Полный пример курсовой работы по учету расчетов с подотчетными лицами

Эффективное управление денежными потоками, включая операции с подотчетными суммами, является критически важным элементом для обеспечения финансовой устойчивости любой современной организации. Некорректный или бессистемный учет этих операций может привести не только к отвлечению средств из хозяйственного оборота, но и к налоговым рискам. Именно поэтому глубокое понимание методологии и нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами представляет собой значимую академическую и практическую задачу.

Целью данной курсовой работы является комплексное исследование теоретических положений, нормативного регулирования и практических аспектов организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд последовательных задач:

1. Изучить экономическую сущность расчетов с подотчетными лицами и их роль в хозяйственной деятельности.
2. Проанализировать актуальную нормативно-правовую базу, регулирующую данные операции.
3. Рассмотреть методологию синтетического и аналитического учета на счете 71.
4. Проанализировать организацию учета на примере конкретного предприятия.
5. Разработать практические рекомендации по совершенствованию учетного процесса и внутреннего контроля.

Объектом исследования выступает организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в обществе с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» (ООО «ЗПО «Фаворит-плюс»). Предметом исследования являются теоретические, методические и практические вопросы учета данных операций. Методологической основой работы послужили нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, учебная литература и публикации в периодических изданиях. Таким образом, последовательное решение поставленных задач, начиная с изучения теоретико-правовых основ, позволит всесторонне раскрыть тему исследования.

Глава 1. Теоретические и нормативно-правовые основы учета расчетов с подотчетными лицами

Для правильной организации учета расчетов с подотчетными лицами необходимо четко понимать экономическую суть этих операций, их задачи и классификацию, а также твердо знать систему нормативного регулирования и правила документооборота.

1.1. Экономическая сущность, задачи и классификация расчетов с подотчетными лицами

Подотчетное лицо — это работник организации, получивший денежные средства (подотчетную сумму) авансом для выполнения определенных служебных поручений. Чаще всего это связано с необходимостью оплаты наличными денежными средствами различных товаров или услуг для нужд компании. Основными задачами бухгалтерского учета в этой области являются:

• Контроль за своевременностью и правильностью документального оформления операций.
• Обеспечение контроля за целевым использованием выданных авансов.
• Своевременное отражение в учете дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам.
• Контроль за своевременным возвратом неиспользованных остатков средств.

Подотчетные средства могут выдаваться на следующие основные цели:

• Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточные.
• Представительские расходы: организация официальных приемов и встреч.
• Хозяйственные нужды: приобретение канцелярских товаров, инвентаря, ГСМ, оплата мелкого ремонта и другие подобные операции.

1.2. Система нормативного регулирования учета подотчетных сумм

Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется многоуровневой системой нормативных актов. Ключевым документом является Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…», которое устанавливает правила выдачи наличных денег под отчет. Помимо него, правовую базу составляют:

• Гражданский кодекс РФ: регулирует общие положения обязательств.
• Трудовой кодекс РФ: определяет права и обязанности сторон трудового договора, в том числе в части служебных командировок.
• Налоговый кодекс РФ: устанавливает правила признания расходов для целей налогообложения прибыли и исчисления НДФЛ.
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ: определяет общие требования к первичным учетным документам.
• Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н: утвердил План счетов и Инструкцию по его применению, где описано назначение счета 71.

На уровне организации должен быть разработан локальный нормативный акт, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами», утверждающий список подотчетных лиц, сроки предоставления отчетности и другие внутренние правила.

1.3. Документооборот как основа контроля за движением подотчетных сумм

Каждая операция с подотчетными средствами должна быть подтверждена документально. Процесс строится следующим образом:

1. Основание для выдачи: Сотрудник пишет заявление в свободной форме или компания издает приказ руководителя. В документе указываются ФИО, сумма, назначение аванса и срок, на который он выдается.
2. Выдача средств: На основании заявления или приказа оформляется расходный кассовый ордер (при выдаче наличных) или платежное поручение (при перечислении на карту).
3. Отчет сотрудника: По возвращении из командировки или после выполнения поручения, но не позднее установленного срока, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прикладываются все первичные подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, проездные документы и т.д.
4. Утверждение отчета: Авансовый отчет проверяется бухгалтером, после чего утверждается руководителем. Только после этого расходы принимаются к учету.

Глава 2. Методология и практика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Освоив теоретические основы, необходимо рассмотреть практическую сторону учета: как операции с подотчетными суммами отражаются на счетах бухгалтерского учета, какие проводки составляются в типовых ситуациях и в чем заключается важность аналитического учета.

