Аудит и Цифровизация Кадровой Документации 2025: ГОСТ Р 7.0.97-2025 и КЭДО

Актуальность, цели и задачи исследования

Современное кадровое делопроизводство перестало быть просто функцией учета; оно превратилось в критически важный элемент системы управления юридическими рисками предприятия. В условиях динамичного изменения трудового законодательства и ускоренной цифровой трансформации, способность организации поддерживать систему кадровой документации в актуальном, унифицированном и юридически значимом состоянии определяет её устойчивость перед проверками контролирующих органов и трудовыми спорами, а это — прямая защита активов компании.

Актуальность данного исследования обусловлена двумя ключевыми факторами: во-первых, постоянным ужесточением требований Трудового кодекса РФ и КоАП РФ к оформлению трудовых отношений, и во-вторых, вступлением в силу революционных изменений, связанных с кадровым электронным документооборотом (КЭДО) и новым стандартом оформления документов (ГОСТ Р 7.0.97-2025). Несоблюдение даже минимальных требований может привести к значительным административным штрафам, достигающим сотен тысяч рублей, и дисквалификации должностных лиц.

Цель курсовой работы — провести комплексный академический и прикладной анализ структуры, состава и нормативно-правового обеспечения системы кадровой документации на российском предприятии, а также разработать методические основы для её аудита и оптимизации в условиях внедрения цифровых технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Систематизировать нормативно-правовую базу, регулирующую кадровое делопроизводство, с учетом последних изменений, включая ГОСТ Р 7.0.97-2025 и законодательство о КЭДО.
Детализировать структуру и состав обязательных и факультативных кадровых документов согласно требованиям ТК РФ и ОКУД.
Описать принципы унификации и стандартизации кадровых документов и их значение для обеспечения юридической значимости.
Разработать методику проведения аудита системы кадровой документации, выявить и классифицировать типовые нарушения и соответствующие им меры административной ответственности.
Проанализировать сущность, правовое регулирование, преимущества и перспективы внедрения КЭДО.

Нормативно-правовая база, регулирующая кадровое делопроизводство в РФ

Формирование юридически безупречной системы кадровой документации требует глубокого понимания многоуровневого нормативно-правового поля Российской Федерации. Эта система регулируется не только прямыми законами, но и государственными стандартами, подзаконными актами и классификаторами, которые в совокупности определяют требования к содержанию, форме и срокам хранения документов.

Федеральное законодательство

Ядром всего кадрового делопроизводства является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Он выступает не просто как регулятор трудовых отношений, но и как основной источник требований к формированию обязательного документооборота. ТК РФ предписывает перечень обязательных локальных нормативных актов (ЛНА) (например, Правила внутреннего трудового распорядка, согласно статье 189 ТК РФ) и устанавливает требования к содержанию ключевых кадровых документов, таких как трудовой договор (статья 57 ТК РФ) и табель учета рабочего времени (статья 91 ТК РФ).

Помимо ТК РФ, кадровое делопроизводство находится под влиянием ряда специализированных федеральных законов, регулирующих смежные, но критически важные области:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: Устанавливает строгие правила сбора, хранения, обработки и защиты персональных данных сотрудников, что является краеугольным камнем в организации личных дел и работы с базами данных.
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»: Регулирует вопросы защиты конфиденциальной информации, что напрямую влияет на разработку положений о коммерческой тайне и обязательств сотрудников.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: Определяет правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, включая установление сроков хранения кадровой документации.
Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»: Устанавливает, что применение стандартов, включая ГОСТы, носит рекомендательный характер, если обязательность их применения не установлена законом или договором.

Особое место в современном регулировании занимает Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, который узаконил Кадровый Электронный Документооборот (КЭДО). Этот закон внес существенные поправки в ТК РФ, в частности, ввел статью 22.1, разрешающую работодателям оформлять и подписывать большинство кадровых документов в электронном виде с использованием электронной подписи. Это ознаменовало переход от преимущественно бумажного к гибридному или полностью цифровому делопроизводству.

Государственные стандарты и классификаторы

Для достижения единообразия и юридической чистоты документации используются государственные стандарты и классификаторы.

ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 7.0.97-2025

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является основополагающим документом для унификации терминологической базы в сфере управления документацией. Утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28, он содержит 140 основных понятий, обязательных для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству.

