Содержание
Содержание
Введение 2
1. Описание предметной области информационной технологии организации ООО «ТРС», где внедрена ИС «Электронный секретарь» 4
1.1 Характеристика полной предметной области 5
1.2 Характеристика организационных единиц предметной области 6
2. Характеристика процессов циркуляции и переработки информации 10
2.1. Разработка функциональной модели системы на основе технологии IDEF0 10
2.2. DFD диаграмма потоков данных информационной системы "Электронный секретарь" 13
2.3. Диаграмма потоков процессов в информационной системе «Электронный секретарь» IDEF3 14
3. Предлагаемая информационная система "Электронный секретарь" организации ООО «ТРС» 17
3.1. Функциональная модель системы IDEF0 17
3.2. Диаграмма потоков данных в системе 19
4. Техническое обеспечение информационной системы «Электронный секретарь» в организации ООО «ТРС» 21
4.1 Предлагаемая локальная компьютерная сеть, персональные компьютеры и принтеры 21
4.2 Предлагаемый перечень прикладных программ 29
5. Расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС". 30
5.1 Расчет затрат на локальную компьютерную сеть, персональные компьютеры и принтеры 30
5.2 Расчет затрат на приобретение прикладных программ 30
5.3. Расчет эффективности внедрения ИС "Электронный секретарь" в ООО "ТРС" Нижний Новгород 31
Заключение 34
Список используемой литературы 36
Выдержка из текста
Введение
Автоматизация документооборота, в наши дни становится необходимым инструментом оптимизации и управления внутренними процессами предприятий, без которого сложно обойтись в условиях жесткой конкуренции. Автоматизация документооборота предоставляет новые перспективы для компании по ускорению темпов работы, дает возможности по опережению конкурентов в принятии стратегических и оперативных решений [16].
В современном мире уже очень сложно обойтись без автоматизации документооборота на крупном предприятии. Она так же нужна, как автоматизация бухгалтерских процессов. Для этого существует множество причин. Первая причина в том, что, обработка информации должна проводиться быстро и качественно, часто информационные потоки даже важнее материальных. Вторая причина в том, что потеря информации или ее части, а также хищение может стоить предприятию очень дорого. Выделяют список общих проблем для организаций с традиционными способами обработки документов [2]:
• потеря документов, их хищение;
• накопление массы документов от неизвестных источников;
• временные затраты на поиски документов;
• временные затраты на бумажную продукцию для документов;
• затраты на подготовку и утверждение документов.
Вышеперечисленные проблемы решаются путем внедрения системы электронного документооборота, плюс:
• будет обеспечена согласованная работа всех отделов;
• будет упрощена работа с документами и повышена ее результативность;
• повысится производительность труда персонала из-за уменьшения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повысится доступность информации;
• появится возможность установки прав доступа персонала к данным.
Можно сделать вывод, что автоматизированные системы документооборота нужны любому предприятию, как большому, так и мелкому [10].
В курсовой работе будет рассмотрена разработка модели информационной системы "Электронный секретарь".
Данная система внедряется в организации ООО "ТРС" в Нижнем Новгороде. ООО "ТРС" занимается продажей систем безопасности и предоставляет услуги по их установке и обслуживанию на объектах заказчика. Деятельность организации осуществляется посредством интернет-магазина.
Основным направлением работы секретаря является документооборот. Если рассмотреть функции, выполняемые секретарем в данной компании, то выполнение некоторых из них без использования автоматизированных систем приводит к появлению следующих недостатков:
• потеря документов;
• ручное ведение журналов учета;
• затруднений поиск документов;
• расхождение данных;
• затрудненный поиск документов;
• низкая производительность труда;
• большая трудоемкость;
• недостоверность получаемых результатов.
Многие из перечисленных недостатков можно устранить путем внедрения в работу автоматизированной информационной системы "Электронный секретарь".
Поэтому целью данной работы является разработка информационной системы "Электронный секретарь", которая позволит избежать вышеуказанных недостатков.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Выполнить описание предметной области и информационных технологий организации ООО "ТРС".
2. Дать характеристику процессов циркуляции и переработки информации с использованием функциональных диаграмм IDEF 3 и DFD.
3. Предложить улучшенный вариант информационной системы "Электронный секретарь" организации ООО «ТРС»
4. Рассмотреть техническое обеспечение информационной системы в организации ООО «ТРС»
5. Провести расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС".
Для решения задач предлагается создать функциональные модели системы «Электронный секретарь» до и после реинжиниринга с помощью методологии IDEF0, DFD и IDEF3.
Список использованной литературы
Список используемой литературы
1. Погодаев А.К., Глухов А.И. Определение стратегии развития компании на основе принципов всеобщего управления качеством // Известия ТулГУ. Серия: Машиностроение, системы приводов и детали машин. Спец. вып. — Тула: Изд-во ТулГУ, 2006. С. 210-216.
2. Федюкин В.К. Основы квалиметрии. Управление качеством продукции. Учебное пособие. – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2004. – 296 с.
3. Калянов Г.Н. — Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. 2006. — 465с.
4. В. В. Ильин — Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика. 2006. – 201 с
5. Уткин Э.А., «Бизнес-реинжиниринг. Обновление бизнеса», ЭКМОС, М-1998. — с.112.
6. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 319 c.
7. Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 512 c.
8. Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 544 c.
9. Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов / О.С. Рудакова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. — 343 c.
10. Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле: Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / М. Хаммер. — М.: Альпина Пабл., 2012. — 356 c.
11. Ширяев, В.И. Управление бизнес-процессами: учеб.-метод. пособие / В.И. Ширяев. — М.: ФиС, ИНФРА-М, 2009. — 464 c.
12. Крючков В.Н. Нейро-лингвистические основы реинжиниринга бизнес-процессов. — Менеджмент в России и за рубежом, № 2, 2002.
13. Крючков В.Н. Реинжиниринг бизнес-процессов с точки нейро-лингвистического программирования. — ЭКО, № 11, 2003.
14. Робсон М., Улпах Ф. Практическое руководство по реинжиниргу бизнес-процессов / Перевод под ред. Н.Д. Эриашвили. – http://www.management.com.ua/bpr/bpr012-2.html\
15. Хаммер М., Чэмпи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест для бизнес-революции, Изд-во "Харпер Бизнес", 2001.
16. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты. – М., 2005.
17. Менеджмент. /Под ред. проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. – М.: Юнити, 2002.
18. Оболенски Н. Практический реинжиринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. — М: Лори, 2004.
19. Столповских А.И. Управление организационным развитием на кризисных предприятиях химической промышленности. Дисс. Канд. Эконом. Наук. – М., 1995.
20. Истратова Е. А. Формирование эффективной системы бизнес-процессов организации на основе портфельного анализа // Методы менеджмента качества. -2008. — N 12. — С. 4-9 Итоги международной научно-практической конференции "Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий.
21. Киселев А. Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. полный курс МВА: учебник / Киселев А. Д. – М. : Эксмо, 20с.