В современной экономике эффективность работы любого предприятия, особенно в такой логистически сложной сфере, как автотранспортные перевозки, напрямую зависит от скорости и точности обработки информации. Ручной учет в бухгалтерии АТП не только замедляет бизнес-процессы, но и создает значительные риски ошибок в расчетах, что ведет к финансовым потерям. Актуальность автоматизации этих процессов очевидна — она направлена на кардинальное повышение точности данных, ускорение финансовых операций и, как следствие, улучшение управляемости предприятия. В связи с этим, данная курсовая работа ставит перед собой четкую цель: разработать функциональную базу данных для автоматизации расчета стоимости услуг в бухгалтерии автотранспортного предприятия. Для ее достижения будут решены следующие задачи:
- Проанализировать бизнес-процессы и информационные потоки в бухгалтерии АТП.
- Спроектировать концептуальную и логическую модели данных.
- Реализовать физическую модель базы данных в среде СУБД MS Access.
- Разработать пользовательский интерфейс и средства обработки данных (запросы, формы, отчеты).
Таким образом, объектом исследования выступают процессы бухгалтерского учета в автотранспортном предприятии, а предметом — проектирование и разработка реляционной базы данных для их автоматизации.
Глава 1. Теоретический фундамент проекта и анализ предметной области
Прежде чем приступить к проектированию, необходимо глубоко изучить предметную область. Автотранспортное предприятие (АТП) — это сложная система, где бухгалтерия играет центральную роль, связывая воедино производственные и финансовые потоки. Ее ключевая задача — не просто фиксация фактов, а точный учет затрат и калькуляция стоимости услуг, что является основой для ценообразования и оценки рентабельности.
Анализ деятельности показал, что автоматизации подлежат следующие ключевые операции:
- Учет путевых листов: Основной документ, фиксирующий пробег, маршрут и расход топлива по каждому рейсу.
- Калькуляция расхода ГСМ: Расчет фактического и нормативного расхода горюче-смазочных материалов.
- Планирование и учет ТО: Контроль за своевременным прохождением технического обслуживания транспортных средств.
- Учет ремонтов: Фиксация данных о проведенных ремонтных работах и использованных запчастях.
- Амортизация транспортных средств: Расчет износа автопарка.
- Ведение счетов и платежей: Выставление счетов клиентам и контроль их оплаты.
На основе этих операций можно выделить главные информационные сущности, которые станут основой будущей базы данных: Водители (ФИО, категория прав), Автомобили (госномер, модель, норма расхода ГСМ), Путевые_листы (дата, маршрут, пробег), Клиенты (наименование, реквизиты) и Услуги (наименование, стоимость).
1.1. Как выбор СУБД определяет возможности и ограничения проекта
Система управления базами данных (СУБД) — это программный комплекс, который позволяет создавать базы данных, а также хранить, извлекать и обрабатывать содержащуюся в них информацию. Выбор СУБД является стратегическим решением, определяющим скорость разработки, функциональность и масштабируемость будущего приложения. Для учебного проекта важно найти баланс между мощностью и порогом вхождения.
Рассмотрим три популярные реляционные СУБД:
- MS SQL Server Express: Мощная, бесплатная версия промышленной СУБД. Обладает высокой производительностью, но требует отдельных знаний по администрированию и T-SQL.
- MySQL: Самая популярная СУБД с открытым исходным кодом, стандарт для веб-разработки. Гибкая и масштабируемая, но ее настройка и создание интерфейса требуют дополнительных инструментов.
- MS Access: Реляционная СУБД, входящая в пакет Microsoft Office. Ее ключевое преимущество — интегрированная среда разработки.
Для целей курсовой работы MS Access является оптимальным выбором. Эта система позволяет в рамках одного приложения не только создавать таблицы и связи, но и быстро разрабатывать полноценный пользовательский интерфейс — формы для ввода данных, параметрические запросы и готовые к печати отчеты. Это идеальное решение для малых и средних приложений, где скорость разработки и наличие встроенных RAD-инструментов важнее высокой нагрузки.
Глава 2. Проектирование архитектуры базы данных «Бухгалтерия АТП»
Проектирование — это фундамент любой стабильной информационной системы. Его главная цель — создать логически непротиворечивую и эффективную структуру данных, которая будет адекватно отражать реальные бизнес-процессы. Процесс проектирования принято делить на несколько этапов: концептуальное, логическое и физическое проектирование.
