Бухгалтерский учет обязательных и добровольных удержаний из заработной платы: правовое регулирование и риск-ориентированный контроль в условиях изменений 2025 года

В условиях стремительного реформирования налогового и трудового законодательства Российской Федерации, вопросы корректного и своевременного учета удержаний из заработной платы приобретают критически важное значение. Процесс начисления и выплаты оплаты труда — это не просто финансовая операция, но и зона повышенного юридического риска для работодателя.

Неправомерное неудержание или неполное перечисление Налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в установленный срок влечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 20% от неперечисленной суммы, а умышленное совершение такого нарушения может повлечь штраф в размере 40% (п. 1 и п. 3 ст. 123 Налогового кодекса РФ). Этот факт подчеркивает, что ошибки в учете удержаний несут прямые и значительные финансовые потери для организации.

Представленная работа направлена на всесторонний анализ нормативно-правовых, методологических и практических аспектов бухгалтерского учета обязательных и добровольных удержаний из оплаты труда. Основной акцент сделан на изменениях 2025 года, включая введение прогрессивной шкалы НДФЛ, и на разработке системы риск-ориентированного внутреннего контроля, обеспечивающей соблюдение требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Налогового кодекса РФ (НК РФ).

Теоретико-правовые основы и классификация удержаний из оплаты труда

Учет расчетов с персоналом является одним из наиболее ответственных участков бухгалтерской службы. От его точности зависит не только финансовая стабильность предприятия, но и соблюдение социальных гарантий работников, а также минимизация налоговых и трудовых рисков.

Понятие оплаты труда и правовые принципы удержаний

Для начала анализа необходимо четко определить ключевые категории. Согласно статье 129 ТК РФ, Оплата труда — это система отношений, связанная с установлением и осуществлением работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами. По сути, это вознаграждение за труд, которое включает оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты.

Удержания из заработной платы — это суммы, которые работодатель обязан или имеет право вычесть из начисленной работнику оплаты труда перед ее фактической выплатой. Ключевой принцип, лежащий в основе всех удержаний, закреплен в статье 137 ТК РФ: удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Этот принцип гарантирует социальную защищенность работника, устанавливая закрытый перечень оснований для вычетов. Любое удержание, не предусмотренное законом или письменным заявлением работника, является незаконным, и это следует учесть при формировании расчетной ведомости.

Аналитический учет расчетов по оплате труда и удержаниям традиционно ведется в лицевом счете (учетной карточке) работника. Этот регистр аккумулирует сведения о начислениях, налогах, удержаниях и выплатах за каждый отчетный период.

Актуальная нормативно-правовая база регулирования (ТК РФ, НК РФ, ФЗ № 229-ФЗ)

Система регулирования удержаний является комплексной и затрагивает несколько областей права. Основными источниками являются:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): Определяет общие принципы оплаты труда, ограничения размера удержаний (ст. 138) и закрытый перечень случаев, когда работодатель может самостоятельно инициировать удержание (ст. 137).
2. Налоговый кодекс РФ (НК РФ): Регламентирует порядок исчисления, удержания и перечисления Налога на доходы физических лиц (Глава 23), который является самым значимым обязательным удержанием.
3. Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ФЗ № 229-ФЗ): Регулирует порядок и очередность удержаний, производимых на основании исполнительных документов (алименты, возмещение ущерба, штрафы).

Влияние изменений 2025 года

С 1 января 2025 года вступает в силу прогрессивная шкала налогообложения НДФЛ, что критически меняет методику расчета обязательных удержаний. Если ранее большинство доходов облагалось по единой ставке 13% (или 15% для высоких доходов), то теперь действует пятиступенчатая система: от 13% до 22% в зависимости от годового дохода. Введение прогрессивной шкалы НДФЛ усложняет расчет налоговой базы и требует от бухгалтеров и автоматизированных систем постоянного мониторинга накопленного дохода работника, что напрямую влияет на расчет всех последующих удержаний (в первую очередь, алиментов).

Годовой доход	Ставка НДФЛ
До 2,4 млн руб.	13%
От 2,4 до 5 млн руб.	15%
От 5 до 20 млн руб.	18%
От 20 до 50 млн руб.	20%
Свыше 50 млн руб.	22%

Классификация и документальное оформление удержаний

Для целей бухгалтерского учета и контроля удержания классифицируются по источнику их возникновения и правовому основанию.

