Пример готовой курсовой работы по предмету: Информатика
Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 2
1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности 4
1.1Понятие документооборота 4
1.2Принципы документооборота 8
2. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну10
2.1Понятие коммерческой тайны 10
2.2Документооборот конфиденциальных документов 13
3. Системы электронного документооборота. Проблемы их внедрения 17
3.1Современные системы электронного документооборота 17
3.1.1Docs Fusion и Docs Open 19
3.1.2Documentum 20
3.1.3LanDocs 20
3.1.4Optima Workflow 21
3.1.5«БОСС-Референт» 21
3.1.6«Дело» 22
3.1.7«Евфрат» 22
3.2Проблемы внедрения электронного документооборота 23
3.3Оценка эффективности внедрения электронного документооборота 25
Заключение 29
Список использованной литературы 30
Выдержка из текста
Введение
В современных условиях все большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Росийской Федерации. Однако сейчас в большинстве компаний приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.
На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.
Актуальность работы обусловлена следующими обстоятельствами.
Во-первых, необходимостью повышения в России динамики развития и внедрения систем ЭДО в целом, что подтверждается задачами федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)» . Еще несколько лет назад в основном только крупные компании применяли электронный документооборот в своей работе, то сейчас ситуация изменилась многие фирмы используют системы ЭДО в своей практической деятельности.
Во-вторых, существенными повышением эффективности ведения документооборота в связи с введением систем электронного документооборота.
В-третьих, востребованностью введения системы ЭДО в практическую деятельность всех отделов многих копманий. В современных условиях одним из основных направлений организации управления и его усовершенствования, приспособления к существующей рыночной ситуации стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих решений. Развитие системы электронного документооборота связано с необходимостью автоматизации документооборота, последовательного развития систем обработки и хранения данных до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих все уровни и процессы деятельности компании.
Объектом исследования является основные принципы органиации документооборота управленческой деятельности в бизнесе, также будут рассмотрены особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну и основные проблемы внедрения ЭДО .
1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности
1.1Понятие документооборота
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами [1].
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 — документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [3].
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации их получение, обработку, переработку, использование.
Если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.
Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же «дедовским» способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.
Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.
Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).
Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.
Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.
Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток перемещение документов внутри предприятия.
К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3].
Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.
Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:
1.Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
2.Разработка проекта документа.
3.Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
4.Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
5.Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
6.Тиражирование и регистрация документа.
7.Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).
8.Исполнение и контроль исполнения документа.
9.Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10.Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе
ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы),
текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Входящие документы это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи [3].
Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:
1.Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.
2.Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
3.Регистрация.
4.Подготовка на доклад (разметка, укладка).
5.Рассмотрение, оформление резолюций.
6.Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
7.Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия).
8.Исполнение и контроль исполнения документа.
9.Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10.Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи
сание.
Список использованной литературы
Список использованной литературы
1.Кузнецов И. Н., Делопроизводство, Москва, Дашков и К, 2006 год, 520 стр.
2.Алексенцев А. И., Конфиденциальное делопроизводство, Журнал «Управление персоналом», 2003 год, 163 стр.
3.Спивак А. В.,Делопроизводство, Спб, Питер, 2003 год, 208 стр.
4.Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2002 год, 224 стр.
5.Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. М., 2005. 204 с.
6.Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело 2006. № 3
7.Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы 2003. № 1
8.Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
9.Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. 2001
10.http://www.IT.ru/ Электронный документооборот Системы документационного обеспечения управления.
11.http://www.cmdsoft.ru/ — Автоматизированные системы управления предприятием.
12.http://www.cland.ru/ — Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.
13.http.//www.eos.ru/ — Электронные офисные системы Системы документационного обеспечения.