Ключевым изменением в стандартизации оформления документов стало вступление в силу **с 18 августа 2025 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2025** (приказ Росархива от 26.06.2025 № 622-ст), который заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт устанавливает жесткие, но гибкие требования к оформлению организационно-распорядительной документации, включая кадровые приказы и служебные записки. Поскольку данный ГОСТ касается оформления реквизитов, его полное соблюдение снижает риски оспаривания документов в суде.

Ключевые изменения ГОСТ Р 7.0.97-2025:

Реквизит/Требование	Изменения, внесенные ГОСТ Р 7.0.97-2025	Значение для кадрового делопроизводства
Штрих-код/QR-код	Добавлен как новый обязательный реквизит. Размещается в правом нижнем углу первого листа.	Обеспечивает быструю идентификацию документа в системе ЭДО и архиве.
Оформление подписи	Требование о наличии пробела между инициалами и фамилией (например, «А. Б. Иванов» вместо «А.Б.Иванов»).	Повышение читаемости и унификация оформления подписи должностного лица.
Электронная подпись	Уточнено требование к визуализации метки доверенного времени (при использовании УКЭП).	Обеспечение юридической значимости электронного документа за счет подтверждения момента его подписания.
Заголовок	Обязательность заголовка для всех документов, кроме сверхкратких форм.	Улучшение поиска и каталогизации документов.
Шрифты	Организациям предоставлено право самостоятельно выбирать шрифты, при этом рекомендуемые размеры шрифтов — № 12, 13, 14.	Гибкость в оформлении, при сохранении требований к читаемости.

Несмотря на то, что ГОСТы носят рекомендательный характер для негосударственных структур, их применение является ключевым фактором, обеспечивающим юридическую значимость документов. Документ, оформленный с нарушением требований ГОСТ, может быть оспорен в суде или не принят государственными органами, если данное нарушение создает неопределенность в его содержании или юридической силе.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года № 299, представляет собой сборник типовых форм документов, используемых в РФ. Он является частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

ОКУД выполняет функцию стандартизации форм и бланков, упорядочивает учет документов и упрощает взаимодействие с государственными органами. Код ОКУД имеет строгую 8-значную структуру:

C₁C₂ C₃C₄ C₅C₆C₇ C₈

C₁C₂ — класс документа.
C₃C₄ — подкласс.
C₅C₆C₇ — номер регистрации формы внутри подкласса.
C₈ — контрольное число.

Примеры кодов ОКУД для кадровых документов (класс 03):

Унифицированная форма	Наименование документа	Код ОКУД
Форма № Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	0301001
Форма № Т-2	Личная карточка работника	0301002
Форма № Т-3	Штатное расписание	0301017

Подзаконные акты и нормативные правовые акты органов исполнительной власти

Законодательная основа дополняется подзаконными актами, которые конкретизируют требования в узкоспециализированных областях:

Постановления Правительства РФ: Например, Положение о воинском учете (утверждено Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719) устанавливает обязательства работодателей по ведению воинского учета сотрудников, что требует ведения соответствующей документации.
Приказы Росархива: Наиболее важным является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения». Этот документ является настольной книгой для кадровиков, так как определяет сроки хранения кадровых документов (например, трудовые договоры и личные дела хранятся 50/75 лет).

Структура и состав системы кадровой документации на предприятии

Определение и функции кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство (КДП) — это не просто механический процесс регистрации, а системная деятельность, охватывающая оформление, ведение, хранение и передачу документов, которые юридически закрепляют и регулируют трудовые отношения внутри организации.

Основные цели КДП:

Соблюдение норм трудового законодательства: Обеспечение строгого соответствия всех процедур и документов требованиям ТК РФ.
Обеспечение юридической защиты: Минимизация рисков возникновения трудовых споров и штрафов при проверках ГИТ, прокуратуры и других контролирующих органов.
Упорядочение работы с персоналом: Создание четких и прозрачных механизмов для оформления приема, перевода, увольнения, предоставления отпусков и учета рабочего времени.

Классификация кадровых документов

Систему кадровых документов принято делить на два крупных блока, исходя из их обязательности и характера.

1. Обязательные документы

Это документы, прямо предусмотренные Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами. Их отсутствие или ненадлежащее оформление влечет административную ответственность.

Обязательные Локальные Нормативные Акты (ЛНА):

ЛНА	Правовое основание	Назначение
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Ст. 189 ТК РФ	Регулируют порядок приема и увольнения, права и обязанности сторон, рабочее время, время отдыха, меры поощрения и взыскания.
Штатное расписание	Ст. 57 ТК РФ	Определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации с указанием должностей, специальностей, профессий и окладов.
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ	Обязательный документ, утверждаемый ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Положение об оплате труда	Ст. 135 ТК РФ	Устанавливает системы оплаты труда, доплат, надбавок и премий.
Положение о защите персональных данных	Ст. 86 ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ	Регламентирует порядок обработки, хранения и защиты данных сотрудников.
Инструкции и журналы по охране труда	Ст. 212 ТК РФ	Обеспечивают выполнение требований по безопасности труда.

Обязательные Кадровые Документы Первичного Учета:

Трудовые договоры и соглашения к ним (ст. 57 ТК РФ): Ключевой документ, закрепляющий трудовые отношения.
Приказы (распоряжения): О приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировках — оформляют юридически значимые действия работодателя.
Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ): Необходим для учета фактически отработанного времени и начисления заработной платы.
Согласие сотрудника на обработку персональных данных (ФЗ № 152-ФЗ): Обязательно для легальной работы с ПД.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы (ст. 136 ТК РФ): Работодатель обязан в письменной форме извещать работника о составных частях заработной платы. Форма листка утверждается работодателем.

2. Факультативные (рекомендованные) документы

Некоторые документы, хотя и не названы прямо обязательными в ТК РФ, их наличие настоятельно рекомендуется для минимизации трудовых споров, конкретизации трудовых функций и упрощения учета.

Должностные инструкции (ДИ) — хотя статья 57 ТК РФ требует лишь указания трудовой функции, ДИ подробно конкретизирует эту функцию, что критически важно при оценке выполнения работы, аттестации и применении дисциплинарных взысканий. Ведь именно должностные инструкции служат веским аргументом в случае, когда необходимо доказать неисполнение работником своих обязанностей.

Личные карточки работников (Унифицированная форма № Т-2) и личные дела — с 1 января 2013 года (после вступления в силу ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») ведение формы Т-2 для коммерческих организаций в общем порядке перестало быть строго обязательным. Однако эти формы продолжают активно использоваться как элемент корпоративных стандартов и удобный инструмент упорядоченного учета. Более того, **для ведения воинского учета** работодателям по-прежнему рекомендуется использовать раздел II унифицированной формы № Т-2, что фактически делает ее обязательной для всех предприятий, имеющих военнообязанных сотрудников.

Унификация и стандартизация кадровых документов для обеспечения юридической значимости

Системный подход к кадровому делопроизводству невозможен без процессов унификации и стандартизации. Именно они придают документам необходимую правовую чистоту, повышают эффективность их обработки и упрощают взаимодействие как внутри компании, так и с внешними контрагентами и контролирующими органами.

Понятие и цели унификации и стандартизации

Унификация документации — это установление единообразия состава и форм документов, а также требований к их оформлению. Унификация позволяет сократить количество видов документов, упростить их разработку и обеспечить использование единых шаблонов.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов (ГОСТов), направленный на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области.

Цели унификации и стандартизации:

Обеспечение юридической значимости: Документ, оформленный по стандарту, имеет большую правовую силу и с меньшей вероятностью будет оспорен.
Снижение юридических рисков: Стандартные формы содержат все обязательные реквизиты, исключая пропуски, которые могут быть расценены как нарушения.
Повышение эффективности: Упрощение обучения персонала, ускорение обработки и минимизация ошибок при заполнении форм.

Требования к оформлению кадровой документации

Общие требования к оформлению кадровой документации опираются на законодательство и стандарты делопроизводства:

Наименование вида документа: Должно соответствовать уставу организации и видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 – Организационно-распорядительная документация).
Дата документа: Датой является дата его подписания или утверждения (для приказа), дата заседания (для протокола) или дата события (для акта). Оформление даты должно быть арабскими цифрами (10.10.2025) или словесно-цифровым способом (10 октября 2025 года).

Применение ГОСТ Р 7.0.97-2025

Как было отмечено, с 18 августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2025, который стал ключевым инструментом стандартизации оформления кадровых документов.

Требование ГОСТ Р 7.0.97-2025	Практическое применение в КДП
Обязательный заг��ловок	Все приказы (о приеме, об отпуске) должны иметь краткий, точный заголовок, например: «Приказ о приеме на работу Иванова И. И.».
Новый реквизит (QR-код/штрих-код)	Рекомендуется размещать в правом нижнем углу первого листа для обеспечения быстрой индексации, особенно в гибридном или электронном документообороте.
Оформление подписи	В расшифровке подписи должностного лица (например, директора) обязательно наличие пробела между инициалами и фамилией (И. О. Петров).
Визуализация ЭП	При использовании электронных документов необходимо обеспечить визуализацию метки доверенного времени, что критически важно для подтверждения юридической значимости и момента подписания.

