Как провести закупку и продажу в 1С – пошаговый практикум на реальной задаче

Для начинающего бухгалтера мир 1С часто выглядит как набор разрозненных инструкций: одна статья объясняет, как выписать счет, другая — как сделать платежку, третья — как оприходовать товар. В результате нет целостной картины, а простые, казалось бы, операции вызывают неуверенность. Этот практикум создан, чтобы решить именно эту проблему. Мы не будем разбирать отдельные кнопки. Вместо этого мы проведем вас за руку через полный, сквозной бизнес-цикл на одном конкретном примере: от предоплаты за материалы до получения денег от покупателя за готовую продукцию. Наша цель — не просто показать последовательность действий, а сформировать у вас четкое понимание логики программы, чтобы вы могли уверенно отражать в 1С две самые частые хозяйственные операции — закупку и продажу.

Наша задача и подготовка информационной базы 1С

Прежде чем погружаться в создание документов, давайте определим нашу учебную задачу. Это поможет сделать процесс осмысленным и наглядным. Представим, что мы ведем учет в небольшой производственной организации «МАРИНА».

Сценарий:
Организация «МАРИНА» закупает материалы у поставщика ООО «ДОЛОТО» и продает готовую продукцию мебельному магазину ООО «СФИНКС».

• Закупка: «МАРИНА» по предоплате закупает у «ДОЛОТО» 50 листов плиты ДСП по цене 340 руб. за штуку. Общая сумма предоплаты по счету №345/87 составляет 17 000 руб. По факту поставки «ДОЛОТО» предоставляет товарно-транспортную накладную и счет-фактуру № 7620/01.
• Продажа: «МАРИНА» получает предоплату от «СФИНКС» по счету №8723/98 и отгружает 20 тахт по цене 3 100 руб. за штуку.

Важнейшее правило эффективной работы в 1С — нельзя бросаться в бой без подготовки. Корректность всего последующего учета зависит от того, насколько правильно и полно заполнена первоначальная информация. Перед началом работы убедитесь, что в вашей информационной базе проверены и заполнены ключевые справочники:

1. Контрагенты: В справочнике должны быть заведены карточки наших партнеров — поставщика «ДОЛОТО» и покупателя «СФИНКС» со всеми их реквизитами (ИНН, КПП, юридический адрес).
2. Договоры: Для каждого контрагента должен быть создан договор, в котором прописываются условия расчетов. Это критически важно для корректного зачета авансов.
3. Номенклатура: В справочнике номенклатуры нам понадобятся позиции «Плита ДСП» (как материал) и «Тахта» (как готовая продукция).
4. Банковские счета: Убедитесь, что для нашей организации «МАРИНА» заведен основной банковский счет, с которого и на который будут поступать денежные средства.

Отлично, база готова. Приступаем к первому этапу нашего цикла — оформлению предоплаты поставщику за материалы.

Этап 1. Цикл закупки. Как отразить предоплату поставщику и оприходовать товар

Процесс закупки по предоплате состоит из двух логических шагов: сначала мы перечисляем деньги (аванс), а затем, после получения товара, приходуем его на склад и зачитываем ранее выплаченный аванс.

Часть А: Перечисляем аванс поставщику

Основанием для оплаты служит счет от поставщика. В нашей задаче это счет №345/87 от «ДОЛОТО» на сумму 17 000 руб. Факт перечисления денег мы отражаем с помощью документа «Списание с расчетного счета». Найти его можно в разделе «Банк и касса».

При заполнении документа ключевое значение имеет поле Вид операции — здесь мы должны выбрать «Оплата поставщику». Далее указываем получателя («ДОЛОТО»), сумму платежа (17 000 руб.) и в основании платежа ссылаемся на счет. После проведения этот документ сформирует бухгалтерскую проводку:

Дт 60.02 «Расчеты по авансам выданным» – Кт 51 «Расчетные счета» — 17 000 руб.

Эта проводка означает, что деньги ушли с нашего счета (Кт 51), но товар мы еще не получили, поэтому у поставщика перед нами возникла задолженность по поставке. Эта сумма «повисла» на счете учета авансов (Дт 60.02).

Часть Б: Получаем и приходуем материалы

Когда материалы (50 листов ДСП) прибыли на склад вместе с документами (ТТН и счет-фактура № 7620/01), мы должны отразить их поступление. Для этого в разделе «Покупки» создается документ «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Товары (накладная)».

В шапке документа крайне важно указать номер и дату первичного документа от поставщика — в нашем случае № 7620/01. В табличной части мы добавляем номенклатуру «Плита ДСП» в количестве 50 штук по цене 340 руб. Программа автоматически рассчитает сумму. Поскольку мы ранее перечисляли аванс по договору с «ДОЛОТО», 1С при проведении документа автоматически выполнит зачет этого аванса. Это приведет к формированию следующих ключевых проводок:

• Дт 10.01 «Сырье и материалы» – Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: Отражено поступление материалов на склад.
• Дт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 60.02 «Расчеты по авансам выданным»: Ранее выплаченный аванс зачтен в счет погашения задолженности за поставку.

