Теоретическая часть курсовой по делопроизводству готова, список литературы сверстан, но при мысли о практической части у многих студентов начинается тихая паника. Как составить этот приказ? Как оформить протокол, чтобы он выглядел «по-настоящему»? Этот ступор понятен, ведь именно в практической главе от вас требуется не пересказ чужих мыслей, а демонстрация реальных навыков, которые так ценят преподаватели. Но паниковать не стоит. Мы подготовили для вас исчерпывающее руководство, которое не просто даст безликие шаблоны. Наша цель — научить вас выполнять типовые задания так, как этого требуют в вузе, и, что не менее важно, правильно интегрировать результаты в вашу работу. С нами вы пройдете путь от постановки задачи до готового, безупречно оформленного документа.
Как встроить практическую часть в структуру курсовой работы
Прежде чем мы перейдем к решению конкретных задач, давайте разберемся с «правилами игры» — как правильно оформить и расположить результаты вашей работы. Это техническая, но очень важная часть, которая создает первое впечатление о вашей аккуратности и понимании стандартов.
Обычно результаты выполнения практических заданий размещают в отдельной главе или параграфе основной части курсовой, например, в «Главе 3». В тексте самой главы вы описываете постановку задачи, процесс ее решения и делаете выводы. Сами же готовые документы (приказы, письма, протоколы) выносятся в Приложения в самом конце работы, после списка литературы. Каждое приложение должно иметь свой номер (например, Приложение 1, Приложение 2).
Чтобы у вашего научного руководителя не возникло вопросов к оформлению, придерживайтесь стандартных требований к форматированию:
- Поля: левое — 3 см, правое — 2 см, верхнее — 2 см, нижнее — 2 см.
- Шрифт: Times New Roman, размер — 14 пт.
- Межстрочный интервал: полуторный (1,5).
- Нумерация страниц: сквозная, арабскими цифрами, расположение — внизу по центру страницы.
С этими базовыми правилами разобрались. Теперь переходим к самому главному — решению конкретных задач. Начнем с одного из ключевых распорядительных документов.
Задание 1. Разрабатываем приказ об обеспечении безопасности на предприятии
Формулировка задачи: Необходимо составить и оформить приказ по Научно-производственному объединению «Агроприбор» об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в предстоящие праздничные дни.
Для начала, краткая теоретическая справка. Приказ — это правовой акт, распорядительный документ, который издается руководителем организации для решения основных и оперативных задач. Он имеет юридическую силу и обязателен для исполнения всеми сотрудниками, упомянутыми в нем.
Пошаговое решение и образец
При составлении приказа важно соблюсти структуру и правильно оформить все реквизиты. Логика документа проста: сначала констатирующая часть (почему издается приказ), а затем — распорядительная (что, кому и в какие сроки сделать). Распорядительная часть всегда начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Далее мы по пунктам перечисляем конкретные поручения. Для каждого пункта обязательно указываем ответственное лицо и, при необходимости, сроки исполнения. В конце приказа всегда указывается сотрудник, на которого возложен контроль за исполнением всего документа.
Научно-производственное объединение «Агроприбор»
(НПО «Агроприбор»)ПРИКАЗ
29.04.2024 № Д-47
Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в праздничные дни
В связи с предстоящими праздничными днями и в целях обеспечения противопожарной безопасности, сохранности материальных ценностей и усиления пропускного режима на территории предприятия,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Коменданту здания Петрову В.С. в срок до 30.04.2024 провести проверку состояния электропроводки, электрооборудования и средств пожарной сигнализации во всех помещениях.
- Начальнику отдела кадров Сидоровой М.И. до 30.04.2024 представить в секретариат утвержденный список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.
- Запретить допуск на территорию предприятия в праздничные дни лиц, не включенных в утвержденный список.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера Жарова Л.В.
Генеральный директор Подпись А.А. Иванов
С приказом ознакомлены:
Подпись Л.В. Жаров
Подпись В.С. Петров
Подпись М.И. Сидорова
Отлично, с внутренним распорядительным документом мы справились. Теперь научимся выстраивать коммуникацию с внешним миром с помощью деловых писем.
Задание 2. Составляем официальное письмо-ответ от имени двух организаций
Формулировка задачи: Составить совместное письмо-ответ от имени областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района на запрос о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
Деловые письма — это основа внешних коммуникаций любой организации. Они бывают разных типов: информационные, гарантийные, письма-запросы и, как в нашем случае, письма-ответы. Особенность этого задания — письмо является совместным, то есть исходит от двух авторов.
Пошаговое решение и образец
При оформлении совместного письма реквизиты обеих организаций (их «шапки») размещаются на одном уровне. Текст письма-ответа должен быть предельно ясным и содержать три логические части:
- Ссылка на входящий документ (на какой запрос мы отвечаем).
