Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами: Методологическая основа исследования с учетом ФСБУ 27/2021 и налоговых рисков

В последние годы ландшафт бухгалтерского учета в России претерпевает значительные изменения, диктуемые переходом на новые Федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ). Среди этих нововведений, напрямую затрагивающих повседневную практику каждого предприятия, особое место занимает регулирование расчетов с подотчетными лицами. Почему это так важно? Потому что именно в этой области, казалось бы, рутинных операций, кроется множество потенциальных ошибок, финансовых потерь и, что особенно критично, налоговых рисков. Исследование этих процессов, особенно в свете ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», которое стало обязательным к применению с 1 января 2022 года, приобретает не только теоретическую, но и острейшую практическую актуальность.

Объектом настоящего исследования выступает система бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям. Предметом же исследования являются методики учета, нормативно-правовое регулирование, а также проблемы и риски, возникающие в процессе формирования и контроля данных расчетов.

Цель работы – разработка комплексной, теоретически обоснованной и практически ориентированной методологической основы для ведения и контроля расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям, а также для проведения их аудита в соответствии с действующим российским законодательством 2024-2025 годов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Проанализировать актуальную нормативно-правовую базу, регулирующую расчеты с подотчетными лицами, с особым акцентом на положения ФСБУ 27/2021.
• Систематизировать методики синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами (счет 71), включая особенности использования корпоративных банковских карт.
• Выявить ключевые отличия в учете расчетов с подотчетными лицами от других видов расчетов с персоналом (счета 73, 76), акцентируя внимание на правовых нюансах.
• Разработать рекомендации по методикам внутреннего контроля и аудита, направленным на минимизацию налоговых и финансовых рисков.
• Продемонстрировать практическое применение разработанных методик на примере кейс-стади.

Для ясности изложения, определим ключевые термины:

• Подотчетное лицо – это сотрудник организации, получивший от нее денежные средства (наличными или безналичным путем) на определенные целевые нужды (командировочные, хозяйственные расходы), по которым он обязан в установленные сроки представить отчет о расходовании.
• Авансовый отчет – первичный учетный документ, который подтверждает целевое расходование подотчетных сумм, выданных работнику. Он содержит информацию о выданном авансе, произведенных расходах и остатке или перерасходе средств.

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами

История регулирования подотчетных сумм в России всегда была связана с попытками государства унифицировать и упорядочить этот чувствительный к злоупотреблениям сегмент учета, и от советских инструкций до современных ФСБУ – каждое изменение направлено на повышение прозрачности и снижение рисков. Сегодня правовая база, регулирующая эти расчеты, представляет собой сложную систему взаимосвязанных нормативных актов, где особую роль играют недавние обновления.

Федеральные стандарты и законодательные требования к документообороту

Основополагающим документом в системе российского бухгалтерского учета является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он устанавливает общие правила ведения учета, обязанности экономических субъектов и требования к первичным учетным документам. Однако именно Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», вступивший в силу 1 января 2022 года, внес наиболее существенные изменения в практику оформления подотчетных операций, предписывая более строгие требования к документации.

Согласно ФСБУ 27/2021, авансовый отчет является одним из важнейших первичных учетных документов, который подтверждает факт хозяйственной жизни – расходование денежных средств подотчетным лицом. К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются оправдательные документы: кассовые чеки, товарные чеки, квитанции, проездные билеты, гостиничные счета и прочие документы, подтверждающие понесенные расходы. Важно, что эти оправдательные документы сами по себе должны соответствовать требованиям к первичным учетным документам, то есть содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

• Наименование документа.
• Дата составления документа.
• Наименование экономического субъекта, составившего документ.
• Содержание факта хозяйственной жизни.
• Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
• Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление совершившегося события.
• Подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Особое внимание ФСБУ 27/2021 уделяет определению даты составления первичного учетного документа. Это не всегда дата совершения операции, как думают многие. Согласно стандарту, дата составления авансового отчета — это дата его подписания лицом, совершившим операцию (подотчетным лицом), или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта хозяйственной жизни (например, бухгалтером после проверки и утверждения руководителем). Этот нюанс критичен для соблюдения сроков и правильного отражения операций в учете, а его нарушение может привести к оспариванию расходов налоговыми органами.

Сроки отчетности и внутренний локальный контроль

Порядок выдачи денежных средств под отчет и сроки их возврата строго регламентируются как внешними нормативными актами, так и внутренними локальными документами организации. В случае служебной командировки ключевым документом является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749. Согласно пункту 26 этого Положения, сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и вернуть неизрасходованный остаток в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Однако помимо командировок, подотчетные суммы могут выдаваться на хозяйственные нужды. В таких случаях сроки и порядок отчета должны быть закреплены в локальном нормативном акте организации. Это может быть Приказ, Положение о подотчетных лицах или отдельный раздел в Учетной политике. Такой документ должен четко определять:

• Круг лиц, имеющих право получать средства под отчет.
• Максимальные суммы, которые могут быть выданы.
• Цели, на которые могут быть израсходованы подотчетные суммы.
• Сроки, в течение которых подотчетное лицо обязано отчитаться (сдать авансовый отчет).
• Порядок возврата неизрасходованного остатка.
• Ответственность за нарушение установленных сроков.