На основании документа поступления необходимо зарегистрировать и полученный от поставщика «Счет-фактуру полученный», чтобы в будущем принять НДС к вычету.

Мы успешно закупили материалы. Теперь наша организация «МАРИНА» должна произвести продукцию и продать ее. Перейдем ко второму большому этапу.

Этап 2. Цикл продажи. Как получить аванс от покупателя и оформить отгрузку

Цикл продажи с предоплатой зеркален циклу закупки. Сначала мы получаем деньги от покупателя, а затем отгружаем ему товар. В нашем примере мы продаем 20 тахт компании «СФИНКС».

Часть А: Получаем предоплату от покупателя

Как правило, все начинается с выставления счета. В разделе «Продажи» мы создаем документ «Счет покупателю», где указываем контрагента «СФИНКС» и перечень товаров: 20 тахт по 3 100 руб. Этот документ не формирует проводок, а служит основанием для оплаты.

Когда «СФИНКС» оплачивает счет и деньги поступают на наш расчетный счет, мы регистрируем этот факт документом «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса»). Здесь также важен Вид операции — выбираем «Оплата от покупателя». После проведения документа будет сформирована проводка, отражающая получение аванса:

Дт 51 «Расчетные счета» – Кт 62.02 «Расчеты по авансам полученным»

Эта запись показывает, что деньги пришли на наш счет (Дт 51), и теперь уже у нас возникла задолженность перед покупателем по отгрузке товара.

Часть Б: Отгружаем товар и зачитываем аванс

После получения оплаты мы отгружаем тахты покупателю. Эту операцию мы оформляем документом «Реализация (акт, накладная)», который удобно создать на основании ранее выставленного счета. Большинство полей заполнится автоматически. Нам нужно лишь проверить количество и цены.

Самое важное происходит при проведении документа. Программа видит, что от «СФИНКС» по этому договору был получен аванс, и автоматически зачитывает его. В результате формируется целый комплекс проводок, отражающий:

1. Списание себестоимости проданных тахт.
2. Начисление выручки от продажи (Дт 62.01 – Кт 90.01.1).
3. Начисление НДС с реализации (Дт 90.03 – Кт 68.02).
4. И, что ключевое для нашего примера, — зачет аванса (Дт 62.02 – Кт 62.01).

На основании документа реализации мы выписываем «Счет-фактуру выданный».

Все операции выполнены. Но как убедиться, что мы все сделали правильно и в учете полный порядок? Давайте проведем финальную проверку.

Финальный аудит. Как проверить себя с помощью отчетов 1С

Главное преимущество автоматизированной системы в том, что все наши действия немедленно отражаются в учетных регистрах. Лучший способ проверить себя — это сформировать стандартные бухгалтерские отчеты. Они находятся в разделе «Отчеты».

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Это главный инструмент для проверки расчетов. Построим отчет последовательно для счета 60 («Расчеты с поставщиками») и 62 («Расчеты с покупателями»). В идеале, после завершения полного цикла оплаты и поставки, сальдо (остаток) по контрагентам «ДОЛОТО» и «СФИНКС» должно быть нулевым. Это значит, что никто никому ничего не должен. Если есть остаток, значит, какая-то операция не отражена или аванс не зачтен.
2. Карточка счета. Этот отчет позволяет детально проследить все движения по конкретному счету. Сформируем «Карточку счета» для счета 51 («Расчетные счета»). В ней мы должны четко увидеть списание 17 000 рублей в адрес «ДОЛОТО» и поступление денег от «СФИНКС». Это позволит убедиться, что банковские операции отражены корректно.

Анализ этих двух отчетов дает полную уверенность в том, что обе хозяйственные операции — закупка и продажа — отражены в учете правильно от начала и до конца.

Поздравляем, вы успешно провели полный цикл от закупки до продажи! Мы разобрали логическую цепочку: оплатили аванс поставщику, оприходовали от него материалы, затем получили предоплату от клиента, отгрузили ему товар и в конце убедились в корректности всех операций с помощью отчетов. Теперь вы владеете не просто набором инструкций, а пониманием логики двух фундаментальных бизнес-процессов в 1С:Бухгалтерия.

Напоследок несколько советов по типовым ошибкам, на которые стоит обращать внимание:

• Неправильный вид операции: Выбор, например, «Прочее списание» вместо «Оплата поставщику» приведет к некорректным проводкам.
• Не тот договор: Если у контрагента несколько договоров, аванс может «сесть» на один, а реализация пройти по другому, из-за чего зачет не произойдет автоматически.
• Ошибки в датах: Поступление товара не может быть оформлено раньше, чем была произведена оплата аванса, если мы следуем логике процесса.

Не бойтесь практиковаться. Повторите этот сквозной пример в своей учебной базе, а затем попробуйте смоделировать другие ситуации. Чем больше практики, тем увереннее вы будете себя чувствовать в работе с программой.