Хотя Трудовой кодекс РФ прямо не требует соблюдения ГОСТов (кроме обязательного подписания приказов и ознакомления работников под роспись), использование ГОСТ Р 7.0.97-2025 упрощает прохождение проверок, поскольку стандартизированный документ не оставляет проверяющим инспекторам ГИТ повода сомневаться в его подлинности и полноте реквизитов.

Статус унифицированных форм

Многие кадровые документы традиционно использовали унифицированные формы, утвержденные **Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1** («Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»).

Примеры унифицированных форм:

Форма Т-1 (Приказ о приеме на работу).
Форма Т-3 (Штатное расписание).
Форма Т-6 (Приказ о предоставлении отпуска).
Форма Т-7 (График отпусков).

Однако с 1 января 2013 года, согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», коммерческие организации получили право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

Важно: Унифицированные формы перестали быть строго обязательными, но работодатель обязан разработать и утвердить собственные формы, которые должны содержать все обязательные реквизиты, установленные ФЗ № 402-ФЗ. При этом сохраняются исключения: формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов (например, документы для кассовых операций), и раздел воинского учета в форме Т-2 (рекомендованный для ведения воинского учета) остаются фактически обязательными или крайне желательными к применению.

Правовые последствия несоблюдения требований к оформлению

Несоблюдение требований к унификации и стандартизации, даже если ГОСТы носят рекомендательный характер, может иметь серьезные правовые последствия. Если оформление документа создает двусмысленность (например, неверно указана дата увольнения, что противоречит фактическим срокам) или отсутствуют обязательные реквизиты (например, подпись или отметка об ознакомлении работника), такой документ может быть признан не имеющим юридической силы. В случае трудового спора или проверки ГИТ это ослабляет правовую позицию организации и может привести к отмене приказов или наложению административных штрафов. Разве не стоит помнить, что даже малейшее нарушение в оформлении может стать решающим аргументом против вас в суде?

Методика проведения аудита системы кадровой документации и выявление типовых ошибок

Понятие и цели аудита

Аудит системы кадровой документации — это систематизированный, независимый процесс оценки полноты, достоверности и соответствия ведения кадрового делопроизводства требованиям действующего законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ, подзаконные акты) и внутренним регламентам организации.

Основная цель аудита — выявить потенциальные юридические риски и типовые ошибки, которые могут привести к административной ответственности, трудовым спорам или финансовым потерям, и разработать меры по их устранению.

Органы, осуществляющие проверки, и их полномочия

Контроль за соблюдением трудового законодательства осуществляет несколько ключевых государственных органов:

Орган	Предмет проверки	Тип проверки
Государственная инспекция труда (ГИТ)	Соблюдение всех норм ТК РФ: наличие ЛНА, правильность оформления трудовых договоров, графиков отпусков, приказов, сроки выплаты зарплаты.	Плановые (на основе риск-ориентированного подхода, не чаще 1 раза в 3 года) и внеплановые (по жалобам работников).
Прокуратура	Обеспечение соблюдения федерального законодательства, включая трудовое.	По собственной инициативе или по жалобам граждан.
Роскомнадзор	Соблюдение требований ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (наличие согласий, положений, правильность хранения ПД).	Плановые (на основе оценки рисков, не чаще 1 раза в 3 года) и внеплановые (по жалобам).
Налоговая инспекция	Аспекты, связанные с расчетом и уплатой НДФЛ и страховых взносов, основанные на кадровых документах (табель, приказы, расчетные листки).	В рамках камеральных и выездных проверок.

Типовые ошибки в кадровом делопроизводстве и их правовые последствия

Опыт проверок ГИТ показывает, что большинство нарушений являются системными и повторяющимися:

Неознакомление с ЛНА: Работники не ознакомлены под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими обязательными ЛНА до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Ненадлежащее оформление трудового договора: Отсутствие обязательных условий (например, условия оплаты труда, трудовой функции, режима рабочего времени, условий труда на рабочем месте).
Нарушение сроков выплат: Нарушение установленных статьей 136 ТК РФ сроков выплаты заработной платы (не реже чем каждые полмесяца).
Отсутствие обязательных документов: Отсутствие штатного расписания, графика отпусков или положения о защите персональных данных.
Некорректное ведение воинского учета: Нарушение требований Постановления Правительства РФ № 719, включая отсутствие необходимых форм или несвоевременное предоставление сведений в военкомат.

