В условиях стремительно меняющегося мира, где динамизм внешней среды и ожесточенная конкуренция стали нормой, перед организациями встает острая необходимость не просто существовать, но и постоянно развиваться, быть гибкими и адаптивными. Традиционные, жестко иерархические структуры, ориентированные на функциональное разделение труда, зачастую оказываются неспособными оперативно реагировать на вызовы рынка, что приводит к потере эффективности и конкурентоспособности. В ответ на эти вызовы современный менеджмент обращается к процессным моделям управления, которые рассматривают организацию как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, ориентированных на создание ценности для потребителя.
Процессный подход, в своей основе, является ключевым инструментом для повышения эффективности деятельности предприятий, позволяя не только оптимизировать внутренние операции, но и выстроить гибкую систему, способную быстро адаптироваться к изменениям. Исследование сущности, преимуществ, сложностей внедрения и методов совершенствования процессного подхода имеет первостепенное значение для студентов и аспирантов, специализирующихся в области менеджмента и управления организацией. Данная работа призвана обеспечить всесторонний анализ этой методологии, начиная от ее теоретических истоков и заканчивая практическими аспектами применения в современных российских реалиях. Мы рассмотрим ключевые концепции, проанализируем преимущества и потенциальные риски, выявим специфические проблемы внедрения и предложим пути их преодоления, опираясь на лучшие мировые практики и стандарты.
Теоретические основы процессного подхода в управлении организацией
Сущность и основные понятия процессного подхода
В основе современного понимания управления лежит концепция процесса – фундаментального элемента, вокруг которого строится вся деятельность организации. Процессный подход к управлению – это не просто модное веяние, а глубоко методологическая основа, предполагающая построение системы процессов, их управление и непрерывное улучшение для достижения стратегических целей.
Согласно стандарту ISO 9000 и ГОСТ Р ИСО 9001, процесс определяется как «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Это определение подчеркивает систематичность и целенаправленность действий, отличая их от случайных операций. В свою очередь, бизнес-процесс — это более конкретизированная категория, представляющая собой методологию управления бизнесом, сфокусированную на выделении и оптимизации ключевых потоков работ. Эти потоки состоят из ряда последовательных действий, часто охватывающих сразу несколько функциональных подразделений, и направлены на создание ценности для потребителя.
Ключевая цель процессного подхода — четко определить, «кто, что и как делает в компании», в какой последовательности выполняются задачи, какие ресурсы задействованы и какой результат ожидается. Акцент здесь смещается с изолированных функций подразделений на целостные бизнес-процессы, которые создают ценность как для конечного потребителя, так и для самой организации.
Каждый бизнес-процесс в академическом смысле может быть разложен на следующие ключевые элементы:
- Входы: Это все то, что процесс преобразует: материалы, оборудование, документация, информация, персонал, финансовые средства.
- Выходы: Это ожидаемые результаты процесса – материальный продукт, услуги, информация. Выходы являются конечной ценностью процесса.
- Ресурсы: Элементы, необходимые для выполнения процесса, но не изменяющиеся в ходе его выполнения. Это оборудование, документация, финансы (как обеспечение), квалифицированный персонал, инфраструктура и среда.
- Владелец процесса: Это ключевая фигура, человек, который имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы и несет полную ответственность за конечный результат (выход) процесса. Он является «архитектором» и «дирижером» процесса.
- Поставщики: Стороны, предоставляющие входные элементы для процесса. Они могут быть как внешними, так и внутренними.
- Потребители: Стороны, заинтересованные в получении выходных элементов процесса. Их удовлетворенность является главным мерилом эффективности.
- Показатели (KPI): Метрики, используемые для измерения эффективности, результативности и качества процесса.
Таким образом, процессный подход – это не просто перегруппировка задач, а глубокое переосмысление того, как организация создает ценность, сфокусированное на потоках работ и их непрерывном улучшении.
Исторические аспекты и вклад в развитие процессного подхода
Хотя термин «процессный подход» приобрел широкую популярность относительно недавно, его корни уходят в начало XX века, к трудам основоположников классической школы менеджмента. Одним из ключевых мыслителей, заложивших фундамент процессного понимания управления, безусловно, является Анри Файоль.
Файоль, французский горный инженер и теоретик управления, внес колоссальный вклад в развитие теории менеджмента, разработав универсальный подход к администрированию. В отличие от Фредерика Тейлора, который фокусировался на оптимизации рабочих операций на нижнем уровне управления, Файоль сосредоточился на общих принципах управления организацией в целом. Он рассматривал управление как динамический процесс, состоящий из пяти взаимосвязанных функций, которые, по сути, являются элементами любого управленческого цикла:
- Предвидение (Планирование): Эта функция заключалась в составлении программы действий, анализе будущего и разработке планов. Файоль подчеркивал необходимость видеть картину целиком и формулировать стратегию.
- Организация: Создание материальной и социальной структуры предприятия, включая распределение ресурсов, формирование рабочих мест и установление иерархии.
- Распорядительство (Мотивация/Реализация): Обеспечение выполнения планов путем отдачи распоряжений, стимулирования сотрудников и поддержания дисциплины.
- Координация: Объединение и гармонизация всех действий и усилий, обеспечение взаимодействия между различными подразделениями и сотрудниками.
- Контроль: Проверка соответствия результатов планам, выявление отклонений и принятие корректирующих мер.
Эти функции, описанные Файолем, стали классической основой для современного менеджмента и легли в основу концепции управленческого цикла, который по своей сути является процессом. Он видел менеджмент как последовательность связанных и непрерывных действий, что является прямой предтечей сегодняшнего процессного мышления. Хотя Файоль не использовал термины «бизнес-процесс» или «владелец процесса», его идея о том, что управление включает в себя функции планирования, организации, мотивации, контроля, объединенные принятием решений и коммуникацией, идеально соответствует логике процессного подхода, который стремится интегрировать эти функции в единые, сквозные потоки работ. Таким образом, вклад Файоля в формирование процессного понимания управления неоценим, поскольку он первым систематизировал управленческие действия как последовательность взаимосвязанных этапов.