На этапе концептуального и логического проектирования создается ER-диаграмма (модель «сущность-связь»). Это визуальный чертеж, который наглядно представляет все определенные ранее сущности, их атрибуты и, что самое важное, взаимосвязи между ними. Для нашего проекта ключевыми связями будут:
- Один-ко-многим (1:М): Это самый распространенный тип связи. Например, один Водитель может иметь множество Путевых_листов, но каждый путевой лист выписывается строго на одного водителя. Аналогичная связь существует между сущностями Автомобили и Путевые_листы.
- Многие-ко-многим (М:М): Такая связь возникает, например, между сущностями Счета и Услуги, поскольку один счет может включать несколько разных услуг, а одна и та же услуга может фигурировать во многих счетах. В реляционных базах данных такая связь реализуется через промежуточную (ассоциативную) таблицу.
Грамотное определение этих связей — залог целостности данных, так как оно не позволяет, например, создать путевой лист для несуществующего автомобиля или удалить водителя, за которым числятся активные документы.
2.1. От логической модели к физической, как происходит нормализация данных
После создания абстрактной ER-модели необходимо перейти к физическому проектированию — созданию конкретной схемы таблиц, готовой к реализации в MS Access. Ключевым процессом на этом этапе является нормализация данных. Ее практическая цель — устранение избыточности и потенциальных аномалий при обновлении, добавлении или удалении информации. Процесс нормализации гарантирует, что каждый факт хранится только в одном месте.
Например, если в таблице «Путевые_листы» каждый раз указывать полное наименование клиента, то при изменении названия компании придется обновлять десятки записей. Нормализация требует вынести клиентов в отдельную таблицу «Клиенты» с уникальным идентификатором, а в «Путевых_листах» использовать лишь этот идентификатор (внешний ключ). Все таблицы в проекте были приведены к третьей нормальной форме (3НФ), что является отраслевым стандартом для большинства приложений.
Итоговая физическая модель представляет собой следующий набор таблиц с четко определенными полями:
Таблица «Водители» (Drivers)
ID_Driver(Счетчик, Первичный ключ)FullName(Текстовый, 255, Обязательное)LicenseNumber(Текстовый, 20)Таблица «Автомобили» (Vehicles)
ID_Vehicle(Счетчик, Первичный ключ)StateNumber(Текстовый, 15, Обязательное)Model(Текстовый, 50)FuelRate(Числовой, Двойное с плавающей точкой)Таблица «Путевые_листы» (Waybills)
ID_Waybill(Счетчик, Первичный ключ)WaybillDate(Дата/Время, Обязательное)ID_Driver_FK(Числовой, Внешний ключ к Drivers)ID_Vehicle_FK(Числовой, Внешний ключ к Vehicles)
Аналогичным образом были спроектированы и другие таблицы, для каждого поля определены тип данных, размер и ограничения, что обеспечивает структурную целостность базы данных.
Глава 3. Практическая реализация и тестирование базы данных
На этом этапе теоретические наработки — физическая модель данных — были воплощены в жизнь с помощью инструментов MS Access. Этот процесс включает создание таблиц, установку связей между ними и наполнение тестовыми данными для проверки корректности спроектированной архитектуры. Весь функционал базы данных строится на четырех основных компонентах: таблицы, запросы, формы и отчеты.
Процесс создания таблиц выполнялся в режиме «Конструктор», где для каждого поля, определенного на этапе проектирования, были заданы имя, тип данных (например, «Текстовый», «Числовой», «Дата/Время») и ключевые свойства. Особое внимание уделялось определению первичных ключей (Primary Key) — уникальных идентификаторов, которые однозначно определяют каждую запись в таблице.
После создания всех таблиц в окне «Схема данных» были визуально установлены связи между ними. Путем перетаскивания первичного ключа из главной таблицы на соответствующее поле (внешний ключ) в подчиненной таблице создавались отношения. При этом был активирован флажок «Обеспечение целостности данных», который запрещает создание некорректных записей и обеспечивает согласованность информации во всей базе.
3.1. Разработка пользовательского интерфейса и инструментов анализа
База данных, состоящая только из таблиц, неудобна для конечного пользователя. Поэтому следующим шагом стала разработка полноценного интерфейса, который автоматизирует рутинные задачи бухгалтера и предоставляет инструменты для анализа данных.
