Оптимизация управленческих решений по выбору поставщиков в закупочной логистике аптечной организации: теория, регуляторы и методы

Введение

В логистике фармацевтической отрасли цена ошибки многократно возрастает: она измеряется не только финансовыми потерями, но и угрозой здоровью потребителя. Это неоспоримый факт, который определяет уникальность логистических процессов в аптечной организации.

Управленческое решение в сфере закупок фармацевтических товаров имеет высокую степень социальной ответственности, поскольку напрямую влияет на качество оказания медицинской помощи и здоровье населения.

Следовательно, решения о выборе поставщиков должны быть не просто экономически эффективными, но и безукоризненно соответствующими строжайшим стандартам качества и безопасности. Управление закупочной деятельностью аптеки представляет собой сложный многофакторный процесс, требующий интеграции управленческого учета, логистики и строгого соблюдения регуляторной базы.

Цель настоящего исследования состоит в разработке и обосновании комплексной методологии принятия управленческих решений по выбору поставщиков, направленной на оптимизацию запасов и повышение экономической эффективности аптечной организации в условиях российского законодательства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Декомпозировать понятие управленческого решения в контексте фармацевтических закупок и определить его специфику.
2. Систематизировать и проанализировать ключевую нормативно-правовую базу, регулирующую процесс выбора поставщиков и управление запасами в РФ.
3. Адаптировать и применить академические модели оценки поставщиков (скоринг) с учетом отраслевых количественных и качественных критериев.
4. Обосновать применение логистических инструментов (EOQ, ABC/XYZ-анализ) для повышения экономической эффективности закупочных решений.

Настоящая работа имеет следующую структуру: в первой главе рассматриваются теоретические основы и специфика фармацевтической логистики; вторая глава посвящена анализу нормативно-правового поля; третья глава фокусируется на моделях и критериях оценки поставщиков; четвертая глава представляет инструментарий оптимизации запасов.

Теоретико-методологические основы закупочной логистики аптечной организации

Управленческое решение в логистике закупок — это результат выбора, направленного на устранение проблемной ситуации, связанной с обеспечением материальными ресурсами, при условии наличия нескольких альтернатив. В контексте аптечной организации, такое решение сводится к определению: что, когда, в каком объеме и у кого закупать, чтобы обеспечить требуемый уровень сервиса при минимизации совокупных логистических издержек.

Специфика фармацевтического товара как объекта закупочной логистики

Фармацевтические товары (лекарственные средства, ЛС) не могут рассматриваться как обычные потребительские товары. Их уникальность обусловлена тремя ключевыми факторами, которые трансформируют традиционные логистические принципы:

1. Высокая социальная ответственность. Отсутствие необходимого препарата в нужный момент (сток-аут) может привести к критическим последствиям для здоровья пациента. Вот почему фактор надежности и скорости поставки всегда стоит выше, чем минимальная цена.
2. Строгие регуляторные требования к качеству и хранению. ЛС являются термолабильными и чувствительными к внешним воздействиям товарами, что требует неукоснительного соблюдения температурных и влажностных режимов на всех этапах цепочки поставок (концепция «холодовой цепи»).
3. Требование отслеживаемости (Traceability). Для обеспечения качества необходимо, чтобы каждый участник цепи поставок мог проследить движение лекарственного средства вплоть до производителя, а производитель – до исходных ингредиентов. Это требование закреплено в стандартах Надлежащей дистрибьюторской практики (GDP) и Надлежащей аптечной практики (GPP).

Таким образом, если в традиционной логистике закупок главный компромисс лежит между ценой и надежностью, то в фармации добавляется третий, неторгуемый фактор — гарантия качества и безопасности, подкрепленная отслеживаемостью. И что из этого следует? Несоблюдение этого фактора несет прямые репутационные и юридические риски, которые многократно превышают краткосрочную выгоду от минимальной цены.

