Ни одно современное предприятие не может существовать в вакууме. Его деятельность неразрывно связана с закупкой сырья, материалов, товаров и услуг, а значит — с постоянным взаимодействием с поставщиками и подрядчиками. От того, насколько точно, своевременно и полно отражаются в учете эти расчеты, напрямую зависит финансовая стабильность компании, эффективность использования ее оборотных средств и, в конечном счете, ее прибыльность. Недооценка этого участка учета может привести к серьезным последствиям: от кассовых разрывов и штрафных санкций до искажения финансовой отчетности и принятия неверных управленческих решений.
Именно поэтому тема учета и аудита расчетов с поставщиками сохраняет свою неослабевающую актуальность. Цель данной работы — разработать и представить целостную методику аудита этого важного участка, которая может служить практическим руководством для студентов. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи: изучить теоретические основы и экономическую сущность расчетов, проанализировать актуальную нормативно-правовую базу, и, самое главное, применить разработанную методику на практике, проведя аудит на условном примере.
Глава 1. Теоретические основы учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками
1.1. В чем заключается экономическая сущность расчетов с контрагентами
Расчеты с поставщиками и подрядчиками представляют собой совокупность финансовых операций, возникающих у предприятия при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работ и услуг. Эти операции являются неотъемлемой частью финансово-хозяйственной деятельности и служат основой для обеспечения непрерывности производственного процесса. Без своевременной поставки сырья и материалов остановится производство, без услуг подрядчиков — реализация строительных или ремонтных проектов. Таким образом, эффективное управление этими расчетами напрямую влияет на ритмичность и успешность работы всей организации.
Состояние расчетов с контрагентами является одним из ключевых индикаторов финансового здоровья компании. Накопление просроченной кредиторской задолженности может сигнализировать о проблемах с платежеспособностью, в то время как грамотное управление отсрочками платежа позволяет более эффективно использовать оборотные средства. Всю совокупность обязательств перед поставщиками можно классифицировать по нескольким признакам:
- По срокам погашения: краткосрочная (до 12 месяцев) и долгосрочная задолженность.
- По характеру возникновения: нормальная (в пределах срока оплаты по договору) и просроченная.
- По обеспеченности: обеспеченная (например, залогом) и необеспеченная.
Формы расчетов также могут быть различными: от предоплаты и оплаты по факту поставки до расчетов с использованием аккредитивов или векселей. Выбор той или иной формы зависит от условий договора и степени доверия между партнерами. В конечном итоге, грамотно выстроенная система учета и контроля за расчетами с поставщиками позволяет не только обеспечить бесперебойную работу, но и оптимизировать финансовые потоки, что напрямую сказывается на фактической прибыли предприятия.
1.2. Как регулируется учет и аудит расчетов на законодательном уровне
Для обеспечения единства и достоверности отражения хозяйственных операций, учет и аудит расчетов с поставщиками строго регламентируются на законодательном уровне. Основополагающим документом является Федеральный закон «О бухгалтерском учете», который устанавливает общие принципы и требования к ведению учета в Российской Федерации. Не менее важную роль играет Налоговый кодекс РФ, особенно в части, касающейся принятия к вычету налога на добавленную стоимость (НДС) на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков.
Конкретный порядок учета регулируется Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые детализируют общие нормы закона. Кроме того, аудиторская проверка данного участка опирается на систему федеральных и международных стандартов аудита (МСА). Ключевыми для аудитора являются:
- МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения»: стандарт требует от аудитора понимания деятельности организации, включая ее систему внутреннего контроля, для выявления потенциальных рисков.
- МСА 500 «Аудиторские доказательства»: этот стандарт предоставляет руководство по сбору достаточных и надлежащих аудиторских доказательств для формирования обоснованного мнения. Он определяет процедуры, которые аудитор должен выполнить для подтверждения данных учета.
Основная цель аудита, согласно этим стандартам, — проверка соответствия совершенных операций действующему законодательству и подтверждение достоверности их отражения в бухгалтерской отчетности.
Таким образом, деятельность бухгалтера и аудитора в области расчетов с поставщиками — это не свободное творчество, а четкое следование установленным нормам и правилам, что обеспечивает сопоставимость и проверяемость финансовой информации.
1.3. Каков порядок отражения операций с поставщиками в бухгалтерском учете
Центральное место в системе учета расчетов с контрагентами занимает синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Он предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с поставщиками за полученные товары, принятые работы или потребленные услуги. Этот счет является пассивным, так как на нем отражается кредиторская задолженность организации.
