Проектирование базы данных для учета материалов: Excel, Access, нормализация

Представьте себе офис, где ремонтные работы идут полным ходом: закупаются стройматериалы, ведутся работы, обновляются помещения. Без систематизированного учета материалов этот процесс быстро превратится в хаос: излишки одних позиций, дефицит других, сложности с контролем расходов и сроков. В условиях постоянно растущей сложности управленческих задач, автоматизация учета материалов по ремонту офиса становится не просто желательной, а жизненно необходимой. Именно поэтому данная курсовая работа посвящена проектированию и реализации эффективной системы учета, способной значительно упростить и оптимизировать этот процесс.

Целью настоящей работы является создание исчерпывающего руководства по проектированию базы данных для учета материалов по ремонту офиса, используя возможности Microsoft Excel для первичной обработки и аналитики, и Microsoft Access для надежного хранения и управления данными.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть фундаментальные теоретические основы реляционных баз данных и их применимость к выбранной предметной области.
Разработать подробную методику использования Microsoft Excel для структурирования, расчета и предварительного анализа данных.
Создать пошаговое руководство по проектированию и реализации базы данных в Microsoft Access, включая создание таблиц, связей, запросов и отчетов.
Проанализировать методы интеграции Excel и Access, а также рассмотреть преимущества и ограничения каждой из программ.
Сформировать рекомендации по структуре и содержанию пояснительной записки, соответствующей академическим стандартам.

Структура данной работы последовательно раскрывает все этапы проектирования и реализации, начиная с теоретических основ и заканчивая практическими рекомендациями по оформлению итогового документа. Каждый раздел представляет собой углубленное погружение в тему, сопровождаемое примерами и детализированными инструкциями, что делает материал полезным для студентов, изучающих информационные технологии и базы данных.

Теоретические основы реляционных баз данных и их применение

В основе любой эффективной системы управления данными лежат прочные теоретические принципы. Для нашего проекта, посвященного учету материалов для ремонта офиса, краеугольным камнем является реляционная модель данных – парадигма, которая произвела революцию в хранении и обработке информации, став основой для всех современных систем управления реляционными базами данных (РСУБД). Понимание ее фундаментальных основ критически важно для создания устойчивой, масштабируемой и логически непротиворечивой базы данных.

Основные понятия и принципы реляционной модели данных

Реляционная база данных – это не просто набор таблиц; это целостная система, где информация организована в виде логически связанных таблиц, или отношений, с четко определенными связями. Каждая такая таблица представляет собой отдельный объект или концепцию предметной области. Например, в нашем случае это могут быть «Материалы», «Поставщики», «Помещения» или «Ремонтные работы».

Ключевые термины, с которыми мы будем работать:

Таблица (отношение): Основная единица хранения данных, представляющая собой двумерную структуру из строк и столбцов. Например, таблица МАТЕРИАЛЫ будет содержать информацию о каждом виде материалов.
Строка (кортеж/запись): Отдельная запись в таблице, представляющая один экземпляр объекта. В таблице МАТЕРИАЛЫ каждая строка будет описывать конкретный материал, например, «Краска акриловая, белая, 10 л».
Столбец (атрибут/поле): Отдельный тип данных в таблице. В таблице МАТЕРИАЛЫ полями могут быть «Наименование материала», «Единица измерения», «Цена за единицу».
Первичный ключ (Primary Key): Один или несколько столбцов, значения которых однозначно идентифицируют каждую строку в таблице. Например, КодМатериала в таблице МАТЕРИАЛЫ. Он должен быть уникальным и не может содержать NULL-значения.
Внешний ключ (Foreign Key): Столбец или набор столбцов в одной таблице, который ссылается на первичный ключ в другой таблице. Внешние ключи используются для установления связей между таблицами. Например, в таблице ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ поле КодМатериала будет внешним ключом, ссылающимся на первичный ключ КодМатериала таблицы МАТЕРИАЛЫ.

Исторически реляционная модель данных была предложена британским математиком Эдгаром Ф. Коддом в конце 1960-х – начале 1970-х годов. Его работа стала основой для всех современных систем управления реляционными базами данных (РСУБД). В 1985 году Кодд сформулировал 12 правил (дополнив их «нулевым» правилом), которые служат своего рода «конституцией» для РСУБД, определяя требования к их функциональности и целостности. Среди них:

Информационное правило (The Information Rule): Вся информация, будь то пользовательские данные или метаданные, должна быть представлена только в виде значений в таблицах. Это обеспечивает единообразие и простоту доступа, а также гарантирует, что все данные подчиняются одним и тем же правилам.
Правило гарантированного доступа (Guaranteed Access Rule): Каждое отдельное значение данных должно быть логически доступно путем указания имени таблицы, имени столбца и значения первичного ключа. Это фундаментальное требование для поиска и извлечения информации, без которого работа с данными была бы невозможной.
Систематическая поддержка отсутствующих значений (Systematic Treatment of Null Values): Система должна поддерживать значения NULL для обозначения неизвестных или неприменимых данных, отличных от любого другого значения (например, нуля или пустой строки). Это позволяет корректно обрабатывать неполную информацию и избегать ошибок при расчетах и анализе.

Язык SQL (Structured Query Language), разработанный в IBM в начале 1970-х, стал международным стандартом для взаимодействия с реляционными базами данных. Он позволяет извлекать, изменять и управлять данными, обеспечивая универсальный интерфейс для работы с РСУБД.

Нормализация баз данных: от 1НФ до 3НФ

Нормализация – это методический процесс создания таблиц базы данных с правильным набором столбцов и ключей, путем разделения большой таблицы на более мелкие, логически связанные единицы. Ее главная цель – устранение избыточности данных, уменьшение размера базы и поддержание целостности данных при их изменении.

Необходимость нормализации продиктована проблемой так называемых «аномалий»:

Аномалия вставки: Если в таблице ПОСТАВКИ (Поставщик, Адрес, Товар, Количество, Стоимость) нужно добавить нового поставщика, с которым еще нет договоров на поставку конкретных товаров, то это может быть невозможно, если поля «Товар» и «Количество» являются обязательными. Мы не можем просто добавить информацию о поставщике без указания товара, что существенно ограничивает гибкость системы.
Аномалия обновления: Предположим, адрес поставщика хранится в нескольких записях таблицы ПОСТАВКИ (по одной записи на каждый поставляемый товар). При изменении адреса поставщика необходимо обновить его во всех соответствующих записях. Пропуск хотя бы одной записи приведет к несогласованности данных, что сделает информацию в базе ненадёжной.
Аномалия удаления: Если в той же таблице ПОСТАВКИ удалить все записи, связанные с определенным поставщиком (например, он временно прекратил сотрудничество), то вместе с ними будет удалена и вся информация о самом поставщике (его наименование и адрес), если эти данные хранились только в этих записях. Это может привести к потере ценной информации о деловых партнерах.

Нормализация призвана предотвратить эти проблемы, разбивая данные на логические части и устанавливая между ними связи. Рассмотрим основные нормальные формы:

Первая нормальная форма (1НФ):

Каждый столбец таблицы должен содержать только атомарные (неделимые) значения. Например, поле «Адрес» не должно содержать «Город, Улица, Дом» в одной строке, а должно быть разбито на отдельные поля: «Город», «Улица», «Дом».
Не должно быть повторяющихся групп значений в одной записи. Вместо одного поля «Материал1, Материал2, Материал3» должна быть отдельная таблица СОСТАВ_РЕМОНТА, связывающая ремонт с каждым материалом.
Каждая строка должна быть уникальна и идентифицироваться первичным ключом.

Пример для учета материалов:
Предположим, у нас есть исходная таблица РЕМОНТ_ОФИСА:

ID_{Ремонта}	Дата	Помещение	Материал	Количество	Цена	Поставщик	АдресПоставщика
1	01.10.2025	Кабинет А	Краска, Кисти	10, 5	500, 100	СтройСнаб	ул. Мира, 10

Эта таблица не в 1НФ, так как поле «Материал» и «Количество» содержат повторяющиеся группы. После приведения к 1НФ получим:

Таблица РЕМОНТ_ОФИСА (в 1НФ)

ID_{Ремонта}	Дата	Помещение
1	01.10.2025	Кабинет А

Таблица ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ (в 1НФ)

ID_{Ремонта}	Материал	Количество	Цена	Поставщик	АдресПоставщика
1	Краска	10	500	СтройСнаб	ул. Мира, 10
1	Кисти	5	100	СтройСнаб	ул. Мира, 10

Вторая нормальная форма (2НФ):
- Таблица должна быть в 1НФ.
- Каждый неключевой столбец должен зависеть от всего первичного ключа. Если первичный ключ составной, то ни один неключевой атрибут не должен зависеть только от части первичного ключа.
Пример для учета материалов (продолжение):
В таблице ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ (ID_{Ремонта}, Материал) является составным первичным ключом. Поле «Поставщик» и «АдресПоставщика» зависят только от «Материала», а не от всего ключа. Это нарушение 2НФ. Необходимо разделить данные о поставщиках и материалах.

Таблица РЕМОНТ_ОФИСА (без изменений)

ID_{Ремонта} Дата Помещение

1 01.10.2025 Кабинет А

Таблица МАТЕРИАЛЫ (в 2НФ)

ID_{Материала} НаименованиеМатериала ЦенаЗаЕдиницу ID_{Поставщика}

М001 Краска 500 П001

М002 Кисти 100 П001

Таблица ПОСТАВЩИКИ (в 2НФ)

ID_{Поставщика} НаименованиеПоставщика АдресПоставщика

П001 СтройСнаб ул. Мира, 10

Таблица ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ (в 2НФ)

ID_{Ремонта} ID_{Материала} Количество

1 М001 10

1 М002 5
Третья нормальная форма (3НФ):
- Таблица должна быть в 2НФ.
- Каждый неключевой столбец должен зависеть только от первичного ключа и не иметь транзитивных зависимостей (то есть, не зависеть от другого неключевого столбца).
Пример для учета материалов (продолжение):
В таблице МАТЕРИАЛЫ поле «ЦенаЗаЕдиницу» зависит от «НаименованиеМатериала», а не напрямую от «ID_{Материала}» (хотя это и не транзитивная зависимость в строгом смысле, поскольку «НаименованиеМатериала» является частью смысла «ID_{Материала}«). Более наглядный пример транзитивной зависимости может возникнуть, если бы в таблице ПОМЕЩЕНИЯ было поле «ОтветственныйЗаРемонт» и «ТелефонОтветственного». Тогда «ТелефонОтветственного» зависел бы от «ОтветственныйЗаРемонт», а тот, в свою очередь, от первичного ключа ID_Помещения. В таком случае, «ОтветственныйЗаРемонт» и «ТелефонОтветственного» следовало бы вынести в отдельную таблицу СОТРУДНИКИ. В нашем текущем примере таблицы МАТЕРИАЛЫ, ПОСТАВЩИКИ, РЕМОНТ_ОФИСА и ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ уже находятся в 3НФ.

Таким образом, база данных считается нормализованной после достижения третьей нормальной формы, что гарантирует минимизацию избыточности и защиту от аномалий.

ID_{Материала}	НаименованиеМатериала	ЦенаЗаЕдиницу	ID_{Поставщика}
М001	Краска	500	П001
М002	Кисти	100	П001

ID_{Поставщика}	НаименованиеПоставщика	АдресПоставщика
П001	СтройСнаб	ул. Мира, 10

ID_{Ремонта}	ID_{Материала}	Количество
1	М001	10
1	М002	5

Свойства ACID транзакций

Для обеспечения надежности и корректности операций с данными, особенно в многопользовательских средах, реляционные СУБД придерживаются набора требований, известных как ACID: Атомарность, Согласованность, Изолированность, Устойчивость. Именно эти свойства лежат в основе стабильной работы любой современной системы управления базами данных.

Атомарность (Atomicity): Принцип «все или ничего». Транзакция, представляющая собой единицу работы, либо выполняется полностью, либо не выполняется вообще. Если, например, происходит списание материалов со склада и одновременное зачисление на ремонтный объект, то обе эти операции должны быть выполнены успешно, или ни одна из них. Если одна из операций завершается неудачей, вся транзакция откатывается, и система возвращается в исходное состояние, что исключает частичное применение изменений и сохраняет логическую целостность данных.
- Пример в контексте материалов: Обновление количества материала на складе (Остаток = Остаток - Количество_Списания) и добавление записи о его использовании (INSERT INTO ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ (...)). Если одно из действий не удается, оба отменяются.
Согласованность (Consistency): Транзакция переводит базу данных из одного допустимого состояния в другое, сохраняя все установленные правила и ограничения. Например, количество материала на складе не может стать отрицательным.
- Пример в контексте материалов: После списания материалов, общее количество на складе должно уменьшиться ровно на списанное количество, и не должно быть нарушено правило «Остаток ≥ 0». Если система попытается списать больше, чем есть на складе, транзакция должна быть отклонена или откатана.
Изолированность (Isolation): Параллельно выполняющиеся транзакции не должны влиять друг на друга. Результат выполнения нескольких одновременных транзакций должен быть таким же, как если бы они выполнялись последовательно.
- Пример в контексте материалов: Если два сотрудника одновременно пытаются списать один и тот же материал, система должна обеспечить, чтобы их операции обрабатывались так, как будто они выполнялись по очереди, без конфликтов, гарантируя корректность конечного остатка.
Устойчивость (Durability): После успешного завершения транзакции ее изменения становятся постоянными и сохраняются в базе данных даже в случае сбоев системы (например, отключения электроэнергии).
- Пример в контексте материалов: Если после регистрации получения партии материалов система внезапно выключится, данные о получении не должны быть потеряны, они должны быть надежно сохранены на диске.

Понимание и применение этих теоретических основ – от 12 правил Кодда до принципов ACID – является залогом создания надежной, эффективной и долговечной системы учета материалов для ремонта офиса.

Использование Microsoft Excel для первичной организации и аналитической обработки данных

Прежде чем данные попадут в структурированную среду базы данных Access, они часто проходят стадию предварительной обработки и анализа в Microsoft Excel. Excel, несмотря на то что не является полноценной СУБД, представляет собой мощный инструмент для работы с табличными данными, выполнения сложных расчетов и создания наглядных отчетов. В нашем проекте он послужит своего рода «предбанником» для данных, где мы их соберем, очистим, проведем первичные вычисления и получим первые аналитические выводы.

Структурирование исходных данных в Excel

Эффективность любой последующей работы с данными напрямую зависит от их изначальной организации. В Excel это означает создание «чистой» и логически понятной таблицы. Представьте, что мы собираем информацию о материалах для ремонта офиса. Как правило, данные поступают из различных источников: чеки, накладные, сметы, записи сотрудников.

Основные рекомендации по подготовке данных для импорта в Access:

Заголовки столбцов: Каждый столбец должен иметь уникальный, понятный заголовок, который точно описывает содержащиеся в нем данные. Например, вместо «Наим.» лучше использовать «НаименованиеМатериала».
Единый формат данных: В каждом столбце должен применяться только один формат данных. Если столбец «Количество» содержит числа, то там не должно быть текстовых значений или дат.
Отсутствие пустых ячеек или строк: Пустые ячейки могут быть интерпретированы как NULL-значения при импорте, а пустые строки затрудняют анализ и могут быть ошибочно приняты за разделители.
Преобразование неатомарных данных: Это критически важный шаг для нормализации. Если в одной ячейке содержится несколько логически отдельных значений (например, «Краска, белая, 10 л» или «Поставщик: СтройСнаб, Адрес: ул. Мира, 10»), их необходимо разделить на отдельные столбцы. Например, «НаименованиеМатериала», «Цвет», «Объем», «Поставщик», «АдресПоставщика».