Формализация процесса принятия решений и роль критериев выбора

Управленческое решение по выбору поставщика не должно быть интуитивным или ситуативным, а требует формализации, то есть разработки четких, письменных процедур.

Для эффективного управления закупками и исключения личной заинтересованности ответственных лиц необходимо разработать формальные письменные процедуры и четкие критерии для принятия решений о предоставлении контракта.

Алгоритм принятия управленческого решения о выборе поставщика:

1. Определение потребности и анализ запасов. Использование данных ABC/XYZ-анализа для определения номенклатуры и требуемого объема.
2. Поиск и предварительный скрининг. Идентификация потенциальных поставщиков, имеющих лицензию на оптовую торговлю фармацевтической продукцией.
3. Квалификационная оценка (Первичная проверка). Анализ разрешительной документации, соответствие требованиям GDP/GPP, оценка инфраструктуры (наличие «холодовой цепи»).
4. Экономическая оценка. Запрос коммерческих предложений, анализ ценовых условий, скидок, условий оплаты, минимальной суммы заказа и кратности поставки.
5. Рейтинговый анализ (Скоринг). Присвоение баллов по всем качественным и количественным критериям.
6. Принятие решения и заключение контракта. Выбор поставщика с наивысшим интегральным баллом.
7. Контроль и мониторинг. Ведение Реестра Поставщиков и регулярная (повторная) оценка.

Формализация этого процесса через Стандартные Операционные Процедуры (СОП) позволяет не только обеспечить прозрачность и избежать коррупционных рисков, но и гарантировать методологическую корректность каждого закупочного решения.

Регуляторно-правовое поле как определяющий фактор выбора поставщика в РФ

В Российской Федерации регуляторно-правовое поле выступает не просто рамкой, а непосредственным участником логистического процесса, жестко формируя критерии отбора поставщиков и условия хранения товара. Игнорирование этих требований мгновенно переводит управленческое решение в зону правового риска, что недопустимо для аптечной организации.

Обзор ключевых нормативных актов (ФЗ и Приказы Минздрава РФ)

Процесс закупок, хранения и учета лекарственных средств в аптечной организации регулируется на уровне федеральных законов и детализирующих приказов Минздрава РФ.

1. Федеральный закон № 61-ФЗ от 12.04.2010 «Об обращении лекарственных средств»

Этот закон является фундаментом, определяющим требования к качеству, регистрации, производству, хранению и уничтожению ЛС. Он обязывает аптеки работать только с поставщиками, имеющими соответствующие лицензии и соблюдающими стандарты качества.

2. Приказ Минздрава РФ от 31.08.2017 № 647н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики» (НАП)

НАП устанавливает стандарты для розничной торговли и хранения. В части закупок Приказ № 647н требует, чтобы аптека проводила проверку поставщиков и вела учет нарушений, что напрямую формирует основу для внедрения скоринговых моделей.

3. Приказ Минздрава России от 29.04.2025 № 260н (Новые Правила хранения)

Этот документ (или его предшественники) устанавливает жесткие требования к условиям хранения, которые должен обеспечивать как поставщик (до момента передачи), так и сама аптека.

Аспект регулирования	Ключевые требования (Приказы № 706н / № 260н)	Влияние на выбор поставщика
Температурный режим	Общее правило «комнатной температуры»: от +15 до +25 °С (если иное не указано). Строгий контроль «холодовой цепи» для термолабильных ЛС.	Поставщик должен гарантировать соблюдение температурного режима при транспортировке и иметь соответствующие валидированные средства контроля.
Влажность	Для гигроскопичных препаратов относительная влажность воздуха не должна превышать 65%.	Поставщик должен предоставлять документы, подтверждающие условия транспортировки, соответствующие требованиям производителя.
Документация и контроль	Обязательность утверждения руководителем Стандартных Операционных Процедур (СОП), регламентирующих приемку, хранение и обслуживание измерительных приборов.	Поставщик должен соответствовать СОП аптеки в части предоставления сопроводительной документации и качества упаковки.