- Изложение сути решения по существу вопроса.
- Заключительная часть с выражением надежды на сотрудничество или другой формулой вежливости.
УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Ленина, д. 10, г. Новосибирск, 630000
Тел./факс: (383) 123-45-67УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОСИБИРСКОГО РАЙОНА
Красный пр-т, д. 5, г. Новосибирск, 630007
Тел./факс: (383) 987-65-4319.08.2024 № 15-3/215
На № 451 от 01.08.2024Главе администрации
Новосибирского района
И.И. ПетровуУважаемый Иван Иванович!
Рассмотрев Ваш запрос о выделении дополнительных ассигнований на оказание медицинской помощи жителям Новосибирского района, сообщаем следующее.
Совместным решением Управления здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики принято решение о выделении дополнительных бюджетных ассигнований в размере […] на указанные цели в IV квартале текущего года.
Соответствующие изменения будут внесены в бюджет области на ближайшей сессии Законодательного собрания.
Выражаем уверенность в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.
Начальник Управления здравоохранения
Подпись А.В. СмирновНачальник Управления финансов и налоговой политики
Подпись К.Д. Егоров
Мы научились отдавать распоряжения и вести переписку. Следующий важнейший навык — фиксация коллективных решений.
Задание 3. Готовим протокол заседания совета директоров по всем правилам
Формулировка задачи: Составить протокол заседания Совета директоров ЗАО «Реал-контракт» по вопросу об организации филиала предприятия в г. Дубне.
Протокол — это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Его главная цель — юридически закрепить принятые коллективные решения. Протоколы бывают краткими (фиксируют только повестку дня и принятые решения) и полными (содержат подробные записи выступлений).
Пошаговое решение и образец
Структура полного протокола строго регламентирована и делится на две части: вводную и основную.
- Вводная часть: включает наименование организации, дату, номер протокола, место составления, ФИО председателя и секретаря, список присутствующих (или отсылку к нему) и повестку дня.
- Основная часть: строится по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ для каждого вопроса повестки. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» четко формулируются решения, назначаются ответственные лица и сроки исполнения.
Закрытое акционерное общество «Реал-контракт»
(ЗАО «Реал-контракт»)ПРОТОКОЛ
19.08.2024 № 12
г. Москва
заседания Совета директоров
Председатель: Шувалов М.И.
Секретарь: Васильева А.П.Присутствовали: Караев И.С., Романов В.Г., Зайцева О.Н., Лебедев К.А.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- Об организации филиала предприятия в г. Дубне (докладчик — Шувалов М.И.).
1. СЛУШАЛИ:
Шувалова М.И. — доложил о результатах маркетингового исследования и представил обоснование экономической целесообразности открытия филиала в г. Дубне для расширения рынков сбыта.ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. — предложил внести в представленный бизнес-план дополнения, касающиеся логистических издержек.
Зайцева О.Н. — указала на необходимость проработки кадрового состава будущего филиала.ПОСТАНОВИЛИ:
- Признать организацию филиала ЗАО «Реал-контракт» в г. Дубне целесообразной.
- Подготовить необходимый пакет учредительных документов для регистрации филиала в срок до 01.10.2024. (Ответственный: Шувалов М.И.).
- Доработать бизнес-план с учетом высказанных дополнений в срок до 15.09.2024. (Ответственный: Караев И.С.).
Председатель Подпись М.И. Шувалов
Секретарь Подпись А.П. Васильева
Протоколы фиксируют уже принятые решения. А какие документы им предшествуют? Часто это докладные записки, которые инициируют процесс.
Задание 4. Оформляем докладную записку для направления сотрудника в командировку
Формулировка задачи: Написать докладную записку на имя руководителя ЗАО «Вымпел» о необходимости командирования старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В. в г. Белгород сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре.
Докладная записка — это внутренний информационный документ. Ее цель — донести до руководства информацию о какой-либо ситуации и, как правило, побудить к принятию управленческого решения. В нашем случае, именно на основании этой записки будет издан приказ о командировке.
Пошаговое решение и образец
Структура докладной записки проста: адресат (в верхнем правом углу), автор (ниже), наименование документа, текст и подпись. В тексте нужно кратко, но емко изложить суть дела (зачем, кого и куда нужно направить) и сформулировать четкую просьбу.
Генеральному директору
ЗАО «Вымпел»
Никифорову А.И.от начальника планово-
экономического отдела
Сергеева В.Н.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.08.2024
О командировании сотрудника
В связи с получением официального приглашения для участия в отраслевом семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров», который состоится в г. Белгороде, считаю необходимым направить на данное мероприятие старшего инженера отдела Добролюбова Петра Васильевича.