Пример таблицы с данными о материалах, поставщиках и расходах для ремонта офиса в Excel:

Допустим, у нас есть первичный список закупок. Для начала его можно представить в Excel следующим образом:

ID_{Закупки}	ДатаЗакупки	ID_{Помещения}	НаименованиеПомещения	НаименованиеМатериала	ЕдиницаИзмерения	Количество	ЦенаЗаЕдиницу	ID_{Поставщика}	НаименованиеПоставщика	АдресПоставщика
1	01.10.2025	ОФ001	Кабинет А	Краска акриловая	л	10	500	П001	ООО «СтройСнаб»	ул. Мира, 10
2	01.10.2025	ОФ001	Кабинет А	Кисти малярные	шт	5	100	П001	ООО «СтройСнаб»	ул. Мира, 10
3	05.10.2025	ОФ002	Переговорная	Обои виниловые	рулон	3	1500	П002	ИП «МастерДекор»	пр-т Победы, 25
4	08.10.2025	ОФ001	Кабинет А	Грунтовка	л	5	300	П001	ООО «СтройСнаб»	ул. Мира, 10

В этой таблице мы уже разделили некоторые поля для обеспечения атомарности, например, «НаименованиеПоставщика» и «АдресПоставщика» выделены отдельно. Тем не менее, она еще не полностью нормализована, что мы будем решать в Access.

Расчеты и базовые операции с данными в Excel

Excel блестяще справляется с расчетами. Для нашего проекта по учету материалов мы можем использовать формулы для вычисления общей стоимости каждой позиции, общей стоимости закупки, площади обработки и других метрик.

Примеры формул и функций:

Расчет общей стоимости позиции: Если в столбце G находится «Количество» (например, 10 л краски), а в столбце H – «ЦенаЗаЕдиницу» (500 руб/л), то в столбце «СтоимостьПозиции» (например, I) можно использовать формулу:

=G2*H2

или, если использовать именованные столбцы (заголовки), что рекомендуется для читаемости:

= [Количество] * [ЦенаЗаЕдиницу]

Получим: 10 × 500 = 5000 руб.
Подведение итогов: Для расчета общей стоимости всех закупок можно использовать функцию СУММ:

=СУММ(I2:I5) (если I2:I5 – диапазон стоимостей позиций)

Эти расчеты позволяют получить первые важные финансовые показатели.

Фильтрация данных:
Функция фильтрации в Excel позволяет быстро найти нужные данные, отображая только те строки, которые соответствуют определенным критериям.

Выделите диапазон данных (включая заголовки).
Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр» (или «Главная» -> «Сортировка и фильтр» -> «Фильтр»).
В заголовке столбца появится значок стрелки. Нажмите на него, чтобы выбрать критерии фильтрации (например, отфильтровать все материалы, закупленные у «ООО «СтройСнаб»»).

Сортировка данных:
Сортировка улучшает наглядность и облегчает анализ.

Выделите диапазон данных.
Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Сортировка».
Укажите столбец, по которому нужно сортировать (например, «НаименованиеМатериала»), и порядок (по возрастанию/убыванию). Можно добавить несколько уровней сортировки.

Анализ данных с помощью сводных таблиц в Excel

Сводные таблицы – это один из самых мощных инструментов Excel для агрегации, группировки и анализа больших объемов данных. Они позволяют быстро получить наглядные отчеты, не прибегая к сложным формулам.

Пошаговая инструкция по созданию сводной таблицы:

Подготовка данных: Убедитесь, что исходные данные хорошо структурированы (как описано выше), без пустых строк и с четкими заголовками.
Выбор диапазона: Выделите весь диапазон данных, который вы хотите анализировать.
Вставка сводной таблицы: Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Сводная таблица».
Размещение: В открывшемся диалоговом окне подтвердите выбранный диапазон и укажите, куда поместить сводную таблицу (например, на новый лист).
Настройка полей: В правой части экрана появится «Список полей сводной таблицы». Перетаскивайте поля в одну из четырех областей:
- Строки: Для группировки данных по строкам (например, «НаименованиеМатериала»).
- Столбцы: Для группировки данных по столбцам (например, «ДатаЗакупки» по месяцам).
- Значения: Для выполнения агрегирующих функций (например, «СтоимостьПозиции» для суммирования, «Количество» для подсчета).
- Фильтры: Для применения глобальных фильтров к отчету (например, «ID_{Помещения}» для отбора данных по конкретному кабинету).

Пример анализа затрат на материалы по помещениям и поставщикам:

Создадим сводную таблицу, чтобы увидеть, сколько было потрачено на материалы для каждого помещения и от какого поставщика.

Перетащите поле «НаименованиеПомещения» в область «Строки».
Перетащите поле «НаименованиеПоставщика» в область «Столбцы».
Перетащите поле «СтоимостьПозиции» (предварительно рассчитанное) в область «Значения». Убедитесь, что выбрана функция «Сумма».

Получится таблица вида:

Сумма по СтоимостьПозиции	Кабинет А	Переговорная	Общий итог
ИП «МастерДекор»		4500	4500
ООО «СтройСнаб»	6500		6500
Общий итог	6500	4500	11000

Детализация агрегации:
Сводные таблицы могут выполнять различные функции агрегации:

Суммирование (по умолчанию для числовых данных): Общая стоимость, общее количество.
Подсчет количества (по умолчанию для нечисловых данных): Сколько видов материалов было закуплено.
Среднее значение: Средняя цена за единицу материала.
Минимальное/максимальное значение: Самый дешевый/дорогой материал.
Отображение данных в виде процентов: Например, процент от общей суммы затрат.

Важный нюанс: данные в сводной таблице не обновляются автоматически при изменении исходных данных. Для актуализации отчета необходимо нажать «Обновить» на вкладке «Анализ сводной таблицы» или «Данные», что требует от пользователя внимательности при работе с динамически изменяющимися данными.

Использование Excel для первичной обработки и аналитики позволяет глубоко понять структуру данных, выявить аномалии до переноса, провести предварительный анализ затрат и объемов, а также подготовить данные к наиболее эффективному импорту в Access.

Проектирование и функциональность Microsoft Access для управления материалами

Microsoft Access является полноценной системой управления базами данных (СУБД), специально разработанной для хранения, организации, управления и запроса больших объемов связанных данных. В отличие от Excel, который фокусируется на анализе, Access ставит во главу угла именно управление данными, обеспечивая их упорядоченность, легкий поиск и возможность одновременного доступа для нескольких пользователей (хотя для большого количества пользователей, обычно более 5-10, рекомендуется переход на более мощные СУБД, такие как SQL Server).

Проектирование таблиц и связей

Центральным элементом любой реляционной базы данных является структура ее таблиц и логические связи между ними. Для учета материалов по ремонту офиса мы должны разработать несколько таблиц, каждая из которых будет хранить информацию об одной сущности, следуя принципам нормализации, что обеспечит максимальную эффективность и минимизацию ошибок.

Предлагаемая структура таблиц:

Таблица Помещения: Хранит информацию о помещениях, в которых проводится ремонт.
- ID_Помещения (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- НаименованиеПомещения (Текст)
- Площадь (Числовой, тип: Двойное с плавающей точкой)
- ОтветственныйЛицо (Текст)
Таблица Поставщики: Содержит данные о компаниях, поставляющих материалы.
- ID_Поставщика (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- НаименованиеПоставщика (Текст)
- КонтактноеЛицо (Текст)
- Телефон (Текст)
- Адрес (Текст)
Таблица Материалы: Список всех используемых материалов.
- ID_Материала (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- НаименованиеМатериала (Текст)
- ЕдиницаИзмерения (Текст, например, «шт», «л», «кг», «м²»)
- ТекущийОстаток (Числовой, тип: Целое, по умолчанию 0)
- МинимальныйЗапас (Числовой, тип: Целое)
Таблица ЗакупкиМатериалов: Фиксирует факты закупок материалов.
- ID_Закупки (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- ДатаЗакупки (Дата/Время)
- ID_Поставщика (Внешний ключ, ссылается на Поставщики.ID_Поставщика, тип: Числовой)
- НомерНакладной (Текст)
- ОбщаяСуммаЗакупки (Числовой, тип: Денежный)
Таблица ДеталиЗакупки: Разделяет каждую закупку на отдельные позиции материалов.
- ID_ДеталиЗакупки (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- ID_Закупки (Внешний ключ, ссылается на ЗакупкиМатериалов.ID_Закупки, тип: Числовой)
- ID_Материала (Внешний ключ, ссылается на Материалы.ID_Материала, тип: Числовой)
- Количество (Числовой, тип: Двойное с плавающей точкой)
- ЦенаЗаЕдиницу (Числовой, тип: Денежный)
- СуммаПозиции (Вычисляемое поле: [Количество]*[ЦенаЗаЕдиницу])
Таблица ИспользованиеМатериалов: Учитывает расход материалов на конкретные ремонтные работы в помещениях.
- ID_Использования (Первичный ключ, тип: Счетчик/Автонумерация)
- ДатаИспользования (Дата/Время)
- ID_Помещения (Внешний ключ, ссылается на Помещения.ID_Помещения, тип: Числовой)
- ID_Материала (Внешний ключ, ссылается на Материалы.ID_Материала, тип: Числовой)
- КоличествоРасхода (Числовой, тип: Двойное с плавающей точкой)
- Комментарий (Текст)

Диаграмма связей между таблицами:
После создания таблиц необходимо установить между ними связи, используя внешние ключи. Это делается в разделе «Схема данных» (Database Tools -> Relationships) в Access.

Пример связей:

ЗакупкиМатериалов.ID_Поставщика → Поставщики.ID_Поставщика (связь «один-ко-многим»: один поставщик может участвовать во многих закупках)
ДеталиЗакупки.ID_Закупки → ЗакупкиМатериалов.ID_Закупки (связь «один-ко-многим»: одна закупка может включать много позиций)
ДеталиЗакупки.ID_Материала → Материалы.ID_Материала (связь «один-ко-многим»: один материал может фигурировать во многих деталях закупок)
ИспользованиеМатериалов.ID_Помещения → Помещения.ID_Помещения (связь «один-ко-многим»: одно помещение может участвовать во многих записях об использовании)
ИспользованиеМатериалов.ID_Материала → Материалы.ID_Материала (связь «один-ко-многим»: один материал может использоваться во многих записях)

Обеспечение целостности данных в Access

Ссылочная целостность данных – это система правил, которая гарантирует, что связи между записями в связанных таблицах остаются действительными. Она предотвращает случайное удаление или изменение связанных данных, которые могли бы нарушить логику базы данных, тем самым сохраняя ее надежность и точность.

Условия для настройки проверки целостности данных в Access:

Связываемое поле из главной таблицы (содержащей первичный ключ) должно быть первичным ключом или иметь уникальный индекс.
Связываемые поля в обеих таблицах должны иметь одинаковый тип данных (за исключением поля «Счетчик» в главной таблице, которое может быть связано с полем «Числовой» в подчиненной таблице).
Обе таблицы должны принадлежать одной базе данных Access.

При обеспечении целостности данных Access предотвращает:

Присвоение полю внешнего ключа значения, отсутствующего в первичном ключе главной таблицы: Например, нельзя указать ID_Поставщика, которого нет в таблице Поставщики, что исключает ввод некорректных данных.
Удаление записи из главной таблицы, если в связанной таблице есть соответствующие записи: Нельзя удалить поставщика, если на него ссылаются записи в таблице ЗакупкиМатериалов, предотвращая потерю информации о предыдущих операциях.
Изменение первичного ключа в главной таблице, если с данной записью связаны другие записи: Нельзя изменить ID_Поставщика, если этот поставщик уже участвовал в закупках, гарантируя стабильность связей.

Для удобства Access предлагает опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей:

Каскадное обновление: Если изменить значение первичного ключа в главной таблице, Access автоматически обновит соответствующие значения во всех связанных полях подчиненных таблиц. Например, если изменится ID_Поставщика, все ссылки на него в ЗакупкиМатериалов также будут обновлены.
Каскадное удаление: Если удалить запись из главной таблицы, Access автоматически удалит все связанные записи в подчиненных таблицах. Например, удаление записи о поставщике приведет к удалению всех его закупок из ЗакупкиМатериалов и соответствующих деталей из ДеталиЗакупки. Использовать эту опцию нужно с большой осторожностью, поскольку она может привести к необратимой потере данных!

Разработка запросов для анализа и управления данными

Запросы являются сердцем любой базы данных, позволяя извлекать, фильтровать, сортировать и модифицировать данные. В Access запросы создаются с помощью графического конструктора или напрямую на языке SQL.

Примеры SQL-запросов для Access:

Запрос на выборку (SELECT): Извлекает данные, соответствующие определенным критериям.

Пример: Вывести все материалы, закупленные у конкретного поставщика, с указанием количества и стоимости.

SELECT
    M.НаименованиеМатериала,
    DZ.Количество,
    DZ.ЦенаЗаЕдиницу,
    DZ.СуммаПозиции,
    P.НаименованиеПоставщика
FROM
    Материалы AS M
INNER JOIN
    ДеталиЗакупки AS DZ ON M.ID_Материала = DZ.ID_Материала
INNER JOIN
    ЗакупкиМатериалов AS ZM ON DZ.ID_Закупки = ZM.ID_Закупки
INNER JOIN
    Поставщики AS P ON ZM.ID_Поставщика = P.ID_Поставщика
WHERE
    P.НаименованиеПоставщика = "ООО \"СтройСнаб\"";

Параметрический запрос: Позволяет задавать условия отбора данных непосредственно при выполнении запроса, выводя диалоговое окно для ввода критерия.
- Пример: Вывести материалы, использованные в определенном помещении за определенный период.
- При создании параметрического запроса в режиме конструктора, в строке «Условие отбора» для нужного поля (например, ИспользованиеМатериалов.ID_Помещения) вводится текст в квадратных скобках: [Введите ID помещения]. Для дат можно использовать Between [Начальная дата] And [Конечная дата].
```
SELECT
    P.НаименованиеПомещения,
    M.НаименованиеМатериала,
    IM.КоличествоРасхода,
    IM.ДатаИспользования
FROM
    Помещения AS P
INNER JOIN
    ИспользованиеМатериалов AS IM ON P.ID_Помещения = IM.ID_Помещения
INNER JOIN
    Материалы AS M ON IM.ID_Материала = M.ID_Материала
WHERE
    P.ID_Помещения = [Введите ID помещения]
    AND IM.ДатаИспользования BETWEEN [Введите начальную дату] AND [Введите конечную дату];
```
Обновляющий запрос (UPDATE): Изменяет данные в одной или нескольких записях.
- Пример: Обновить текущий остаток материала после его использования.
```
UPDATE Материалы AS M
INNER JOIN ИспользованиеМатериалов AS IM ON M.ID_Материала = IM.ID_Материала
SET M.ТекущийОстаток = M.ТекущийОстаток - IM.КоличествоРасхода
WHERE IM.ID_Использования = [Введите ID записи об использовании];
```
Примечание: В реальной системе управление остатками часто реализуется через триггеры или хранимые процедуры, которые автоматически обновляют остатки при каждой операции прихода/расхода, обеспечивая актуальность данных в режиме реального времени.
Запрос на удаление (DELETE): Удаляет записи из таблицы.
- Пример: Удалить все записи о закупках за определенный период.
```
DELETE FROM ЗакупкиМатериалов
WHERE ДатаЗакупки BETWEEN [Введите начальную дату] AND [Введите конечную дату];
```
Примечание: Запросы на удаление требуют предельной осторожности, особенно при наличии связей с обеспечением целостности данных.