Наличие такого внутреннего акта не только упорядочивает документооборот, но и является важным элементом системы внутреннего контроля, позволяющим избежать разногласий и потенциальных налоговых рисков, поскольку четкие правила снижают вероятность ошибок и злоупотреблений.

Методика синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами (Счет 71)

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами призван обеспечить полную и достоверную информацию о движении денежных средств, выданных работникам на целевые нужды. Эта система строится на применении специального счета и определенных правил отражения операций.

Организация учета на счете 71 и типовые проводки

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные и командировочные расходы, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению предусмотрен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Принцип работы счета 71 следующий:

• По Дебету счета 71 отражается выдача денежных средств под отчет. Это означает возникновение дебиторской задолженности работника перед организацией, поскольку он получил средства и обязан за них отчитаться или вернуть.
• По Кредиту счета 71 отражается списание израсходованных подотчетных сумм на основании утвержденного авансового отчета. Это уменьшает задолженность работника. Также по Кредиту отражается возврат неиспользованного остатка денежных средств в кассу или на расчетный счет организации.

Аналитический учет по счету 71 должен вестись по каждому подотчетному лицу в отдельности. Это необходимо для контроля задолженности каждого сотрудника и своевременного взыскания неиспользованных сумм. Как правило, аналитический учет организуется в виде ведомостей или регистров, где для каждого работника формируется отдельная строка или карточка.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки, используемые при учете расчетов с подотчетными лицами:

№	Операция	Дебет счета (Дт)	Кредит счета (Кт)	Описание
1	Выданы наличные деньги под отчет из кассы	71	50	Возникновение задолженности сотрудника
2	Перечислены средства на банковскую карту сотрудника (в рамках политики компании)	71	51	Возникновение задолженности сотрудника
3	Утвержден авансовый отчет, расходы списаны (например, на общехозяйственные нужды)	26	71	Списание задолженности, признание расходов
4	Утвержден авансовый отчет, расходы списаны (например, на производство)	20	71	Списание задолженности, признание расходов
5	Утвержден авансовый отчет, расходы списаны (например, на торговые расходы)	44	71	Списание задолженности, признание расходов
6	Возвращен неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу	50	71	Погашение задолженности сотрудника
7	Возвращен неиспользованный остаток подотчетной суммы на расчетный счет	51	71	Погашение задолженности сотрудника
8	Выплачен перерасход сотруднику из кассы (суммы, потраченные сверх выданного аванса)	71	50	Погашение задолженности организации перед сотрудником по перерасходу
9	Перечислен перерасход сотруднику на банковскую карту	71	51	Погашение задолженности организации перед сотрудником по перерасходу
10	Удержана невозвращенная подотчетная сумма из заработной платы (с согласия сотрудника)	70	71	Погашение задолженности сотрудника за счет удержания из зарплаты

Эта система проводок позволяет отслеживать весь цикл движения подотчетных сумм от момента выдачи до полного отчета или возврата, обеспечивая прозрачность и контроль.

Особенности учета использования корпоративных банковских карт

В современном деловом мире корпоративные банковские карты стали неотъемлемым инструментом для управления расходами подотчетных лиц. Их использование значительно упрощает процесс выдачи средств и сокращает объем кассовых операций. Однако это требует особого подхода к учету и строгого соблюдения правил, установленных Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ).

Корпоративная банковская карта, привязанная к расчетному счету организации, рассматривается как средство, выданное подотчетному лицу. С ее помощью сотрудник может либо снимать наличные деньги через банкомат, либо напрямую оплачивать хозяйственные и командировочные расходы безналичным путем. Важно понимать, что денежные средства, списанные с корпоративной карты, считаются выданными подотчетному лицу в момент совершения операции (снятия наличных или оплаты товаров/услуг), что является критическим моментом для начала отсчета срока отчетности.

Порядок использования корпоративных карт и перечень разрешенных операций должны быть закреплены в соответствующем Положении о корпоративных картах или аналогичном внутреннем документе организации. Этот документ разрабатывается в соответствии с действующим законодательством, в частности, с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Подпункт 6.3 пункта 6 этого Указания прямо регулирует выдачу наличных денег с использованием корпоративных карт.

