Как написать идеальную курсовую работу по учету расчетов с подотчетными лицами – полное руководство

Введение. Как определить актуальность и задать вектор исследования курсовой работы

Расчеты с подотчетными лицами — это не просто рутинная операция, а один из наиболее трудоемких участков бухгалтерской работы. Он требует повышенного внимания и строгого контроля, поскольку напрямую связан с движением наличных денежных средств и сопряжен со значительными рисками для экономической безопасности предприятия. Некорректное ведение этого участка может привести не только к ошибкам в учете, но и к налоговым спорам, а также к нецелевому расходованию средств. Именно поэтому глубокое изучение данной темы является крайне актуальным.

Цель настоящей курсовой работы — на основе анализа теоретических аспектов и практической деятельности конкретной организации разработать рекомендации по совершенствованию системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теоретические и нормативно-правовые основы учета расчетов с подотчетными лицами.
• Провести анализ существующей системы учета и документооборота на примере конкретного предприятия.
• Выявить недостатки и «узкие места» в действующем порядке учета.
• Разработать конкретные предложения по оптимизации и повышению эффективности учетных процессов.

Объектом исследования выступает финансово-хозяйственная деятельность коммерческой организации. Предметом исследования является совокупность теоретических и практических аспектов организации учета расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии.

Глава 1. Теоретические основы, которые должен знать каждый бухгалтер

1.1. Что скрывается за понятием «подотчетные лица» и какова их роль в бизнесе

В экономической деятельности любой компании возникает необходимость совершать расходы, которые невозможно или нецелесообразно проводить через централизованные закупки. Для этих целей привлекаются сотрудники. Подотчетное лицо – это работник организации, который получил из кассы или с корпоративного счета денежный аванс для выполнения служебного поручения. Ключевая особенность таких расчетов — их целевой характер. Работник обязан потратить средства исключительно на те нужды, для которых они были выданы, и отчитаться за каждую потраченную копейку.

Подотчетные суммы обычно выдаются на следующие виды расходов:

• Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточных во время служебных поездок.
• Административно-хозяйственные и операционные расходы: закупка канцелярии, оплата мелкого ремонта, покупка ГСМ, оплата почтовых услуг и другие подобные нужды.
• Представительские расходы: организация деловых встреч, приемов, переговоров с партнерами.

Существует два основных способа выдачи подотчетных сумм, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:

1. Выдача наличными из кассы. Традиционный метод, который обеспечивает простой контроль, но связан с необходимостью поддерживать кассовый остаток, соблюдать кассовую дисциплину и несет риски, связанные с хранением и транспортировкой наличности.
2. Использование корпоративной банковской карты. Более современный и безопасный способ. Он позволяет отслеживать транзакции в режиме онлайн, упрощает отчетность и исключает необходимость работать с большими объемами наличных. Однако требует затрат на выпуск и обслуживание карт.

Выбор способа выдачи средств зависит от масштабов деятельности компании, ее внутренних политик и стремления к оптимизации бизнес-процессов.

1.2. Какие законы и стандарты регулируют учет расчетов с подотчетными лицами

Для корректной организации учета расчетов с подотчетными лицами бухгалтер должен руководствоваться целой системой нормативно-правовых актов. Эти документы устанавливают правила, обязательные для всех организаций, и формируют законодательный каркас для данного участка учета.

Ключевыми документами являются:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: устанавливает общие требования к ведению бухучета и оформлению первичных учетных документов, включая авансовый отчет.
• Налоговый кодекс РФ (главы 21, 23, 25): регулирует порядок учета расходов для целей налогообложения (НДС, НДФЛ, налог на прибыль). От правильности оформления документов зависит, сможет ли компания принять расходы к вычету.
• Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…»: определяет правила работы с наличностью, включая лимиты выдачи под отчет и сроки предоставления отчетности.
• Положение Банка России № 266-П «Об эмиссии платежных карт…»: регламентирует операции с использованием корпоративных банковских карт.