Административная ответственность по КоАП РФ (Статья 5.27)

Нарушение правил ведения кадрового делопроизводства влечёт серьезную административную ответственность по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Вид нарушения	Часть статьи 5.27 КоАП РФ	Штрафы для Юридических лиц	Штрафы для Должностных лиц
Общее нарушение трудового законодательства	Часть 1	От 30 000 до 50 000 ₽	От 1 000 до 5 000 ₽
Повторное общее нарушение	Часть 2	От 50 000 до 70 000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация (1–3 года)
Ненадлежащее оформление трудового договора (впервые)	Часть 4	От 50 000 до 100 000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽
Повторное ненадлежащее оформление ТД	Часть 5	От 100 000 до 200 000 ₽	От 20 000 до 30 000 ₽ или дисквалификация (1–3 года)

Кроме административной, за нарушение сроков выплаты заработной платы наступает материальная ответственность (ст. 236 ТК РФ) в виде выплаты денежной компенсации в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей ключевой ставки Центрального банка РФ за каждый день задержки. Суммарный риск, таким образом, включает не только прямые штрафы, но и финансовые претензии сотрудников.

Этапы и критерии проведения аудита

Для эффективного аудита используется методология, включающая несколько последовательных этапов:

Подготовительный этап: Изучение актуальной нормативно-правовой базы, включая судебную практику. Аудит учредительных документов (устав, приказ о назначении руководителя).
Анализ ЛНА: Проверка наличия всех обязательных ЛНА (ПВТР, положения об оплате труда, ПД), их содержания (соответствие ТК РФ) и процедуры утверждения и ознакомления с ними работников.
Аудит первичных кадровых документов: Проверка правильности оформления трудовых договоров, приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение) на предмет наличия всех обязательных реквизитов и соблюдения ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Аудит учета рабочего времени и расчетов: Проверка табелей учета рабочего времени (Т-13) и расчетных листков (ст. 136 ТК РФ) на предмет соблюдения режима труда и отдыха и сроков выплаты зарплаты.
Аудит хранения: Проверка организации архива кадровой документации, соблюдения сроков хранения согласно Приказу Росархива № 236 и требований ФЗ № 125-ФЗ к защите персональных данных.

Цифровые технологии и электронный кадровый документооборот (КЭДО): оптимизация и вызовы

Внедрение КЭДО является одним из ключевых направлений цифровой трансформации российского бизнеса, обещая кардинально изменить традиционное кадровое делопроизводство.

Сущность и правовое регулирование КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровая экосистема, которая позволяет работодателям, сотрудникам и соискателям оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде, без необходимости дублирования на бумажном носителе.

Правовая основа КЭДО была окончательно закреплена Федеральным законом от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Эти статьи разрешают оформлять и подписывать документы в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП).

Юридическую силу электронным документам придает электронная подпись (ЭП). Для обеспечения корректной работы с ЭДО Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н установил единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов: каждый документ должен состоять из трех обязательных файлов:

Основной документ (формат PDF).
Его описание (XML-файл).
Электронная подпись (SGN-файл).
При необходимости — машиночитаемая доверенность (XML).

Преимущества и недостатки внедрения КЭДО

Внедрение КЭДО является стратегическим решением, дающим значительные экономические и операционные выгоды. Насколько же выгодно полностью отказываться от бумаги, учитывая все сложности?

Преимущества КЭДО	Недостатки/Вызовы КЭДО
Экономия ресурсов	Высокие первоначальные расходы на внедрение ИС и выдачу ЭП сотрудникам (хотя расходы несет работодатель).
Оперативность	Мгновенное подписание документов, удаленный доступ для сотрудников и соискателей.
Необходимость получения согласия	Требуется согласие от работающих сотрудников на переход к КЭДО (исключение — новые сотрудники, не имевшие стажа до 31.12.2021).
Снижение юридических рисков	Обеспечение высокого уровня безопасности и сохранности данных за счет шифрования и электронного архива.
Технические ограничения	Не все документы можно перевести в электронный вид (например, акт о несчастном случае на производстве).
Соответствие требованиям	Автоматическое формирование документов в соответствии с Приказом Минтруда № 578н.
Цифровое неравенство	Проблема работы с персоналом, не имеющим доступа к компьютерам/смартфонам или не готовым к работе с ЭП.

Процесс перехода на КЭДО строго регламентирован статьей 22.2 ТК РФ. Работодатель обязан принять Локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО и утвердить Порядок его осуществления. Кроме того, необходимо получить согласие работников на переход, за исключением тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Работодатель также обязан нести все расходы, связанные с ведением КЭДО, включая получение ЭП сотрудниками.

Виды электронных подписей и их применение в КЭДО

Юридическая значимость электронного кадрового документа зависит от типа используемой электронной подписи (ЭП). Согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи», выделяют три основных вида, используемых в КЭДО:

Тип подписи	Назначение и использование
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)	Требуется для документов с максимальной юридической ответственностью: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, а также внесение изменений в них. Обязательна как со стороны работодателя, так и со стороны работника.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)	Может использоваться для большинства остальных кадровых документов (приказы, заявления, уведомления) при условии, что между работодателем и работником заключено соглашение о признании юридической силы такой подписи.
Простая электронная подпись (ПЭП)	Может использоваться для документов, не требующих особого уровня защиты, при условии, что в ЛНА о КЭДО прописаны правила ее использования и определен ключ подписи. На практике НЭП и УКЭП используются чаще.

Документы, не подлежащие переводу в электронный вид

Несмотря на широкие возможности КЭДО, законодатель установил перечень документов, которые пока остаются обязательными в бумажном виде (статья 22.1 ТК РФ):

Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
Приказ об увольнении.
Журналы (инструктажи) по охране труда.

Также следует отметить, что, хотя **сведения о трудовой деятельности** ведутся в электронном виде (электронная трудовая книжка), сама трудовая книжка как физический носитель не переводится в КЭДО и должна храниться и выдаваться работнику в соответствии с установленными правилами.

Информационные системы для КЭДО

Для реализации КЭДО используются специализированные информационные системы (ИС), которые интегрируются с основными учетными системами предприятия (например, 1С ЗУП, SAP, Битрикс). Примеры таких платформ: ELMA365 КЭДО, HRlink, VK HR Tek, Контур.КЭДО, Nopaper, EmplDocs.

Эти системы обеспечивают:

Автоматическое формирование документов по утвержденным шаблонам.
Создание личных кабинетов сотрудников для ознакомления и подписания документов.
Интеграцию с государственной платформой «Работа в России» (при необходимости).
Надежное электронное хранение с соблюдением требований к архивированию.

Проблемы и перспективы развития кадрового делопроизводства в условиях цифровой трансформации

Вызовы цифровой трансформации

Переход к КЭДО сопряжен с рядом вызовов, требующих внимания управленческого звена и кадровых служб:

Неполная цифровизация: Обязательность сохранения в бумажном формате таких критически важных документов, как приказ об увольнении и акты о несчастных случаях, создает необходимость поддержания гибридного документооборота, что требует двойного контроля и не позволяет полностью избавиться от бумажного архива.
Законодательная нестабильность: Необходимость постоянной адаптации информационных систем к часто меняющемуся трудовому законодательству и новым требованиям к форматам (например, Приказ Минтруда № 578н).
Безопасность персональных данных: Использование облачных сервисов для хранения кадровых документов требует строжайшего соблюдения требований ФЗ № 152-ФЗ и обеспечения высокого уровня кибербезопасности, чтобы избежать проверок и штрафов Роскомнадзора.

Перспективы развития КЭДО и кадрового делопроизводства

Рынок КЭДО в России демонстрирует взрывной рост, что свидетельствует о его высокой перспективности.

Прогноз роста рынка: Эксперты прогнозируют кратный рост российского рынка КЭДО. По некоторым оценкам, объем рынка сервисов КЭДО в России по итогам 2024 года удвоился, а прогнозы на 2025 год показывают рост от 25% до 80%. К 2028 году объем рынка, по прогнозам, может вырасти до 12 миллиардов рублей с 4 миллиардов рублей в 2024-2025 годах. При этом около 10% российских организаций уже перевели кадровый документооборот в цифру.

Государственные инициативы: Государство активно продвигает цифровизацию кадров. С 1 июня 2023 года начался эксперимент по внедрению ЭДО для персонала в государственных учреждениях (Постановление Правительства РФ от 01.06.2023 № 891). Целью является создание Единой информационной системы управления кадровым учетом госслужбы (ЕИСУКС). Успешный опыт этого эксперимента, вероятно, приведет к расширению КЭДО на госкомпании и организации, что ускорит общий процесс цифровизации в стране.