Сравнительный анализ процессного и функционального подходов
На протяжении десятилетий доминирующим в управлении был функциональный подход, который рассматривал организацию как совокупность иерархически расположенных отделов или подразделений (производство, маркетинг, финансы, кадры и т.д.), каждое из которых отвечает за выполнение определенного набора функций. Эта модель зародилась в эпоху индустриализации, когда стандартизация и разделение труда были ключевыми факторами эффективности.
| Критерий сравнения | Функциональный подход | Процессный подход |
|---|---|---|
| Фокус управления | Функции подразделений, выполнение конкретных задач | Сквозные бизнес-процессы, создание ценности для клиента |
| Организационная структура | Жесткая иерархия, вертикальные связи сильны, горизонтальные слабы | Гибкая, ориентированная на процессы; сильные горизонтальные связи, возможна матричная структура |
| Ключевые результаты | Эффективность выполнения функций внутри отдела | Эффективность всего процесса, удовлетворенность конечного потребителя |
| Гибкость и адаптивность | Низкая; медленная реакция на изменения внешней среды | Высокая; быстрая адаптация к рыночным изменениям |
| Распределение ответственности | За выполнение задач внутри отдела | За конечный результат всего процесса, взаимная ответственность участников |
| Приоритет | Собственные цели отдела, локальная оптимизация | Цели всей компании, ориентированные на клиента, глобальная оптимизация |
| Понимание времени | Статичное; задачи выполняются в рамках функций | Динамичное; последовательность действий, смена состояний объекта |
При функциональном подходе каждый отдел стремится к локальной оптимизации своей деятельности, что не всегда приводит к оптимальным результатам для всей организации. Горизонтальные связи между подразделениями слабы, а информация часто перемещается по вертикали, что замедляет принятие решений и снижает гибкость.
Процессный подход, напротив, акцентирует внимание на сквозных потоках работ, пересекающих функциональные границы. Он рассматривает организацию как сеть взаимосвязанных процессов, каждый из которых имеет своего владельца, ресурсы, входы и выходы, и главной целью которых является создание ценности для конечного потребителя. Главная отличительная особенность бизнес-процесса от функции – это включение категории времени, последовательности и смены состояний объекта при его движении к конечному состоянию.
Важно отметить, что противопоставление процессного и функционального подходов является не совсем корректным. Они не исключают, а дополняют друг друга. Функциональная специализация остается важной для глубокой экспертизы и эффективного выполнения специализированных задач. Однако процессный подход интегрирует эти функции, координируя их действия для достижения общей цели. Такое совмещение функциональной и процессной ориентации часто приводит к формированию матричной структуры управления, где сотрудники подчиняются как функциональному руководителю (отвечающему за их квалификацию и развитие), так и владельцу процесса (отвечающему за результат конкретного бизнес-процесса). Это позволяет сохранить преимущества функциональной специализации, одновременно обеспечивая гибкость и ориентацию на сквозные результаты.
Преимущества и недостатки процессного подхода в управлении
Внедрение процессного подхода открывает перед организацией новые горизонты эффективности, но при этом несет в себе и определенные вызовы. Понимание обеих сторон медали критически важно для успешной трансформации.
Преимущества процессного подхода для организации
Процессный подход — это не просто теоретическая концепция, а мощный инструмент, способный кардинально улучшить деятельность компании. Среди его ключевых преимуществ выделяются следующие:
- Повышение гибкости и адаптивности: Внедрение процессного подхода позволяет организации создать эластичную систему управления, которая способна быстро и эффективно реагировать на изменения внешней среды. Компании становятся более маневренными, быстрее адаптируются к рыночным изменениям, что повышает скорость и точность принятия управленческих решений.
- Оптимизация системы управления и снижение затрат: Процессный подход позволяет глубоко анализировать и перестраивать рабочие потоки, выявляя и устраняя неэффективные звенья, дублирование функций и избыточные операции. Это приводит к сокращению длительности процессов в среднем на 10% и уменьшению операционных затрат на 5-7% за счет устранения лишних циклов взаимодействия и лучшего понимания требований к информации.
- Улучшение координации и прозрачности: За счет регламентации рабочих процессов и четкого определения владельцев процессов, руководители получают общую картину деятельности компании. Они могут в любой момент отследить выполнение задачи, увидеть, на каком этапе она находится, и понять, кто и за что отвечает. Это существенно облегчает управление и обмен информацией между подразделениями, что исключает «черные ящики» и конфликты на стыках функций.
- Четкое распределение зон ответственности и полномочий: Процессный подход позволяет однозначно определить владельца каждого процесса, который несет ответственность за его конечный результат. Исполнители наделяются большими полномочиями, увеличивается их роль, самостоятельность и отдача, поскольку они отвечают за конкретные бизнес-процессы, в которых участвуют. Руководители, в свою очередь, освобождаются от текущих вопросов и могут сконцентрироваться на стратегических, системных задачах.
- Сосредоточенность на стратегических процессах и качестве: Управление концентрируется на ключевых сквозных процессах, создающих ценность для клиента, что напрямую влияет на качество выпускаемой продукции или услуг в соответствии с требованиями стандартов ISO 9000.
- Система показателей и критериев оценки: Процессный подход предоставляет возможность использовать комплексную систему показателей и критериев оценки результативности управления на каждом этапе управленческой цепочки. Эти критерии могут включать время, стоимость, количество и качество. Рекомендуется использовать финансовые и нефинансовые, количественные и качественные, результативные, диагностические показатели и показатели компетентности для всесторонней оценки эффективности бизнес-процессов.
Вызовы и недостатки внедрения процессного подхода
Несмотря на очевидные преимущества, переход к процессному управлению сопряжен с рядом серьезных вызовов и потенциальных недостатков, которые необходимо учитывать и активно преодолевать:
- Сопротивление персонала изменениям: Любые организационные изменения, особенно такие глубокие, как внедрение процессного подхода, неизбежно сталкиваются с сопротивлением сотрудников. Это обусловлено как индивидуально-психологическими факторами (инертность, страх негативных последствий, отсутствие доверия к руководству, нежелание осваивать новые навыки), так и социально-психологическими (групповые нормы, угроза потери власти, изменение привычных связей). Важно понимать, что лишь около 20% сотрудников изначально готовы рассматривать изменения как возможности; их энтузиазм можно использовать для влияния на сомневающихся.
