технология обеспечения сохранности архивных документов, Документационное обеспечение

Пример готовой курсовой работы по предмету: Документационное обеспечение

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОСОБЕННОСТИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5

1.1. Организация архивного хранения документов 5

1.2. Требования, предъявляемые к архивному хранению документов 10

2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В РФ 14

2.1. Характеристика технологий, направленных на сохранение документов в архивохранилищах 14

2.2. Рекомендации по совершенствованию технологий хранения архивных документов 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 26

Содержание

Выдержка из текста

В первой главе работы описываются основы организации архивного хранения документов и требования, которые предъявляются к архивохранилищам. Кроме того, приведены нормативные правовые акты, регулирующие архивную деятельность в РФ, в которых также определены ключевые факторы для успешного хранения архивных документов в архивохранилищах, установлены сроки хранения.

Для того, чтобы следовать этому призыву, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению сохранности документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный).

Для написания дипломной работы использовались такие источники, как: Федеральный закон от

2. июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями и дополнениями), Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне", Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями и дополнениями), Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", Федеральный закон "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" от 31.05.2002 N 63-ФЗ, "Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017), Федеральный закон "О почтовой связи" от 17.07.1999 N 176-ФЗ (последняя редакция), Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ (последняя редакция), Федеральный закон от

2. октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями), Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство, 2013 и т.д.

С учетом Новых Правил переработана инструкция «Порядок выдачи и приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ», предназначенная для специалистов всех структурных подразделений архива и пользователей, работающих с архивными документами. В инструкции отражены общие требования к выдаче описей дел, архивных документов и копий фонда пользования из архивохранилищ, сроки выдачи, контроль за их сохранностью, возвращение архивных документов, фонда пользования в архивохранилища.

Поднимается вопрос о применении компьютерной технологии копирования информации для обеспечения сохранности фонодокументов, о сохранности принтерных текстов. Т.е. уметь сохранить приобретенное не менее важно, чем уметь приобрести. Необходимо еще раз подчеркнуть, что проблема обеспечения сохранности документов должна решаться на всех трех стадиях: в делопроизводстве, на стадии ведомственного хранения и в госархивах. В данной теме эта проблема рассматривается на стадии госхранения.

Исследования, проведенные Немецким библиотечным институтом, показали, что

15. библиотечных и

20. архивных фондов Германии — под угрозой разрушения.Исходя из вышесказанного, цель данной работы – рассмотреть особенности обеспечения сохранности уникальных документов.- рассмотреть нормативные документы по обеспечению сохранности уникальных документов;

Главная задача архива — это сохранение документов, которые в себе отражают особенности деятельности предприятия или организации, такие, как, к примеру, уникальность деятельности, степень новизны продукции, трудовые, общественные традиции, принятие участия в интернациональных и внутригосударственных программах, работа в экспериментальных условиях и многие другие.

В общем словоупотреблении документами называют письменные акты официального и неофициального характера, составленные для удостоверения или фиксации тех или иных фактов (справки, удостоверения, дипломы, служебная документация, деловые письма, договоры, расписки и др.); все другие письменные акты (документы исторического характера, литературные произведения, своды законов и др.; альбомы, записи, заявления и письма граждан); предметы, на которых информация зафиксирована иными способами (чертежи, схемы, карты, рисунки, фонограммы, фото- и кинодокументы) . Примерно в этих же значениях слово «документ» описывается и в словарях русского языка.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу вос-произведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Дополнительно к устоявшейся системе хозяйственно-расчетных работ по упорядочению, обеспечению сохранности, использованию документов физических и юридических лиц архивы получили права проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

Нормативные правовые акты:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014) // СПС КонсультантПлюс.

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс.

3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014) // СПС КонсультантПлюс.

4. Проект Распоряжения Правительства РФ «О проекте концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (по состоянию на 03.07.2014) (подготовлен Минкультуры России) // СПС КонсультантПлюс.

Основная литература:

5. Горохов, С.Н., Лобанов, Е.М. Современные технологии хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2014. — № 1. – С. 193-200.

6. Гришина, М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. – 2011. — № 2. – С. 48-51.

7. Егоров, С. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. – 2009. — № 6. – С. 19-28.

8. Кузнецов, С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2012. — № 7. — С. 6-12.

9. Приютов, А.В. Техническая укрепленность архивов, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры: нормативная база и практика РГВИА // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 28-33.

10. Савина, Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов: Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми НЦ УрО РАН. – Сыктывкар, 2013. – С.319-336.

11. Тихонов, В.И. Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения (статьи разных лет) / В.И. Тихонов. — М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. – 384 с.

12. Управление документацией: прошлое настоящее и будущее: программа Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. памяти Т.В. Кузнецовой, 21-22 марта 2013 г., г. Москва / РГГУ, ИАИ.– М., 2013.– 26 с.

13. Шабанова Т.Е. О некоторых актуальных проблемах сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 3-10.

14. Шарапова, И.С. Основные аспекты превентивной консервации архивных документов // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 10. – 25.

Электронные ресурсы:

15. Альбрехт, Б.В. Условия хранения документов в архиве [Электронный ресурс]: Архивный портал naar.ru. – 2013. Режим доступа: http://naar.ru/articles/usloviya-hraneniya-dokumentov-v-arhive. — 22.08.2014.

16. Бухгалтерские документы и их архивное хранение [Электронный ресурс]: Электрон.журн. «Клерк.ру». – 2014. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/362051. — 22.08.2014.

17. Губина, Е.Р. Современные способы реставрации и консервации архивных документов [Электронный ресурс]: Колледж «Императорский Александровский Лицей». – 2013. Режим доступа: http://apl.com.ru/2013/04/современные-способы-реставрации-и-ко. — 22.08.2014.

18. Как восстановить и консервировать поврежденные документы [Электронный ресурс]: «Делис Архив». – 2012. Режим доступа: http://www.archiv.ru/useful_information/topical_issues/20356. — 22.08.2014.

19. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс]: Система электронного архива. – 2012. Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078. — 22.08.2014.

20. Памятка по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования «Архива города» [Электронный ресурс]: Автоматизированные архивные технологии. – 2013. Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-pamyatka-po-obespecheniyu-sohrannosti-dokumentov.htm. — 22.08.2014.

21. Просюкова, А. Тонкости архивного хранения документов организаций и индивидуальных предпринимателей [Электронный ресурс]: Небо. Онлайн-бухгалтерия. – 2014. Режим доступа: http://nebopro.ru/content/tonkosti-arhivnogo-hraneniya-dokumentov-organizaciy-i-individualnyh-predprinimateley. — 22.08.2014.

список литературы