Содержание
Оглавление
Введение 3
1. Нормативная база и общие принципы организации контроля исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти 7
2. Анализ организации регистрации и контроля исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас 19
2.1 Регистрация документов 19
2.2. Контроль исполнения документов 24
Заключение 28
Список использованных источников и литературы 30
Выдержка из текста
Введение
Сегодня благодаря вхождению России в новый этап общественного развития – и информационного развития, наблюдается стремительный рост активности в обществе, который характеризуется:
постоянной интенсификацией потоков информации;
внедрением новых информационных технологий в различных сферах деятельности человека;
значительным увеличением объемов документов.
В процессе делопроизводственных операций с документом работает множество сотрудников различных предприятий и учреждений. Так, кроме руководителя и сотрудников службы ДОУ, здесь могут быть задействованы и другие специалисты, например, для согласования содержательной части документа. В связи с этим увеличиваются сроки прохождения документа, что влияет на эффективность работы с документом. Связано это с тем, что время, затраченное на регистрацию документа, мониторинг и контроль его исполнения, может значительно увеличить общее время работы с документом, что неизбежно влечет снижение оперативности прохождения документа, и как следствие снижение эффективности работы организации.
Поскольку значительно увеличивается как количество документов, так и сотрудников, работающих с ними, появляется проблема учета и контроля исполнения документов. При увеличении объема документооборота также наблюдаются следующие явления:
увеличивается время на поиск необходимого документа для создания статистических выборок, отражающих состояние документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации;
увеличивается время на поиск документов по различным критериям (отправителю и исполнителю и др.).
Также много времени тратится на мониторинг местонахождения документа в процессе контроля его исполнения. Это обуславливает отсутствие оперативности в предоставлении информации. Контроль исполнения документов, в случае ведения бумажных журналов регистрации, также является малоэффективным. Периодические нарушения регламентных сроков требуют оперативного принятия решения о перераспределении людских ресурсов на выполнение поставленных перед исполнителями задач. Также имеют место быть следующие проблемы:
предоставление неточных и неактуальных сведений при составлении отчетности;
недостаточная информированность о состоянии документооборота и неадекватная оценка исполнительской дисциплины;
нерациональный механизм распределения людских ресурсов и определение контрольных сроков исполнения при постановке документов на контроль.
Решением в данном случае является внедрение системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Данная система позволит значительно упростить контроль исполнения документов, в которых объем документооборота в год, несомненно, велик.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
В процессе исследования нами были изучены работы различных авторов.
Целью работы является выявление особенностей и проблем организации регистрации и контроля исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас.
Задачи, требующие решения для достижения данной цели:
исследование нормативной базы и общих принципов организации контроля исполнения документов;
описание организации регистрации исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас;
описание организации регистрации исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас.
Объект работы – организация делопроизводства в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Предмет организация контроля исполнения документов в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
Данная тема имеет практическую значимость. Контроль документов особенно необходим ввиду статуса рассматриваемого органа БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». От того, насколько слаженно работают все системы органа, зависит успешность решений, принимаемых на государственном уровне. Современные САДЭД позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции с документом, что упрощает, в том числе, контроль исполнения документов. Поэтому увеличивается нагрузка на работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ):
канцелярий;
общих отделов;
архивов.
Как известно, задачами служб ДОУ является:
обеспечение оптимальной технологии работы с документами;
прием и обработка поступающей в организацию корреспонденции;
учет и регистрация документов, формируемых в организации;
контроль исполнения документов.
При осуществлении контроля исполнения документа также необходимо осуществить рациональное назначение сотрудника на работу с документом. Начальник, накладывающий резолюцию на исполнение документа и назначающий исполнителя по данному документу, должен учитывать следующие факторы:
квалификация исполнителя;
текущая занятость исполнителя;
трудовая дисциплина исполнителя.
От решения руководителя, принятого на основе этих факторов, зависит правильная организация документооборота и распределение людских ресурсов на работу с теми или иными видами документов, а также облегчение проведения контроля исполнения документа. Обеспечение своевременного исполнения, актуальности и достоверности представляемых руководителю сведений о текущем состоянии документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации возлагается на сотрудников служб ДОУ.
Список использованной литературы
Список использованных источников и литературы
Источники
Опубликованные
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 4. Ст. 445.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 06.04.2011) .
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 04.05.2011).
4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011).
5. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004).
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).
7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.12.2010) «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).
8. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008).
9. Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.06.1999).
10. Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
11. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»// Собрание законодательства РФ. 2009. N 39. Ст. 4614.
12. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
13. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)».
14. Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 24.09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
15. Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010, с изм. от 06.04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».
Неопубликованные
16. Устав БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
17. Инструкция по документационному обеспечению в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
18. Инструкция по ведению архивного дела в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
19. Положение об электронном документообороте в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория»
Нормативно-методическая литература
20. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
21. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
22. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
23. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»). М., Главархив СССР, 1991.
24. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 14.03.2011).
25. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
26. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
27. Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
28. Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление).
29. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».
30. Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 N 152 «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993 (Нормы).
31. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
32. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010).
Литература
33. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005. — 192 с.
34. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. – 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. – 352 с.
35. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 3. с. 32.
36. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
37. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. с. 37.
38. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 3-е изд., перераб. и доп. М.; Проспект, 2009. – 480 с.
39. Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
40. Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение//Делопроизводство 2009, № 2.
41. Каменева Е.М. Организация контроля за исполнением поручений// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2008. № 2. с. 27.
42. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
43. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. — 528 с.
44. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. № 1. с. 6.
45. Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. — 110 с.
46. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
47. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб.: Питер, 2007, — 192 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
48. Румянцева С.А. Практика составления положения о службе ДОУ//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 5. с. 27.
49. Румянцева С.А. Создание службы (отдела) документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 1. с. 25.
50. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.
51. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. № 2. с. 16.
52. Шарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.
53. Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов — это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56-59.
54. Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia/.