Документальное оформление расходов, совершенных по корпоративной карте, осуществляется следующим образом: подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию Авансовый отчет, к которому прилагаются:

• Банковские слипы (чеки, подтверждающие транзакцию).
• Кассовые или товарные чеки, квитанции, накладные, подтверждающие покупку товаров или оплату услуг.
• Выписка с карточного счета организации (или детализация операций по корпоративной карте), которая подтверждает списание средств.

Типовые проводки при использовании корпоративных карт имеют свои особенности, связанные с тем, что средства на карте могут временно учитываться на специальном счете:

№	Операция	Дебет счета (Дт)	Кредит счета (Кт)	Описание
1	Перечисление денежных средств на корпоративную карту (открытие лимита)	55.04	51	Перевод средств с расчетного счета на специальный карточный счет
2	Списание средств подотчетным лицом с корпоративной карты (оплата расходов или снятие наличных)	71	55.04	Средства фактически выданы под отчет сотруднику
3	Утвержден авансовый отчет, расходы списаны (например, на общехозяйственные нужды)	26	71	Списание задолженности, признание расходов
4	Возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы на корпоративную карту (или непосредственно на расчетный счет)	55.04 (или 51)	71	Погашение задолженности сотрудника

Такой подход обеспечивает прозрачность учета и контроль за целевым использованием средств, выданных посредством корпоративных карт, что особенно важно для предотвращения злоупотреблений.

Дифференциация расчетов с персоналом и правовые аспекты

В бухгалтерском учете, как и в юриспруденции, важны детали. Не все расчеты с сотрудниками относятся к подотчетным суммам. Существуют различные категории операций с персоналом, каждая из которых имеет свой специфический порядок учета и регулируется отдельными нормативно-правовыми актами. Понимание этих различий критично для корректного ведения учета и минимизации правовых рисков.

Расчеты по прочим операциям (Счет 73)

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации по всем видам расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда (для которых используется счет 70) и, что особенно важно, кроме расчетов с подотчетными лицами (для которых предназначен счет 71). Этот счет служит для отражения операций, которые не связаны напрямую с основной трудовой функцией, но являются финансовыми взаимодействиями между организацией и ее сотрудниками.

К основным операциям, учитываемым на счете 73, относятся:

• Расчеты по предоставленным работникам займам. Например, если организация выдает сотруднику беспроцентный или процентный заем на приобретение жилья, автомобиля или по другим личным нуждам. Для этого обычно используется субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».
  • Типовые проводки:
    • Выдача займа: Дт 73-1 Кт 50 (51).
    • Погашение займа сотрудником: Дт 50 (51, 70) Кт 73-1.
• Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации. Это может быть ущерб, нанесенный имуществу предприятия в результате небрежности, хищения или других действий сотрудника. Для этих целей используется субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отражении на счете 73-2 ущерба, причиненного работодателю, необходимо учитывать важные правовые ограничения, установленные статьей 241 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно этой статье, работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, когда предусмотрена полная материальная ответственность. Полная материальная ответственность может быть возложена на работника только в строго определенных случаях, например:

• Когда это прямо предусмотрено федеральным законом.
• При наличии договора о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) мате��иальной ответственности.
• За умышленное причинение ущерба.
• За ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
• За ущерб, причиненный в результате преступных действий, установленных приговором суда.
• За ущерб, причиненный в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом.
• За разглашение охраняемой законом тайны (служебной, коммерческой или иной).
• За ущерб, причиненный не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Это означает, что бухгалтер не может просто так списать всю сумму ущерба на счет 73-2 без учета ограничений ТК РФ. Превышение среднего месячного заработка требует отдельного юридического оформления или наличия договора о полной материальной ответственности, что подчеркивает необходимость юридической экспертизы при таких расчетах.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Счет 76)

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» является универсальным счетом и используется для учета расчетов по операциям, которые не могут быть отражены на других, более специализированных счетах расчетов. Этот счет может быть использован для расчетов с персоналом в следующих специфических случаях:

• Расчеты с персоналом, не являющимся работниками организации. Например, если организация заключает договор гражданско-правового характера (договор подряда, оказания услуг) с физическим лицом, которое не является ее штатным сотрудником. В этом случае расчеты с таким лицом будут отражаться на счете 76, а не на счетах 70, 71 или 73.
• Расчеты по исполнительным документам. Если организация по решению суда обязана произвести удержания из доходов работника в пользу третьих лиц (алименты, возмещение ущерба), то эти операции могут быть отражены на счете 76 (в части расчетов с взыскателями).
• Прочие операции, не связанные с трудовой деятельностью или целевыми авансами. Например, если работник приобрел товары или услуги за свой счет для нужд организации, но эти расходы по какой-либо причине не могут быть квалифицированы как подотчетные (например, из-за длительного срока между покупкой и отчетом, или если принято решение не оформлять их как подотчетные суммы), и организация приняла решение отразить возмещение этих расходов на счете 76. Хотя в большинстве случаев такие операции все же стараются проводить через счет 71.

Таким образом, счет 71 отражает авансовые суммы, выданные на целевые хозяйственные или командировочные расходы, которые подлежат отчету. Счет 73 предназначен для прочих расчетов с действующим персоналом (займы, ущерб). А счет 76 служит для более широкого круга дебиторско-кредиторских отношений, в том числе с физическими лицами, не являющимися штатными сотрудниками, или в специфических ситуациях с персоналом, не подпадающих под определение счетов 70, 71, 73.

Аудит и внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами: Методики и минимизация рисков

Сложность и потенциальная уязвимость расчетов с подотчетными лицами делают их одним из наиболее значимых участков для внутреннего контроля и внешнего аудита. Недостатки в этой области могут привести не только к финансовым потерям, но и к серьезным налоговым последствиям. Именно поэтому разработка и применение эффективных методик контроля становится первостепенной задачей.

Методика аудиторской проверки и внутреннего контроля

Эффективные методики внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами строятся на двух основных направлениях: проверка «по форме» (документальная проверка) и проверка «по существу» (экономическая обоснованность и целесообразность).

1. Проверка «по форме» (документальная проверка):

• Арифметический контроль: Это базовая проверка правильности подсчетов в авансовом отчете. Аудитор должен удостовериться, что суммы в отчете корректно сложены, вычтены, и что итоговый остаток или перерасход рассчитан верно. Также проверяется соответствие сумм в авансовом отчете и в приложенных к нему первичных оправдательных документах (чеках, квитанциях, билетах).
• Логический контроль: Этот этап включает сопоставление различных документов, подтверждающих операцию. Например, проверка соответствия дат в проездных билетах и сроков командировки, указанных в приказе. Или сопоставление наименований приобретенных товаров с целями, на которые выдавались подотчетные суммы. Особое внимание уделяется наличию всех обязательных реквизитов первичных учетных документов в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ и, что крайне важно, ФСБУ 27/2021. Аудитор проверяет:
  • Наличие всех необходимых первичных документов (авансовый отчет, чеки, квитанции, накладные, билеты, счета).
  • Правильность оформления авансового отчета (дата составления, подписи, утверждение руководителем).
  • Соответствие оправдательных документов требованиям ФСБУ 27/2021 к содержанию обязательных реквизитов.
• Соблюдение правил оформления и сроков: Аудит должен включать проверку соблюдения правил оформления авансовых отчетов, сроков их сдачи подотчетными лицами (например, не более трех рабочих дней после возвращения из командировки, согласно Постановлению Правительства РФ № 749) и своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Проверяется, есть ли в организации локальный акт, регулирующий эти сроки, и насколько он соблюдается.

2. Проверка «по существу» (экономическая обоснованность и целесообразность):

• Целевое использование средств: Аудитор должен убедиться, что подотчетные суммы были израсходованы строго на те цели, на которые они были выданы (например, командировочные расходы – на проезд, проживание, суточные; хозяйственные – на приобретение канцтоваров для офиса, ремонт и т.д.).
• Экономическая обоснованность: Расходы должны быть разумными и целесообразными для организации. Например, покупка дорогостоящего оборудования, не соответствующего профилю деятельности, или превышение лимитов на представительские расходы может вызвать вопросы.
• Документальное подтверждение: Помимо формального наличия документов, проверяется их реальность и достоверность. Например, при наличии счетов за гостиницу проверяется, действительно ли сотрудник проживал в указанный период и является ли стоимость проживания адекватной для данного региона.

Эффективный внутренний контроль предполагает, что еще на этапе утверждения авансового отчета бухгалтер или финансовый контролер оценивает порядок оформления внутреннего документа (Приказа/Заявления о выдаче, Авансового отчета) с точки зрения соответствия требованиям ФСБУ 27/2021 и учетной политике организации, ведь превентивные меры всегда предпочтительнее корректирующих.

Анализ налоговых рисков и ответственность

Ключевая задача внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами — минимизация налоговых и финансовых рисков. Наиболее значимым налоговым риском является возможность признания подотчетных сумм, по которым не представлен отчет или которые не возвращены в срок, доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ и страховыми взносами. Это влечет за собой не только дополнительные налоговые обязательства для организации как налогового агента, но и штрафы.