Запросы (Queries):
Это главный инструмент для извлечения и обработки информации. С помощью языка SQL (Structured Query Language) были созданы несколько ключевых запросов:
- Запрос на выборку для автоматического расчета стоимости услуг по каждому путевому листу на основе пробега и тарифа.
- Запрос с параметром, который позволяет бухгалтеру ввести фамилию водителя и мгновенно получить список всех его путевых листов за любой период.
- Итоговые запросы, которые группируют данные для вывода в сводных отчетах, например, для расчета общего расхода ГСМ по всему автопарку за месяц.
Формы (Forms):
Для удобного и контролируемого ввода данных были разработаны экранные формы, такие как «Карточка водителя», «Новый путевой лист» и «Справочник автомобилей». Эти формы не только предоставляют интуитивно понятный интерфейс, но и содержат элементы управления (выпадающие списки, календари), которые минимизируют риск ошибок при вводе.
Отчеты (Reports):
Для формирования итоговых печатных документов были созданы отчеты. В отличие от форм, они предназначены исключительно для вывода и печати информации в строго регламентированном виде. Были разработаны такие отчеты, как «Счет на оплату услуг для клиента» и «Сводный отчет по пробегу и расходу ГСМ за месяц», которые автоматически извлекают данные из запросов и представляют их в удобном, профессионально оформленном виде.
Заключение
В ходе выполнения курсовой работы была достигнута поставленная во введении цель — разработана база данных, автоматизирующая основные задачи учета в бухгалтерии автотранспортного предприятия. Все поставленные задачи были успешно решены: проведен детальный анализ предметной области, на его основе спроектированы логическая и физическая модели данных с соблюдением правил нормализации, а затем эти модели были практически реализованы в среде MS Access.
Главный вывод заключается в том, что созданная база данных является рабочим прототипом, который демонстрирует полное понимание процессов проектирования и реализации информационных систем. Она решает ключевые проблемы ручного учета, такие как низкая скорость обработки документов и высокий риск ошибок. Проект подтвердил, что даже с помощью таких доступных инструментов, как MS Access, можно создавать эффективные решения для автоматизации малого бизнеса.
В качестве возможных направлений для дальнейшего развития проекта можно рассмотреть:
- Добавление модуля для расчета заработной платы водителей.
- Создание веб-интерфейса для удаленного доступа к системе.
- Интеграция с бухгалтерскими программами, например, с «1С:Бухгалтерия».
Список литературы и приложения
В данном разделе приводится список использованных источников, включая учебники по проектированию баз данных, нормативные документы (ГОСТы) и онлайн-ресурсы, оформленный в соответствии с академическими требованиями. Это подтверждает теоретическую проработанность курсовой работы.
Раздел «Приложения» служит для визуального подтверждения практической части работы. Чтобы не загромождать основной текст, сюда вынесены полноразмерные скриншоты разработанных экранных форм, примеры сгенерированных отчетов, финальная схема данных из MS Access, а также листинги наиболее сложных и показательных SQL-запросов. Это позволяет детально ознакомиться с результатами реализации проекта.
Список использованной литературы
- ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила оформления.
- ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программ и программных документов.
- ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы.
- ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.
- ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
- ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.
- Базы данных: Учебник для вузов / Под ред.проф. А.Д.Хомоненко. Изд. 2-е. – МПб.: КОРОНА принт, 2006. – 672с.
- Дж.Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. – С.-Птб. : Питер, 2004. – 1040с.
- Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. Учебник. — М: Финансы и статистика, 2005 –592 с.
- Карпова Т.С.Базы данных:модели, разработка, реализация.–СПб.:Питер,2001–304с.
- Харитонова И.А.Самоучитель Microsoft Access2000.СПб.-СПб.:Питер,2000.–348 с.
- Шигина Н.А. Разработка БД/ Учебное пособие. – Пенза: изд. ПГТА, 2005 – 104 с.
- Шигина Н.А. Разработка информационных моделей / Методическое пособие к лабораторным работам по дисциплине «ТЭИС». – Пенза; ПГТА, 2006 (электронное учебное издание).
- Шокорова Н.Н. Программирование в среде VBA./ Методические указания к лабораторным работам. – Пенза, ПГУ, 2005 – 35с.