Содержание
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
1.Определение ценности документов
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
— документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
— использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
— хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного человека.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных предприятий и организаций, они представляют ценность только для данной организации и хранятся то время, пока существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их желательно хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.
Выдержка из текста
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки или направления для хранения.
На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Систематизация является завершающим этапом процесса делопроизводства, подготовки исполненных документов к хранению и собственно хранение. Под систематизацией понимается приведение в систему, то есть к определенному порядку в расположении. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Список использованной литературы
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.
3. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 575 с.
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления
(Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2007. – 256 с.
5. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство; Высшая школа, 2009. – 208 с.
6. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 176 с.
7. Росархив. ВНИИДАД Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2006. – 304 с.
8. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» — официально документ опубликован не был.