Таблица 1. Классификация удержаний и их правовое основание

Группа удержаний	Правовое основание	Примеры	Первичный документ
1. Обязательные (в силу закона)	НК РФ, ФЗ № 229-ФЗ	НДФЛ; Алименты; Возмещение вреда здоровью (по исп. листу)	Расчетно-платежная ведомость; Исполнительный лист; Постановление судебного пристава
2. По инициативе работодателя	Ст. 137, 248 ТК РФ	Возмещение неотработанного аванса; Погашение неизрасходованного подотчетного аванса; Возврат сумм, излишне выплаченных из-за счетной ошибки; Возмещение ущерба (в пределах среднего заработка)	Приказ (распоряжение) руководителя; Акт инвентаризации; Служебная записка
3. Добровольные (по инициативе работника)	Письменное заявление работника	Профсоюзные взносы; Погашение займа, выданного организацией; Перечисление в счет погашения кредита третьему лицу	Письменное заявление работника; Договор займа

Оформление удержания материального ущерба. Удержание, направленное на возмещение материального ущерба, причиненного работником, имеет строгие ограничения. Согласно части 1 статьи 248 ТК РФ, работодатель имеет право произвести удержание по своему распоряжению только в том случае, если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника. Важно, что распоряжение должно быть вынесено не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если этот срок пропущен или сумма ущерба превышает средний заработок, взыскание возможно только через суд или при наличии письменного согласия работника.

Методика бухгалтерского учета и анализ правовых ограничений удержаний

В бухгалтерском учете все операции, связанные с начислением и удержанием заработной платы, отражаются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет является пассивно-активным и предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками как по начисленной, так и по удержанной сумме.

Бухгалтерские проводки по обязательным удержаниям

Базовой операцией является начисление заработной платы, которое отражается по кредиту счета 70 (Дт 20, 26, 44… Кт 70). Удержания всегда уменьшают сумму, причитающуюся к выплате, и отражаются по дебету счета 70 в корреспонденции со счетами учета обязательств.

Схемы проводок для НДФЛ

НДФЛ — это первое и обязательное удержание, которое производится до расчета базы для всех остальных удержаний по исполнительным документам.

Операция	Дебет	Кредит	Суть операции
Начисление НДФЛ	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68/НДФЛ «Расчеты по налогам и сборам»	Отражено обязательство организации как налогового агента перед бюджетом по удержанному налогу.
Перечисление НДФЛ	68/НДФЛ «Расчеты по налогам и сборам»	51 «Расчетные счета»	Уплачен удержанный налог в бюджет.

Детализация расчета алиментов

Удержание алиментов или иных сумм по исполнительным документам в пользу третьих лиц отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Операция	Дебет	Кредит	Суть операции
Удержание алиментов	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	76 «Расчеты по исполнительным документам»	Отражено обязательство организации перед взыскателем.
Перечисление алиментов	76 «Расчеты по исполнительным документам»	51 «Расчетные счета»	Перечисление средств взыскателю.

Важнейшее методологическое правило: Порядок расчета алиментов и других взысканий по исполнительным документам строго регламентирован частью 1 статьи 99 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Взыскание обращается на заработную плату и иные доходы должника после удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Формула расчета базы для алиментов выглядит так:

База для алиментов = Начисленная заработная плата − НДФЛ

Таким образом, НДФЛ всегда является приоритетным удержанием, что обязательно нужно учитывать при расчете максимального предела для всех остальных вычетов.

Учет удержаний по инициативе работодателя (возмещение ущерба) и добровольных удержаний

Учет возмещения материального ущерба

Удержание материального ущерба, причиненного работником, если оно производится по распоряжению работодателя в пределах среднего месячного заработка, отражается через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Операция	Дебет	Кредит	Суть операции
Начисление суммы ущерба	73 (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Отражение суммы ущерба, подлежащей взысканию.
Удержание ущерба из ЗП	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	73 (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)	Уменьшение задолженности по зарплате на сумму удержанного ущерба.

Учет добровольных удержаний

Добровольные удержания (например, профсоюзные взносы, погашение займа) производятся исключительно при наличии письменного заявления работника. В зависимости от характера задолженности используются счета 73 или 76.