Создание форм и отчетов

Формы в Access – это удобный пользовательский интерфейс для ввода, просмотра и редактирования данных, который значительно упрощает взаимодействие с базой данных для конечных пользователей. Вместо прямого ввода в таблицы, пользователи работают с интуитивно понятными формами, которые могут включать поля для ввода, кнопки, выпадающие списки и другие элементы управления.

Примеры форм:

Форма для ввода данных о новом материале: Включает поля «НаименованиеМатериала», «ЕдиницаИзмерения», «МинимальныйЗапас». Может содержать кнопки «Сохранить», «Новый».
Форма для регистрации закупки материалов: Включает поля для ID_Закупки, ДатаЗакупки, выпадающий список ID_Поставщика (отображающий наименования поставщиков), НомерНакладной, ОбщаяСуммаЗакупки. Подформы могут использоваться для ввода ДеталиЗакупки (списка купленных материалов в рамках одной накладной).
Форма для регистрации использования материалов: Позволяет выбрать ID_Помещения, ID_Материала, ввести КоличествоРасхода и Комментарий.

Отчеты в Access служат для обобщения и представления данных в печатной или электронной форме. Они могут быть основаны на таблицах или запросах, позволяя выводить агрегированную и отфильтрованную информацию.

Примеры отчетов:

Отчет «Расход материалов по помещениям»: Основан на запросе, который суммирует количество использованных материалов для каждого помещения за определенный период.
Отчет «Стоимость закупленных материалов по поставщикам»: Показывает общую сумму закупок от каждого поставщика.
Отчет «Остатки материалов на складе»: Выводит текущий остаток каждого материала, возможно, с выделением позиций, чей остаток ниже минимального запаса.
Отчет «Сводная ведомость по ремонту»: Обобщает все расходы на ремонт для конкретного помещения, включая материалы, работы и другие затраты.

Разработка форм и отчетов – это завершающий этап создания функциональной базы данных в Access, который делает ее удобной и полезной для конечного пользователя, позволяя эффективно управлять материалами для ремонта офиса и получать необходимую аналитическую информацию.

Интеграция Excel и Access: преимущества, ограничения и перенос данных

В мире управления данными не существует универсального инструмента, который был бы идеален для всех задач. Microsoft Excel и Microsoft Access, хотя и имеют множество сходств в работе с табличными данными, каждая программа обладает уникальными преимуществами и ограничениями. Эффективная интеграция этих двух инструментов позволяет максимально использовать их сильные стороны, создавая мощные и гибкие решения для различных сценариев.

Сравнительный анализ возможностей Excel и Access

Чтобы понять, когда и как лучше использовать Excel и Access, важно четко представлять их различия:

Характеристика	Microsoft Excel	Microsoft Access
Основное назначение	Анализ сложных числовых данных, вычисления, моделирование, визуализация.	Управление связанными данными, хранение, целостность, многопользовательский доступ (ограниченный).
Объем данных	До 1 048 576 строк и 16 384 столбцов на листе. Производительность снижается при больших объемах.	До 2 ГБ данных в одном файле (.accdb или .mdb), не считая системных объектов.
Структура данных	Неструктурированный файл (электронная таблица). Данные могут быть организованы в табличной форме, но без строгих правил.	Реляционная база данных со строгой структурой (таблицы, поля, типы данных, связи, ключи).
Целостность данных	Не обеспечивает встроенную целостность реляционных данных (нет первичных/внешних ключей, правил проверки).	Обеспечивает ссылочную целостность, уникальность ключей, правила проверки на уровне полей и таблиц.
Многопользовательский доступ	Слабый, возможны конфликты при одновременном редактировании.	Поддерживает ограниченный многопользовательский доступ (обычно до 5-10 пользователей).
Типы операций	Вычисления, формулы, функции, сводные таблицы, диаграммы.	Запросы (SQL), формы для ввода данных, отчеты, макросы, модули VBA.
Язык запросов	Нет специализированного языка запросов (используются формулы, фильтры).	SQL (Structured Query Language).
Сложность внедрения	Низкая для простых задач, высокая для комплексных систем.	Средняя, требует понимания принципов баз данных.

Сценарии использования:

Когда Excel оптимален:
- Быстрый анализ небольших и средних объемов числовых данных.
- Выполнение сложных финансовых, статистических или инженерных расчетов.
- Построение динамических моделей и прогнозов.
- Создание высококачественных диаграмм и графиков для презентаций.
- Первичный сбор и предварительная очистка данных, как в нашем проекте учета материалов.
Когда необходим Access:
- Хранение и управление большими объемами связанных данных.
- Обеспечение целостности и непротиворечивости данных.
- Создание многотабличных структур с комплексными связями.
- Разработка приложений для ввода и извлечения данных (формы, отчеты).
- Необходимость контроля доступа и обеспечения безопасности данных для ограниченного числа пользователей.

Преимущества совместного использования:
Использование Access для хранения и управления данными, а Excel для их анализа, позволяет воспользоваться преимуществами обеих программ. Excel может служить «фронт-эндом» для сложных аналитических отчетов, которые автоматически обновляются из базы данных Access, в то время как Access обеспечивает надежное «бэк-энд» хранилище, тем самым создавая мощную и гибкую систему.

Процесс импорта и связывания данных

Перенос данных из Excel в Access является распространенной и зачастую необходимой операцией. Он может быть выполнен несколькими способами: копирование, импорт или связывание. Для создания полноценной базы данных чаще всего используется импорт или связывание.

Пошаговое описание импорта данных из Excel в Access:

Подготовка данных в Excel:
- Убедитесь, что первый столбец каждой таблицы содержит уникальный идентификатор, который может стать первичным ключом в Access.
- Очистите данные: удалите дубликаты, исправьте ошибки, приведите форматы к единообразию.
- Разделите неатомарные данные на отдельные столбцы.
- Убедитесь, что в каждом столбце есть заголовок, и они не содержат специальных символов, которые могут вызвать проблемы при импорте.
- Удалите любые ненужные строки или столбцы.
Запуск мастера импорта в Access:
- Откройте базу данных Access, в которую вы хотите импортировать данные.
- Перейдите на вкладку «Внешние данные» (External Data).
- В группе «Импорт и связь» (Import & Link) выберите «Excel».
Выбор файла и способа импорта:
- В открывшемся диалоговом окне «Получение внешних данных – Таблица Excel» нажмите кнопку «Обзор» (Browse) и выберите нужный файл Excel.
- Выберите один из трех вариантов:
  - Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных: Создается копия данных в новой таблице Access. Это наиболее распространенный вариант для первичного создания базы данных.
  - Добавить копии записей в существующую таблицу: Добавляет новые записи к уже существующей таблице в Access.
  - Связать с источником данных путем создания связанной таблицы: Создает ссылку на исходные данные Excel. При этом данные остаются в Excel, а Access просто «видит» их. Изменения в Excel будут видны в Access, но в Access нельзя будет редактировать данные связанной таблицы.
Настройка импорта:
- Мастер импорта предложит выбрать лист или именованный диапазон в Excel.
- Укажите, содержит ли первая строка столбцы заголовков (это крайне важно!).
- На следующем шаге можно выбрать поля для импорта, изменить их типы данных и задать индексирование.
- Определите первичный ключ. Access может предложить свой, или вы можете выбрать существующее поле, либо создать новый ID (Счетчик).
- Задайте имя новой таблице в Access.
- Завершите импорт, и, при необходимости, сохраните шаги импорта для повторного использования.

Особенности и ограничения при импорте:

Формулы не импортируются: Access импортирует только результаты формул из Excel, а не сами формулы. Поэтому все необходимые вычисления, такие как «СуммаПозиции», лучше выполнить в Excel заранее или создать вычисляемые поля в Access после импорта.
Метки конфиденциальности: Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности.
Типы данных: Access пытается автоматически определить типы данных для каждого столбца, но иногда может потребоваться ручная корректировка (например, если числовые данные были отформатированы как текст).

Связывание данных из Excel в Access:
Вместо импорта можно связать данные. Это удобно, когда данные постоянно обновляются в Excel, и вы хотите иметь к ним доступ из Access без постоянного переимпорта. Связанная таблица в Access будет отображать актуальные данные из Excel, но редактировать их можно будет только в Excel.

Выполните шаги 2 и 3, но выберите опцию «Связать с источником данных путем создания связанной таблицы».
Следуйте указаниям мастера, аналогично импорту.

После нормализации данных в Access и создания запросов или таблиц, можно также подключиться к данным Access из Excel как к внешнему источнику данных. Это позволяет автоматически обновлять книги Excel из исходной базы данных Access при ее обновлении. Это идеальный вариант для создания аналитических отчетов и дашбордов в Excel на основе надежных данных из Access.

Альтернативные подходы к управлению данными

Хотя связка Excel и Access является мощным решением для малого и среднего бизнеса, а также для учебных проектов, для более крупных и сложных систем, особенно требующих высокой производительности, большого количества одновременных пользователей или размещения на сервере, существуют более мощные СУБД:

Microsoft SQL Server: Корпоративная СУБД от Microsoft, предлагающая высокую производительность, масштабируемость, безопасность и широкий спектр инструментов для анализа данных. Идеальна для крупных компаний.
MySQL: Популярная реляционная СУБД с открытым исходным кодом, часто используемая для веб-приложений и хостинга. Известна своей скоростью и надежностью.
PostgreSQL: Еще одна мощная объектно-реляционная СУБД с открытым исходным кодом, отличающаяся высокой степенью соответствия стандартам SQL, расширяемостью и поддержкой сложных типов данных.
Oracle Database: Одна из старейших и наиболее функционально богатых коммерческих СУБД, используемая в критически важных корпоративных системах.

Эти СУБД предлагают значительно большие возможности по объему данных, управлению транзакциями, безопасности и многопользовательскому доступу, но требуют более глубоких знаний и больших ресурсов для внедрения и обслуживания. Для нашего проекта по учету материалов для ремонта офиса в рамках курсовой работы, связка Excel и Access является оптимальным и достаточным решением.

Структура и содержание пояснительной записки к курсовой работе

Успешное выполнение курсовой работы по проектированию базы данных немыслимо без грамотно оформленной пояснительной записки. Она не только демонстрирует глубину понимания темы, но и служит свидетельством умения структурировать мысли, применять теоретические знания на практике и оформлять результаты в соответствии с академическими стандартами. Пояснительная записка должна быть исчерпывающей и демонстрировать полное выполнение всех требований задания.

Оптимальная структура пояснительной записки

Для курсовой работы по проектированию базы данных для учета материалов по ремонту офиса рекомендуется следующая структура:

Введение:
- Актуальность темы (например, важность систематизации учета для оптимизации расходов на ремонт).
- Цель работы (создание системы учета материалов с использованием Excel и Access).
- Задачи работы (перечислить конкретные шаги, которые были выполнены, например, проектирование таблиц, создание запросов, анализ интеграции).
- Объект и предмет исследования.
- Краткое описание структуры работы.
Теоретические основы реляционных баз данных:
- Раздел, посвященный фундаментальным концепциям:
  - Основные понятия реляционной модели данных (таблица, поле, запись, ключ).
  - Подробное описание 12 правил Кодда с их значимостью.
  - Принципы нормализации (1НФ, 2НФ, 3НФ) с примерами, применимыми к предметной области «Учет материалов».
  - Свойства ACID транзакций и их важность для надежности данных.
Описание предметной области «Учет материалов по ремонту офиса»:
- Анализ бизнес-процессов, связанных с закупкой, хранением и использованием материалов.
- Определение ключевых сущностей и их атрибутов (материалы, поставщики, помещения, работы).
- Построение концептуальной модели данных (например, ER-диаграмма).
Проектирование базы данных в Microsoft Excel:
- Подробное описание этапа сбора и структурирования исходных данных.
- Примеры таблиц Excel с исходными данными о материалах, поставщиках, закупках.
- Демонстрация выполнения расчетов (площадь, стоимость, итоги) с указанием формул.
  - Пример: Расчет общей стоимости позиции = [Количество] * [Цена за единицу].
- Пошаговая инструкция по применению фильтрации и сортировки.
- Описание создания и использования сводных таблиц для предварительного анализа затрат и объемов.
  - Пример: Сводная таблица по затратам на материалы по помещениям и поставщикам.
Проектирование и реализация базы данных в Microsoft Access:
- Разработка структуры таблиц:
  - Описание каждой таблицы (Помещения, Поставщики, Материалы, ЗакупкиМатериалов, ДеталиЗакупки, ИспользованиеМатериалов) с указанием полей, их типов данных и назначения.
  - Обоснование выбора первичных и внешних ключей.
- Диаграмма связей между таблицами: Визуальное представление связей, созданных в Access.
- Обеспечение целостности данных: Объяснение принципов ссылочной целостности, каскадного обновления и удаления.
- Разработка запросов:
  - Типы запросов (на выборку, обновление, параметрические).
  - Подробные примеры SQL-запросов, используемых в Access, для решения конкретных задач учета материалов.
  - Пошаговая инструкция по созданию параметрического запроса (например, для вывода материалов, использованных в определенном помещении).
- Создание форм и отчетов:
  - Описание разработанных форм для ввода данных (например, форма «Закупка Материалов», «Использование Материалов»).
  - Примеры отчетов (например, «Отчет по расходу материалов», «Сводная ведомость затрат»).
Интеграция Excel и Access:
- Сравнительный анализ: Детальное сравнение функциональных возможностей и ограничений Excel и Access для данного типа задач.
- Процесс переноса данных: Пошаговое описание импорта данных из Excel в Access, включая подготовку данных и использование мастера импорта.
- Возможности связывания данных между программами.
- Обзор альтернативных СУБД.
Заключение:
- Краткие выводы по каждому разделу работы.
- Оценка достигнутых результатов и соответствия поставленным целям и задачам.
- Анализ функциональности разработанной базы данных и ее применимости.
- Перспективы дальнейшего развития системы (например, интеграция с системами складского учета, автоматизация генерации заказов).
Список использованных источников: Оформленный в соответствии с ГОСТом.
Приложения:
- Скриншоты всех ключевых этапов создания и настройки базы данных в Excel и Access (структура таблиц, диаграммы связей, результаты запросов, формы ввода, готовые отчеты).
- Полные тексты SQL-запросов, использованных в Access.
- Примеры исходных данных в Excel.