Прошу Вас командировать Добролюбова П.В. в г. Белгород сроком на 5 (пять) календарных дней с 02.09.2024 по 06.09.2024 для выступления с докладом.
Начальник планово-экономического отдела Подпись В.Н. Сергеев
Мы рассмотрели документы, регулирующие общую деятельность. Теперь погрузимся в одну из самых важных областей — кадровое делопроизводство.
Задание 5. Проводим кадровый перевод сотрудника через заявление и приказ
Формулировка задачи: Оформить перевод Вершинина Аркадия Гавриловича с должности бухгалтера на должность бухгалтера-кассира с 15.01.2025 с его согласия. Подготовить заявление, приказ и образец записи в трудовую книжку.
Любые кадровые процедуры — прием, увольнение, и особенно перевод — требуют безупречного документального оформления. Ключевой принцип здесь: каждое действие должно иметь основание. В случае перевода таким основанием является письменное согласие работника, выраженное в его заявлении.
Пошаговое решение и образцы
Процедура состоит из двух документов. Сначала работник пишет заявление, а затем на его основе отдел кадров готовит приказ о переводе (часто используется унифицированная форма). Важно, чтобы формулировки в заявлении и приказе совпадали.
Образец 1. Заявление о переводе
Генеральному директору
ООО «Перспектива»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Вершинина Аркадия Гавриловичазаявление.
Прошу перевести меня с 15 января 2025 года с должности бухгалтера на должность бухгалтера-кассира.
13.01.2025 Подпись / А.Г. Вершинин
Образец 2. Приказ о переводе работника на другую работу
ПРИКАЗ
14.01.2025 № 5-к
о переводе работника на другую работу
Перевести на другую работу:
ВЕРШИНИНА Аркадия Гавриловича, бухгалтера бухгалтерии, с 15 января 2025 г. на должность бухгалтера-кассира с окладом […] руб. в месяц.
Основание: заявление Вершинина А.Г. от 13.01.2025.
Генеральный директор Подпись И.И. Иванов
С приказом ознакомлен: Подпись А.Г. Вершинин
После издания приказа в трудовую книжку вносится соответствующая запись: «Переведен на должность бухгалтера-кассира».
Выполнив эти задания, вы уже имеете отличную основу для практической части. Но чтобы работа была идеальной, важно избежать распространенных ошибок.
Какие ошибки чаще всего допускают студенты в практической части
Даже при наличии хороших образцов можно допустить досадные промахи. Проверьте свою работу по этому чек-листу, чтобы быть уверенным в отличном результате.
- Несоответствие документа заданию: в документе появляются данные (фамилии, даты, названия), которых не было в условии. Нужно использовать только предоставленную информацию.
- Нарушение правил оформления реквизитов: неправильное расположение даты, подписи, адресата. Ориентируйтесь на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Орфографические и пунктуационные ошибки: опечатки в официальном документе недопустимы и сильно снижают оценку.
- Отсутствие связи между документами: например, издание приказа о переводе без заявления сотрудника в качестве основания.
- Неправильное оформление приложений: отсутствие нумерации и заголовков у приложений в самой курсовой работе.
Теперь вы знаете, как делать правильно и каких ошибок избегать. Остался последний шаг — грамотно представить вашу работу в тексте курсовой.
Финальный штрих. Как правильно описать ваши документы в тексте курсовой
Просто вставить документы в приложения недостаточно. В основной части работы, где вы описываете практическую часть, нужно грамотно подвести читателя к вашим результатам. Для каждого выполненного задания можно использовать простую и логичную структуру описания:
- Постановка цели: «В рамках данного параграфа было выполнено практическое задание по разработке проекта приказа об обеспечении безопасности на предприятии…»
- Описание процесса: «В ходе работы были изучены требования к оформлению распорядительных документов согласно ГОСТ. Структура разработанного приказа включает обязательные реквизиты, такие как…»
- Ссылка на результат: «Итоговый проект документа, полностью оформленный в соответствии с нормами делопроизводства, представлен в Приложении 1».
- Краткий вывод: «Таким образом, был составлен проект документа, который является юридически корректным и готовым к использованию в реальной управленческой деятельности».
Теперь у вас есть все необходимое для блестящего выполнения практической части.
Мы не просто рассмотрели несколько образцов, а прошли полный цикл создания документов в контексте требований к курсовой работе: от анализа задачи до финального описания в тексте. Помните, что документационное обеспечение управления (ДОУ) — это не скучная формальность, а важнейший практический навык, от которого зависит скорость и качество управленческих решений. Удачи на защите!