Каким должен быть идеальный заказчик в теории
Для того чтобы проанализировать реальную роль заказчика, необходимо сначала определить эталонную модель — теоретический идеал, к которому следует стремиться. В основе этой модели лежит понимание, что заказчик — это не просто источник финансирования, а ключевой носитель бизнес-логики и конечной цели проекта. Его функции можно условно разделить на несколько уровней.
В «идеальном мире» заказчик должен последовательно выполнять ряд критически важных действий, которые формируют каркас успешного проекта. Эти функции можно представить в виде следующего перечня:
- Стратегические функции: На этом уровне заказчик выступает как визионер. Он должен четко понимать существующую бизнес-проблему, определить измеримые цели и сформулировать первоначальные требования к будущей системе.
- Тактические функции: Этот уровень включает в себя конкретные управленческие решения. Сюда относится выбор исполнителя, способного реализовать проект, грамотное и ясное объяснение задачи, а также выделение необходимых ресурсов — как финансовых, так и человеческих (например, профильных специалистов для консультаций).
- Контрольные функции: На этом уровне заказчик обеспечивает соответствие результата ожиданиям. Ключевые действия — это приемка готовых этапов и финального продукта, а также организация его последующего эффективного использования в компании.
Важнейшее требование к идеальному заказчику — это двойная компетенция. Во-первых, он должен быть абсолютным специалистом в своей предметной области, чтобы точно знать, чего он хочет от информационной системы. Во-вторых, он обязан обладать базовыми знаниями в области информационных технологий. Это необходимо для правильной постановки задачи и ведения диалога с разработчиками на одном языке, что предотвращает фундаментальные ошибки в самом начале.
В крупных проектах также важно различать роли. Функциональный заказчик — это, как правило, представитель бизнеса, который отвечает за общую координацию, утверждение концепции и требований. Он следит за тем, чтобы система решала конкретные бизнес-задачи. Иногда может выделяться и технический заказчик, который глубже погружается в детали, например, в формирование информационных требований (EIR) и создание среды общих данных (CDE), особенно в сложных отраслях вроде строительства.
Этап инициации, где заказчик выступает главным идеологом проекта
Вопреки распространенному заблуждению, участие заказчика в проекте начинается задолго до подписания договора и официального старта работ. Именно на этапе инициации закладывается фундамент будущего успеха или провала, и именно здесь заказчик играет роль главного идеолога и архитектора будущей системы.
Все начинается с осознания насущной бизнес-потребности. Заказчик видит проблему с точки зрения пользователя и конечного результата: неэффективность процессов, высокие издержки, низкое качество управления. Именно он должен трансформировать это видение в конкретные цели и задачи для будущей ИС. На этом этапе возникает первая серьезная сложность — «коммуникационный барьер». Зачастую клиенты не обладают глубокими знаниями в области проектного управления и IT, что приводит к использованию разной терминологии и взаимному непониманию с техническими специалистами. Преодоление этого барьера — первая совместная задача заказчика и исполнителя.
Успех проекта напрямую зависит не просто от участия, а от компетентной и активной вовлеченности заказчика на всех этапах жизненного цикла информационной системы.
После формирования концепции наступает этап выбора разработчика. Заказчик, как представитель своей фирмы, проводит поиск и отбор исполнителя, оценивая его опыт, компетенции и подход к работе. Кульминацией этапа инициации становится создание и утверждение ключевого документа — Технического задания (ТЗ). Заказчик несет полную ответственность за утверждение этой технической документации. Четко сформулированное ТЗ, в котором подробно описаны все требования и цели, является гарантией того, что обе стороны одинаково понимают конечный результат. Ошибки или неточности, допущенные на этом этапе, практически неизбежно приведут к срыву сроков и бюджета в будущем.
Процесс разработки, требующий постоянного вовлечения заказчика
Самый опасный миф в управлении IT-проектами — это вера в то, что после подписания Технического задания заказчик может отстраниться и просто ждать финального результата. Практика показывает, что такой подход почти всегда ведет к катастрофе. Этап активной разработки требует не просто присутствия, а постоянного и глубокого вовлечения заказчика для обеспечения соответствия создаваемого продукта реальным бизнес-потребностям.
Вовлеченность клиента напрямую влияет на качество системы и общий успех проекта. Его роль на этом этапе многогранна:
- Валидация проектных решений. Разработчики создают архитектуру и интерфейсы, но только заказчик может оценить, насколько они будут удобны и логичны для конечных пользователей. Его регулярная обратная связь на этапе проектирования позволяет вовремя скорректировать курс и избежать создания «монстра», которым никто не сможет пользоваться.
- Участие в демонстрациях. Современные гибкие методологии (Agile, Scrum) предполагают демонстрацию промежуточных результатов в конце коротких циклов-спринтов. Активное участие заказчика в этих встречах позволяет ему видеть прогресс, оперативно вносить коррективы и гарантировать, что проект движется в правильном направлении.
- Минимизация рисков. Любой IT-проект сопряжен с рисками, исходящими от исполнителя: неправильное понимание задачи, неэффективное использование ресурсов, технические ошибки. Регулярная коммуникация и контроль со стороны заказчика работают как система раннего предупреждения, позволяя выявлять и устранять проблемы до того, как они станут критическими.
Еще один критически важный аспект — это подготовка бизнеса к автоматизации. Успех внедрения ИС невозможен без четкого регламентирования бизнес-процессов, которые она должна обслуживать. Именно заказчик несет ответственность за описание, стандартизацию и оптимизацию этих процессов внутри своей компании. Попытка автоматизировать хаос приводит лишь к автоматизированному хаосу.