Операция	Дебет	Кредит	Суть операции
Удержание профсоюзных взносов	70	76	Перечисление взносов в пользу профсоюза (третья сторона).
Удержание в счет погашения займа, выданного организацией	70	73 (субсчет «Расчеты по предоставленным займам»)	Уменьшение задолженности работника по выданному займу.

Ограничения размера и очередность удержаний

Правила ограничения размера удержаний являются краеугольным камнем трудового законодательства и служат для защиты минимально необходимого дохода работника.

Предельные размеры удержаний (ст. 138 ТК РФ)

Статья 138 ТК РФ устанавливает строгие лимиты на общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы:

1. Общий лимит: Общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы, причитающейся работнику к выплате.
2. Повышенный лимит (50%): В случаях, предусмотренных федеральными законами (например, по нескольким исполнительным документам), общий размер удержаний может достигать 50 процентов заработной платы.
3. Критический лимит (70%): Предельный размер удержаний повышается до 70 процентов только при взыскании: алиментов на несовершеннолетних детей; возмещения вреда, причиненного здоровью; возмещения вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца; возмещения ущерба, причиненного преступлением.

Важно: Удержания НДФЛ и страховых взносов не входят в расчет указанных лимитов. Лимиты (20%, 50%, 70%) применяются к сумме, которая остается после вычета НДФЛ. Почему же законодатель вывел НДФЛ за скобки? Потому что налог является обязательством работника перед государством, и его удержание работодателем в качестве налогового агента не может рассматриваться как взыскание, снижающее социальную защищенность сотрудника.

Очередность удовлетворения требований (ст. 111 ФЗ № 229-ФЗ)

Когда на работника поступает несколько исполнительных документов, бухгалтерия обязана строго соблюдать очередность удовлетворения требований, установленную статьей 111 ФЗ № 229-ФЗ.

Очередь	Виды требований
I очередь (Приоритет)	Требования по взысканию алиментов, возмещению вреда, причиненного здоровью, и возмещению вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, а также требования о компенсации морального вреда.
II очередь	Требования о выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих (работавших) по трудовому договору.
III очередь	Обязательные платежи в бюджет и во внебюджетные фонды (за исключением НДФЛ, который удерживается до расчета базы).
IV очередь	Все остальные требования (например, взыскание долгов по кредитам, штрафы ГИБДД).

Если суммы, оставшейся после удержания НДФЛ и применения лимита (например, 50%), недостаточно для удовлетворения всех требований одной очереди, средства распределяются между взыскателями пропорционально причитающейся каждому из них сумме.

Внутренний контроль и пути совершенствования учета удержаний (Практический аспект)

Качество учета удержаний напрямую влияет на соблюдение налоговой дисциплины и трудовых прав работников. Необходимость формирования надежной системы внутреннего контроля (СВК) обусловлена не только требованиями законодательства, но и прямыми финансовыми рисками, связанными со штрафными санкциями.

Риск-ориентированный внутренний контроль удержаний

Целью СВК является минимизация рисков, которые могут возникнуть из-за ошибок или несоблюдения законодательства. В контексте удержаний из заработной платы выделяются два основных типа рисков: налоговые (неправильное исчисление или несвоевременное перечисление НДФЛ) и трудовые (нарушение лимитов удержаний или несоблюдение очередности, что приводит к спорам и административной ответственности).

Обоснование важности СВК через призму штрафов. Как было отмечено во вступлении, ошибки налогового агента наказываются рублем. Неправомерное неудержание или неполное перечисление НДФЛ влечет штраф в размере 20% от неперечисленной суммы. Если будет доказано умышленное занижение или неуплата, штраф может составить 40%.

Ключевые контрольные точки СВК:

Контрольная точка	Задача контроля	Риск, который минимизируется
Проверка первичных документов	Наличие и актуальность всех оснований для удержаний (оригиналы исполнительных листов, свежие заявления работников, приказы).	Риск незаконного удержания (нарушение ст. 137 ТК РФ).
Контроль прогрессивного НДФЛ (2025)	Точное отслеживание накопленного годового дохода работника и своевременное применение повышенных ставок (15%, 18% и т.д.).	Налоговый риск (штрафы по ст. 123 НК РФ) и риск неверного расчета базы для алиментов.
Контроль соблюдения лимита (20-70%)	Автоматизированная или ручная проверка того, что общая сумма удержаний (после НДФЛ) не превышает установленный законом предел (особенно 70% при алиментах).	Трудовой риск (нарушение ст. 138 ТК РФ).
Контроль очередности	Соблюдение приоритета требований согласно ст. 111 ФЗ № 229-ФЗ при наличии нескольких исполнительных документов.	Юридический риск, претензии судебных приставов.