- Локальная субоптимизация против глобальной цели: Распространенной проблемой является ситуация, когда каждый сотрудник или подразделение стремится выполнить свою часть работы наилучшим образом, но без учета общего контекста процесса. Это приводит к локальной субоптимизации, которая может быть непродуктивной для процесса в целом. Цели рабочих могут ограничиваться рамками подразделений, а не целями всей компании, ориентированными на удовлетворение клиента.
- Недостаточная заинтересованность в конечном результате: При отсутствии четкого определения владельцев процессов и системы мотивации, ориентированной на конечный результат, сотрудники могут не ощущать личной заинтересованности в успешном завершении всего процесса.
- Сложность идентификации и описания процессов: Выделение и детальное описание всех бизнес-процессов, особенно в крупных и сложных организациях, может быть трудоемким и затратным. Если этот этап выполнен некорректно, это приводит к формальному построению системы, не соответствующей реальному бизнесу.
- Высокие требования к корпоративной культуре: Процессный подход требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на принадлежность к разным подразделениям. Это предполагает развитие горизонтальных связей, взаимной ответственности, открытости и готовности к изменениям, что требует серьезной трансформации корпоративной культуры.
- Необходимость значительных ресурсов: Внедрение процессного подхода часто требует инвестиций в обучение персонала, разработку регламентов, приобретение и настройку специализированного программного обеспечения (BPM-системы, ERP).
Грамотное управление этими вызовами, активное вовлечение сотрудников и топ-менеджмента, а также четкое планирование и коммуникация являются залогом успешного перехода к процессному управлению.
Этапы и особенности внедрения процессного подхода в организации
Переход от функционально-ориентированного управления к процессному — это комплексный проект, требующий системного подхода и последовательного выполнения определенных этапов. Он затрагивает не только операционные аспекты, но и организационную структуру, а также корпоративную культуру.
Основные этапы внедрения процессного подхода
Внедрение процессного подхода – это своего рода архитектурный проект, который начинается с эскиза и заканчивается строительством функционирующей системы. В целом, этот процесс можно разбить на следующие основные этапы:
- Информирование и обучение сотрудников: Это первый и один из важнейших шагов. Любые изменения вызывают сопротивление, поэтому необходимо донести до каждого сотрудника суть предстоящих изменений, их цели, преимущества и личную выгоду. Важно обеспечить понимание того, как процессный подход изменит их работу и какие новые возможности он откроет.
- Моделирование бизнес-процессов («как есть»): На этом этапе проводится всесторонний анализ текущего состояния организации. Цель – документировать существующие бизнес-процессы в том виде, в каком они выполняются сейчас, со всеми их недостатками и «узкими местами». Это позволяет создать объективную картину и выявить потенциальные области для улучшений.
- Анализ и оптимизация бизнес-процессов («как должно быть»): После документирования текущих процессов проводится их глубокий анализ с целью выявления неэффективных операций, дублирования, излишних затрат времени и ресурсов. На основе этого анализа разрабатываются новые, оптимизированные модели процессов – «как должно быть», направленные на повышение эффективности, сокращение издержек и улучшение качества.
- Регламентация: Оптимизированные процессы должны быть четко задокументированы. Это включает разработку регламентов, инструкций, порядков, положений, описывающих последовательность действий, ответственных лиц, используемые ресурсы, контрольные точки и ожидаемые результаты. Регламентация обеспечивает стандартизацию и повторяемость процессов.
- Автоматизация процессов: На этом этапе происходит выбор и внедрение информационных систем (например, BPM-системы, ERP-системы), которые автоматизируют выполнение бизнес-процессов. Автоматизация позволяет сократить ручной труд, минимизировать ошибки, ускорить выполнение операций и обеспечить прозрачность контроля.
- Внедрение и опытная эксплуатация: После разработки и автоматизации новые процессы запускаются в реальную эксплуатацию. Этот этап часто включает пилотные проекты, тестирование, сбор обратной связи и корректировку.
- Процессное регулирование (постоянное улучшение): Внедрение процессного подхода — это не одноразовый акт, а непрерывный процесс. Необходимо постоянно выявлять возможности для улучшения, мониторить показатели эффективности процессов и вносить корректировки.
В. Репин, известный российский эксперт в области процессного управления, предлагает «Простую методику» внедрения, которая состоит из двух фаз: «Развертывание минимального набора элементов» и «Совершенствование системы». Первая фаза включает создание иерархического справочника процессов, выбор 20 ключевых сквозных процессов и их детальное описание на двух уровнях, что позволяет быстро заложить основу процессного управления.
Для успешного внедрения также необходимо провести построение, анализ и оптимизацию цепочек создания ценности организации, создать систему (сеть) процессов, оптимизировать организационную структуру на основе этих процессов и организовать эффективное управление ими.
Ролевая модель и организационные изменения
Внедрение процессного подхода неизбежно приводит к изменению организационной структуры и требует пересмотра ролевой модели в компании. Если при функциональном подходе основное внимание уделяется должностям и отделам, то при процессном — ключевыми становятся роли, связанные с управлением и выполнением процессов.
В системе управления процессами выделяют четыре основные роли:
- Владелец процесса: Это центральная фигура. Владелец процесса – человек, наделенный полномочиями и ресурсами для управления конкретным бизнес-процессом от начала до конца. Он несет полную ответственность за конечный результат процесса, его эффективность, качество и своевременность. Владелец процесса определяет цели, контролирует выполнение, принимает решения об улучшении.
- Архитектор процесса: Специалист, отвечающий за проектирование, описание и моделирование бизнес-процессов. Он разрабатывает схему процесса («как есть» и «как должно быть»), выбирает нотации (например, BPMN), обеспечивает соответствие процесса стандартам и лучшим практикам.
- Участник процесса: Сотрудник, непосредственно выполняющий одну или несколько операций в рамках бизнес-процесса. Его задача – качественно и своевременно выполнять свою часть работы согласно регламенту.