Детальный анализ показывает, что существует два основных правовых подхода к моменту признания подотчетных сумм доходом физического лица:

1. Позиция контролирующих органов (ФНС, Минфин):

• Подотчетные суммы признаются доходом физического лица, облагаемым НДФЛ, на дату, следующую за днем окончания срока, установленного локальным актом организации для отчета (или сроком, установленным Постановлением Правительства РФ № 749 для командировок).
• Например, если срок сдачи авансового отчета истек 10 октября, то уже 11 октября невозвращенная сумма может быть квалифицирована как доход сотрудника со всеми вытекающими налоговыми последствиями. Организация обязана удержать НДФЛ с этой суммы и перечислить в бюджет.
• Эта позиция основывается на том, что при отсутствии отчета или возврата денег пропадает экономическое обоснование выдачи средств под отчет, и сумма фактически становится личным доходом работника.

2. Позиция, основанная на письмах Минфина РФ и ФНС РФ (в более поздних разъяснениях):

• Суммы, не возвращенные подотчетным лицом в установленный срок, признаются его доходом, подлежащим обложению НДФЛ, на наиболее раннюю из дат:
  • Даты прощения долга работодателем. Если организация принимает решение не взыскивать долг с сотрудника, оформляя это соответствующим приказом или соглашением.
  • Даты истечения срока исковой давности по взысканию задолженности (который составляет 3 года в соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса РФ).
• Этот подход более лоялен к налогоплательщикам, предоставляя им отсрочку во времени для урегулирования ситуации с подотчетным лицом. Однако он требует тщательного документального оформления прощения долга или строгого отслеживания сроков исковой давности, без чего применение этого подхода невозможно.

Критерий / Подход	Позиция контролирующих органов (ФНС, ранний Минфин)	Позиция (поздние разъяснения Минфина/ФНС)
Момент признания дохода	День, следующий за днем окончания срока сдачи авансового отчета/возврата остатка	Наиболее ранняя из дат: прощение долга работодателем ИЛИ истечение срока исковой давности (3 года)
Основание	Утрата целевого характера расхода, отсутствие отчета	Отсутствие правового основания для удержания/взыскания
Налоговые риски	Высокие, быстрое возникновение обязанности по НДФЛ и страховым взносам	Умеренные, есть время для урегулирования, но требует контроля сроков
Документальное оформление	Строгий контроль сроков сдачи АО, ведение учета задолженности	Оформление прощения долга, контроль сроков исковой давности

Помимо НДФЛ, нецелевое использование или неподтвержденные расходы могут привести к:

• Исключению расходов из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Если расходы не подтверждены или не обоснованы, они не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
• Доначислению НДС. В случае отсутствия правильно оформленных счетов-фактур или их неправомерного принятия к вычету.
• Штрафам за несоблюдение кассовой дисциплины (например, если наличные средства выданы под отчет сверх установленных лимитов или с нарушением порядка).

Таким образом, методики аудиторской проверки и внутреннего контроля должны быть направлены не только на выявление арифметических ошибок, но и на глубокий анализ правовых и налоговых последствий операций с подотчетными лицами, с учетом всех нюансов действующего законодательства, иначе неизбежны финансовые потери и санкции.

Практическая часть (Кейс-стади)

Рассмотрим гипотетическую ситуацию в ООО «АльфаПром», производственном предприятии, которое активно использует корпоративные банковские карты для своих сотрудников.

Ситуация:
Бухгалтерия ООО «АльфаПром» обнаружила следующую проблему с подотчетным лицом, менеджером по продажам Ивановым С.А.:

• 10.09.2025: На корпоративную карту Иванова С.А. было перечислено 30 000 руб. на командировочные расходы (командировка в г. Самара).
• 15.09.2025: Иванов С.А. вернулся из командировки.
• 20.09.2025: Срок сдачи авансового отчета (3 рабочих дня после возвращения, т.е. 18.09.2025) истек.
• 25.09.2025: Иванов С.А. представил авансовый отчет № 123. К отчету приложены:
  • Слипы о снятии наличных 10 000 руб.
  • Слип об оплате гостиницы на сумму 8 000 руб.
  • Кассовый чек на приобретение канцтоваров для офиса на сумму 2 000 руб.
  • Проездные билеты на поезд до Самары и обратно на сумму 6 000 руб.
  • Чек из ресторана на сумму 5 000 руб. без указания цели расхода (представительские расходы не оформлялись приказом).
  • Общая сумма подтвержденных расходов по чекам: 10 000 + 8 000 + 2 000 + 6 000 + 5 000 = 31 000 руб.
• Согласно выписке банка по корпоративной карте, 10.09.2025 было списано 30 000 руб. на карту Иванова С.А., а также были операции по снятию наличных (10 000 руб.) и оплате гостиницы (8 000 руб.) и билетов (6 000 руб.). Канцтовары и ресторан оплачены наличными, полученными с карты.
• Локальным актом ООО «АльфаПром» установлен срок сдачи авансового отчета – 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Анализ авансового отчета и выявление потенциальных ошибок/рисков:

1. Нарушение сроков сдачи авансового отчета:

• Иванов С.А. вернулся 15.09.2025. Срок сдачи АО — 3 рабочих дня, т.е. до 18.09.2025.
• Фактическая сдача АО — 25.09.2025.
• Риск: Позиция контролирующих органов может привести к признанию невозвращенной суммы доходом Иванова С.А. уже с 19.09.2025.
• Действия: Бухгалтерии следует принять отчет, но зафиксировать нарушение срока. Организации следует решить, будет ли она удерживать НДФЛ и страховые взносы с невозвращенной суммы (если таковая будет) или будет ждать истечения срока исковой давности/прощения долга.

2. Необоснованные расходы (чек из ресторана):

• Чек на 5 000 руб. из ресторана не подтвержден приказом о представительских расходах и не имеет экономического обоснования для производственного предприятия.
• Риск: Эти 5 000 руб. не могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, данная сумма признается доходом Иванова С.А. (экономическая выгода), подлежащим обложению НДФЛ и страховыми взносами.
• Действия: Бухгалтерия должна исключить эту сумму из возмещаемых расходов. Иванов С.А. обязан вернуть 5 000 руб. в кассу или на расчетный счет.

3. Превышение выданной суммы над подтвержденными расходами:

• Выдано на карту: 30 000 руб.
• Подтвержденные и обоснованные расходы: 10 000 (наличные) + 8 000 (гостиница) + 2 000 (канцтовары) + 6 000 (билеты) = 26 000 руб.
• Необоснованные расходы: 5 000 руб. (ресторан).
• Итого фактические расходы: 26 000 руб.
• Неизрасходованный остаток (подлежащий возврату): 30 000 руб. — 26 000 руб. = 4 000 руб. (без учета необоснованных расходов).
• Риск: Если Иванов С.А. не вернет 4 000 руб. (и 5 000 руб. за ресторан), то эти 9 000 руб. будут признаны его доходом.
• Действия: Иванов С.А. должен вернуть 4 000 руб. (остаток) + 5 000 руб. (необоснованные расходы) = 9 000 руб. в кассу предприятия. В противном случае эти 9 000 руб. будут обложены НДФЛ и страховыми взносами.

Бухгалтерские проводки по итогам анализа:

1. Выдача средств на корпоративную карту:

• Дт 55.04 Кт 51 – 30 000 руб. (10.09.2025 — Перечислены средства на корпоративную карту Иванова С.А.)

2. Списание средств подотчетным лицом:

• Дт 71 (Иванов С.А.) Кт 55.04 – 30 000 руб. (10.09.2025 — Средства списаны с корпоративной карты, выданы под отчет)

3. Утверждение обоснованных расходов по авансовому отчету (25.09.2025):

• Дт 26 Кт 71 (Иванов С.А.) – 8 000 руб. (Гостиница – общехозяйственные расходы)
• Дт 26 Кт 71 (Иванов С.А.) – 2 000 руб. (Канцтовары – общехозяйственные расходы)
• Дт 26 Кт 71 (Иванов С.А.) – 6 000 руб. (Проездные билеты – общехозяйственные расходы)
• Примечание: Суточные не указаны в кейсе, но обычно их также относят на Дт 26.
• Итого обоснованных расходов: 16 000 руб. (Гостиница, канцтовары, билеты).

4. Возврат неиспользованного остатка и необоснованных расходов:

• Иванов С.А. должен вернуть: 30 000 (выдано) — 26 000 (фактически потрачено) = 4 000 руб. + 5 000 руб. (необоснованные расходы) = 9 000 руб.
• Предположим, Иванов С.А. вернул 9 000 руб. в кассу:
  • Дт 50 Кт 71 (Иванов С.А.) – 9 000 руб.
• Если Иванов С.А. не вернул 9 000 руб. (по состоянию на 25.09.2025):
  • Дт 70 Кт 71 (Иванов С.А.) – 9 000 руб. (удержание из заработной платы с его согласия).
  • ИЛИ: Дт 73-2 Кт 71 (Иванов С.А.) – 9 000 руб. (возмещение ущерба, если нет согласия на удержание из зарплаты, с учетом лимитов по ТК РФ).
  • ИЛИ (при отсутствии действий со стороны организации): На сумму 9 000 руб. будут начислены НДФЛ и страховые взносы на дату, следующую за днем истечения срока сдачи отчета (19.09.2025), либо на дату прощения долга/истечения срока исковой давности.

Данный кейс наглядно демонстрирует, как комплексный подход к учету и аудиту расчетов с подотчетными лицами, с учетом нормативных требований (ФСБУ 27/2021, Постановление Правительства РФ № 749, Указание ЦБ РФ 3210-У, ТК РФ) и налоговых рисков, позволяет своевременно выявлять и корректировать ошибки, минимизируя негативные последствия для организации, что является фундаментом финансовой безопасности.

