот. Визуализация основного бизнес-процесса «Управление персоналом» с помощью диаграмм моделирования, например, в нотации BPMN или IDEF0, наглядно показывает, что практически каждый шаг сопровождается созданием или обработкой документа: анкеты, заявления, приказы, справки, личные карточки (форма Т-2), табели учета рабочего времени. В ручном режиме это создает колоссальную нагрузку на HR-специалистов. Проведенный анализ бизнес-процессов наглядно демонстрирует ряд проблем, которые можно решить с помощью современных технологий.

1.2. Выявление проблем и формирование требований к будущей системе

На основе анализа текущих процессов можно выделить несколько системных проблем, снижающих эффективность работы HR-отдела:

• Большие временные затраты на рутинные, повторяющиеся операции (например, подготовка типовых приказов или справок).
• Высокий риск ошибок из-за человеческого фактора при вводе данных, составлении графиков и ведении табелей.
• Сложность оперативного контроля: Трудно отследить актуальные графики отпусков, количество свободных сотрудников для выхода в смену или общую картину по кадровому составу в реальном времени.
• Отсутствие единой, централизованной базы данных по сотрудникам, что затрудняет поиск информации и формирование аналитических отчетов.

Основной причиной необходимости внедрения ИС является стремление к снижению операционных расходов и повышению точности данных. Автоматизация позволяет высвободить время HR-специалистов от рутины для решения более стратегических задач, таких как адаптация новых сотрудников и развитие корпоративной культуры.

Исходя из этих проблем, формируются следующие требования к будущей системе:

1. Функциональные требования:
   • Ведение единой электронной базы сотрудников с полной информацией (личные данные, должность, история перемещений).
   • Автоматизация процессов приема, перевода и увольнения с автогенерацией приказов.
   • Модуль для составления и управления графиками смен с учетом пожеланий и норм труда.
   • Автоматизированный учет рабочего времени и формирование табелей.
   • Возможность генерации стандартных отчетов (штатное расписание, отчет по отпускам) и справок с места работы.
2. Нефункциональные требования:
   • Обеспечение защиты персональных данных в соответствии с требованиями законодательства.
   • Интуитивно понятный и удобный пользовательский интерфейс.
   • Надежность и стабильность работы системы.

Теперь, когда у нас есть четкий перечень требований, можно перейти ко второй главе, посвященной непосредственному проектированию решения.

Глава 2. Как мы спроектируем информационную систему для решения поставленных задач

Эта глава является ключевой в курсовой работе, так как здесь теоретический анализ переходит в практическое проектирование. Мы последовательно пройдем все этапы создания прототипа будущей системы: от обоснованного выбора технологической платформы и программных средств до разработки детальной архитектуры, структуры базы данных и наглядных прототипов пользовательских интерфейсов. Первым шагом в проектировании является выбор инструментов, которые позволят нам реализовать все сформулированные ранее требования.

2.1. Сравнительный анализ и выбор программных средств для реализации

При выборе подхода к созданию информационной системы для HR-отдела кинотеатра необходимо рассмотреть несколько альтернативных вариантов:

1. Готовое («коробочное») решение: Использование популярных на рынке продуктов, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или Bitrix24.
   • Плюсы: Высокая скорость внедрения, наличие технической поддержки, отлаженный функционал.
   • Минусы: Высокая стоимость лицензий, сложность или невозможность гибкой настройки под узкоспециализированные процессы кинотеатра (например, специфическое планирование смен), избыточность функционала.
2. Решение на базе Open-source: Адаптация существующих бесплатных HR-систем с открытым исходным кодом.
   • Плюсы: Отсутствие платы за лицензии, возможность глубокой кастомизации.
   • Минусы: Требует значительных ресурсов на доработку, внедрение и последующую поддержку. Надежность и безопасность полностью ложатся на плечи команды внедрения.
3. Разработка системы с нуля: Создание уникального продукта, полностью отвечающего требованиям заказчика.
   • Плюсы: Максимальная гибкость, полное соответствие бизнес-процессам, отсутствие лишних функций. Идеальный вариант для образовательных целей курсовой работы.
   • Минусы: Наиболее длительный и ресурсоемкий путь в реальных условиях.

Для целей данной курсовой работы, где основной задачей является демонстрация навыков проектирования, наиболее целесообразным выбором является разработка с нуля. Этот подход позволяет детально проработать все аспекты создания ИС.

В качестве технологического стека предлагается использовать:

• Язык программирования и фреймворк: Python + Django. Этот выбор обусловлен высокой скоростью разработки, наличием большого количества готовых библиотек (в том числе для администрирования), строгой структурой и безопасностью.
• Система управления базами данных (СУБД): PostgreSQL. Это мощная, надежная и бесплатная СУБД, которая отлично интегрируется с Django и способна обрабатывать большие объемы данных.

После выбора инструментария мы можем приступить к созданию логической и физической структуры нашей будущей системы.

2.2. Разработка архитектуры системы и проектирование базы данных

Для проектируемой системы выбрана классическая трехуровневая архитектура «клиент-сервер-база данных». Она разделяет логику представления данных (клиент), бизнес-логику (сервер) и хранение данных (СУБД), что делает систему гибкой, масштабируемой и удобной в поддержке.

• Клиентский уровень (Presentation Tier): Веб-браузер пользователя, в котором отображаются пользовательские интерфейсы, разработанные с помощью HTML, CSS и JavaScript.
• Серверный уровень (Application Tier): Приложение на Django, которое обрабатывает запросы от клиента, выполняет всю бизнес-логику (расчеты, формирование документов) и взаимодействует с базой данных.
• Уровень данных (Data Tier): СУБД PostgreSQL, где надежно хранится вся информация.

Центральным элементом проектирования на данном этапе является разработка модели данных. Для визуализации структуры базы данных обычно используются ER-диаграммы (сущность-связь), которые можно построить в таких CASE-средствах, как, например, StarUML. Ключевыми сущностями базы данных будут:

1. Сотрудник (Employee): Хранит всю персональную информацию (ФИО, паспортные данные, контакты, дата приема).
2. Должность (Position): Справочник должностей с указанием оклада и обязанностей.
3. Отдел (Department): Справочник структурных подразделений кинотеатра.
4. График_работы (WorkSchedule): Сущность для планирования смен, связывающая сотрудника, дату и тип смены (дневная, вечерняя).
5. Приказ (Order): Документы, фиксирующие кадровые события (прием, увольнение, отпуск), с указанием типа, номера, даты и сотрудника.
6. Отпуск (Vacation): Информация о периодах отпусков сотрудников, их типе и продолжительности.

Такая структура данных позволяет эффективно хранить всю необходимую информацию, избегать дублирования и устанавливать логические связи между объектами учета, что является фундаментом для реализации всего требуемого функционала. Спроектировав «скелет» системы, необходимо продумать, как с ней будут взаимодействовать пользователи.

2.3. Проектирование основных пользовательских интерфейсов

Качественный пользовательский интерфейс (UI) — залог того, что система будет не только функциональной, но и удобной в повседневном использовании. Проектирование UI направлено на то, чтобы HR-менеджер мог выполнять свои задачи быстро и с минимальным количеством кликов. Рассмотрим прототипы нескольких ключевых экранов.