Требования к оформлению и содержанию

При оформлении пояснительной записки к курсовой работе в Российской Федерации рекомендуется руководствоваться следующими стандартами:

ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе»: Определяет общие требования к структуре и оформлению отчетов.
ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам»: Устанавливает требования к построению, изложению и оформлению текстовых документов.
ГОСТ 7.0.5-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка»: Регламентирует правила оформления библиографических ссылок.
ГОСТ Р 1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»: Общие правила по стандартизации.
ГОСТ 2.104-2006 «Единая система конструкторской документации. Основные надписи»: Требования к оформлению титульных листов и основных надписей.

Ключевые аспекты оформления и содержания:

Язык и стиль: Академический, технический, объективный, последовательный. Избегать разговорных выражений, использовать научную терминологию.
Нумерация и заголовки: Четкое следование иерархии заголовков (H1, H2, H3), сквозная нумерация разделов и подразделов.
Иллюстрации: Все скриншоты и диаграммы должны быть пронумерованы, иметь подписи и ссылки в тексте. Разрешение должно быть достаточным для четкого восприятия деталей.
Формулы: Все формулы должны быть представлены в удобочитаемом формате, например, в виде [Поле1] * [Поле2]. Примеры расчетов должны быть пошаговыми, с указанием исходных данных и полученного результата.
Код: Примеры SQL-запросов или другого кода должны быть оформлены в виде листингов, с соответствующими пояснениями.
Таблицы: Все таблицы должны иметь заголовки, нумерацию и быть аккуратно оформлены.
Список источников: Должен быть полным, актуальным и оформлен строго по ГОСТу.

Соблюдение этих рекомендаций позволит создать не только функциональную базу данных, но и высококачественную пояснительную записку, которая убедительно продемонстрирует компетентность студента в области проектирования и управления базами данных.

Заключение

В рамках данной курсовой работы была успешно решена комплексная задача по проектированию, реализации и анализу системы учета материалов для ремонта офиса с использованием интегрированного подхода на базе Microsoft Excel и Microsoft Access. Мы начали с углубленного изучения теоретических основ реляционных баз данных, детально рассмотрев 12 правил Кодда, принципы нормализации до третьей нормальной формы и жизненно важные свойства ACID транзакций. Этот теоретический фундамент обеспечил понимание необходимости структурированного подхода к данным и предотвращения типичных аномалий.

Практическая часть работы продемонстрировала, как Microsoft Excel может служить мощным инструментом для первичной организации, обработки и аналитики исходных данных. Были показаны эффективные методы структурирования таблиц, выполнения сложных расчетов с помощью формул, а также использования фильтрации, сортировки и сводных таблиц для получения ценных предварительных выводов о затратах и объемах материалов. Этот этап позволил подготовить «чистые» и осмысленные данные для дальнейшей миграции.

Основной этап реализации был сосредоточен на Microsoft Access, где была спроектирована и детально описана реляционная база данных для учета материалов. Мы разработали структуру взаимосвязанных таблиц (Помещения, Поставщики, Материалы, ЗакупкиМатериалов, ДеталиЗакупки, ИспользованиеМатериалов), обеспечили ссылочную целостность данных с использованием каскадных операций и продемонстрировали создание разнообразных запросов — от простых выборок до параметрических и обновляющих, иллюстрируя их конкретными SQL-запросами. Создание форм для удобного ввода данных и отчетов для наглядного представления информации завершило формирование полноценной системы управления.

Интеграционный аспект работы подчеркнул уникальные преимущества каждой программы: Excel как гибкий аналитический инструмент, и Access как надежная СУБД. Был проведен сравнительный анализ их возможностей и ограничений, а также детально описан процесс импорта данных из Excel в Access, включая критически важные шаги по подготовке данных.

В результате, разработанная база данных является функциональным и масштабируемым решением для систематического учета материалов по ремонту офиса. Она позволяет эффективно отслеживать закупки, контролировать расходы, анализировать потребление материалов по помещениям и поставщикам, а также формировать актуальные отчеты для принятия управленческих решений.

Перспективы дальнейшего развития системы включают:

Интеграцию со складскими системами для автоматического обновления остатков.
Разработку модуля для автоматической генерации заказов на основе минимального запаса материалов.
Создание веб-интерфейса для удаленного доступа и управления данными.
Расширение функциональности для учета трудозатрат и планирования ремонтных работ.

Данная курсовая работа демонстрирует не только теоретическое понимание принципов баз данных, но и способность применять их на практике для решения реальных бизнес-задач, что является ключевым навыком для студентов технических и экономических специальностей.

Список использованной литературы

Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Excel для бухгалтера в примерах. Москва: Главбух, 2003.
Виллариал Б. Программирование на Access2002 в примерах. Москва: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2003.
Управление данными с помощью Access или Excel // Служба поддержки Майкрософт. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/управление-данными-с-помощью-access-или-excel-9a74597b-8452-441d-b847-a3099ce69d9c (дата обращения: 03.11.2025).
Как импортировать данные из Excel в Access: 8 шагов // wikiHow. URL: https://ru.wikihow.com/импортировать-данные-из-Excel-в-Access (дата обращения: 03.11.2025).
Целостность данных. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/106/106/lecture/2926 (дата обращения: 03.11.2025).
Импорт данных из Excel в Access // Специалист. URL: https://www.specialist.ru/course/access_advanced/import-dannyh-iz-excel-v-access (дата обращения: 03.11.2025).
Реляционные базы данных: основные принципы, структура и характеристики // Yandex Cloud — Документация. URL: https://cloud.yandex.ru/docs/managed-postgresql/concepts/relational-database (дата обращения: 03.11.2025).
Импорт из Excel в Access. URL: https://www.fgaou.ru/documents/import-iz-excel-v-access.pdf (дата обращения: 03.11.2025).
Целостность данных в Microsoft Access // Accesshelp.ru. URL: https://accesshelp.ru/celostnost-dannyh-v-microsoft-access/ (дата обращения: 03.11.2025).
Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция // Яндекс Практикум. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/kak-sdelat-svodnuyu-tablicu-v-excel/ (дата обращения: 03.11.2025).
Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами // Skillbox. URL: https://skillbox.ru/media/code/kak_sdelat_svodnye_tablitsy_v_excel_poshagovaya_instruktsiya_so_skrinshotami/ (дата обращения: 03.11.2025).
Что такое нормализация базы данных? // Академия доступного IT образования. URL: https://karpov.courses/blog/normalizatsiya-bazy-dannykh (дата обращения: 03.11.2025).
Запросы с параметрами // Интуит. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/107/107/lecture/2972 (дата обращения: 03.11.2025).
Обеспечение целостности данных. URL: https://studfile.net/preview/1628189/page:24/ (дата обращения: 03.11.2025).
Советы по использованию сводных таблиц для анализа данных // Microsoft Support. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/советы-по-использованию-сводных-таблиц-для-анализа-данных-54731818-490b-410a-ba6a-e274020a2566 (дата обращения: 03.11.2025).
Что такое нормализация баз данных? // Первый БИТ. URL: https://www.1cbit.ru/blog/chto-takoe-normalizatsiya-baz-dannykh/ (дата обращения: 03.11.2025).
Сводные таблицы в Excel и их возможности // GeekBrains. URL: https://gb.ru/blog/svodnye-tablicy-v-excel/ (дата обращения: 03.11.2025).
Запросы SQL в MS Access // oftob.com. URL: https://oftob.com/ru/sql-access (дата обращения: 03.11.2025).
Фильтрация и сортировка данных в Excel // Tutkit.com. URL: https://tutkit.com/kak-filtrovat-i-sortirovat-dannye-v-excel/ (дата обращения: 03.11.2025).
Параметрические запросы. URL: https://studfile.net/preview/1628189/page:20/ (дата обращения: 03.11.2025).
Перемещение данных из Excel в Access // Служба поддержки Майкрософт. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/перемещение-данных-из-excel-в-access-e48f723c-3677-497d-b653-e837127e163d (дата обращения: 03.11.2025).
Импорт или связывание данных в книге Excel // Microsoft Support. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/импорт-или-связывание-данных-в-книге-excel-d28c310c-9d62-411e-a4b1-87a419f85c49 (дата обращения: 03.11.2025).
Проектирование реляционных баз данных: основные принципы // Habr. URL: https://habr.com/ru/articles/581566/ (дата обращения: 03.11.2025).
Реляционная база данных: принцип работы, перспективы использования // GeekBrains. URL: https://gb.ru/blog/relyatsionnaya-baza-dannyh/ (дата обращения: 03.11.2025).
Параметрический запрос Access // Базы данных Access — Accesshelp.ru. URL: https://accesshelp.ru/parametricheskij-zapros-access/ (дата обращения: 03.11.2025).
Реляционная база данных – что это, принципы и применение // DECO systems. URL: https://decosys.ru/blog/relyatsionnaya-baza-dannykh/ (дата обращения: 03.11.2025).
Нормализация базы данных: для чего нужна нормализованная бд // GitVerse Blog. URL: https://gitverse.ru/blog/normalizatsiya-bazy-dannykh-dlya-chego-nuzhna-normalizovannaya-bd/ (дата обращения: 03.11.2025).
Нормализация данных в базах данных // YouTube. URL: https://www.youtube.com/watch?v=Fq2G9e6rXwE (дата обращения: 03.11.2025).
Сводные таблицы Excel: 10 полезных приемов // Бизнес-блог МИФа. URL: https://www.mann-ivanov-ferber.ru/assets/images/content/pivot-tables/excel_pivot_tables.pdf (дата обращения: 03.11.2025).
Реляционные базы данных | Нормализация // Metanit. URL: https://metanit.com/sql/tutorial/2.3.php (дата обращения: 03.11.2025).
Access SQL. Основные понятия, лексика и синтаксис // Microsoft Support. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/access-sql-основные-понятия-лексика-и-синтаксис-4613c727-464a-4642-a1b7-a85187e14f6b (дата обращения: 03.11.2025).
Сортировка и фильтрация данных в Excel // Компьютерные курсы Среда 31. URL: https://sreda31.ru/blog/sortirovka-i-filtratsiya-dannykh-v-excel/ (дата обращения: 03.11.2025).
Что такое реляционная база данных // Академия Selectel. URL: https://selectel.ru/blog/what-is-relational-database/ (дата обращения: 03.11.2025).
Запрос с параметром — Работе в программе в Microsoft Access // WordPress.com. URL: https://rabotavmicrosoftaccess.wordpress.com/2012/03/05/запрос-с-параметром/ (дата обращения: 03.11.2025).
Перемещение данных из Excel в Access // WebHamster.Ru. URL: https://webhamster.ru/my_documents/excel_access (дата обращения: 03.11.2025).
Как обеспечить целостность данных при построении схемы в Microsoft Access? // Вопросы к Поиску с Алисой (Яндекс Нейро). URL: https://yandex.ru/q/question/kak_obespechit_tselostnost_dannykh_pri_02f7ff0d/ (дата обращения: 03.11.2025).
Запросы MS Access. URL: https://informatika.shkola-dv.ru/access/6-zaprosy-ms-access.html (дата обращения: 03.11.2025).
Способы фильтрации в Excel: как поставить и убрать фильтры по столбцам и строкам в Экселе, автофильтры // Яндекс Практикум. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/sposoby-filtratsii-v-excel/ (дата обращения: 03.11.2025).
Использование SQL для построения запросов. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/107/107/lecture/2973 (дата обращения: 03.11.2025).
SQL: создаем запросы на выборку (SELECT) в Microsoft Access // YouTube. URL: https://www.youtube.com/watch?v=Fj-y5kM4O7c (дата обращения: 03.11.2025).
Microsoft Access против Excel: Что лучше для ваших данных? // Energent.ai. URL: https://energent.ai/blog/microsoft-access-vs-excel (дата обращения: 03.11.2025).
Как создать запрос с параметром в Microsoft Access за 7 минут // YouTube. URL: https://www.youtube.com/watch?v=H7Zz8QxY12U (дата обращения: 03.11.2025).
3 быстрых совета по проверке целостности базы данных MS Access // DataNumen. URL: https://www.datanumen.com/ru/blogs/3-quick-tips-for-checking-ms-access-database-integrity.htm (дата обращения: 03.11.2025).
Как перенести базу данных из Excel в Access. URL: https://nastroykapk.ru/access/kak-perenesti-bazu-dannyh-iz-excel-v-access.html (дата обращения: 03.11.2025).
Урок 6. Фильтрация, сортировка, поиск данных в Excel // YouTube. URL: https://www.youtube.com/watch?v=0yG-12qN76s (дата обращения: 03.11.2025).
Основные 10 причин для использования Access с Excel // Microsoft Support. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/основные-10-причин-для-использования-access-с-excel-424a1803-875f-4026-9d2a-41908832a105 (дата обращения: 03.11.2025).
Excel vs Access. URL: https://www.hostinger.ru/base/excel-vs-access (дата обращения: 03.11.2025).
Электронные таблицы или базы данных: Excel vs Access // YouTube. URL: https://www.youtube.com/watch?v=qQJq7lX8c7o (дата обращения: 03.11.2025).

Проектирование базы данных для учета материалов по ремонту офиса: Интеграция Excel и Access с применением принципов нормализации и ACID

Теоретические основы реляционных баз данных и их применение

Основные понятия и принципы реляционной модели данных

Нормализация баз данных: от 1НФ до 3НФ

Свойства ACID транзакций

Использование Microsoft Excel для первичной организации и аналитической обработки данных

Структурирование исходных данных в Excel

Расчеты и базовые операции с данными в Excel

Анализ данных с помощью сводных таблиц в Excel

Проектирование и функциональность Microsoft Access для управления материалами

Проектирование таблиц и связей

Обеспечение целостности данных в Access

Разработка запросов для анализа и управления данными

Создание форм и отчетов

Интеграция Excel и Access: преимущества, ограничения и перенос данных

Сравнительный анализ возможностей Excel и Access

Процесс импорта и связывания данных

Альтернативные подходы к управлению данными

Структура и содержание пояснительной записки к курсовой работе

Оптимальная структура пояснительной записки

Требования к оформлению и содержанию

Заключение

Список использованной литературы

Курсовая Развитие музыкально-художественного творчества дошкольников

Проектирование и расчет системы охлаждения овощехранилища: одноступенчатая холодильная машина

Осмотр места происшествия. Организационные, процессуальные и тактические вопросы.

Принципы и закономерности социальной работы

Кредит и его роль в рыночной экономике 6

Как написать курсовую на тему «Существенные условия договора страхования» – пошаговое руководство от введения до заключения

Теоретические основы реляционных баз данных и их применение

Основные понятия и принципы реляционной модели данных

Нормализация баз данных: от 1НФ до 3НФ

Свойства ACID транзакций

Использование Microsoft Excel для первичной организации и аналитической обработки данных

Структурирование исходных данных в Excel

Расчеты и базовые операции с данными в Excel

Анализ данных с помощью сводных таблиц в Excel

Проектирование и функциональность Microsoft Access для управления материалами

Проектирование таблиц и связей

Обеспечение целостности данных в Access

Разработка запросов для анализа и управления данными

Создание форм и отчетов

Интеграция Excel и Access: преимущества, ограничения и перенос данных

Сравнительный анализ возможностей Excel и Access

Процесс импорта и связывания данных

Альтернативные подходы к управлению данными

Структура и содержание пояснительной записки к курсовой работе

Оптимальная структура пояснительной записки

Требования к оформлению и содержанию

Заключение

Список использованной литературы

С этим материалом также изучают

Похожие записи