- Процессный офис (или Центр компетенций по процессам): Это может быть отдельное подразделение или группа специалистов, которая осуществляет методологическую поддержку внедрения и развития процессного управления. Его функции включают разработку стандартов, обучение, аудит процессов, консультирование владельцев процессов.
Организационные изменения:
Процессы первичны, а организационная структура вторична. Это означает, что адекватно подойти к оптимизации организационной структуры можно, только опираясь на информацию о процессах, которые выполняются в организации. Внедрение процессного подхода влечет за собой ряд трансформаций:
- Усиление горизонтальных связей: Если в функциональной структуре доминируют вертикальные связи (начальник-подчиненный), то в процессной модели значительно усиливаются горизонтальные связи между структурными единицами. Сотрудники разных отделов вынуждены постоянно взаимодействовать для выполнения сквозных процессов.
- Изменение ответственности: Каждый сотрудник отвечает не только за свои функциональные обязанности, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Это порождает взаимную ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.
- Возникновение матричной структуры: Часто участник бизнес-процесса может подчиняться одновременно двум руководителям: своему функциональному руководителю (отвечающему за его развитие и профессиональные навыки) и владельцу бизнес-процесса (отвечающему за выполнение конкретного проекта или процесса). Это классический признак матричной структуры, которая позволяет сочетать преимущества функциональной специализации с гибкостью процессного подхода.
Переход к процессному управлению требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на принадлежность к разным подразделениям. Это формирует новую корпоративную культуру, ориентированную на результат, командное взаимодействие и непрерывное улучшение.
Проблемы внедрения процессного подхода в российских условиях и пути их преодоления
Внедрение процессного подхода, несмотря на его универсальность, в российских условиях часто сталкивается с уникальным комплексом проблем, обусловленных спецификой корпоративной культуры, законодательства и управленческих традиций. Эти вызовы требуют особого внимания и адаптации стандартных методик.
Специфика российских реалий и типовые проблемы
При попытке внедрить процессно-ориентированное управление на российских предприятиях часто возникают конфликты с сложившейся действительностью, которые могут подорвать весь проект. Среди наиболее острых проблем выделяются:
- Сопротивление изменениям и ментальные барьеры: Как уже упоминалось, изменения всегда вызывают сопротивление. В России это усугубляется привычкой к устоявшимся «правилам игры», страхом перед ответственностью и нежеланием выходить из зоны комфорта. Часто внедрение воспринимается не как возможность для развития, а как «дополнительная нагрузка к основной деятельности», особенно со стороны линейных менеджеров и специалистов. Изменение сложившихся навыков работы и даже образа мышления сотрудников и топ-менеджеров — это один из самых сложных барьеров.
- Формализм и неисполнение регламентов: В российской практике существует тенденция к формальному отношению к документированию процессов. Регламенты часто создаются «для галочки», не отражают реальную деятельность и не исполняются на практике. Это делает внедрение информационных систем более предпочтительным для обеспечения порядка, поскольку системы принуждают к соблюдению правил. Субъективное выделение бизнес-процессов и формальное построение системы, не соответствующей реальному бизнесу, не приносят ощутимого эффекта.
- Терминологическая неопределенность и непонимание сущности: Существует большое количество определений бизнес-процесса, что мешает руководителям, специалистам, консультантам и ученым «разговаривать на одном языке». В литературе встречается «по меньшей мере, несколько десятков» определений, и даже в стандарте ISO 9000:2000 избегается термин «бизнес-процесс», используя более общий «процесс». Многие считают методы процессного подхода простыми и легко применимыми, но на практике все обстоит гораздо сложнее.
- Дублирование задач и непроизводительное расходование ресурсов: На российских предприятиях нередко наблюдается ситуация, когда различные подразделения (отдел развития, служба качества, IT-подразделение) одновременно занимаются описанием и регламентацией бизнес-процессов. Это приводит к непроизводительному расходованию ресурсов, созданию несогласованных документов и общему хаосу.
- Отсутствие лидерства высшего руководства: Переход к процессному управлению требует сильного лидерства и поддержки со стороны топ-менеджмента. Отсутствие у высших руководителей сил или времени быть лидерами перемен, их недостаточное вовлечение, приводит к потере приоритетов, размыванию обязанностей и сомнениям в плане, что может привести к неудачному завершению проекта.
- «Рынок моды» и неэффективные внедрения: В российском бизнесе освоение процессного подхода часто протекало по законам рынка моды, а не сознательного экономического расчета. Это приводило к внедрению систем автоматизации без учета потребностей реального управления организацией, что в конечном итоге оказывалось неэффективным.
Стратегии преодоления проблем и повышения эффективности внедрения
Преодоление вышеуказанных проблем требует комплексного и продуманного подхода. Ключевые стратегии включают:
- Четкое определение стратегических и тактических целей: Перед началом проекта необходимо ясно сформулировать, какие конкретные бизнес-цели преследует внедрение процессного подхода (например, сокращение времени выполнения заказа, снижение издержек на 15%, повышение качества обслуживания клиентов). Это поможет сосредоточить усилия на наиболее важных процессах и избежать распыления ресурсов.
- Выявление и описание взаимосвязей процессов: Необходимо не только описать отдельные процессы, но и построить их карту, выявив все взаимосвязи. Это позволит сосредоточить внимание на наиболее важных сквозных процессах, создающих ценность, и управлять ими как единой системой.
- Активное вовлечение всех уровней управления: Успех проекта напрямую зависит от поддержки и вовлеченности высшего руководства, а также от участия линейных менеджеров и рядовых сотрудников. Необходимо создать систему мотивации, которая будет стимулировать заинтересованность каждого в конечном результате. Регулярная коммуникация, обучение и разъяснение преимуществ изменений помогут снизить сопротивление.
- Обеспечение реального исполнения регламентов: Разработанные регламенты должны быть не просто формальными документами, а действующими инструментами управления. Для этого необходимо внедрить механизмы контроля их исполнения, использовать программные решения для автоматизации процессов, которые будут принуждать к соблюдению правил, а также проводить регулярный аудит и корректировку регламентов.
- Систематический подход к терминологии: В рамках организации следует разработать и утвердить единый глоссарий терминов, связанных с процессным управлением, чтобы все сотрудники «говорили на одном языке».