Для детализации информации к счету 60 открываются субсчета, например:
- 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — для учета расчетов за поставленные ТМЦ и оказанные услуги.
- 60.02 «Расчеты по авансам выданным» — для учета сумм предоплаты, перечисленной поставщикам.
Аналитический учет ведется в разрезе каждого поставщика, каждого предъявленного счета и каждого договора. Это позволяет контролировать состояние задолженности по каждому контрагенту и документу-основанию. Типовые бухгалтерские проводки, отражающие операции с поставщиками, выглядят следующим образом:
Поступление материалов от поставщика:
Дебет 10 "Материалы" – Кредит 60.01 "Расчеты с поставщиками"
— Оприходованы материалы на склад.
Дебет 19 "НДС по приобретенным ценностям" – Кредит 60.01 "Расчеты с поставщиками"
— Отражен НДС, предъявленный поставщиком.
Оплата задолженности поставщику:
Дебет 60.01 "Расчеты с поставщиками" – Кредит 51 "Расчетные счета"
— Погашена задолженность перед поставщиком с расчетного счета.
Одной из типичных ошибок, выявляемых в ходе аудита, является некорректная классификация расходов или пропуск начисления обязательств за уже полученные, но не оплаченные товары (например, в конце отчетного периода). Это приводит к искажению как себестоимости, так и суммы кредиторской задолженности в балансе.
Глава 2. Методический инструментарий аудиторской проверки расчетов с поставщиками
2.1. Формулируем цели, задачи и выстраиваем программу аудита
Прежде чем приступить к проверке, аудитор должен четко определить ее рамки. Главная цель аудита расчетов с поставщиками — это формирование и выражение независимого мнения о том, достоверно ли отражена в бухгалтерской отчетности информация о состоянии этих расчетов и соответствуют ли операции действующему законодательству.
Для достижения этой глобальной цели аудитор декомпозирует ее на ряд конкретных задач:
- Проверить полноту отражения кредиторской задолженности в учете.
- Убедиться в реальности существования задолженности на отчетную дату.
- Оценить своевременность отражения операций по расчетам.
- Подтвердить точность сумм, отраженных в учете.
- Проверить правильность оформления первичной документации и корректность бухгалтерских записей.
На основе этих задач выстраивается программа аудита — последовательный план действий. Обычно он включает три ключевых этапа: планирование, проведение процедур по существу и формирование итогового мнения. В ходе планирования аудитор оценивает ключевые риски, присущие данному участку. Среди них можно выделить риск двойной оплаты одного и того же счета, риск переплаты из-за арифметических ошибок, а также риск некорректного вычета НДС из-за неправильно оформленных счетов-фактур.
2.2. Какие источники информации и первичные документы подлежат проверке
Выводы аудитора должны быть основаны не на предположениях, а на конкретных доказательствах. Источниками этих доказательств служат учетные регистры и первичные документы организации. Для всесторонней проверки расчетов с поставщиками аудитор запрашивает и анализирует следующий пакет документов:
- Учетные регистры: оборотно-сальдовые ведомости по счету 60 (и его субсчетам), карточки счета 60 в разрезе контрагентов, Главная книга, журналы-ордера. Эти документы дают общее представление о движении и остатках по расчетам.
- Финансовая отчетность: в первую очередь, бухгалтерский баланс, где кредиторская задолженность отражается в составе краткосрочных или долгосрочных обязательств.
- Первичные документы: это основа проверки, подтверждающая каждую хозяйственную операцию. В этот перечень входят:
- Договоры поставки, подряда, оказания услуг.
- Счета-фактуры (ключевой документ для вычета НДС).
- Товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ (оказанных услуг).
- Платежные поручения и банковские выписки, подтверждающие факт оплаты.
Особое внимание аудитор уделяет анализу качества документального оформления, поскольку любые нарушения (отсутствие подписей, дат, неверные реквизиты) могут стать основанием для налоговых органов отказать в вычете НДС или снятия расходов, что влечет за собой прямые финансовые потери для компании.
2.3. Разбираем ключевые процедуры аудита на практических примерах
Методика аудита представляет собой набор конкретных процедур, которые аудитор применяет для сбора доказательств. Их можно условно разделить на три группы.