Приемка и внедрение как финальный экзамен для взаимодействия
Этап приемки и внедрения — это момент истины для всего проекта. Его можно рассматривать как финальный экзамен, который оценивает не столько работу программистов, сколько качество взаимодействия и партнерства между заказчиком и исполнителем на всех предыдущих стадиях.
Процесс приемки результатов — это не формальная проверка наличия заявленных в ТЗ функций. Ключевая задача заказчика здесь — оценить, решает ли созданная система исходную бизнес-задачу. Если активное участие клиента обеспечивало соответствие продукта потребностям на протяжении всего жизненного цикла разработки, то этап приемки проходит быстро и безболезненно. Он превращается в логическое завершение совместной работы, а не в поле битвы, где заказчик пытается доказать, что ему «сделали не то».
Важно понимать и юридический аспект. Хотя IT-услуги часто рассматриваются как процесс, разработка программного обеспечения подразумевает вполне материальный результат — программный код, настроенную систему, базу данных. Этот результат должен соответствовать ожиданиям и требованиям, зафиксированным в договоре и Техническом задании. Именно заказчик проводит финальную сверку этих ожиданий с реальностью.
Однако подписание акта приемки — это не конец истории. Далее следует не менее ответственный этап внедрения системы в реальную эксплуатацию. Роль заказчика здесь вновь становится центральной. Он должен организовать и проконтролировать обучение конечных пользователей, помочь им адаптироваться к новым инструментам и бизнес-процессам. Без этой работы даже самая совершенная система рискует остаться дорогой, но бесполезной «игрушкой».
Жизнь после запуска, или Почему роль заказчика не заканчивается на внедрении
Успешное внедрение информационной системы — это не финишная черта, а старт нового, самого длинного этапа ее жизненного цикла — эксплуатации. На этой стадии роль заказчика трансформируется: из инициатора и контролера он превращается во «владельца» и главного пользователя системы. И эта роль не менее важна для долгосрочного успеха.
После окончания разработки и внедрения именно заказчик становится центром сбора обратной связи. Он аккумулирует пожелания, замечания и проблемы, с которыми сталкиваются конечные пользователи в своей повседневной работе. На основе этого анализа он выполняет ключевые функции по развитию системы:
- Формирование запросов на доработку: Бизнес не стоит на месте, меняются процессы, появляются новые вызовы. Заказчик определяет, какие изменения необходимо внести в систему, чтобы она оставалась актуальной и эффективной.
- Планирование развития системы: Он отвечает за стратегическое видение того, как ИС будет развиваться в долгосрочной перспективе, обеспечивая ее адаптацию к меняющимся бизнес-целям.
- Повышение собственной квалификации: Эффективная эксплуатация и развитие системы требуют от заказчика постоянного роста компетенций. Ввод клиента в курс дела и повышение его квалификации как грамотного «постановщика» задач на доработку является важной совместной задачей для него и команды поддержки.
Таким образом, жизненный цикл ИС — это непрерывный процесс. Грамотное проектирование изначально закладывает возможность постоянной оптимизации и наращивания функционала. Но реализация этого потенциала полностью зависит от заказчика, который должен управлять этим процессом, гарантируя, что система не просто функционирует, а постоянно развивается вместе с бизнесом.
Заключение
Проведенный анализ убедительно доказывает, что роль заказчика в создании информационной системы выходит далеко за рамки простого «клиента» или источника финансирования. На каждом этапе жизненного цикла он выполняет критически важные функции, которые напрямую определяют конечный результат.
На этапе инициации он выступает идеологом, переводя бизнес-потребности в четкие цели. В процессе разработки его постоянное вовлечение гарантирует, что создаваемый продукт соответствует реальным задачам. Во время приемки и внедрения он является финальным арбитром качества и главным агентом изменений в компании. И, наконец, на этапе эксплуатации он становится владельцем, ответственным за ее развитие и адаптацию.
Заказчик — это не внешний наблюдатель, а центральный участник, «соавтор» и главный архитектор информационной системы, успех которой является их общей с разработчиком победой.
Из этого следует ключевой вывод для IT-отрасли: инвестиции в построение прозрачных, партнерских отношений с заказчиком и, что не менее важно, в повышение его собственных компетенций являются наиболее эффективной и надежной стратегией для достижения успеха в сложных IT-проектах.
Список использованной литературы
- Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». — М.: ИНФРА-М, 2000
- Благодатских В.А., Енгибарян М.Л., Ковалевская Е.В. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. — М.: Финансы и статистика, 1995.
- Введение в информационный бизнес / Под ред. В.П. Тихомирова, А. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 1996.
- Вдовенко Л.Л. Системно-информационный подход к оценке экономической деятельности промышленных предприятий. — М.: Экономическое образование, 1996.
- Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2006.
- Компьютерные информационные системы управленческой деятельности / Под ред. проф. Титоренко Г.А. — М.: Экономическое образование, 2003.
- Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. С.В. Назарова — М.: Финансы и статистика, 1995.
- Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 2007.
- Романов А.Н., Лукасевич И.Я., Титоренко Г.А. Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий, корпораций, фирм. М.: Интер-пракс, 2004.
- Севрук М.Л. Система маркетинга (социально-экономический анализ, компьютеризация). — М.: Изд-во МГУ, 2002.
- Системы управления базами данных и знаний / Под ред. А.Н. Наумова. — М.: Финансы и статистика, 2008.