Анализ и оптимизация управления рабочим временем управленческого персонала торгового предприятия

Введение

В условиях высокой конкуренции в секторе розничной торговли эффективность управленческого персонала становится ключевым фактором успеха предприятия. Способность менеджера грамотно распоряжаться своим временем напрямую влияет на производительность, качество обслуживания и, как следствие, на финансовые результаты компании. Актуальность данного исследования усиливается спецификой отрасли: высокая интенсивность клиентского трафика, сезонные колебания спроса и постоянная необходимость решать множество разноплановых задач создают среду, в которой планирование рабочего времени существенно усложняется. Исследования показывают, что неплановые прерывания могут занимать до 40% рабочего времени менеджеров в ритейле, что доказывает острую необходимость в системном подходе к организации труда.

В настоящей курсовой работе объектом исследования выступает управленческий персонал торгового предприятия, а предметом — процесс организации и управления его рабочим временем. Цель работы заключается в разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы управления рабочим временем менеджеров в торговле. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи: изучить теоретические основы тайм-менеджмента, проанализировать текущую практику управления временем на примере условного предприятия и предложить конкретные, обоснованные решения для оптимизации.

Глава 1. Теоретические основы проблемы управления рабочим временем

Для разработки эффективных рекомендаций необходимо создать прочный научный фундамент. В данной главе будут рассмотрены ключевые понятия и концепции тайм-менеджмента, а также проанализирована специфика управленческого труда в сфере розничной торговли. Этот анализ позволит понять, какие универсальные методики применимы в данной отрасли, а какие требуют адаптации. Основой для теоретического анализа послужили классические научные работы в области менеджмента, в частности, труды Питера Друкера, который подчеркивал важность самоорганизации и фокуса на результате.

1.1. Сущность и ключевые методы организации рабочего времени

Управление рабочим временем (тайм-менеджмент) — это технология осознанного контроля над затратами времени на конкретные виды деятельности, направленная на повышение эффективности и продуктивности. Его главной целью является не просто «всё успеть», а достижение значимых целей с минимальными затратами ресурсов, в том числе и временных, что также способствует снижению уровня профессионального стресса. Для достижения этих целей существует множество практических методик, из которых можно выделить несколько наиболее релевантных для управленческого персонала.

1. