Экспертиза ценности документов в делопроизводстве Советского Периода: принципы, методика и роль в комплектовании архивов

В современном мире, где объемы информации растут экспоненциально, вопрос определения ее ценности и места в исторической памяти становится как никогда острым. Особую актуальность приобретает изучение исторического опыта, который может служить ориентиром для решения текущих задач. В этом контексте глубокое погружение в историю формирования и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве Советского Союза представляет собой не просто академический интерес, но и практическую необходимость. Советский период, охватывающий более семидесяти лет, стал временем становления уникальной системы архивоведения и документоведения, оказавшей фундаментальное влияние на современную российскую практику. Это время, когда, по оценкам экспертов, была разработана и апробирована на практике сложная, но весьма эффективная система принципов, методов и критериев экспертизы ценности документов, закрепленная в многочисленных нормативных и методических актах, и понимание её основ помогает нам сегодня принимать более взвешенные решения в вопросах сохранения документального наследия.

Настоящая курсовая работа ставит своей целью проведение всестороннего и глубокого анализа формирования и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве Советского периода. Мы стремимся выявить ключевые теоретические основы, проследить эволюцию нормативно-методического регулирования, исследовать трансформацию системы отбора документов на государственное хранение, оценить роль ведущих институтов и экспертных комиссий, а также рассмотреть основные дискуссии и проблемы, сопровождавшие развитие архивоведческой мысли. В качестве методологической основы исследования используются принципы историзма, системности и комплексности, позволяющие рассмотреть предмет в динамике его развития, в контексте общественно-политических и научно-технических изменений, а также во взаимосвязи всех его элементов.

Прежде чем углубиться в детали, необходимо определить ключевые термины, которые станут нашими ориентирами в этом исследовании.

• Экспертиза ценности документов – это не просто техническая процедура, а сложный аналитический процесс. Она представляет собой систематическое изучение документов на основании установленных критериев их ценности с целью определения их исторической, научной, культурной или иной значимости. Конечная цель этого процесса – установление сроков их хранения: отбор на постоянное или долговременное (свыше 10 лет) хранение или, наоборот, выделение к уничтожению. Необходимость такой экспертизы продиктована тем фактом, что документы, как источники информации, неравноценны: некоторые быстро утрачивают свое значение, в то время как другие сохраняют актуальность на протяжении многих десятилетий и даже веков, поэтому правильная оценка на этом этапе критически важна для формирования полноценного исторического архива.
• Делопроизводство – это область деятельности, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. В советский период оно представляло собой строго регламентированную систему, призванную обеспечить единообразие и эффективность работы с документами во всех учреждениях страны.
• Архивный фонд – в традиционном понимании это комплекс документов, образовавшихся в деятельности определенного учреждения, организации, предприятия или физического лица. В более широком смысле, и особенно в контексте советского архивоведения, Архивный фонд Российской Федерации (ранее – Государственный архивный фонд СССР) определяется как исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов. Эти документы отражают материальную и духовную жизнь общества, обладают историческим, научным, социальным, экономическим, политическим, культурным значением и подлежат постоянному хранению. Он служит основной классификационной и учетной единицей в архивах.
• Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В контексте делопроизводства и архивоведения, это любой материальный объект, содержащий информацию, предназначенную для хранения и передачи.

Понимание этих базовых понятий позволит нам сформировать прочный фундамент для дальнейшего анализа.

Теоретические основы и принципы экспертизы ценности документов в СССР

К началу 1990-х годов в СССР была разработана и апробирована на практике весьма сложная, но при этом эффективная система принципов, методов и критериев экспертизы ценности документов. Эта система не возникла спонтанно; она стала результатом десятилетий теоретических изысканий, практических экспериментов и закрепления в нормативных актах, которые формировали основу советского архивоведения и делопроизводства.

Формирование теоретических подходов и роль «Правил 1957 года»

Становление теоретической базы экспертизы ценности документов в советской России – это длительный и многогранный процесс, уходящий корнями в дореволюционное прошлое, но получивший мощный импульс к развитию после Октябрьской революции. Однако одним из наиболее значимых этапов в формировании этой системы стало утверждение 12 августа 1957 года «Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах» [ИСТОРИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — Державинский университет, Untitled — Электронная библиотека ТГУ].

Эти «Правила» не просто регламентировали процедуру, но и фактически заново осветили ряд важнейших теоретических вопросов экспертизы, дав одно из первых системных и наиболее полных определений понятия «экспертиза ценности документов» в советской архивоведческой мысли. Они стали своего рода вехой, обозначив переход от эмпирического отбора к научно обоснованной оценке. До их появления архивисты часто сталкивались с отсутствием четких методологических ориентиров, что приводило к разночтениям и субъективизму в процессе оценки. «Правила 1957 года» предложили унифицированный подход, подчеркивая необходимость определения научного, политического и практического значения документов для их отбора на хранение или уничтожение. Это подчеркивало не только их академическое, но и идеологическое значение в условиях советского государства.

Принципы экспертизы ценности документов (по К.Г. Митяеву)

Ключевую роль в формировании теоретических основ экспертизы ценности сыграл выдающийся советский архивист К.Г. Митяев. Именно он в конце 1950-х годов, в частности, в своей работе 1958 года «О принципах и критериях научной экспертизы ценности документальных материалов и их применении», предложил систему основных принципов оценки документов, которая легла в основу советского архивоведения и, в значительной степени, сохраняет свою актуальность до сих пор [Суровцева И. В. Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов в СССР и современной России: теоретический аспект // Вестник архивиста. 2012. № 1. С. 138-149, Скреля Константин Юрьевич, Латышева Елена Владимировна. Экспертиза ценности как подход к изучению документа // НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА. 2017. № 6 (11)]. Эти принципы стали фундаментальной базой для оценки содержания и формы документов:

• Принцип историзма: Этот принцип требовал оценки содержания документов не изолированно, а в контексте конкретной исторической обстановки, в которой функционировала организация-фондообразователь. Это означало, что ценность документа не статична, а динамична и зависит от его роли в определенный исторический период. Например, документ, казавшийся рутинным в момент создания, мог приобрести колоссальное историческое значение спустя десятилетия, отражая уникальные аспекты ушедшей эпохи.
• Принцип партийности: Данный принцип, характерный для советского периода, предполагал оценку документов с точки зрения их соответствия идеологическим установкам Коммунистической партии и отражения ее руководящей роли в обществе. Он ориентировал архивистов на отбор документов, которые демонстрировали успехи социалистического строительства, борьбу с «врагами народа» и другие аспекты, подчеркивающие доминирующую идеологию.
• Принцип комплексности: Комплексность предписывала оценивать документы не как отдельные единицы, а как часть единого целого – документального фонда организации. При этом учитывались их взаимосвязи с другими документами как внутри фонда, так и с документами других организаций. Такой подход позволял избежать отрыва отдельных документов от их контекста и обеспечить полноту информационного массива. Например, протоколы совещаний должны были рассматриваться в совокупности с отчетами и постановлениями, к которым они относились.
• Принцип всесторонности: Этот принцип призывал к оценке документов с максимально широкой точки зрения, исходя из того, насколько они отражают различные стороны материальной и духовной жизни общества и человека. Это включало не только политические и экономические аспекты, но и культурные, социальные, научные.

Кроме того, принципы экспертизы ценности документов по личному составу, хотя и развивались в рамках общей методологии, имели свои особенности, включая историзм, системность и целостность, что позволяло рассматривать эти документы как единый комплекс, имеющий особую социальную значимость.

Критерии экспертизы ценности документов

Для практической реализации вышеуказанных принципов были разработаны конкретные критерии экспертизы ценности, которые традиционно делятся на три основные группы: критерии происхождения, содержания и внешних особенностей документа [Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов | КонсультантПлюс]. Эта классификация, предложенная еще в советское время, остается актуальной и в современном российском архивоведении.

1. Критерии происхождения документа: Эти критерии фокусируются на контексте создания документа и его месте в общей системе делопроизводства. К ним относятся:
   • Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли: Документы, созданные центральными органами власти или ведущими учреждениями отрасли, как правило, обладают большей ценностью, чем документы периферийных или второстепенных структур.
   • Значимость выполняемых организацией функций: Документы, отражающие выполнение ключевых государственных или социальных функций (например, разработка законов, управление экономикой, культурное развитие), имеют приоритет.
   • Значение физического лица в жизни общества: В случае личных фондов оценивается вклад личности (ученого, деятеля культуры, политика) в развитие общества.
   • Время и место образования документа: Документы, созданные в ключевые исторические периоды или в значимых географических точках, могут обладать повышенной ценностью.
2. Критерии содержания документа: Эта группа критериев оценивает информационное наполнение документа:
   • Значимость информации, отраженной в документе: Насколько информация уникальна, полна, достоверна и важна для понимания исторических процессов.
   • Повторяемость информации: Избегание дублирования информации. Если одно и то же событие или факт отражены в нескольких документах, выбирается наиболее полный и достоверный.
   • Вид документа: Оригиналы, как правило, ценятся выше копий, хотя заверенные копии также могут иметь значимость.
3. Критерии внешних особенностей документа: Эти критерии касаются физических и формальных характеристик:
   • Подлинность: Является ли документ оригиналом, подлинником.
   • Сохранность: Физическое состояние документа, его читаемость.
   • Оформление: Наличие всех необходимых реквизитов, подписей, печатей.
   • Форма фиксации: Тип носителя (бумага, фотопленка, магнитная лента), его уникальность.

Дальнейшее развитие теории экспертизы было тесно связано с использованием достижений смежных научных дисциплин. В частности, активно применялся источниковедческий подход, заимствованный из исторической науки, который предполагал критический анализ документа как исторического источника, его происхождения, достоверности, полноты и репрезентативности. Одновременно развивался информационный подход, основанный на теории информации, который рассматривал документ как носитель данных, подлежащих оценке с точки зрения их уникальности, плотности, актуальности и потенциала для использования в будущем. Эти подходы обогатили методологию экспертизы, сделав ее более глубокой и многогранной.

Этапы формирования и нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности в СССР

История формирования методики экспертизы ценности документов – это не линейный процесс, а сложная эволюция, уходящая корнями в глубину веков и активно развивавшаяся на протяжении последних двух столетий. В России основы этой методики закладывались еще в XIV-XVIII веках, активно развивались в XIX веке и окончательно сформировались в XX веке, особенно в советский период.

Ранний период: дореволюционные предпосылки и первые советские декреты (1918-1920-е гг.)

Необходимость в экспертизе ценности документов впервые остро проявилась в России в первой половине XIX века, когда архивы начали переполняться «ненужными бумагами», что затрудняло поиск и использование ценной информации. Эта проблема, хотя и осознавалась, не имела системного решения, и сколько ценных сведений было утеряно из-за отсутствия четкой методики? Важным шагом стало создание в 1873 году при Министерстве народного просвещения Временной Комиссии об устройстве архивов. Эта комиссия, по сути, стала одним из первых государственных органов, осознавших необходимость классификации и систематизации архивных материалов. Она предложила распределять дела на три разряда: постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению, заложив тем самым принципиальные основы современной методики отбора [Тема 2 Экспертиза ценности документов].

Однако по-настоящему общегосударственное значение экспертиза ценности документов приобрела уже после Октябрьской революции. Современные подходы к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов берут свое начало именно с 1920-х годов. Ключевую роль здесь сыграл декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела» [Тема № 29 Делопроизводство в советский период. (1917-1991 гг.)]. Этот ленинский декрет стал основополагающим для формирования всего современного архивного дела в России, провозгласив принцип государственной собственности на все архивы и их централизацию. Он четко сформулировал положение о хранении документов, имеющих значение «для изучения каждой жизни в ее проявлениях», что стало отправной точкой для систематического отбора.

Следующим важным шагом стал декрет «О хранении и уничтожении архивных дел» от 31 марта 1919 года. Этот документ установил, что оконченные дела советских учреждений должны храниться не более пяти лет, после чего они поступают в архивные отделения в качестве исторического материала. Самое главное, декрет категорически запрещал учреждениям уничтожать документы без санкции Главархива и, что особенно важно, создал систему государственных экспертных органов – так называемые разборочно-проверочные комиссии Главархива. Эти комиссии стали первыми предвестниками современных экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) и экспертных комиссий (ЭК).

Развитие методики и законодательства в 1920-1950-е гг.

Период 1920-1930-х годов стал временем активного формирования базовых элементов экспертизы ценности. Именно тогда были сформулированы первые четкие критерии ценности документов, хотя сам термин «экспертиза ценности документов» еще не употреблялся в широком смысле, и архивоведение не располагало полноценным аппаратом для оценки научного значения документов. Тем не менее, были признаны и начали активно применяться два основных метода оценки: непосредственная оценка (когда эксперт индивидуально анализирует каждый документ) и оценка по перечням (когда используются заранее разработанные списки типовых документов с указанием сроков их хранения). Параллельно была введена система экспертных органов, и сложилась организация работы по экспертизе. Разработка полноценного научного аппарата для оценки ценности документов активно началась во второй половине 1930-х годов.

В послевоенный период, и особенно к середине 1940-х годов, продолжилось уточнение методики. Так, в проекте Правил комплектования документальными материалами государственных архивов СССР, разработанном в 1945 году, впервые появилось фундаментальное понятие источника комплектования. Это позволило систематизировать круг учреждений, чьи документы подлежали обязательному государственному хран��нию. На основе этого были разработаны «Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР». Эти списки стали важным инструментом, учитывающим критерий «значение учреждения» исходя из его функциональной компетенции и места в общей системе государственного управления.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и «Основные правила» 1960-х гг.

В середине XX века, по мере роста объемов документации и усложнения управленческих процессов, возникла острая необходимость в унификации делопроизводства и архивного дела. В 1963 году Главное архивное управление (ГАУ) издало «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР». Эти «Правила» на протяжении долгого времени служили важнейшим руководством для всех учреждений страны, устанавливая единые требования к организации документооборота, формированию дел, их хранению и передаче в архивы. Они стали фундаментом, на котором строилась вся практическая работа по экспертизе ценности документов.

Однако наиболее значимым шагом к унификации и систематизации стало создание и внедрение Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 года, ЕГСД представляла собой революционный подход к организации работы с документами. Это был научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, разработанный для стандартизации и оптимизации всех делопроизводственных процессов. Целью ЕГСД было достижение максимальной унификации форм и методов работы с документами во всех звеньях государственного управления и народного хозяйства.

ЕГСД не просто упорядочивала документооборот; она оказала огромное влияние на экспертизу ценности, поскольку стандартизация создания документов упрощала их последующую оценку. В рамках ЕГСД были разработаны типовые номенклатуры дел, унифицированные формы документов, что значительно облегчало работу экспертов, позволяя им применять более системные подходы к отбору документов для государственного хранения. Таким образом, ЕГСД стала не только инструментом повышения эффективности делопроизводства, но и мощным катализатором для дальнейшего развития и совершенствования методики экспертизы ценности документов в СССР.

Трансформация системы отбора документов на государственное хранение и роль экспертизы ценности

Эволюция системы отбора документов на государственное хранение в Советском Союзе – это яркий пример того, как менялись подходы к формированию исторической памяти нации. В центре этой трансформации неизменно находилась экспертиза ценности, выступая в роли фильтра, определяющего судьбу каждого документа.

Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР): структура и управление

Фундаментом всей архивной системы Советского Союза был Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР). Он представлял собой не просто собрание бумаг, а совокупность всех документов, принадлежащих Советскому государству, которые обладали значительной политической, народнохозяйственной, научной, социально-культурной или исторической ценностью. ГАФ СССР был создан для обеспечения централизованного учета, хранения и использования этих бесценных материалов. Его формирование отражало идеологию планового развития и централизованного управления, охватывая все сферы жизни общества, от древнейших времен до современности. Управление и контроль за ГАФ СССР осуществлялись через Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР), которое было главным регулирующим и координирующим органом в архивной отрасли страны.

Уточнение методики отбора и проблемы переполнения архивов

С начала 1950-х годов советские архивы столкнулись с беспрецедентным вызовом – резким увеличением притока документов. Экономический рост, усложнение управленческих структур, развитие науки и техники – все это приводило к лавинообразному нарастанию объема создаваемой документации. С середины 1960-х годов ситуация усугубилась поступлением новых, нетрадиционных для того времени материалов: научно-технической документации (чертежи, расчеты, проектные решения), кинофотодокументов, звукозаписей и других видов носителей информации.

Эта «документальная лавина» потребовала кардинального пересмотра подходов к комплектованию архивов и расширения самого понятия «архивный фонд». Целью было не только унифицировать классификацию документов, но и, что самое важное, обеспечить строгий и научно обоснованный отбор документов на государственное хранение. Просто хранить все подряд стало невозможным из-за ограниченности архивных площадей и ресурсов.

Важнейшую роль в этом процессе сыграло Положение о Государственном архивном фонде, принятое в 1958 году. Этот документ внес существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов, четко выдвинув на первое место задачу отбора наиболее ценных документов на хранение. В сочетании с уже упомянутыми «Правилами экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах», утвержденными в 1957 году, была создана методологическая база, которая определяла экспертизу как процесс выявления научного, политического и практического значения документов для их последующего отбора на постоянное хранение или уничтожение, основываясь на принципах и критериях.

Практика проведения отбора: перечни и полистный просмотр

Практическая реализация отбора документов для постоянного хранения осуществлялась на основании тщательно разработанных инструментов, таких как перечни документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. Эти документы являлись своеобразными «картами», которые помогали архивистам ориентироваться в огромном массиве информации. Процедура отбора предполагала обязательный полистный просмотр дел. Это означало, что эксперт не просто бегло просматривал заголовки, а тщательно изучал каждый документ в деле, оценивая его содержание, происхождение и внешние особенности в соответствии с установленными критериями.

В процессе полистного просмотра из дел постоянного хранения изымались:

• Дублетные экземпляры: Документы, полностью повторяющие информацию, уже имеющуюся в других, более полных или значимых экземплярах.
• Черновики и неоформленные копии: За исключением тех случаев, когда черновик или копия содержали уникальные авторские пометки, существенно дополняющие основной документ.
• Документы с временными сроками хранения: Те, которые утратили свою актуальность и не имели долгосрочной исторической или научной ценности, а также те, что не относились к основному вопросу, по которому было сформировано дело.

Пример кейса: Экспертиза ценности документов в проектном институте СССР.
Представим себе крупный проектный институт, например, «Гипротяжмаш», который в 1970-е годы разрабатывал проекты для машиностроительной отрасли. По окончании каждого проекта институт формировал дела, содержащие тысячи документов: технические задания, переписку, расчеты, чертежи, заключения экспертиз.
При проведении экспертизы ценности в таком институте ЭК (Экспертная Комиссия) руководствовалась «Основными правилами работы ведомственных архивов» 1985 года, которые предписывали отбирать на постоянное хранение документы, имеющие историческое, научное и практическое значение. Критерии происхождения требовали учитывать роль «Гипротяжмаша» как ведущего института в отрасли, а критерии содержания – уникальность и значимость разработанных проектов для развития машиностроения.
Полистный просмотр дел позволял выявить и оставить на постоянное хранение:

• Оригиналы утвержденных технических заданий и проектной документации для уникальных объектов (например, нового типа станка или производственной линии).
• Отчеты о научно-исследовательских работах, содержащие новые технические решения и изобретения.
• Переписку с ведущими учеными и инженерами, влиявшими на развитие проекта.
• Заключения государственных комиссий, подтверждающие уникальность и внедрение новаторских разработок.

При этом изымались и уничтожались:

• Многочисленные черновики расчетов, дублетные копии чертежей, не имевшие пометок об изменениях.
• Рутинная административная переписка, касающаяся организационных вопросов, не влияющих на суть проекта.
• Промежуточные варианты проектной документации, которые были заменены окончательными утвержденными версиями.

Такая практика позволяла не только сохранить наиболее ценную информацию, но и освободить значительные объемы архивных площадей от малозначимых и дублетных документов, обеспечивая рациональное комплектование государственных архивов.

Роль ВНИИДАД и экспертных комиссий в развитии экспертизы ценности

Ни одна сложная система не может функционировать без координирующего центра и специализированных органов. В советской архивной системе такую роль играли Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и система экспертных комиссий, чья деятельность была незаменима для развития и практической реализации экспертизы ценности документов.

Создание и основные направления деятельности ВНИИДАД

В 1966 году при Главном архивном управлении (ГАУ) СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Это событие стало поворотным моментом в истории советского архивоведения и документоведения. Основной целью его создания была разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – того самого комплекса правил и рекомендаций, который унифицировал работу с документами по всей стране.

С тех пор ВНИИДАД утвердил за собой статус ведущего учреждения в области архивоведения, архивного дела, документоведения и документационного обеспечения управления. Его деятельность многогранна и охватывает широкий спектр направлений:

• Экспертиза ценности документов и комплектование архивов: Разработка методологических основ, принципов и критериев, а также практических рекомендаций по отбору документов.
• Создание научно-справочного аппарата: Разработка систем классификации, каталогизации и индексирования архивной информации.
• Обеспечение сохранности и учета: Исследования в области консервации, реставрации и учета архивных материалов.
• Автоматизация архивных технологий: Внедрение новых информационных систем для управления архивами.
• Исследования по истории делопроизводства и терминологии: Анализ эволюции документоведения и стандартизация понятийного аппарата.

Примечательно, что практически все нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, действующие в Российской Федерации и во многом унаследовавшие советские традиции, являются результатом научной работы ученых ВНИИДАД. Это подчеркивает фундаментальный вклад института в формирование не только советской, но и современной российской архивной науки и практики.

Методические рекомендации ВНИИДАД и Главархива СССР

ВНИИДАД, совместно с архивными учреждениями, активно участвовал в разработке и публикации целого ряда методических рекомендаций, которые стали настольными книгами для архивистов и делопроизводителей. В период с 1970 по 1990-е годы были созданы такие важные документы, как:

• «Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение» (1976): Этот документ решал острую проблему дублирования данных, предлагая критерии и методы для выявления и исключения из постоянного хранения избыточной информации.
• «Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу» (1976): Отражая особую значимость документов, касающихся трудовой деятельности граждан, эти рекомендации устанавливали специфические правила их экспертизы и отбора, учитывая их социальную, правовую и историческую ценность.

Помимо ВНИИДАД, важную роль в нормативно-методическом регулировании играл Главархив СССР. Так, в 1977 году Главархив разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и экспертной комиссии (ЭК) учреждения. Эти положения четко определяли правовое положение, функции, порядок работы и взаимоотношения ЦЭК и ЭК с вышестоящими экспертно-проверочными комиссиями (ЦЭПК и ЭПК). Таким образом, была создана стройная, иерархическая система экспертных органов, обеспечивающая контроль и единообразие в процессе экспертизы ценности документов по всей стране.

Организация работы экспертных комиссий (ЭК и ЭПК)

Система экспертных органов, зародившаяся еще в 1920-30-е годы с разборочно-проверочных комиссий Главархива, к концу советского периода достигла высокого уровня развития. Экспертные комиссии (ЭК) и экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) стали постоянно действующими совещательными органами, созданными для организации и проведения экспертизы ценности документов.

• ЭК (Экспертные комиссии): Создавались в учреждениях и организациях всех уровней. Их основной задачей было проведение первичной экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности данного учреждения. Они отвечали за составление номенклатур дел, формирование дел, определение сроков их хранения и выделение документов на уничтожение или передачу в ведомственный архив, а затем в государственный.
• ЭПК (Экспертно-проверочные комиссии): Действовали при государственных архивах и архивных управлениях. Их функции были более широкими: они осуществляли методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных учреждений, рассматривали и утверждали их решения по экспертизе ценности, а также принимали окончательные решения о приеме документов на государственное хранение или их уничтожении.

Эта двухступенчатая система обеспечивала не только объективность и коллегиальность принимаемых решений, но и методическое единство в масштабах всего Государственного архивного фонда, что имело критическое значение для сохранения исторического наследия страны.

Дискуссии, проблемы и инновации в советской архивоведческой мысли

Советский период в архивоведении, несмотря на жесткие идеологические рамки, был временем активного поиска и развития. Архивоведческая мысль не стояла на месте, сталкиваясь с новыми вызовами и предлагая инновационные решения. Многие дискуссии и проблемы того времени остаются актуальными и сегодня.

Проблема повторяющейся информации и «перестройка» комплектования

Одной из наиболее острых проблем, с которой советские архивисты столкнулись уже в середине 1920-х годов, стала проблема отбора на государственное хранение документов с повторяющейся (дублетной) информацией. По мере роста объемов делопроизводства и стандартизации документооборота, множество учреждений создавали однотипные документы, содержащие одну и ту же информацию (например, копии приказов, отчетов, планов). Хранение всех этих дублетов приводило к колоссальным затратам на архивные площади, обработку и хранение, при этом не увеличивая информационную ценность фонда.

Эта проблема стала катализатором для идей «перестройки» в комплектовании архивов документами советских учреждений. Еще довоенные архивисты, такие как Б.И. Анфилов, Л.И. Полянская, З.Н. Нагорова, О.Е. Карнаухова, сформулировали тезис о нецелесообразности хранения дублетной информации. Они указывали на необходимость разработки механизмов, позволяющих идентифицировать и исключать из состава архивного фонда избыточные документы. Их идеи, хотя и не сразу получили широкое практическое применение, заложили основу для будущих методических разработок. Проблемы комплектования государственных архивов, вызванные нехваткой архивных площадей для приема документов от всех учреждений, считавшихся источниками комплектования, подталкивали к незамедлительным действиям и поиску рациональных путей решения.

Развитие методов выборочного отбора

Активные исследования проблемы повторения дублетной информации продолжились и в послевоенный период, особенно в 1950-1960-е годы. Эти исследования были направлены на разработку научно обоснованных методов выборочного приема документов, которые позволили бы сохранить максимальный объем ценной информации при минимальных затратах ресурсов.

С 1976 года, под руководством ВНИИДАД, была проведена значительная работа по уточнению критериев определения источников комплектования и форм приема документов. В результате этих усилий была предложена и активно внедрялась форма выборочного приема документов. Этот метод был разработан с учетом массовости и однородности объектов выборки и включал в себя различные варианты:

• Видовой выборочный прием: Отбор документов определенного вида (например, только годовые отчеты, или только приказы по основной деятельности).
• Групповой выборочный прием: Отбор документов по определенным тематическим группам или структурным подразделениям.
• Хронологический выборочный прием: Отбор документов за определенные временные периоды (например, каждый пятый год, или только юбилейные годы).
• Комбинированный выборочный прием: Сочетание нескольких видов выборки для достижения оптимального результата.

Применение выборочного отбора позволило значительно сократить объемы принимаемых на хранение документов, не теряя при этом существенной информации. Это был важный шаг к рационализации архивного дела в условиях постоянно растущего потока документации.

Целевая комплексная экспертиза ценности

В контексте этих дискуссий и проблем сформировалась концепция целевой комплексной экспертизы ценности документов. Этот подход был призван не просто отбирать документы, а осуществлять глубокий, многоаспектный анализ всего документального комплекса. Целевая комплексная экспертиза предполагала несколько ключевых направлений:

• Выявление и экспертиза документов с повторяющейся информацией: Скрупулезный анализ с целью исключения дубликатов.
• Выделение к уничтожению документов без научно-исторической ценности: Обоснованное решение о ликвидации тех документов, которые не представляли долгосрочной ценности.
• Определение рационального распределения документов внутри взаимосвязанных комплексов: Систематизация и структурирование документов внутри фондов, чтобы обеспечить их логическую взаимосвязь и удобство использования.
• Восполнение состава: Идентификация и поиск недостающих, но ценных документов для обеспечения полноты архивных фондов.

Эта концепция отражала стремление советских архивистов к совершенствованию методов работы, к переходу от простого отбора к глубокому анализу и управлению документальным наследием. Она показала, что даже в условиях централизованной системы архивоведческая мысль развивалась, предлагая инновационные решения для сохранения ценности документов.

Значение исторического опыта советской экспертизы ценности для современного архивоведения и документоведения

Завершая наш анализ, крайне важно осмыслить, какое значение исторический опыт советской экспертизы ценности документов имеет для современного развития архивоведения и документоведения в России. Ответ очевиден: этот опыт является не просто страницей в учебнике истории, а живым фундаментом, на котором строится вся современная отечественная архивная наука и практика.

Прежде всего, следует отметить, что делопроизводство и архивное дело в России, во многом, сформированы именно в советское время. Послереволюционная централизация, стандартизация, создание единой государственной системы управления документами – все это заложило основы, которые, пройдя через трансформации, остаются узнаваемыми и в современной российской системе. Многие принципы советского делопроизводства, такие как системность, унификация, контроль над документальным потоком, остаются актуальными и в наши дни, несмотря на смену общественно-политического строя и активное внедрение цифровых технологий. Методология формирования номенклатур дел, принципы организации хранения, подходы к формированию экспертных комиссий – все это имеет глубокие корни в советском прошлом.

Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР), как мы уже говорили, был создан для централизованного учета и хранения документов. Сегодня Архивный фонд Российской Федерации является его прямым наследником. В его составе хранятся документальные памятники истории, которые содержат многоаспектную информацию об историческом опыте прошлого – от документов царской России, перешедших в ГАФ, до документов всего советского периода. Эти архивные материалы отражают все стороны общественной, социально-экономической, научной и культурной деятельности народа на протяжении веков. Таким образом, сама структура и содержание современного Архивного фонда России являются прямым свидетельством и результатом деятельности советской системы комплектования и экспертизы ценности.

Более того, преемственность видна и в образовательной сфере. Ведущие научно-исследовательские и образовательные учреждения, такие как ВНИИДАД, продолжают играть ключевую роль в подготовке специалистов. ВНИИДАД предлагает курсы повышения квалификации по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных и муниципальных архивов, охватывающие нормативно-правовую базу, методическое обеспечение, практику и применение информационных технологий. Эти программы, безусловно, опираются на богатейший исторический опыт, накопленный в советский период, адаптируя его к современным реалиям.

Таким образом, исторический опыт советской экспертизы ценности документов является не просто объектом изучения, а живым фундаментом для развития современного архивоведения и документоведения в России. Он предоставляет бесценные уроки, позволяя понять, какие подходы оказались наиболее эффективными, какие проблемы требуют постоянного внимания, и как формировать документальное наследие в условиях постоянно меняющегося информационного ландшафта. Изучение этого опыта помогает современным архивистам и документоведам не изобретать велосипед заново, а опираться на проверенные временем методологии, критически осмысливая их и адаптируя к вызовам XXI века.

Заключение

Исследование формирования и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве Советского периода позволило нам убедиться в том, что этот процесс был многогранным и динамичным, заложившим фундаментальные основы для современной российской архивной науки и практики. Мы выявили, что система экспертизы ценности в СССР не только прошла сложный путь становления от первых декретов 1918-1919 годов до формирования Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и разветвленной сети экспертных комиссий, но и разработала целостную теоретическую базу.

Ключевым достижением советской архивоведческой мысли стало создание системы принципов (историзма, партийности, комплексности, всесторонности, разработанных К.Г. Митяевым) и трех групп критериев (происхождения, содержания и внешних особенностей), которые до сих пор составляют методологическое ядро экспертизы. «Правила 1957 года» стали вехой, закрепившей эти подходы и давшей одно из первых определений экспертизы ценности. Деятельность ВНИИДАД и Главархива СССР была незаменима в разработке нормативно-методической базы, включая конкретные рекомендации по отбору документов с повторяющейся информацией и по личному составу, а также в формировании стройной системы экспертных комиссий (ЭК и ЭПК).

Советская система столкнулась с серьезными вызовами, такими как проблема дублирования информации и переполнение архивов, что стимулировало разработку инновационных подходов, включая различные методы выборочного отбора и концепцию целевой комплексной экспертизы. Эти дискуссии и поиски решений демонстрируют живой характер советской архивоведческой мысли, ее способность адаптироваться к новым реалиям.

Таким образом, наше исследование подтверждает уникальный вклад советской системы экспертизы ценности в становление и развитие архивоведения. Многие ее принципы и методики продолжают оставаться актуальными, формируя каркас современного отечественного делопроизводства и архивного дела. Исторический опыт СССР служит богатейшим источником знаний и практических решений, на котором базируется современное обучение специалистов, о чем свидетельствуют продолжающиеся образовательные программы ВНИИДАД.

Перспективы дальнейших исследований в данной области видятся в более глубоком анализе региональных особенностей проведения экспертизы ценности, изучении влияния технологических изменений (например, появления электронных документов) на методику отбора в поздний советский период, а также в сравнительном анализе советского опыта с практиками экспертизы ценности в других социалистических странах и его влиянием на мировое архивоведение.

Список использованной литературы

1. Боброва В.С. Макулатурные кампании 1920-1930-х гг. в Сибири // Отечественные архивы. 2001. № 5.
2. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2004. № 1.
3. Еремченко В.А. Понимание «вечности» для архивного дела изменяющейся России // Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже: Материалы конференции 1-2 марта 2001 г. М., 2002.
4. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. 2000. №
5. Жукова М.П. От какого наследия мы отказываемся: перспективные исследовательские проекты // Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже: Материалы конференции 1-2 марта 2001 г. М., 2002.
6. Круглый стол: Главное хранилище звуковых документов России // Отечественные архивы. 1992. №
7. Кудрявцев Е. А. Перестройка в комплектовании государственных архивов. Сущность, реализация, осмысление (Российская Федерация, 1960–1980-е гг.) // Вестник архивиста. 2020. № 4. С. 78-95.
8. Ланской Г.Н. Экспертиза ценности документов в сфере делопроизводства: актуальные вопросы современного развития // Делопроизводство. 2018. №3. С. 4-8.
9. Лыксокова В.Ц. Деятельность Прибайкальского народного университета по сохранению и использованию архивных фондов Прибайкалья в 1920-е гг. / В.Ц. Лыксокова // Сибирь в изменяющемся мире. История и современность: Материалы Всерос. науч.-практ. конф., посвящ. памяти проф. В.И. Дулова. Иркутск: Изд-во Вост.-Сиб. гос. акад. образования, 2010.
10. Мамонова А. А. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ // АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 2016. С. 142-145.
11. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» // Федеральное архивное агентство (Росархив). URL: https://archives.ru/documents/metod_rekom_lich_sostav.shtml (дата обращения: 11.10.2025).
12. Методическое пособие и примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М., 1997.
13. Мишина О.Е. «Макулатурные» кампании на Урале: автореферат. М., 2009.
14. Освещение темы экспертизы ценности документов в журнале «Делопроизводство» // Делопроизводство. 2015. № 2. С. 60-63.
15. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономическо-хозяйственных структур): методические рекомендации. М., 1997.
16. Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов организации // Журнал «Секретарское дело». URL: https://profmedia.by/zhurnal-sekretarskoe-delo/printsipy-i-kriterii-provedeniya-ekspertizy-tsennosti-dokumentov-organizatsii/ (дата обращения: 11.10.2025).
17. Программа курса «Экспертиза ценности документов и комплектование государственных и муниципальных архивов» // ВНИИДАД. URL: http://www.vniidad.ru/education/ocpk/programma_ocpk_09.pdf (дата обращения: 11.10.2025).
18. Савин В.А. «Хранить нельзя уничтожить»: Формирование и организация Государственного архивного фонда РСФСР-СССР, 1918-1950-е годы. М., 2000.
19. Становление системы делопроизводства в Советской России. 1917-1950-е гг. URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=38135850 (дата обращения: 11.10.2025).
20. Суровцева И. В. Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов в СССР и современной России: теоретический аспект // Вестник архивиста. 2012. № 1. С. 138-149.
21. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД, т. IV, ч. 1,2. М., 1974.
22. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы, 1917-1980-е гг. М., 1994.
23. Черешня А.Г. Об усилении источниковедческой составляющей в практике отбора современных документов в государственные архивы // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 года. М., 2002.
24. Черешня АГ. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2003. № 5.
25. Черноухова С.С. «Макулатурные» кампании в Уральской области // Отечественные архивы. 2003. № 6.