Назначение ответственного лица за внедрение и актуализацию СОП (как того требует Приказ № 260н) становится неотъемлемой частью управленческого решения в сфере закупок.

Влияние федерального законодательства на закупочные процедуры

Особое влияние на выбор поставщика, особенно в случае государственных и муниципальных аптек, оказывает Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок…».

Ключевое ограничение, накладываемое данным законом, связано с идентификацией лекарственных средств:

В сфере государственных закупок существует законодательное требование обозначать лекарственные средства по Международному Непатентованному Наименованию (МНН). Данное требование регламентируется, в частности, пунктом 6 части 1 статьи 33 Федерального закона № 44-ФЗ.

Практическое следствие:

Требование о закупке по МНН ограничивает возможность аптеки или лечебного учреждения выбирать конкретное торговое наименование, а следовательно, и поставщика, который специализируется на данном бренде. Это смещает фокус управленческого решения с выбора конкретного ЛС на выбор надежного поставщика, способного обеспечить стабильные поставки любого генерика или оригинального препарата, соответствующего требуемому МНН, с соблюдением всех ценовых и качественных протоколов. Таким образом, регуляторное поле заставляет аптеку выбирать не товар, а функцию поставки, основанную на надежности и соответствия протоколам. А какой важный нюанс здесь упускается? Регуляторные требования к МНН усложняют процесс управления запасами, так как аптека должна быть готова принять несколько аналогичных препаратов от разных поставщиков, что увеличивает потребность в точном и детальном учете.

Модели и специализированные критерии оценки надежности поставщиков

Для преодоления сложности и многофакторности выбора поставщика в фармации необходимо использовать формализованные методы оценки, такие как метод рейтинговых оценок (scoring model). Эти модели позволяют перевести субъективные факторы (надежность, качество сервиса) в измеримые баллы, что является критически важным для обеспечения объективности.

Алгоритм первичной и повторной оценки поставщика

В соответствии с требованиями Надлежащей аптечной практики (Приказ № 647н) и Надлежащей дистрибьюторской практики ЕАЭС, процесс оценки поставщика должен быть многоступенчатым.

Этапы Алгоритма Оценки:

1. Предварительный скрининг (Квалификация).
   • Проверка наличия и актуальности лицензии на оптовую торговлю ЛС.
   • Анализ сертификатов соответствия и разрешительной документации.
   • Оценка системы качества поставщика (наличие СОП, ответственного лица).
2. Аудит логистических мощностей.
   • Оценка соблюдения требований к хранению (температурные режимы, чистота складов).
   • Проверка наличия валидированной «холодовой цепи» и транспортных средств.
3. Контроль документации.
   • Оценка оперативности предоставления протоколов согласования цен на ЖНВЛП (Жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты), что критически важно для соблюдения ценовой дисциплины.
   • Контроль качества предоставляемых паспортов и сертификатов на каждую партию.
4. Включение в Реестр и Мониторинг.
   • На основе первичного аудита поставщику присваивается категория («Одобренный», «Временно одобренный» или «Отклоненный»).
   • Все нарушения, выявленные в ходе последующих поставок (например, несоблюдение сроков, неполнота поставки), фиксируются в Реестре Поставщиков и служат основанием для повторной или внеплановой проверки.

Количественные и качественные критерии оценки в фармации

Критерии выбора поставщика в аптеке должны быть сбалансированы между экономикой и надежностью. Приказ № 647н выделяет базовые критерии, которые мы дополним специализированной количественной метрикой.

Качественные критерии (согласно Приказу № 647н):

• Конкурентоспособность условий договора: (Цена, скидки, отсрочка платежа).
• Широта ассортимента: Способность поставщика обеспечить необходимую номенклатуру (особенно по МНН).
• Кратность и минимальная сумма поставки: Влияют на оборачиваемость и логистические расходы аптеки.
• Соответствие времени поставки режиму работы аптеки: Критерий сервиса, напрямую влияющий на доступность товара.