Тенденции развития систем КЭДО:

Глубокая интеграция: Системы КЭДО движутся в сторону полной интеграции со смежными сервисами, включая портал Госуслуг и другие государственные информационные системы.
Развитие новых модулей: Ожидается развитие специализированных модулей по охране труда и воинскому учету, что позволит автоматизировать даже те процессы, которые сегодня являются наиболее проблемными.
Импортонезависимость: Высокая доля импортонезависимости ПО для кадрового документооборота (разрабатывается российскими вендорами) обеспечивает его устойчивость и гарантирует ориентацию на российскую законодательную среду.

В целом, будущее кадрового делопрои��водства неразрывно связано с электронными технологиями. Электронная трудовая книжка и КЭДО не только облегчают жизнь работодателю, но и обеспечивают работнику постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности, делая процесс максимально прозрачным.

Заключение

Проведенный анализ подтверждает, что система кадровой документации на российском предприятии представляет собой сложный, многоуровневый механизм, строго регламентированный федеральным законодательством и государственными стандартами. Ключевым требованием к современному кадровому делопроизводству является обеспечение полной юридической значимости документов, что достигается строгим соблюдением Трудового кодекса РФ, ФЗ о персональных данных и, особенно, требований к унификации и оформлению, установленных актуальным ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Наиболее значимыми выводами исследования являются:

Нормативная база постоянно актуализируется: Студентам и специалистам необходимо постоянно отслеживать изменения, такие как вступление в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025, который вводит новые реквизиты (QR-код) и уточняет правила оформления подписи.
Юридическая значимость превыше всего: Нарушение требований к оформлению (даже если унифицированные формы не обязательны) или неознакомление работника с ЛНА влечет серьезные административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, достигающие 200 000 рублей для юридических лиц.
КЭДО — неизбежная перспектива: Кадровый электронный документооборот, узаконенный ФЗ № 377-ФЗ, трансформирует отрасль, предлагая значительную экономию и оперативность. Однако переход требует принятия ЛНА, получения согласия работников и четкого понимания, что некоторые документы (приказ об увольнении, акты по охране труда) остаются в бумажном виде.
Тип ЭП критичен: Для ключевых документов (трудовой договор) требуется УКЭП, тогда как для большинства других документов достаточно НЭП или ПЭП, при условии наличия соответствующего соглашения между сторонами.

Практическая значимость данного исследования заключается в предоставлении студентам, специализирующимся в области документоведения, менеджмента и юриспруденции, систематизированного и актуального инструментария для проведения внутреннего аудита и оптимизации кадрового делопроизводства, готовя их к вызовам цифровой трансформации и работе в условиях постоянно меняющегося правового поля.