- Создание Центра компетенций по процессам: Формирование процессного офиса или рабочей группы, ответственной за методологическое сопровождение, обучение, аудит и непрерывное совершенствование процессов, поможет избежать дублирования задач и обеспечит системность подхода.
- Непрерывное выявление возможностей для улучшения: Процессный подход предполагает постоянный поиск путей оптимизации и снижения издержек. Внедрение механизмов обратной связи, проведение регулярных аудитов и использование инструментов, таких как цикл PDCA, позволят поддерживать процессы в актуальном и эффективном состоянии.
Преодоление этих проблем требует не только технических решений, но и глубокой работы с корпоративной культурой, изменением мышления и построением доверительных отношений внутри организации.
Методы, инструменты и стандарты для совершенствования бизнес-процессов
Современный менеджмент располагает обширным арсеналом методов, инструментов и стандартов, позволяющих не только внедрить процессный подход, но и обеспечить его непрерывное совершенствование. Эти элементы формируют комплексную систему для достижения высокой эффективности и конкурентоспособности.
Цикл непрерывного улучшения PDCA
Основой для любого процесса совершенствования является цикл Деминга-Шухарта, более известный как PDCA (Plan-Do-Check-Act). Это не просто инструмент, а философия непрерывного улучшения, позволяющая систематически повышать качество и эффективность бизнес-процессов. Цикл состоит из четырех последовательных этапов:
- PLAN (Планируй): На этом этапе происходит всесторонний анализ текущей ситуации. Необходимо четко определить проблему, которую предстоит решить, или цель, которую нужно достичь. Проводится сбор данных, анализ альтернативных вариантов и оценка их потенциального эффекта. Далее разрабатывается детальный план действий, включая конкретные шаги, ресурсы, ответственных лиц и сроки. Например, если целью является сокращение времени обработки заказа, на этом этапе будут анализироваться текущие этапы, выявляться «узкие места» и предлагаться гипотезы по их устранению.
- DO (Делай): Этот этап предполагает непосредственную реализацию запланированных действий. Важно провести изменения или испытания на небольшом участке, в контролируемых условиях (например, пилотный проект), чтобы минимизировать риски и получить первичные данные. Действия должны строго соответствовать разработанному плану, а ход выполнения необходимо тщательно отслеживать. Например, внедрение новой процедуры обработки заказов для ограниченной группы клиентов.
- CHECK (Проверяй): После выполнения изменений необходимо оценить их результаты. Происходит сбор данных, анализ достигнутых показателей и их сравнение с намеченными целями. Выявляются отклонения, устанавливаются их причины. Цель — понять, насколько эффективно сработал план и какие выводы можно извлечь. Например, анализ времени обработки заказов после внедрения новой процедуры и сравнение с предыдущими показателями.
- ACT (Действуй): На этом этапе принимается решение на основе полученных результатов. Если изменения оказались успешными, они формализуются, документируются как стандартные процедуры и внедряются на всей организации. Проводится обучение персонала. Если результаты неудовлетворительны, цикл повторяется с корректировкой плана. Также важно предпринять меры для предотвращения рецидива проблем. Например, если новая процедура сократила время обработки, она становится стандартом, а сотрудники проходят дополнительное обучение. Если нет, анализируются причины и цикл запускается заново.
Цикл PDCA, совместно с риск-ориентированным мышлением, обеспечивает непрерывность управления и постоянный поиск возможностей для улучшения.
Стандарты менеджмента качества (ISO) и их роль
Международные стандарты серии ISO 9000, в особенности ГОСТ Р ИСО 9001-2015, играют ключевую роль в популяризации и систематизации процессного подхода. С принятием Международного стандарта ИСО 9000:2000 процессный подход был официально заложен в основу построения систем менеджмента качества (СМК).
- ISO 9001 требует от организаций применения процессного подхода при разработке, внедрении и улучшении результативности своей СМК. Это означает, что организация должна определить все необходимые процессы, их последовательность и взаимодействие, определить критерии и методы для их функционирования и управления, а также обеспечить наличие ресурсов и информации.
- ISO 9000 предоставляет основные положения и словарь, определяя процесс как «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы».
Таким образом, стандарты ISO не только регламентируют, как должна быть построена эффективная система менеджмента качества, но и буквально принуждают организации мыслить в категориях процессов, что способствует их систематизации, стандартизации и непрерывному улучшению. Методика внедрения процессного подхода, охватывающая важнейшие аспекты менеджмента, позволяет подготовить организацию к сертификации СМК на соответствие требованиям стандарта МС ИСО 9001:2000.
Инструменты моделирования и описания бизнес-процессов
Моделирование бизнес-про��ессов является одним из важнейших инструментов для повышения эффективности бизнеса. Хотя термины «моделирование» и «описание» бизнес-процесса часто используются как синонимы, моделирование является более общим понятием, включающим графическое представление процессов.
Одним из наиболее распространенных и мощных графических языков для описания бизнес-процессов является BPMN (Business Process Model and Notation). Это стандартная нотация, которая позволяет визуализировать, документировать и анализировать бизнес-процессы, служа промежуточным звеном между их формализацией и воплощением.
Ключевые элементы BPMN:
- События (Events): Обозначают начало, конец или изменение состояния процесса. Могут быть стартовыми (Start Event), промежуточными (Intermediate Event) или конечными (End Event).
- Действия (Activities): Представляют собой конкретные задачи, выполняемые в рамках процесса. Это могут быть отдельные задачи (Tasks) или подпроцессы (Subprocesses), которые, в свою очередь, могут быть детализированы.
- Шлюзы (Gateways): Элементы, управляющие потоком операций, определяя точки ветвления или слияния. Они могут быть эксклюзивными (Exclusive Gateway), параллельными (Parallel Gateway), инклюзивными (Inclusive Gateway) и др.
- Потоки (Flows): Соединительные линии, показывающие последовательность выполнения действий. Различают поток управления (Sequence Flow), поток сообщений (Message Flow) и ассоциации (Association).
- Данные (Data): Элементы, представляющие информацию, используемую или создаваемую в процессе. Это могут быть объекты данных (Data Object), хранилища данных (Data Store) и ввод/вывод данных (Data Input/Output).
- Пулы и дорожки (Pools & Lanes): Пулы используются для представления участников процесса (например, отделов или внешних контрагентов), а дорожки делят пул на более мелкие подразделения (например, роли или конкретные сотрудники). Они помогают определить области ответственности.
- Артефакты (Artifacts): Дополнительные элементы, такие как группы объектов (Group) или текстовые аннотации (Text Annotation), которые предоставляют дополнительную информацию о процессе.
Помимо BPMN, существуют и другие методологии и инструменты. Например, реинжиниринг бизнес-процессов (РБП), основоположниками которого являются Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, предполагает радикальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых показателях эффективности (стоимость, качество, сервис, скорость). Этот подход требует глубокого анализа и часто приводит к кардинальным изменениям в организации.
Модели зрелости процессного управления
Модели зрелости процессного управления — это ценные дорожные карты, которые показывают организации, какие шаги необходимо предпринять для создания надежной системы управления процессами и повышения ее эффективности. Они представляют собой структуры уровней развития процессного управления, используемые компаниями для обеспечения последовательности, управления и контроля процессов.
Первая модель процессной зрелости была предложена Филом Кросби в 1979 году в книге «Quality is free» и основывалась на принципе «ноль дефектов». С тех пор появилось множество альтернативных моделей от консалтинговых компаний (Gartner, Forrester) и неприбыльных организаций (CMMI Institute, ABPMP, OMG, APQC). Все они предполагают, что организация должна пройти эволюционные этапы от неразберихи и хаоса к слаженной работе и проактивному реагированию на изменения рыночной ситуации.
Одним из наиболее известных является стандарт Business Process Maturity Model (BPMM) от консорциума OMG, который описывает 5 уровней зрелости и 30 групп процессов для перехода от первого до пятого уровня.
Пять основных уровней зрелости процессного управления:
- Уровень 1: Начальный (Initial).
- Характеристики: Процессы характеризуются как разрозненные или хаотичные. Успех или неудача часто зависят от компетентности и личной мотивации отдельных сотрудников, а не от стандартизированных и управляемых процессов. Документация отсутствует или носит несистемный характер.
- Признаки: Непредсказуемые результаты, отсутствие четкой ответственности, низкая прозрачность.
- Уровень 2: Повторяемый (Repeatable).
- Характеристики: Одинаковые задачи решаются разными людьми сходными методами, но отсутствуют формальные процедуры, стандартизация и четкое распределение ответственности за процесс в целом. Высока зависимость от отдельных сотрудников, что повышает вероятность ошибок и делает процесс уязвимым. Проекты имеют определенный уровень слаженности, но часто сталкиваются с перерасходом средств из-за внутренней нестабильности системы.
- Признаки: Локальные повторяющиеся действия, но без сквозной стандартизации; высокая зависимость от «героизма» отдельных сотрудников.
- Уровень 3: Определенный (Defined).
- Характеристики: Процессы стандартизированы и документированы на уровне всей организации. Определены владельцы процессов, их входы, выходы, ресурсы и границы. Процессы исполняются заблаговременно, их результат качественно предсказуем, но, как правило, не измеряется количественно.
- Признаки: Наличие регламентов, инструкций, четких зон ответственности; процессы понятны и воспроизводимы.
- Уровень 4: Количественно управляемый (Quantitatively Managed).
- Характеристики: Процессы измеряются и контролируются с использованием ключевых показателей эффективности (KPI). На этом уровне становится актуальным внедрение систем контроля KPI. Происходит систематический сбор и анализ данных о производительности процессов. Характерно наличие квалифицированных бизнес-аналитиков и отделов, занимающихся моделированием, анализом и оптимизацией бизнес-процессов.
- Признаки: Использование KPI для мониторинга, статистический контроль процессов, проактивное управление отклонениями.
- Уровень 5: Оптимизированный (Optimizing).
- Характеристики: Процессы непрерывно совершенствуются и достигают уровня лучших индустриальных практик. Организация активно ищет новые подходы и технологии для повышения эффективности, внедряет инновации. На этом этапе происходит постоянный поиск путей улучшения, используются инструменты проактивного управления.
- Признаки: Культура непрерывных улучшений, инновации в процессах, высокий уровень автоматизации, стратегическая адаптивность.
Чем более зрелые процессы в организации, тем эффективнее достигаются указанные цели, обеспечивающие высокую производственную и финансовую эффективность. Признаки зрелого процессного управления включают стандартизацию процессов, их измеряемость (с использованием ключевых показателей эффективности), регулярный мониторинг и анализ, а также непрерывное совершенствование с вовлечением всех сотрудников.
Влияние процессного подхода на организационную культуру и конкурентоспособность
Внедрение процессного подхода — это не просто изменение методологии управления, это глубокая трансформация, которая проникает в саму ДНК организации. Она затрагивает как формальные аспекты (организационная структура), так и неформальные (корпоративная культура), а в конечном итоге оказывает решающее влияние на конкурентоспособность предприятия.
Трансформация корпоративной культуры
Процессный подход требует, а иногда и принуждает к изменению корпоративной культуры, переводя её из функционально-ориентированной в процессно-ориентированную. Это влечет за собой ряд фундаментальных сдвигов:
- Развитие горизонтальных связей: В традиционной иерархической структуре основной упор делается на вертикальные связи по линии «начальник-подчиненный». Процессный подход, напротив, предполагает создание новой структуры, где горизонтальные связи между структурными единицами значительно усиливаются. Сотрудники из разных отделов вынуждены постоянно взаимодействовать для выполнения сквозных бизнес-процессов, что способствует формированию кросс-функциональных команд и улучшению коммуникации.
- Формирование взаимной ответственности: При процессном подходе каждый сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Это порождает взаимную ответственность за конечный результат бизнес-процесса между всеми его участниками. Такой подход стимулирует сотрудников к более глубокому пониманию общего дела и его влияния на клиента.