2.1. Синтетический учет операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Для обобщения информации о расчетах с работниками по подотчетным суммам предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его структура такова:

• По дебету счета отражается возникновение задолженности сотрудника перед компанией, то есть выдача ему денежных средств.
• По кредиту счета отражается погашение этой задолженности: списание израсходованных сумм на основании утвержденного авансового отчета или возврат остатка в кассу.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки:

1. Выдача денег под отчет:
   Дт 71 Кт 50 «Касса» (или Кт 51 «Расчетные счета») — сотруднику выданы денежные средства из кассы (или перечислены на карту).
2. Утвержден авансовый отчет и списаны расходы:
   Дт 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. Кт 71 — расходы, произведенные сотрудником, отнесены на соответствующие счета учета затрат или активов.
3. Возврат неиспользованного остатка:
   Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул неизрасходованный остаток подотчетной суммы в кассу предприятия.
4. Удержание невозвращенной суммы из зарплаты:
   Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71 — отражена задолженность сотрудника по невозвращенной в срок сумме.
   Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 94 — сумма задолженности удержана из заработной платы работника.

2.2. Организация аналитического учета и его значение для контроля

Синтетического учета на счете 71 недостаточно для полноценного контроля. Обязательным требованием является ведение аналитического учета по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной сумме. Это позволяет в любой момент времени получить точную информацию о том, кто из сотрудников и какую сумму должен предприятию, или, наоборот, у кого имеется перерасход, подлежащий возмещению. На основе данных аналитического учета формируются оборотно-сальдовые ведомости по счету 71, которые являются ключевым инструментом для контроля за состоянием расчетов.

2.3. Особенности учета отдельных видов расходов, произведенных подотчетными лицами

Особое внимание следует уделить двум категориям расходов, имеющим специфику в части документального подтверждения и нормирования для целей налогообложения.

Командировочные расходы. Включают суточные, расходы на проезд и проживание. Суточные в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются НДФЛ. Расходы на проезд и проживание должны быть подтверждены соответствующими документами (билетами, счетами гостиниц). При отсутствии документов на проживание законодательство предусматривает определенные правила их возмещения.

Представительские расходы. К ним относятся затраты на официальный прием представителей других компаний, их транспортное обеспечение, услуги переводчиков. Для признания в налоговом учете эти расходы должны быть не только документально подтверждены, но и укладываться в норматив — не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Глава 3. Анализ и направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «ЗПО «Фаворит-плюс»

Применение теоретических знаний и методологических подходов позволяет провести анализ действующей системы учета на конкретном предприятии, выявить ее сильные и слабые стороны и предложить пути для оптимизации.

3.1. Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «ЗПО «Фаворит-плюс»

ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» является производственным предприятием, осуществляющим деятельность по изготовлению и монтажу светопрозрачных конструкций. Компания имеет разветвленную структуру, включающую производственный цех, отдел продаж, монтажные бригады и административный персонал. Хозяйственная деятельность предприятия сопряжена с регулярной необходимостью осуществления расчетов через подотчетных лиц, в основном для закупки расходных материалов монтажниками, оплаты ГСМ и покрытия командировочных расходов менеджеров по продажам.

3.2. Анализ существующей системы учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

На основе анализа внутреннего «Положения о расчетах с подотчетными лицами» и выборочной проверки авансовых отчетов за последний год в ООО «ЗПО «Фаворит-плюс» можно выявить ряд системных проблем. Несмотря на формальное наличие локального акта, наблюдаются частые случаи нарушения установленных сроков предоставления авансовых отчетов, особенно со стороны сотрудников монтажных бригад. Типичной ошибкой в заполнении документов является отсутствие обязательных реквизитов на приложенных чеках. Система внутреннего контроля носит скорее формальный характер и не всегда обеспечивает своевременное выявление просроченной задолженности.

3.3. Разработка рекомендаций по оптимизации учетного процесса

Для устранения выявленных недостатков и повышения эффективности учетной системы на предприятии предлагается реализовать комплекс следующих мер:

1. Формализация и ужесточение графика документооборота. Следует внедрить четкий регламент с конкретными сроками и ответственными лицами за каждый этап прохождения авансового отчета и привязать его соблюдение к системе мотивации.
2. Разработка и распространение «Памятки подотчетного лица». Необходимо создать простой и наглядный документ с образцами заполнения авансового отчета, перечнем требований к подтверждающим документам (чекам, квитанциям) и описанием самых частых ошибок. Это снизит нагрузку на бухгалтерию по исправлению и возврату документов.
3. Внедрение корпоративных бизнес-карт. Переход от выдачи наличных денег к использованию корпоративных карт для ключевых сотрудников (например, начальников монтажных бригад) позволит значительно сократить оборот наличных, повысить прозрачность расчетов и автоматизировать процесс учета транзакций.