1. Проверка системы внутреннего контроля (СВК). Аудитор оценивает, насколько надежны контрольные процедуры внутри компании. Например, он выясняет, есть ли разделение обязанностей (один сотрудник заказывает, другой принимает, третий оплачивает) и существует ли процедура авторизации платежей (каждый платеж должен быть одобрен уполномоченным лицом).
2. Аналитические процедуры. Это анализ соотношений и тенденций. Например, аудитор может сравнить остатки кредиторской задолженности на начало и конец периода, сопоставить их с объемом закупок и выявить нелогичные отклонения, требующие дополнительного исследования.
3. Процедуры проверки по существу. Это детальная проверка отдельных операций и остатков. Ключевыми здесь являются:
- Сверка расчетов с поставщиками. Считается одной из самых надежных процедур. Аудитор инициирует рассылку официальных писем-запросов контрагентам с просьбой подтвердить сумму задолженности на отчетную дату. Это позволяет проверить полноту и реальность долга.
- Проверка наличия и правильности оформления договоров. Аудитор выборочно проверяет, на все ли крупные поставки заключены договоры и соответствуют ли их условия (цены, сроки) первичным документам.
- Анализ последующих платежей. Аудитор изучает платежи, произведенные после отчетной даты, чтобы выявить обязательства, которые возникли в отчетном периоде, но по каким-то причинам не были отражены в учете.
Например, при проверке договора аудитор может обнаружить, что цена в товарной накладной выше, чем цена, зафиксированная в спецификации к договору. Это является нарушением и основанием для корректировки расчетов.
Глава 3. Практика проведения аудита расчетов с поставщиками на примере ООО «Пример»
3.1. Анализируем систему внутреннего контроля и учетную политику предприятия
На первом этапе практической проверки аудитор изучает среду, в которой функционирует учет. В ООО «Пример» была проанализирована учетная политика и проведен опрос сотрудников бухгалтерии и отдела закупок. Анализ показал, что в учетной политике предприятия достаточно полно прописан порядок учета расчетов, включая рабочий план счетов и правила документооборота. Однако оценка системы внутреннего контроля (СВК) выявила ряд недостатков.
В ходе тестирования СВК были изучены следующие контрольные процедуры:
- Разделение обязанностей: Установлено, что в компании функции по выбору поставщика, оформлению заказа и утверждению оплаты сконцентрированы в руках начальника отдела снабжения, что создает риск злоупотреблений.
- Авторизация платежей: Процедура формально существует, и все платежные поручения визируются финансовым директором. Однако выборочная проверка показала, что визирование часто происходит уже после совершения платежа, что снижает его контрольную функцию.
- Регулярные сверки: Выяснилось, что сверки расчетов с поставщиками проводятся нерегулярно, в основном по запросу самих контрагентов, а не в рамках плановой работы бухгалтерии.
Предварительный вывод по итогам этого этапа: система внутреннего контроля ООО «Пример» в части расчетов с поставщиками имеет средний уровень надежности. Существуют формализованные процедуры, но их исполнение не всегда эффективно. Это означает, что аудитор не может полностью полагаться на данные СВК и должен увеличить объем детальных процедур проверки по существу, чтобы снизить аудиторский риск. Уровень контрольного риска оценивается как средний.
3.2. Выполняем аудиторские процедуры и систематизируем выявленные нарушения
На основе оценки СВК была проведена углубленная проверка по существу. Была сделана выборка из 30 крупнейших поставщиков ООО «Пример» за проверяемый год, по которым были выполнены детальные аудиторские процедуры.
В ходе проверки было установлено следующее. Выборочная проверка договоров показала, что по двум поставщикам отсутствуют оригиналы договоров с подписями, имеются только скан-копии, что является нарушением правил делопроизводства и создает налоговые риски. Анализ оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 выявил наличие просроченной кредиторской задолженности перед тремя поставщиками на общую сумму 450 000 руб., по которой не проводилась работа по урегулированию. Кроме того, была инициирована сверка расчетов с 10 контрагентами. По данным поставщика ООО «Партнер», задолженность ООО «Пример» на 50 000 руб. больше, чем по данным учета. Анализ показал, что бухгалтерия ООО «Пример» пропустила начисление обязательств за полученные в конце отчетного периода услуги, что является типичной ошибкой.