Заключение

Исследование бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в контексте действующего российского законодательства (2024-2025 гг.) позволило сформировать комплексную методологическую основу, критически важную для современного экономического субъекта. Проведенный анализ выявил, что, несмотря на кажущуюся рутинность этих операций, они являются одной из наиболее уязвимых областей для финансовых и налоговых рисков, требующих постоянного внимания и актуализации знаний.

Основные выводы по теоретическим и практическим аспектам исследования:

1. Нормативно-правовое регулирование: Ключевым фактором, определяющим современную практику учета подотчетных сумм, является ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухг��лтерском учете». Этот стандарт не просто меняет форму, но и содержание требований к первичным документам, таким как авансовый отчет и оправдательные документы, устанавливая строгие правила к их реквизитам и дате составления. Игнорирование ФСБУ 27/2021 приводит к непризнанию расходов и доначислениям налогов. Помимо этого, Постановление Правительства РФ № 749 и Указание ЦБ РФ № 3210-У остаются неотъемлемой частью регулирования командировочных и кассовых операций, включая использование корпоративных карт.

2. Методика учета (Счет 71): Счет 71 является центральным звеном в системе учета расчетов с подотчетными лицами. Его активно-пассивный характер и строгие правила дебетования/кредитования позволяют отражать весь жизненный цикл подотчетных сумм. Особое внимание уделено учету операций с корпоративными банковскими картами, подчеркивая необходимость использования счета 55.04 и строгого документального подтверждения каждой операции.

3. Дифференциация расчетов с персоналом: Четкое разграничение счетов 71, 73 и 76 является фундаментальным аспектом корректного учета. Счет 73 предназначен для прочих расчетов с персоналом (займы, ущерб), при этом критически важно учитывать ограничения материальной ответственности работника согласно статье 241 ТК РФ. Счет 76, в свою очередь, применяется для расчетов с физическими лицами, не являющимися штатными сотрудниками, или в специфических, нетипичных для 71 и 73 счета ситуациях.

4. Аудит и внутренний контроль: Эффективная система внутреннего контроля и аудита должна быть многоуровневой, сочетая проверку «по форме» (соблюдение требований ФСБУ 27/2021 к документам, арифметический и логический контроль) и проверку «по существу» (экономическая обоснованность и целесообразность расходов). Наиболее значимый налоговый риск – признание подотчетных сумм доходом физического лица (НДФЛ) – требует глубокого понимания двух существующих правовых подходов к моменту его возникновения: либо на следующий день после истечения срока отчета, либо на дату прощения долга/истечения срока исковой давности.

Рекомендации для улучшения системы учета и внутреннего контроля:

1. Актуализация локальных нормативных актов: Каждая организация должна пересмотреть и обновить свои положения о подотчетных лицах и об использовании корпоративных карт в строгом соответствии с ФСБУ 27/2021, Указанием ЦБ РФ № 3210-У и Постановлением Правительства РФ № 749. Четко прописать сроки сдачи отчетов, перечень разрешенных расходов и порядок действий при нарушениях.

2. Обучение персонала: Проведение регулярных тренингов для подотчетных лиц и бухгалтеров по новым правилам документооборота, особенностям использования корпоративных карт и налоговым рискам. Это поможет снизить количество ошибок и повысить финансовую дисциплину.

3. Цифровизация документооборота: Внедрение систем электронного документооборота для авансовых отчетов и подтверждающих документов. Это ускорит процесс, снизит вероятность ошибок и обеспечит более эффективный контроль.

4. Усиление внутреннего контроля: Включение в процедуры внутреннего контроля не только формальной проверки документов, но и регулярного анализа экономической целесообразности расходов, а также мониторинга сроков сдачи авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм.

5. Четкое определение политики по налоговым рискам: Руководству организации следует четко определить свою позицию по отношению к просроченным подотчетным суммам и невозвращенным авансам: применять ли подход контролирующих органов с немедленным начислением НДФЛ или пользоваться более лояльным подходом, ожидая прощения долга или истечения срока исковой давности, при этом строго контролируя эти сроки.

6. Детализированный аналитический учет: Обеспечение ведения детального аналитического учета по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной сумме. Это позволит оперативно отслеживать задолженности и своевременно принимать меры.