Эти шаги направлены не только на наведение порядка в документах, но и на оптимизацию использования оборотных средств предприятия.

В ходе выполнения курсовой работы были всесторонне изучены теоретические, нормативные и практические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. Проведенное исследование позволяет сделать ряд ключевых выводов. Во-первых, была раскрыта экономическая сущность подотчетных сумм как инструмента для оперативного решения хозяйственных задач организации и определены ключевые задачи учета в данной области. Во-вторых, проанализирована сложная, многоуровневая система нормативного регулирования, показавшая важность не только федеральных законов, но и локальных актов предприятия. В-третьих, на практических примерах была рассмотрена методология синтетического и аналитического учета на счете 71, что продемонстрировало техническую сторону процесса.

Анализ организации учета на примере условного предприятия ООО «ЗПО «Фаворит-плюс» выявил типичные для многих компаний проблемы: нарушение сроков отчетности и ошибки в оформлении первичных документов. Предложенные рекомендации, такие как внедрение корпоративных карт и разработка понятной «Памятки подотчетного лица», направлены на решение этих проблем.

Таким образом, цель работы достигнута, а поставленные задачи выполнены. Главный итоговый вывод заключается в том, что грамотно выстроенная и контролируемая система учета расчетов с подотчетными лицами является не просто технической функцией бухгалтерии, а важным элементом общей финансовой дисциплины и инструментом эффективного управления ресурсами предприятия. В качестве перспективного направления для дальнейшего изучения темы можно выделить углубленный анализ налоговых рисков, связанных с подотчетными суммами, и исследование возможностей полной цифровизации этого учетного процесса.

Список использованной литературы

В данном разделе приводится перечень использованных в работе источников, сгруппированных по категориям для удобства навигации:

1. Нормативно-правовые акты: Включает кодексы (ТК РФ, НК РФ, ГК РФ), федеральные законы, указания Банка России и приказы Минфина России, такие как Приказ № 94н, формирующие правовую основу для ведения учета.
2. Учебная и научная литература: Содержит учебники, монографии и пособия по бухгалтерскому и финансовому учету, в которых раскрываются теоретические концепции и методологические подходы.
3. Статьи из периодических изданий: Включает публикации из профессиональных журналов по бухгалтерскому учету и налогообложению, отражающие актуальные проблемы и практические решения.

Приложения

Для наглядной иллюстрации практических аспектов учета в данный раздел выносятся образцы первичных документов и регистров, упоминавшихся в основной части работы.

• Приложение А — Образец заявления на выдачу подотчетных сумм.
• Приложение Б — Образец заполненного авансового отчета (форма № АО-1).
• Приложение В — Образец приказа руководителя об утверждении списка подотчетных лиц.

Список используемой литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации: [офиц.текст] : по состоянию на 1 апреля 2015 г. Ч. 1, 2, 3. – М. : Омега, 2015. – 925 с.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации: [офиц.текст] : по состоянию на 1 февраля 2016г: — М. : Проспект ; КноРус, 2016. — 1054 с.
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушения: [офиц.текст] : по состоянию на 1 февраля 2015г: — М. : Проспект ; КноРус, 2015. — 544 с.
4. Об акционерных обществах : федеральный закон : [от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ] // Система «Консультант-плюс».
5. О бухгалтерском учете : федеральный закон : [от 06 декабря 2011 №402-ФЗ] // Собрание законодательства Рос. Федерации. – 12 декабря 2011. – № 50. – ст. 7344.
6. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ : [от 05 января 2004 №1] // Система «Консультант-плюс».
7. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций: Указание Банка России: [11 марта 2014 № 3210-У] // Система «Консультант-плюс».
8. О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: положение Центрального Банка : [от 12 октября 2010 №373-П] // Система «Консультант-плюс».
9. О рынке ценных бумаг : федеральный закон : [от 22 апреля 1996 № 39-ФЗ] // Система «Консультант-плюс».
10. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации : приказ Минфина РФ : [от 29 июля 1998 г. № 34н] // Справочно-правовая система «Гарант».
11. Любушин Н.П. Анализ фининансово-экономической деятельности предприятия. Учебник – М.:ЮНИТА-ДАНА, 2000. – 113 с.
12. Янкин В.Г. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия: Методика анализа – М: Финансы и статистика, 1986 – 264 с.
13. Ковалев В.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. / В.В. Ковалев, О.Н. Волков – М.: ПБОЮЛ Гриженко Е.М., 2013 – 424 с.
14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. / Н.П. Кондраков – М.: ИНФРА-М, 2012 – 640с.
15. Баканов М.И, Шеремет А.Д, Теория экономического анализа: Учебник. – М.: «Финансы и статистика», 2001, 654 с.