- Повышение полномочий исполнителей и концентрация на стратегических задачах: Делегирование ответственности за конкретные процессы владельцам процессов и участникам приводит к тому, что исполнители наделяются большими полномочиями, увеличивается их роль и самостоятельность. Это позволяет руководителям освободиться от рутинных операционных вопросов и сконцентрироваться на стратегических, системных задачах, таких как развитие компании, инновации и адаптация к изменениям рынка.
- Развитие культуры непрерывного улучшения: Процессный подход по своей сути ориентирован на постоянное совершенствование. Это требует от сотрудников готовности к изменениям, открытости к новым идеям и активного участия в поиске путей улучшения процессов.
Влияние на организационную структуру проявляется в том, что процессы первичны, а организационная структура вторична. Адекватно подойти к решению задачи оптимизации организационной структуры можно, только опираясь на информацию о процессах, которые выполняются в организации. Каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует, и её обязанности имеют смысл лишь в контексте этого процесса. Часто это приводит к возникновению матричной структуры, где сотрудник одновременно подчиняется функциональному руководителю и владельцу бизнес-процесса.
Процессный подход как фактор повышения конкурентоспособности
В современном мире, характеризующемся высокой динамикой и неопределенностью, конкурентоспособность предприятия напрямую зависит от его способности быстро адаптироваться и эффективно создавать ценность. В этом контексте процессный подход становится не просто желательным, а необходимым условием выживания и процветания.
- Логика развития мировой экономики и рост конкуренции: Необходимость процессного подхода обусловлена глобальными трендами – ростом конкуренции, заставляющей компании быть более гибкими, динамичными, концентрировать усилия на удовлетворении запросов потребителей, сокращении времени производственного цикла и процессов.
- Повышение эффективности деятельности: Процессный подход является одним из наиболее мощных методов повышения эффективности деятельности организации. Он позволяет идентифицировать и использовать потенциал роста конкурентоспособности не только в рамках традиционных функциональных областей, но и в области их взаимодействия, благодаря включению категории времени и последовательности действий при анализе систем управления.
- Создание гибких и адаптивных компаний: Применение процессного подхода позволяет создать структуру, обеспечивающую эффективное управление бизнес-процессами с точки зрения их организации и синхронизации. Это направлено на удовлетворение все более возрастающих потребностей потребителей, что делает компанию более гибкой и способной быстро реагировать на изменения рынка.
- Адаптация к российским реалиям: Для российских предприятий, сталкивающихся с проблемой конкурентоспособности на фоне нестабильности мировой экономики, процессный подход представляет собой важный инструмент. Однако, как показывает практика, многие проекты по переходу к процессному управлению в России сворачиваются, не доходя до этапа внедрения, несмотря на ожидания увеличения прибыли, уменьшения издержек, повышения управляемости и конкурентоспособности. Причины кроются в отсутствии лидерства высшего руководства, недостаточном вовлечении персонала и формальном отношении к регламентам.
Таким образом, процессный подход обеспечивает системный фундамент для построения гибкой, эффективной и клиентоориентированной организации. Его успешное внедрение в российских условиях требует не только применения передовых методов и инструментов, но и глубокой работы с культурой, менталитетом и управленческими традициями, что в конечном итоге позволит отечественным предприятиям укрепить свои позиции на рынке.
Заключение
Процессный подход в управлении организацией, несмотря на свою эволюционную природу и глубокие исторические корни, остается одним из наиболее актуальных и перспективных направлений в современном менеджменте. В условиях беспрецедентной динамики рынка, возрастающей конкуренции и постоянно меняющихся запросов потребителей, способность организации быстро адаптироваться и эффективно создавать ценность становится не просто преимуществом, а жизненно важным требованием.
Проведенный анализ показал, что процессный подход, рассматривая организацию как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов, ориентированных на достижение конкретных результатов для клиента, существенно отличается от традиционного функционального подхода. Он позволяет не только оптимизировать внутренние операции, сокращая время выполнения процессов до 10% и затраты на 5-7%, но и формировать более гибкую, прозрачную и ответственную систему управления. Ключевые элементы, такие как владелец процесса, четкое определение входов и выходов, а также система измеримых показателей (KPI), обеспечивают управляемость и возможность непрерывного совершенствования.
Однако внедрение процессного подхода — это комплексный и многогранный проект, который сопряжен с рядом значительных проблем. Особенно остро они проявляются в российских условиях, где такие факторы, как сопротивление персонала изменениям, формальное отношение к регламентам, терминологическая неопределенность и отсутствие сильного лидерства высшего руководства, часто приводят к неудачам.
Для успешного преодоления этих вызовов необходимо применять системные стратегии, включающие: четкое определение целей, активное вовлечение всех уровней управления, обеспечение реального исполнения регламентов, а также систематическое использование методов и инструментов, таких как цикл PDCA для непрерывного улучшения, стандарты ISO для систематизации менеджмента качества, и BPMN для наглядного моделирования процессов. Особое значение приобретают модели зрелости процессного управления, которые служат дорожной картой для поэтапного развития системы процессов от хаотичного к оптимизированному состоянию.
В конечном итоге, процессный подход глубоко трансформирует корпоративную культуру, способствуя развитию горизонтальных связей, взаимной ответственности и повышению полномочий исполнителей. Это, в свою очередь, позволяет руководителям концентрироваться на стратегических задачах, делая компанию более гибкой, инновационной и конкурентоспособной.
Перспективы дальнейших исследований в области процессного управления включают более глубокий анализ адаптации процессных моделей к специфическим отраслевым особенностям, изучение влияния цифровой трансформации и искусственного интеллекта на архитектуру бизнес-процессов, а также разработку новых методик оценки экономической эффективности внедрения процессного подхода в условиях высокой неопределенности.
Список использованной литературы
- Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 319 с.
- Калянов, Г. Н. CASE-технологии: консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. – М., 2011.
- Организационный инжиниринг / В. Ф. Кравченко, Е. Ф. Кравченко, П. В. Забелин. – М.: Издательство ПРИОР, 2009. – 256 с.
- Ойхман, Е. Г. Реинжиниринг организаций и информационные технологии / Е. Г. Ойхман, Э. В. Попов. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 336 с.
- Репин, В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М., 2007.