Количественный критерий: Коэффициент полноты поставки (DCA)

В фармацевтической логистике, где каждая позиция может быть жизненно важной, оценка точности и полноты выполнения заказа является более релевантной метрикой, чем просто оценка дробности.

Определение и Расчет DCA:

Коэффициент полноты поставки (Delivery Completeness/Accuracy Rate) показывает, насколько точно поставщик выполнил заказ по количеству заказанных товарных позиций. Если поставщик регулярно показывает DCA ниже 98-99%, это сигнализирует о систематических проблемах с наличием товара на его складе или ошибках в обработке заказа, что может привести к дефектуре в аптеке и должно снижать его рейтинг в скоринговой модели.

Формула расчета:

DCA = (Количество фактически поставленных позиций / Количество позиций в заказе) × 100%

Пример применения DCA:

Аптека заказала 100 различных товарных позиций. Поставщик смог привезти только 95 позиций. DCA = (95 / 100) × 100% = 95%. Но если аптека заказала 100 различных позиций, а в 5 случаях поставка была неполной, разве не стоит задуматься, что такая регулярная неточность наносит прямой ущерб репутации и сервису аптеки?

Инструментарий оптимизации запасов как следствие эффективного выбора поставщика

Выбор надежного поставщика, который обеспечивает полноту и точность поставок, является необходимым условием для эффективного применения логистических инструментов, направленных на оптимизацию запасов и минимизацию операционных затрат. В этой связи, управленческие решения в сфере закупок и управления запасами должны быть неразрывно связаны.

Применение классических моделей для расчета оптимального заказа

Ключевой задачей логистики закупок является определение оптимального размера партии, который минимизирует совокупные затраты. Эта задача решается с помощью классической модели Экономического Размера Заказа (Economic Order Quantity, EOQ), известной как формула Уилсона.

Цель EOQ: Найти точку, в которой совокупные затраты на размещение заказов (S) и затраты на хранение запасов (H) минимальны.

Базовая формула EOQ:

EOQ = √(2DS / H)

Где:

• EOQ — оптимальный размер заказа (в ед. товара);
• D — годовой объем спроса на товар (в ед. товара);
• S — затраты на размещение одного заказа (в руб.);
• H — затраты на хранение единицы товара в год (в руб.).

Анализ применимости EOQ в фармации:

Модель Уилсона является мощным инструментом планирования, но в аптеке ее применение имеет ограничения:

1. Цена и Скидки: EOQ предполагает постоянную цену, тогда как в реальности скидки за объем могут сместить оптимальную точку в сторону увеличения размера заказа.
2. Ограничения Хранения: Для ЛС критически важны сроки годности и ограниченность специализированных мест хранения (холодильники, сейфы для ПКУ). Часто фактический заказ должен быть меньше теоретического EOQ, чтобы избежать потерь.
3. Кратность заказа: Поставщики часто устанавливают минимальную кратность или сумму заказа, что вынуждает аптеку корректировать расчетный EOQ.

Управленческое решение: Эффективный выбор поставщика с конкурентоспособными условиями (низкие S и гибкие условия кратности) позволяет аптеке максимально приблизиться к теоретически оптимальному размеру заказа, рассчитанному по формуле Уилсона.

Структурный анализ товарных запасов (ABC/XYZ-анализ)

Для дифференцированного подхода к управлению тысячами номенклатурных позиций в аптеке используются методы классификации запасов.

ABC-анализ

ABC-анализ классифицирует ассортимент по степени его влияния на товарооборот или прибыль, позволяя сосредоточить управленческие усилия на наиболее важных позициях:

Группа	Доля в товарообороте	Характеристика	Требования к управлению
A	~75-80%	Наиболее важные, дорогие, высокооборачиваемые ЛС.	Строжайший, ежедневный контроль. Высокий приоритет при выборе поставщика (требуется DCA ≈ 100%).
B	~15-20%	Средние по важности и оборачиваемости позиции.	Регулярный, но менее детализированный контроль.
C	~5-10%	Низкооборачиваемые или дешевые позиции.	Упрощенный контроль, допускается больший страховой запас для снижения частоты заказа.