Особую роль в этой системе играет учетная политика организации. Именно в ней закрепляются конкретные, принятые на предприятии правила: перечень подотчетных лиц, предельные размеры авансов, точные сроки отчетности (в рамках, установленных законодательством), формы внутренних документов. Грамотно составленная учетная политика — это инструмент, который позволяет не только упорядочить работу, но и защитить интересы компании в случае проверок.

Глава 2. Анализ системы учета на примере предприятия

2.1. Как представить предприятие и его учетную систему в курсовой работе

В качестве объекта исследования было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «Релакс». Это малое предприятие, основной вид деятельности которого — предоставление услуг в сфере отдыха и развлечений. Организационно-правовая форма — ООО, система налогообложения — упрощенная (УСН «доходы минус расходы»).

Краткая экономическая характеристика показывает стабильную работу предприятия: наблюдается положительная динамика выручки и чистой прибыли за последние три года. Штатная численность составляет 25 человек. В связи с небольшим масштабом деятельности, бухгалтерский учет в ООО «Релакс» ведется штатным бухгалтером в единственном лице с использованием программного обеспечения «1С:Бухгалтерия». Этот факт обуславливает как преимущества (полный контроль над всеми участками учета), так и риски (высокая нагрузка на одного специалиста, отсутствие двойного контроля).

2.2. Как устроен документооборот и первичный учет на практике

Процесс учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс» строится на основе типового документооборота, который можно представить в виде следующих шагов:

1. Сотрудник пишет заявление на выдачу денежных средств в подотчет с указанием цели и суммы.
2. На основании заявления руководитель издает приказ о выдаче подотчетных сумм.
3. Бухгалтер оформляет Расходный кассовый ордер (РКО) и выдает денежные средства из кассы.
4. После выполнения служебного поручения сотрудник в установленный срок (3 рабочих дня) составляет авансовый отчет.
5. К авансовому отчету прикладываются все подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные.
6. После проверки бухгалтером и утверждения руководителем авансовый отчет принимается к учету, а остаток средств возвращается в кассу или перерасход выдается работнику.

Для отражения операций используются типовые корреспонденции счетов. Выдача аванса отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Списание расходов на основании утвержденного авансового отчета — по дебету счетов затрат (20, 26, 44) и кредиту счета 71. На первый взгляд, процесс организован в соответствии с требованиями, однако предварительный анализ показывает, что контроль за своевременностью предоставления отчетов не всегда является достаточным.

2.3. В чем специфика аналитического и синтетического учета этого участка

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс» ведется на активном-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо по этому счету отражает задолженность работников перед организацией, а кредитовое — задолженность организации перед работниками (например, по перерасходу, не возмещенному вовремя).

Аналитический учет на предприятии организован в разрезе каждого сотрудника, являющегося подотчетным лицом. Это позволяет контролировать состояние расчетов с каждым работником индивидуально. Вся информация обобщается в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 и журнале-ордере №7.

При более глубоком анализе были выявлены следующие типовые нарушения и «узкие места»:

• Нарушение сроков предоставления авансовых отчетов отдельными сотрудниками.
• Случаи выдачи нового денежного аванса работнику, не отчитавшемуся по предыдущему, что является прямым нарушением кассовой дисциплины.
• Недостаточное описание в авансовых отчетах цели понесенных расходов, что создает риски при налоговых проверках.

Эти недостатки указывают на то, что существующая система контроля, несмотря на формальное соблюдение процедур, нуждается в усилении и доработке.

Глава 3. Разработка предложений, которые действительно работают

На основе проведенного в Главе 2 анализа текущей системы учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс» можно сформулировать ряд конкретных рекомендаций, направленных на устранение выявленных недостатков и повышение эффективности этого участка. Предложения носят комплексный характер и затрагивают как организационные, так и методологические аспекты.

Предлагается внедрить следующие меры:

1. Разработка и утверждение внутреннего «Положения о расчетах с подотчетными лицами». Этот документ должен стать единым регламентом, который детально описывает весь процесс: от порядка выдачи средств до ответственности за нарушения. В Положении следует четко прописать:
   • Исчерпывающий список лиц, имеющих право получать деньги под отчет.
   • Предельные суммы авансов по разным видам расходов.
   • Обязательную форму заявления с подробным обоснованием необходимости расходов.
   • Строгую ответственность за несвоевременное предоставление авансового отчета (например, в виде депремирования).

   Проект данного Положения рекомендуется вынести в Приложения к курсовой работе.

2. Внедрение «Журнала контроля за авансовыми отчетами». Несмотря на наличие ПО, ведение простого контрольного журнала (в Excel или на бумаге) позволит бухгалтеру наглядно отслеживать сроки и оперативно реагировать на задержки. Журнал должен содержать графы: дата выдачи, ФИО, сумма, плановый срок отчета, фактический срок отчета, отметка о нарушении.
3. Постепенный переход на использование корпоративных карт. Для сотрудников, чья деятельность связана с регулярными разъездами и закупками (например, менеджер по снабжению), целесообразно выпустить корпоративные карты. Это существенно снизит риски, связанные с наличными, повысит прозрачность расходов и упростит бухгалтерский учет, так как все операции будут отражены в банковской выписке.

Реализация этих предложений позволит ООО «Релакс» не только устранить текущие нарушения, но и построить более надежную и прозрачную систему контроля за расходованием денежных средств, что в конечном итоге положительно скажется на его экономической безопасности.

Заключение. Как грамотно подвести итоги и сформулировать выводы

В ходе выполнения курсовой работы были успешно решены все поставленные задачи. Были изучены теоретические и нормативные основы учета расчетов с подотчетными лицами, что позволило сформировать прочный фундамент для практического анализа. Детальное исследование системы учета на примере ООО «Релакс» выявило как сильные стороны существующей практики, так и ряд существенных недостатков, в первую очередь связанных с недостаточным контролем и нарушением кассовой дисциплины.

Итогом исследования стала разработка конкретных, практически применимых рекомендаций по совершенствованию учета. Предложенные меры, такие как внедрение внутреннего Положения о расчетах, использование журнала контроля и переход на корпоративные карты, направлены на систематизацию процесса, усиление контроля и минимизацию рисков. Таким образом, главная цель работы — разработка предложений по совершенствованию учета — была достигнута.

Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные решения могут быть внедрены в деятельность ООО «Релакс» для повышения эффективности его финансово-хозяйственной деятельности. Материалы курсовой работы подтверждают, что грамотно выстроенный учет расчетов с подотчетными лицами является важным элементом системы экономической безопасности любого предприятия.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ, принятый 21.10.1994 г. (ред. от 28.11.2011 г.)
2. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.10.1996 г. (в ред. от 21.11.2011 г.)
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. №34н)
4. План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Министерства Финансов России от 31 октября 2000 г. № 94н (с учетом изменений от 7 мая 2003 г.)
5. ПБУ 1/08 «Учетная политика организации», утвержденное приказом Минфина РФ №106н от 06.10.2008 г.
6. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина России № 43н от 6.07.1999 г. (ред. от 08.11.2010 г.).
7. ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 6.05.1999 г. №33н.
8. C: Бухгалтерия 8. Учебная версия. – М.: ООО «1С – Паблишинг», 2012. – 565 с.: ил.
9. Безруких П.С. Бухгалтерский учет: Учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский; Под ред. П.С. Безруких. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2008. – 719 с.
10. Бухгалтерский учет: учебное пособие/В.М. Богаченко, Н.А. Кирилова, Н.Н. Хахонова. Изд.4-е, доп. и перераб. – Ростов-н/Дону: Феникс, 2011. – 576 с.
11. Варламова В.Н. Расчеты с подотчеными лицами: типичные ошибки. // Кадровый вопрос, 2012. — №5.
12. Данилова В.В. Расчеты с подотчетными лицами. // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2011, — №2.
13. Межуева Т. Подотчет и учет. // Кадровый вопрос, 2011. — №5.
14. Методические рекомендации по оценке финансового состояния предприятий АПК.// Орел: изд-во ОрелГАУ, 2012. – 47 с.
15. Семенихин В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы. // Налоги, 2011. — №11.
16. Сотникова Л.В. Бухгалтерская отчетность организации за 2011 год. — М.: ИНФРА-М, 2012.
17. Шириков С.И. Расчеты с подотчетными лицами.// Кадровый вопрос, 2012. — №4.