1. Карточка сотрудника: Это центральный экран для работы с данными конкретного работника. Он должен содержать вкладки с личной информацией, трудовой историей, данными об отпусках и текущим графиком. Элементы управления: кнопки «Редактировать», «Создать приказ», «Загрузить документ».
2. Экран формирования графика смен: Визуально этот экран представляет собой календарную сетку или таблицу, где по строкам идут сотрудники, а по столбцам — дни месяца. HR-менеджер может перетаскивать блоки смен, назначая их сотрудникам. Система должна автоматически подсвечивать превышение норм рабочего времени и контролировать конфликты расписания.
3. Форма создания приказа на отпуск: Простая форма с полями для выбора сотрудника, типа отпуска (ежегодный, без сохранения з/п), дат начала и окончания. После заполнения кнопка «Сформировать приказ» автоматически генерирует документ по шаблону и сохраняет его в системе.
4. Главный дашборд (панель аналитики): Стартовый экран системы, который предоставляет HR-менеджеру оперативную сводку. Он может включать виджеты: «Сотрудники на смене сегодня», «Предстоящие дни рождения», «Запросы на отпуск для согласования», а также ключевые метрики, такие как текучесть кадров и средняя численность персонала. Такая аналитика помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Продуманные интерфейсы не только упрощают работу, но и снижают вероятность ошибок, делая взаимодействие с комплексной системой интуитивно понятным. Продемонстрировав основные аспекты проектирования, мы подходим к финальной части работы, где необходимо подвести итоги и оценить проделанную работу.

В ходе выполнения курсовой работы была решена поставленная задача по автоматизации кадрового учета в кинотеатре. Изначально была подчеркнута проблема неэффективности ручного труда в HR-отделе, усугубляемая спецификой отрасли с ее высокой текучестью персонала и сложными графиками.

Основные результаты работы можно свести к следующему:

• Проведен детальный анализ бизнес-процессов HR-отдела, который позволил выявить узкие места и ключевые потребности в автоматизации.
• Сформулирован исчерпывающий перечень функциональных и нефункциональных требований к будущей информационной системе.
• Выполнен сравнительный анализ подходов к реализации и обоснован выбор стека технологий (Python/Django + PostgreSQL) как оптимального для учебного проекта.
• Спроектирована трехуровневая архитектура, разработана логическая модель базы данных (ER-модель) и спроектированы прототипы ключевых пользовательских интерфейсов.

Таким образом, цель курсовой работы полностью достигнута. Спроектированное решение, в случае его реализации, способно эффективно автоматизировать рутинные HR-процессы, повысить точность данных и предоставить инструменты для качественного управления персоналом.
Перспективы дальнейшего развития проекта могут включать:

• Интеграцию с другими системами, например, с билетной системой для анализа загрузки залов и планирования персонала.
• Разработку мобильного приложения для сотрудников, где они могли бы видеть свой график, запрашивать отпуска и получать уведомления.
• Добавление модуля для оценки и обучения персонала.

Список использованной литературы

1. Базы данных: модели, разработка, реализация / Карпова Т.- СПб.: Питер, 2001. –304с.
2. Галатенко В. Информационная безопасность // Открытые системы- 1996. – N 1-4.
3. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных .- Х.: Фолио, 2002. – 504 с.
4. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: Диалог-Мифи, 2001. — 304 с.
5. Принципы проектирования и разработки программного обеспечения. Учебный курс MCSD: Скотт Ф. Уилсон, Брюс Мэйплс, Тим Лэндгрейв. – М: Русская редакция, 2002. – 736стр.
6. Фатрелл Р., Шафер Д. Шафер Л. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. М.: «Вильямс», 2003. – 1128с.
7. Федотова Д.Э., Семенов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE — технологии. Москва, Горячая линия — Телеком, 2003 г.
8. Гагарина Л.Г.,.Киселев Д.В и др. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учеб.пособие / под ред.проф.Л.Г.Гагариной.-М:ИД»Форум»:ИНФРА-М,2007. – 384 с.
9. Джеффри Д. Ульман, Дженнифер Уидом. Основы реляционных баз данных, Лори, М, 2006 г.
10. Сорокин А.В. Разработка баз данных, Питер, Сп-б, 2005 г.
11. Дейт К. Введение в системы баз данных. М., 1998.
12. Питер Роб, Карлос Коронел. Системы баз данных: проектирования, реализация и управление, БХВ-Петербург, Сп-б, 2004 г.
13. Экономика Предприятия Учебник Практикум 3-Е Изд; Грибов В.Д., Грузинов В.П.; Финансы и статистика; 2008 г.