Как правильно начать курсовую работу и определить ее ключевые параметры
Введение — это не формальность, а дорожная карта вашего исследования. Именно здесь вы демонстрируете понимание академических требований и задаете тон всей работе. Ключевая задача этого раздела — обосновать, почему ваша тема важна и что именно вы собираетесь изучать. Начать следует с определения актуальности. Она обусловлена как требованиями законодательства (Трудовой кодекс РФ, законы о персональных данных), так и реальными проблемами, с которыми сталкиваются организации: устаревшие формы документов, задержки в их движении и несоответствие делопроизводства современным нормам.
После обоснования актуальности необходимо четко сформулировать ключевые параметры исследования. Рассмотрим это на конкретном примере — НУЗ «Узловая больница на ст. Новый Ургал ОАО «РЖД»:
- Объект исследования: сама организация, в данном случае — НУЗ «Узловая больница».
- Предмет исследования: конкретный процесс, который вы изучаете, — документационное обеспечение системы управления персоналом в этой больнице.
- Цель работы: главный результат, которого вы хотите достичь. Например: «проанализировать систему ДОУ в больнице и разработать мероприятия по ее совершенствованию».
- Задачи исследования: шаги для достижения цели. Они должны быть конкретными и измеримыми.
Пример задач:
- Изучить теоретические основы ДОУ в управлении персоналом.
- Дать краткую характеристику НУЗ «Узловая больница».
- Провести анализ существующей системы кадрового документооборота.
- Разработать мероприятия по совершенствованию ДОУ.
- Провести оценку эффективности предложенных мероприятий.
Такой подход сразу показывает логику вашей работы и закладывает прочный фундамент для дальнейших глав.
Глава 1. Создаем теоретический фундамент для исследования документационного обеспечения
Первая глава курсовой работы всегда посвящена теории. Ее цель — показать, что вы владеете понятийным аппаратом и понимаете нормативно-правовой контекст изучаемой проблемы. Начинать следует с ключевого определения. Документационное обеспечение системы управления персоналом (ДОУ) — это основа кадрового делопроизводства, представляющая собой совокупность документов, которые фиксируют и сопровождают трудовые отношения в организации.
Далее необходимо перечислить и кратко охарактеризовать основные виды кадровых документов. Этот перечень демонстрирует глубину вашего понимания предмета. Ключевые документы включают:
- Трудовые договоры: основа взаимоотношений работника и работодателя.
- Приказы по личному составу: документы, фиксирующие прием, перевод, увольнение, отпуск и другие кадровые события.
- Личные карточки (форма Т-2): основной документ для учета персональных данных сотрудника.
- Штатное расписание: документ, определяющий структуру, состав и численность организации.
- Графики отпусков и табели учета рабочего времени: документы, регулирующие рабочее время и время отдыха.
- Должностные инструкции: определяют функции, права и обязанности сотрудников.
Особое внимание в теоретической главе следует уделить нормативно-правовой базе. Важно подчеркнуть, что кадровое делопроизводство строго регламентировано. Упомяните главные источники: Трудовой кодекс РФ, который устанавливает основные правила трудовых отношений, и федеральные законы, например, «О персональных данных», регулирующие сбор, хранение и обработку информации о сотрудниках. Это подчеркивает, что совершенствование ДОУ — не просто вопрос удобства, а требование закона.
Глава 2. Приступаем к практическому анализу на примере конкретной организации
После того как теоретическая база заложена, мы переходим к практической части. Вторая глава начинается с краткой, но емкой характеристики объекта исследования. Это важный шаг, который позволяет понять контекст, в котором функционирует система кадрового документооборота. Не нужно перегружать этот раздел лишней информацией. Достаточно указать ключевые данные:
- Сфера деятельности организации.
- Краткое описание организационной структуры.
- Общая численность персонала.
На примере НУЗ «Узловая больница на ст. Новый Ургал ОАО «РЖД» видно, как отраслевая специфика напрямую влияет на управление персоналом. В медицинских учреждениях кадровые процессы должны соответствовать требованиям непрерывной работы, высоким стандартам качества и жесткому внутреннему и внешнему контролю. Это накладывает особые обязательства на точность и своевременность оформления кадровой документации. Описание этих особенностей показывает, что вы анализируете проблему не в вакууме, а с учетом реальных условий функционирования организации.
Проводим глубокий анализ существующей системы кадрового документооборота
Это ядро практической части вашей работы. Здесь вы должны продемонстрировать свои аналитические навыки. Анализ существующей системы ДОУ — это не просто описание, а исследование, направленное на выявление проблем и «узких мест». Проводить его следует пошагово.
В первую очередь, необходимо изучить локальные нормативные акты организации (положения об отделах, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка), так как документооборот тесно с ними связан. Далее нужно проанализировать полный жизненный цикл ключевых кадровых документов: от их создания и регистрации до передачи в архив или уничтожения. Важно понять, как документы движутся внутри организации, где возникают задержки и кто несет ответственность на каждом этапе.
Для глубокого анализа можно использовать различные методы:
- Системный анализ: рассматривает кадровое делопроизводство как единую систему взаимосвязанных элементов.
- Декомпозиция: позволяет разбить сложный процесс (например, прием на работу) на простые операции и проанализировать каждую из них.
- Экспертно-аналитический метод: включает в себя беседы с сотрудниками кадровой службы для выявления неформализованных проблем.
В результате такого анализа обычно выявляются типичные проблемы. Это может быть несоответствие некоторых документов действующему законодательству, использование устаревших и неудобных форм, дублирование информации на бумажных и электронных носителях, а также значительные задержки в согласовании и подписании документов. Четкая фиксация этих проблем — залог успешного перехода к следующей главе.
Глава 3. Разрабатываем конкретные мероприятия по совершенствованию документооборота
Третья глава — это кульминация вашей курсовой работы. Здесь вы переходите от анализа к синтезу, от выявления проблем — к предложению конкретных и обоснованных решений. Понятие «совершенствование» не должно быть абстрактным. Его нужно наполнить практическими действиями. Условно, все мероприятия можно разделить на два ключевых направления.
Первое направление — оптимизация существующих процессов. Сюда входит:
- Пересмотр и обновление локальных нормативных актов.
- Разработка и внедрение унифицированных шаблонов для часто используемых документов (заявлений, служебных записок).
- Оптимизация маршрутов согласования документов для сокращения сроков их подписания.
Второе, более эффективное направление — внедрение новых технологий. В современных условиях наиболее действенным методом является автоматизация и цифровизация. Речь идет о внедрении системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Такая система позволяет перевести большинство кадровых процессов в цифровой формат: от подачи заявления на отпуск до подписания трудового договора с помощью электронной подписи. Преимущества такого подхода очевидны: резкое повышение эффективности, сокращение рутинных операций, минимизация ошибок из-за человеческого фактора и обеспечение быстрого доступа к любой информации.
Внедрение КЭДО — это не просто замена бумаги на файлы, а коренное изменение философии работы с документами, направленное на скорость, точность и прозрачность.
Как оценить экономическую и организационную эффективность предложенных мероприятий
Предложить хорошие идеи — это половина дела. В сильной курсовой работе необходимо доказать, что ваши рекомендации принесут реальную пользу. Оценку эффективности предложенных мероприятий принято разделять на два блока.
Организационная эффективность — это качественные улучшения в работе. При внедрении системы электронного документооборота она выражается в следующем:
- Сокращение ошибок: автоматическая проверка данных и использование шаблонов минимизируют риски опечаток.
- Ускорение процессов: документы согласуются и подписываются в считанные минуты, а не дни.
- Повышение доступности информации: любой документ можно найти в системе за несколько секунд.
Экономическая эффективность — это прямой финансовый результат, выраженный в денежном эквиваленте. Ее можно рассчитать, оценив экономию на различных ресурсах. Например, можно привести простой расчет экономии рабочего времени кадрового специалиста на рутинных операциях.