Роль автоматизированных систем (на примере 1С:ЗУП) в совершенствовании учета

Внедрение и корректная настройка специализированных программных комплексов, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), является ключевым фактором совершенствования учета удержаний. Функционал 1С:ЗУП разработан с учетом всех требований российского трудового и налогового законодательства.

Функционал, минимизирующий риски удержаний:

• Автоматизированный расчет НДФЛ: Система автоматически отслеживает нарастающим итогом доход работника, применяет вычеты и, что критически важно с 2025 года, автоматически переключает ставку НДФЛ в соответствии с прогрессивной шкалой.
• Приоритетность НДФЛ: 1С:ЗУП изначально настроен на то, что НДФЛ удерживается первым, а база для алиментов и других взысканий рассчитывается из суммы «на руки».
• Контроль лимитов ТК РФ: Система позволяет настроить удержание с автоматическим ограничением суммы процентом от заработной платы (20%, 50%, 70%). При вводе нескольких исполнительных документов 1С:ЗУП автоматически проверяет общий лимит по ст. 138 ТК РФ и, при необходимости, распределяет оставшуюся сумму пропорционально (соблюдая ст. 111 ФЗ № 229-ФЗ).
• Учет задолженности: Программа ведет учет сумм, которые не были удержаны в текущем месяце из-за превышения лимита. Эта задолженность автоматически переносится на следующий период.

Предложения по совершенствованию учета (на основе практического кейса)

Для иллюстрации сложности расчета и важности автоматизации рассмотрим практический кейс расчета алиментов в условиях прогрессивной шкалы НДФЛ.

Практический Кейс: Расчет удержаний с учетом прогрессивного НДФЛ (2025 год)

Исходные данные: Месячная начисленная заработная плата (оклад): 300 000 руб. Накопленный доход работника с начала года: 2 300 000 руб. Исполнительный документ: Алименты на двух детей (1/3 от дохода). Дополнительное удержание: Погашение займа (добровольное, 5 000 руб.).

Шаг 1. Расчет НДФЛ.

В текущем месяце работник превышает порог 2,4 млн руб. (2 300 000 + 300 000 = 2 600 000 руб.).

1. Доход до порога (2 400 000 руб.): 2 400 000 − 2 300 000 = 100 000 руб. (облагается по 13%).
2. Доход свыше порога: 300 000 − 100 000 = 200 000 руб. (облагается по 15%).
3. Расчет НДФЛ за текущий месяц:
   • 100 000 руб. × 13% = 13 000 руб.
   • 200 000 руб. × 15% = 30 000 руб.
   • Общий НДФЛ: 13 000 + 30 000 = 43 000 руб.

Шаг 2. Расчет базы для удержаний.

База = Начислено − НДФЛ = 300 000 − 43 000 = 257 000 руб.

Шаг 3. Расчет суммы алиментов.

Алименты = 257 000 руб. × 1/3 ≈ 85 666,67 руб.

Шаг 4. Проверка лимита удержаний (ст. 138 ТК РФ).

Удержание алиментов попадает в категорию 50% (за исключением случаев, когда суд установил 70%). Предположим, установлен лимит 50%. Максимальное удержание = 257 000 руб. × 50% = 128 500 руб. Сумма всех удержаний: Алименты (85 666,67 руб.) + Заем (5 000 руб.) = 90 666,67 руб. 90 666,67 руб. < 128 500 руб. Лимит не превышен.

Шаг 5. Расчет к выплате.

К выплате = 257 000 − 90 666,67 = 166 333,33 руб.

В данном кейсе автоматизированная система 1С:ЗУП должна была бы самостоятельно переключить ставку НДФЛ и применить лимит, что при ручном расчете является высоким риском ошибки. Если автоматизация позволяет избежать таких ошибок, то не является ли именно она сегодня главным требованием к бухгалтерии, работающей с крупными начислениями?