XYZ-анализ

XYZ-анализ классифицирует товары по стабильности спроса, что критически важно для определения уровня страхового запаса в фармации:

Группа	Стабильность спроса	Характеристика	Влияние на запас
X	Высокая	Регулярный, предсказуемый спрос (хронические заболевания).	Легко прогнозировать, минимальный страховой запас.
Y	Средняя	Колебания спроса (сезонность, рекламные кампании).	Требуется умеренный страховой запас, корректируемый по сезонам.
Z	Низкая	Непредсказуемый, случайный спрос (редкие препараты, новые ЛС).	Требуется высокий страховой запас или крайне быстрая, надежная поставка «под заказ».

Интеграция ABC/XYZ-анализа с выбором поставщика:

Управленческое решение о выборе поставщика должно быть дифференцированным:

• Для товаров группы AX (высокая важность, стабильный спрос) приоритет отдается поставщикам с безупречной историей надежности (DCA ≈ 100%) и быстрыми сроками поставки, чтобы минимизировать страховой запас.
• Для товаров группы CZ (низкая важность, непредсказуемый спрос) аптека может выбирать поставщиков, предлагающих минимальную кратность заказа, что позволяет снизить финансовые риски, связанные с неликвидами.

Таким образом, эффективный выбор поставщика по специализированным критериям (DCA, скорость, ассортимент) является прямым условием для успешной реализации логистических стратегий, основанных на структурном анализе запасов.

Заключение и рекомендации

Проведенное исследование подтвердило, что оптимизация управленческих решений по выбору поставщиков в закупочной логистике аптечной организации требует комплексного, академически обоснованного подхода, который интегрирует классические экономические модели, специализированные отраслевые метрики и строгое соблюдение российского регуляторного поля. Очевидно, что без такого синтеза невозможно добиться устойчивого конкурентного преимущества.

Основные выводы:

1. Специфика управленческого решения в фармации обусловлена высокой социальной ответственностью и жесткими требованиями к качеству и отслеживаемости (traceability), что делает фактор надежности поставщика превалирующим над фактором минимальной цены.
2. Регуляторная база (ФЗ № 61-ФЗ, Приказы № 647н и № 260н) не просто ограничивает, но и формирует критерии выбора поставщика, требуя внедрения формальных письменных процедур (СОП) и учета требований МНН (в случае государственных закупок по ФЗ № 44-ФЗ).
3. Модели оценки должны быть адаптированы под отраслевые нужды. Метод рейтинговых оценок (скоринг) с обязательным включением специализированной метрики, такой как Коэффициент полноты поставки (DCA), позволяет объективно оценить надежность поставщика и его способность обеспечить непрерывность поставок.
4. Логистические инструменты (формула Уилсона, ABC/XYZ-анализ) являются основой для расчета оптимального размера заказа и дифференцированного управления запасами, но их эффективность напрямую зависит от надежности выбранного поставщика, способного обеспечить стабильные условия поставок.

Практические рекомендации аптечной организации:

1. Внедрение формализованной системы скоринга: Разработать и утвердить внутренний документ (СОП), регламентирующий пошаговый алгоритм выбора поставщика, от проверки лицензии до мониторинга DCA, обеспечив ведение Реестра Поставщиков.
2. Применение метрики DCA: Включить Коэффициент полноты поставки в качестве одного из ключевых KPI для ежеквартальной оценки поставщиков. Установить минимально допустимый порог DCA (рекомендуется 98%) для критически важных товаров групп АХ и АY.
3. Интеграция аналитических инструментов: Регулярно проводить ABC/XYZ-анализ ассортимента. Использовать его результаты для дифференциации логистической политики: для товаров группы А и Х ориентироваться на минимальные сроки поставки и низкие запасы, а для товаров группы С и Z — на минимальную кратность заказа.
4. Обучение и контроль: Назначить ответственное лицо за систему качества и актуализацию СОП, как того требует Приказ № 260н, обеспечив тем самым постоянный контроль за соблюдением условий хранения и процедур приемки, что является завершающим этапом контроля качества в цепочке поставок.