Пример логики расчета: Если автоматизация сокращает время на оформление одного отпуска на 15 минут, а в год оформляется 400 отпусков, то общая экономия времени составит 100 часов. Умножив это время на стоимость часа работы специалиста, мы получим прямую годовую экономию для организации. Дополнительно можно рассчитать сокращение расходов на бумагу, картриджи для принтеров и архивное хранение.
Формулируем выводы и подводим итоги всей курсовой работы
Заключение — это финальный аккорд вашей работы, который должен быть четким, лаконичным и лишенным «воды». Его главная задача — зеркально ответить на задачи, которые вы поставили во введении, и подвести итог всему исследованию. Структура заключения должна логически повторять структуру самой работы.
Сначала кратко суммируйте основные теоретические положения, которые вы рассмотрели в первой главе. Затем представьте ключевые выводы, сделанные по результатам анализа во второй главе, — то есть, какие именно проблемы в системе ДОУ были выявлены. Наконец, четко изложите ваши финальные рекомендации из третьей главы, сделав акцент на самых значимых из них, например, на предложении по внедрению КЭДО. Завершить заключение следует мыслью о практической значимости предложенных мероприятий для конкретной организации, подчеркнув, какой организационный и экономический эффект они могут принести.
Оформляем список литературы и приложения для завершения работы
Основной текст работы готов, но для получения высокой оценки необходимо уделить внимание финальному оформлению. Неправильно оформленный список литературы или его отсутствие могут серьезно снизить итоговый балл. Убедитесь, что все использованные источники (законы, учебники, статьи) оформлены в строгом соответствии с требованиями ГОСТа или методическими указаниями вашего вуза.
Чтобы не перегружать основной текст работы громоздкими материалами, часть из них целесообразно вынести в приложения. Это показывает вашу основательность и глубину проработки темы. В приложения можно включить:
- Образцы разработанных вами форм документов или шаблонов.
- Схемы, иллюстрирующие движение документов в организации «до» и «после» ваших предложений.
- Детальные таблицы с расчетами экономической эффективности.
- Копии локальных нормативных актов организации (если это разрешено).
Грамотное оформление этих финальных разделов — признак академической культуры и уважения к проделанной работе.
Список использованной литературы
- Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Изд-во Инфра-М, 2010. – 39 с.
- Трудовой кодекс Российской Федерации (2010, с последними изменениями) [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://ozpp.ru/zknd/trud/.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04. 1988 года / М.: Главархив СССР, 1991.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Унифицированные системы документации. – Введ. 2003-07-01. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2003. – 7 с.
- Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края / утверждена приказом министра здравоохранения Хабаровского края от 15 августа 2008 года № 289 [Электронный ресурс] – Элетрон. дан. – Режим доступа: http://docs.kodeks.ru/document.
- Инструкция по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД» / утверждена распоряжением ОАО «Российские железные дороги» 30 июня 2006 г. № 1335р [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.innovbusiness.ru/pravo/DocumShow_DocumID_115378.
- Правила внутреннего трудового распорядка НУЗ «Узловая больница на ст. Новый Ургал ОАО «РЖД», утверждены приказом главного врача от 21 июля 2005 г. № 124.
- Коллективный договор между открытым акционерным обществом «Российские железные дороги» в лице Дальневосточной железной дороги и представителями общества на 2008-2010 гг., зарегистрирован Министерством социальной защиты населения Хабаровского края 27.01.2008 г. № 17.2-34.
- Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство. / Н. М. Березина, М. М. Бахарева. – СП-б.: Питер, 2009. – 244 с.
- Ватолина, М. В. Организация работы с документами. / В. М. Ватолина. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 320 с.
- Дейнека А. В. Современные тенденции в управлении персоналом: Учебное пособие [Электронный ресурс] / А. В. Дейнека, Б. М. Жуков. – М.: Академия Естествознания. 2009. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.monographies.ru/53.
- Делопроизводство в учреждениях здравоохранения // ГлавВрач. – 2007. – № 9. – С. 76-83.
- Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник / Т. В. Кузнецова [и др.]. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 359 с.