Предложения по повышению эффективности и безопасности учета

1. Внедрение двойного контроля (СВК): Настроить автоматические отчеты в 1С:ЗУП, которые ежемесячно проверяют две критические точки: 1) факт превышения установленного лимита 20%/50%/70% и 2) корректность применения новой ставки НДФЛ при приближении дохода к пороговым значениям (2,4 млн, 5 млн и т.д.).
2. Создание библиотеки внутренних регламентов: Разработать и утвердить внутренний регламент по работе с исполнительными документами, который будет включать блок-схему очередности удержаний и методику расчета базы (после НДФЛ) в соответствии с ФЗ № 229-ФЗ.
3. Регулярный аудит регистров: Проводить ежеквартальную сверку данных по удержанному и перечисленному НДФЛ с отчетами в ФНС, а также сверку остатков на счете 76 («Расчеты по исполнительным документам») с фактическими перечислениями взыскателям.

Заключение

Анализ нормативно-правовых основ и методологии бухгалтерского учета удержаний из заработной платы показал, что данная область требует от специалистов не только скрупулезности, но и постоянного мониторинга законодательных изменений. Актуальная правовая база, представленная ТК РФ, НК РФ и ФЗ № 229-ФЗ, устанавливает строгие рамки для всех видов удержаний — от обязательного НДФЛ до добровольных взносов.

Введенные с 2025 года прогрессивные ставки НДФЛ создают дополнительный вызов для бухгалтерии, требуя динамического расчета налоговой базы, которая, в свою очередь, является основой для исчисления алиментов и соблюдения лимитов удержаний (20-70%).

Для минимизации высоких рисков, связанных со штрафами (20%–40% от неуплаченного НДФЛ) и трудовыми спорами, критически необходима разработка и внедрение риск-ориентированной системы внутреннего контроля. Современные автоматизированные системы, такие как 1С:ЗУП, являются незаменимым инструментом, позволяющим не только корректно рассчитать сложные удержания и соблюсти приоритетность, но и автоматически контролировать предельные лимиты статьи 138 ТК РФ, тем самым обеспечивая соответствие учета академическим стандартам и требованиям действующего законодательства. Только комплексный подход к контролю и автоматизации позволит организации избежать дорогостоящих ошибок, которые неизбежно возникают при ручной обработке большого объема данных.

Список использованной литературы

1. Конвенция МОТ № 95 «Об охране заработной платы».
2. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 28.09.2010).
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 27.11.2010).
5. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ст. 129, 137, 138.
6. Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Ст. 111.
7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010).
8. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99): Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н (ред. 27.11.2006).
9. Положение об особенностях исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному страхованию: утв. постановлением правительства от 15 июня 2007 г. № 375.
10. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.
11. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению: утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (в ред. от 18.09.2006 №115н).
12. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. М. Н. Гришенко. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 592 с.
13. Горицкая, Н. Г. Особенности бухгалтерского учета в современных условиях. – К.: Редакция газеты «Бухгалтерия. Налоги. Бизнес», 2004. – 352 с.
14. Козлова, Е. П., Бабченко, Т. Н., Галанина, Е. Н. Бухгалтерский учет в организациях. – М.: ФС, 2005. – 752 с.
15. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2007. – 592 с.
16. Райзберг, Б. А., Лозовский, Л. Ш. Современный экономический словарь. – 5-е изд., перераб. и доп. – М., 2007.
17. Рахманова, С. Ю. Оплата труда. Типичные нарушения, сложные вопросы. – М.: Омега-Л, 2007.
18. Масленникова, Л. А. Системы оплаты труда: как сделать выбор // Российский налоговый курьер. – 2006. – № 6.
19. Методика внутреннего контроля удержаний, осуществляемых из заработной платы работников организации [Электронный ресурс] // Вестник ВГУ. – 2023. – Июль. URL: https://www.vsu.ru/russian/journal/economy/content/2023/07/2023-07-07.html
20. Система внутреннего контроля расчетов по оплате труда: основные элементы и методы повышения ее эффективности [Электронный ресурс]. URL: https://m-economy.ru/art.php?nArtId=5784
21. Организация бухгалтерского учета труда и заработной платы в условиях применения 1С: Бухгалтерия [Электронный ресурс] // КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-buhgalterskogo-ucheta-truda-i-zarabotnoy-platy-v-usloviyah-primeneniya-1s-buhgalteriya/viewer