- Репин, В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов // Стандарты и качество. – 2011. – 498 с.
- Хаммер, М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Дж. Чампи. Пер. с англ. – СПб.: Издательство С.–Петербургского университета, 2008. – 332 с.
- Шеер, А.-В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. – М., 2009.
- Вишняков, О. Процессно-ориентированный подход в управлении организацией / О. Вишняков, И. Дятлова. – Режим доступа: http://www.management.com./ERP-system.html.
- Дегтева, Е. В. Процессно-ориентированная система управления развитием промышленного предприятия: автореферат / Е. В. Дегтева. – Белгород, 2008. – 24 с.
- Королев, В. Процессы и системы в управлении предприятием. – URL: http://quality.eup.ru/DOCUM4/psup.htm.
- Ксенчук, Е. В. Процессный подход в управлении. – URL: http://quality.eup.ru/DOCUM2/presentofkas.html.
- Маховский, А. Внедряем процессный подход / А. Маховский, В. Патешман // Настольный журнал IT-руководителя. – 2007. – №11. – С. 24–26.
- Автоматизация бизнес-процессов. – URL: http://www.infopark.ru/Services/IT/Pages/eBP.aspx.
- Евдокиненко, В. Бизнес-процессы, процессное управление и эффективность // Бизнес-инжениринговые технологии. – URL: http://www.betec.ru/index.php?id=06&sid=01.
- Процессный подход в менеджменте: что это, примеры, этапы внедрения. – URL: https://www.bitrix24.ru/articles/protsessnyy-podkhod-v-menedzhmente.php.
- Уровни зрелости бизнес-процесса. – URL: https://silaunion.ru/blog/urovni-zrelosti-biznes-protsessa.
- Преимущества и недостатки процессного подхода. – URL: http://elib.altstu.ru/elib/disser/confer/2012/03/pdf/058koretskiy.pdf.
- Тема 4. Этапы внедрения процессного подхода к управлению в организации. – URL: http://portal.unn.ru/portal/modules/disciplines/disc_data_files/10006323/tema_4._etapy_vnedreniya_processnogo_podxoda_k_upravleniyu_v_organizacii.docx.
- Внедрение процессного подхода. – URL: https://comindware.ru/blog/process-approach-implementation/.
- Этапы внедрения процессного управления в организации. – URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/2301/447/lecture/10004.
- Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования (Переиздание). – URL: https://docs.cntd.ru/document/1200122971.
- Этапы внедрения процессного подхода. – URL: https://quality.eup.ru/DOCUM4/etappy.htm.
- Модель зрелости в управлении бизнес-процессами // Научный аспект. – 2018. – №2. – URL: https://na-journal.ru/2-2018-ekonomicheskie-nauki/815-model-zrelosti-v-upravlenii-biznes-processami.
- Достоинства и недостатки процессного подхода. – URL: https://studwood.ru/2099395/menedzhment/dostoinstva_nedostatki_protsessnogo_podhoda.
- Функциональный и процессный подходы к управлению организацией. – URL: https://bstudy.net/607865/menedzhment/funktsionalnyy_protsessnyy_podhody_upravleniyu_organizatsiey.
- Прищепа, А. В. Процессный подход как способ повышение конкурентоспособности российских предприятий. – Первое экономическое издательство, 2008. – URL: https://creativeconomy.ru/lib/3200.
- Модели зрелости организации в области процессного управления. – URL: https://pm-bureau.com/blog/modeli-zrelosti-organizatsii-v-oblasti-protsessnogo-upravleniya/.
- Процессный подход на практике: проблемы внедрения. – URL: https://www.cfin.ru/management/bpm/process_problems.shtml.
- Оценка зрелости системы управления бизнес-процессами компании. – URL: https://www.businessstudio.ru/articles/otsenka-zrelosti-sistemy-upravleniya-biznes-protsessami-kompanii/.
- Проектный и процессный подходы в управлении: достоинства и недостатки // КиберЛенинка. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/proektnyy-i-protsessnyy-podhody-v-upravlenii-dostoinstva-i-nedostatki/viewer.
- Сравнение функционального и процессного подхода при управлении современным предприятием в условиях организационных перемен. – URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=30559385.
- Репин, В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – Литрес. – URL: https://www.litres.ru/vladimir-repin/processnyy-podhod-k-upravleniu-modelirovanie-biznes-processov/chitat-fragment/.
- Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Учебное пособие / В. Репин, В. Елиферов. – URL: https://www.labirint.ru/books/399084/.
- Проблемы внедрения процессного подхода к управлению предприятием // КиберЛенинка. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/problemy-vnedreniya-protsessnogo-podhoda-k-upravleniyu-predpriyatiem/viewer.
- Проблемы внедрения процессного подхода в управлении на предприятиях // Электронная библиотека БГЭУ. – URL: https://elib.bseu.by/handle/123456789/229344.
- Процессный подход и его роль в построении эффективной компании. – URL: https://quality.eup.ru/DOCUM3/rp.htm.
- СУЩНОСТЬ И НАЗНАЧЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА // Электронная библиотека БГУ. – URL: https://elib.bsu.by/bitstream/123456789/101662/1/klimkovich_n.i._2014_82-84.pdf.
- УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ: ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ И ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОДЫ // Студенческий научный форум. – URL: https://www.scienceforum.ru/2016/1632/19830.
- Юрлова, А. А. Внедрение процессного подхода в России: проблемы и решения, 2014. – URL: https://creativeconomy.ru/lib/8651.
- Особенности процессного подхода к управлению организацией // КиберЛенинка. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-protsessnogo-podhoda-k-upravleniyu-organizatsiey/viewer.
- Процессный подход в формировании организационно-функциональной структуры // Тусур. – URL: https://www.tusur.ru/ru/nauka-i-innovatsii/nauchnye-publikatsii/nauchnyy-vestnik-tusur/perechen-statey/pdf?id=14930.
- Бизнес-процессный подход как основа повышения конкурентоспособности предприятий сферы услуг // КиберЛенинка. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/biznes-protsessnyy-podhod-kak-osnova-povysheniya-konkurentosposobnosti-predpriyatiy-sfery-uslug/viewer.