Внедрение предложенной комплексной модели позволит аптечной организации не только повысить экономическую эффективность закупочной деятельности за счет оптимизации запасов и снижения логистических издержек, но и гарантировать высокий уровень социальной ответственности перед потребителем, минимизируя риски дефектуры и поставок некачественных ЛС.

Список использованной литературы

1. Вертакова Ю. В., Козьева И. А., Кузьбожев Э. Н. Управленческие решения: разработка и выбор. Москва : КноРус, 2005. 352 с.
2. Гончаров О. И., Ким Д. С., Федосова М. А. Книга директора аптеки. Санкт-Петербург : Питер, 2007. 312 с.
3. Друкер П. Задачи менеджмента в ХХI веке. Москва : Вильямс, 2007. 276 с.
4. Орлов А. И. Принятие решений. Теория и методы разработки управленческих решений. Москва : МарТ, 2005. 496 с.
5. Щербатых Ю. В. Психология предпринимательства и бизнеса : учебное пособие. Санкт-Петербург : Питер, 2008. 304 с.
6. Лукьянов М. Взаимоотношения аптечной сети с производителями // Московские аптеки. 2009. № 6 (183). URL: http://www.mosapteki.ru/modules/articles/article.php?id=1203 (дата обращения: 23.10.2025).
7. Малинина Е. Наиболее значимые события на российском фармрынке – 2009 год. Москва : ЦМИ «Фармэксперт». URL: http://www.pharmexpert.ru/analytics/4/366/ (дата обращения: 23.10.2025).
8. Аптечная розница: золотая середина консолидации // Московские аптеки. 2009. № 5 (182). URL: http://www.mosapteki.ru/modules/articles/article.php?id=1128 (дата обращения: 23.10.2025).
9. E. Frank Harrison, Monique A. Pelletier. Сущность управленческого решения // E-xecutive. URL: http://quality.eup.ru/MATERIALY3/ess_ris.html (дата обращения: 23.10.2025).
10. Новые требования к хранению лекарств действуют с 1 сентября 2025 года // КонсультантПлюс. URL: consultant.ru (дата обращения: 23.10.2025).
11. Статья 58. Хранение лекарственных средств // КонсультантПлюс. URL: consultant.ru (дата обращения: 23.10.2025).
12. Алгоритм выбора поставщика для аптек // provrach.ru. URL: provrach.ru (дата обращения: 23.10.2025).
13. СОП «Порядок отбора и оценки поставщиков товаров» для фарм дистрибьюторов // medinfo24.ru. URL: medinfo24.ru (дата обращения: 23.10.2025).
14. Оценка поставщиков фармацевтической продукции — Логистика // ecopharmacia.ru. URL: ecopharmacia.ru (дата обращения: 23.10.2025).
15. ОЦЕНКА ПОСТАВЩИКОВ И ПОЛУЧАТЕЛЕЙ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ АПТЕЧНОГО СКЛАДА // vsmu.by. URL: vsmu.by (дата обращения: 23.10.2025).
16. Особенности закупки лекарственных средств и медицинских изделий // garantexpress.ru. URL: garantexpress.ru (дата обращения: 23.10.2025).
17. Планирование закупок медикаментов: оптимизации лекарственного обеспечения // zdrav.ru. URL: zdrav.ru (дата обращения: 23.10.2025).
18. Осуществление закупок лекарственных препаратов, которые необходимы для назначения пациенту при наличии медицинских показаний // consultant.ru. URL: consultant.ru (дата обращения: 23.10.2025).