Применение данных рекомендаций позволит предприятиям не только привести свой бухгалтерский учет в соответствие с актуальными требованиями законодательства, но и значительно минимизировать финансовые и налоговые риски, повышая эффективность управления оборотными средствами и укрепляя финансовую дисциплину.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 05.05.2014).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая): Федеральный закон от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 05.05.2014).
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2014).
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.10.2014).
5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утверждено приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н (ред. от 08.11.2010).
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утверждено приказом Минфина РФ от 27.11.2006 N 154н (ред. от 25.10.2010).
8. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №32н (ред. от 08.11.2010).
9. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №33н (ред. от 08.11.2010).
10. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»: Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.
11. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 №49 (ред. от 08.11.2010).
12. Об утверждении положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации: Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н (ред. 25.10.2010).
13. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010).
14. О формах бухгалтерской отчетности организаций: Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 N 66н.
15. О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя: Указания Центрального Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.
16. Бородина В.А. Бухгалтерский учет. М.: ЮНИТИ, 2011.
17. Бухгалтерский учет / Под ред. И.П. Комиссарова, Ю.А. Бабаев, В.А. М.: ЮНИТИ, 2011.
18. Вавилов А.В. Пластиковые карты: принципы построения платежных систем. М.: Европеум-Пресс, 2012.
19. Вещунова Н.Л. Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. – 3-е изд. перер. и доп. М.: Проспект, 2011. 776 с.
20. Замотаева О.А. Бухгалтерский финансовый учет: учебно-наглядное пособие для студентов факультета экономики и управления очного и заочного обучения экономических специальностей. Н. Новгород: Издательство ВГОУ ВПО ВГАВТ, 2011. 279 с.
21. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет. Учеб. Для вузов. М.: Экономистъ, 2011. 618 с.
22. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. М.: ФС, 2012. 752 с.
23. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебник. М.: ИНФРА – М, 2011. 592 с.
24. Пластиковые карты. Сост. А.А.Андреев. 2-е издание, переработанное и дополненное. М.: Концерн «Банковский Деловой Центр», 2011. 312 с.
25. Пономарева С.В., Рогуленко Т.М. Теория бухгалтерского учета. Изд-во «КноРус», 2010. 176 с.
26. Брюков В. О Дорос ли до чипа российский пластик // Банковское обозрение. 2011. №11. с.62.
27. Кондрабава Е.А. Нюансы учета командировочных расходов // Финансовый учет и аудит. 2012. № 4. с. 10.
28. Поленова С.Н. Нормативное регулирование бухгалтерского учета и отчетности в России // Бухгалтер и закон. 2012. № 5.
29. Федорович В. Годовая бухгалтерская отчетность // Практический бухгалтерский учет. 2012. № 2.
30. ФСБУ 27/2021: документооборот в бухучете // Главбух. URL: https://www.glavbukh.ru/art/101831-fsbu-27-2021-dokumentatsiya-i-dokumentooborot-v-buhuchete (дата обращения: 30.10.2025).
31. ФСБУ 27/2021 — требования и правила, подсказки по применению // БухЭксперт8. URL: https://buhexpert8.ru/1s-buh/fsbu/fsbu-27-2021-trebovaniya-i-pravila-podskazki-po-primeneniyu.html (дата обращения: 30.10.2025).
32. 71 счет бухгалтерского учета: проводки, примеры // Главбух. URL: https://www.glavbukh.ru/art/95834-71-schet-v-buhgalterii (дата обращения: 30.10.2025).
33. Командировочные расходы: проводки в бухгалтерском учете // Action Market. URL: https://action-market.ru/articles/100465-komandirovochnye-rashody-provodki-v-buhgalterskom-uchete (дата обращения: 30.10.2025).
34. Счет 71 в бухгалтерском учете: правила и нюансы работы // PPT.ru. URL: https://ppt.ru/art/buh-uchet/schet-71 (дата обращения: 30.10.2025).
35. Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами — примеры учета // Buhscheta.ru. URL: https://buhscheta.ru/raschetnyy-schet-71-raschety-s-podotchetnymi-litsami/ (дата обращения: 30.10.2025).
36. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям, Налоговые аспекты учета труда и заработной платы // StudMe. URL: https://studme.org/137604/buhgalterskiy_uchet_i_audit/uchet_raschetov_personalom_prochim_operatsiyam (дата обращения: 30.10.2025).
37. РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ» СЧЕТ 73 // БНТУ. URL: https://www.bntu.by/files/uchebnyj-process/kursa-lekciya/buh-uchet-analiz-i-audit-v-promyshlennosti/lekciya-4.pdf (дата обращения: 30.10.2025).
38. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами // BSEU. URL: http://www.bseu.by/rus/publish/nauka/v92.pdf (дата обращения: 30.10.2025).
39. ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ // ResearchGate. URL: https://www.researchgate.net/publication/362909403_PROVERKA_RASCETOV_S_PODOTCETNYMI_LICAMI (дата обращения: 30.10.2025).
40. Справочно-правовая система «КонсультантПлюс». URL: http://www.consultant.ru/online/base/ (дата обращения: 30.10.2025).