Список использованной литературы

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва: Госстандарт России, 1998.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения: утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112.
Общероссийский классификатор управленческой документации: утвержден Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации, введен в действие 01.07.1994.
Кадровое делопроизводство: процессы, правила и ведение в 2025. ELMA365 КЭДО. URL: https://elma365.com/blog/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva (дата обращения: 29.10.2025).
Формы первичных учетных документов по учету кадров. КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_46968/ (дата обращения: 29.10.2025).
Кадровый электронный документооборот. Обзор TAdviser 2025. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%9A%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D0%B9_%D0%AD%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82._%D0%9E%D0%B1%D0%B7%D0%BE%D1%80_TAdviser_2025 (дата обращения: 29.10.2025).
КЭДО в 2025 году: регулирование и перспективы. EasyDocs. URL: https://easydocs.ru/blog/kedo-v-2025-godu-regulirovanie-i-perspektivy (дата обращения: 29.10.2025).
Темпы развития КЭДО. URL: https://komand.biz/blog/tempy-razvitiya-kedo (дата обращения: 29.10.2025).
Методические рекомендации к ГОСТу Р 7.0.97-2016 – что полезного для кадровиков. URL: https://www.kdelo.ru/art/394745-gost-7097-2016-vse-oformlyat-dokumenty-teper-nado-po-novomu-standartu (дата обращения: 29.10.2025).
Нормативные акты по трудовому праву и кадровому делопроизводству. Кадровик-практик. URL: https://kdelo.ru/normativnaya-baza/normativnye-akty-po-trudovomu-pravu-i-kadrovomu-deloproizvodstvu (дата обращения: 29.10.2025).
Виды кадровой документации по составу. Деловые партнеры. URL: https://delpart.ru/articles/vidy-kadrovoy-dokumentatsii (дата обращения: 29.10.2025).
Список кадровых документов, обязательных для организации. Контур.Экстерн. URL: https://kontur.ru/extern/articles/2957-perechen-kadrovyh-dokumentov-obyazatelnyh-dlya-organizatsii (дата обращения: 29.10.2025).
Кадровое делопроизводство. Региональный финансово-экономический институт. URL: http://elearning.rfei.ru/files/ka_delo_1.pdf (дата обращения: 29.10.2025).
Перечень кадровых документов, обязательных для организации. 1C-WiseAdvice. URL: https://1c-wiseadvice.ru/articles/kadrovoe-deloproizvodstvo/perechen-obyazatelnyh-kadrovyh-dokumentov/ (дата обращения: 29.10.2025).
Кадровые документы уже нужно оформлять по новому ГОСТ Р 7.0.97-2025. URL: https://www.kdelo.ru/art/394747-kadrovye-dokumenty-uje-nujno-oformlyat-po-novomu-gost-r-7097-2025 (дата обращения: 29.10.2025).
HRlink — система кадрового электронного документооборота. URL: https://hrlink.ru/ (дата обращения: 29.10.2025).
VK HR Tek — КЭДО сервис. URL: https://hrtek.ru/ (дата обращения: 29.10.2025).
Какие изменения в КЭДО будут в 2025 году в Санкт-Петербурге. АБТ. URL: https://abt.ru/press/articles/izmeneniya-v-kedo-2025-godu/ (дата обращения: 29.10.2025).
Справочник кадровика. 1С:ИТС. URL: https://its.1c.ru/db/kadry/content/33979/hdoc (дата обращения: 29.10.2025).
Электронный кадровый документооборот в 2025 году: основные изменения в КЭДО. EasyDocs. URL: https://easydocs.ru/blog/elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot-v-2025-godu-osnovnye-izmeneniya-v-kedo (дата обращения: 29.10.2025).
Законодательные основы кадрового делопроизводства. Автор Елена Курдюкова (10854). HRTime. URL: https://hrtime.ru/articles/zakonodatelnye-osnovy-kadrovogo-deloproizvodstva-article4091.html (дата обращения: 29.10.2025).
График отпусков онлайн — составить в электронном виде. Диадок. URL: https://www.diadoc.ru/practices/articles/grafik-otpuskov-online-sostavit-v-elektronnom-vide/ (дата обращения: 29.10.2025).
10 ошибок кадровика: проводим самоаудит и исправляем. Контур.Школа. URL: https://school.kontur.ru/publications/966/ (дата обращения: 29.10.2025).
Требования к оформлению кадровой документации от 01 июля 2011. Docs.cntd.ru. URL: https://docs.cntd.ru/document/902287739 (дата обращения: 29.10.2025).
За какие ошибки кадровики могут получить штраф. Profiz.ru. URL: https://www.profiz.ru/sr/3_2024/oshibki_kadrovika/ (дата обращения: 29.10.2025).
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025: изменения в оформлении документов. 1С:Предприятие. URL: https://v8.1c.ru/news/novyy-gost-r-7-0-97-2025-izmeneniya-v-oformlenii-dokumentov/ (дата обращения: 29.10.2025).
Автоматизированные системы, используемые в НИУ «БелГУ». URL: https://bsu.edu.ru/bsu/info/digital_transformation/ais/ (дата обращения: 29.10.2025).
Сервис 1С:Фреш. URL: https://1cfresh.com/ (дата обращения: 29.10.2025).
Классификатор ОКУД. Бланкер.ру. URL: https://blanker.ru/okud (дата обращения: 29.10.2025).
Что такое ОКУД, зачем его знать и где его искать. Делобанк. URL: https://delobank.ru/articles/chto-takoe-okud (дата обращения: 29.10.2025).
Электронная трудовая книжка. Социальный фонд России. URL: https://sfr.gov.ru/grazhdanam/etk/ (дата обращения: 29.10.2025).
Роструд указал на ошибки в кадровых документах. И рассказал, как исправить. URL: https://www.kdelo.ru/news/386001-rostrud-ukazal-na-oshibki-v-kadrovyh-dokumentah-i-rasskazal-kak-ispravit (дата обращения: 29.10.2025).