Все выявленные в ходе аудита нарушения были систематизированы в рабочей таблице аудитора.
| № | Суть нарушения | Потенциальные риски | Рекомендация |
|---|---|---|---|
| 1 | Отсутствие оригиналов договоров с поставщиками ООО «Актив» и ООО «Снабжение». | Риск непринятия расходов и вычетов по НДС при налоговой проверке. | Запросить у контрагентов и получить оригиналы документов. |
| 2 | Неполное отражение кредиторской задолженности перед ООО «Партнер» на сумму 50 000 руб. | Искажение данных бухгалтерского баланса (занижение обязательств). | Доначислить задолженность в учете, сделав проводку Дт 26 Кт 60. |
| 3 | Наличие просроченной кредиторской задолженности старше 90 дней. | Риск предъявления судебных исков, нарушение платежной дисциплины. | Провести инвентаризацию задолженности, урегулировать расчеты. |
Заключение и рекомендации
Проведенное исследование и практический аудит на примере ООО «Пример» подтвердили, что учет и контроль расчетов с поставщиками являются критически важной зоной для любого предприятия. Теоретический анализ показал, что данный участок регулируется сложной системой законодательных и нормативных актов, требующей от бухгалтера высокой квалификации.
На основе выявленных в ООО «Пример» нарушений можно сделать вывод, что состояние учета на предприятии в целом удовлетворительное, однако требует улучшения в части внутреннего контроля и соблюдения платежной дисциплины. Выявленные ошибки, такие как неполное отражение задолженности и отсутствие первичных документов, не являются системными, но могут привести к искажению отчетности и финансовым потерям.
По итогам проделанной работы были сформулированы следующие рекомендации для руководства ООО «Пример»:
- Усилить систему внутреннего контроля: Ввести обязательную процедуру плановых ежеквартальных сверок со всеми ключевыми поставщиками. Разработать и внедрить регламент, разделяющий полномочия по заказу, приемке и оплате ТМЦ.
- Устранить выявленные нарушения: Отразить в учете недостающую задолженность перед ООО «Партнер». Принять меры по получению оригиналов недостающих договоров.
- Оптимизировать управление кредиторской задолженностью: Провести анализ причин возникновения просроченной задолженности и разработать график ее погашения.
Дальнейшее совершенствование методик аудита в этой области может быть связано с более широким применением цифровых инструментов, таких как автоматизированный анализ больших данных для выявления аномалий в расчетах, что позволит повысить эффективность и глубину аудиторских проверок.
Список использованной литературы
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 05.04.2015)
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 05.04.2015)
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2015)
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.10.2015)
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011г. № 402-ФЗ (ред. 28.12.2014)
- Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 04.03.2014);
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н (ред. 24.12.2010) «Об утверждении положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»
- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденное приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н (ред. от 06.05.2015)
- Федеральный стандарт аудиторской деятельности (ФСАД 2/2010) «Модифицированное мнение в аудиторском заключении», утвержден приказом Минфина РФ от 20.05.2010 N 46н;
- Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 3 «Планирование аудита», утверждено Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02 (ред. 27.01.2011);
- Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды в которой осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности», утверждено Постановлением Правительства РФ № 405 от 04.07.03 (ред. 27.01.2011);
- Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П (с изм. от 15.07.2013)
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 №49 (ред. от 08.11.2010).
- Агафонова М.Н., Акимова В.Г. Практическая бухгалтерия, М.: Бератор, 2016;
- Бородина В.А. Бухгалтерский учет. — М.: ЮНИТИ, 2014;
- Бухгалтерский учет: Учебник./Под ред. Гришенко М.Н. — М.: ИНФРА-М, 2014. – 592 с.;
- Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет. – М.: ИКФ Омега-Л; Высш. шк., 2013. – 570с.;
- Вуд Ф. Бухгалтерский учет для предпринимателей. — М.: Аспери, 2013.
- Камышанов П.И. Бухгалтерский учет – Москва: Экономика, 2013.- 349 с.
- Колчина Н.В., Португалова О.В. Финансовый менеджмент. – М.: Юнити-Дана, 2015
- Кочинев Ю.Ю. Аудит: теория и практика. – СПб.: Питер, 2014. – 394с.
- Подольский В.И.: Аудит: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2015. – 774с.
- Шестакова Е.В. Налоги, аудит, налоговые проверки. – М.: Феникс, 2014.
- Богомолов А.М. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью как элемент системы внутреннего контроля в организации // Современный бухучет, 2013, №5.
- Публикации по бухгалтерскому учету «ПрофБух» 2015 г. «Бухгалтерский баланс» http://www.ccpb.ru/publik/publik_1/110.html
- http://www.consultant.ru/online/base/ — справочно-правовая система.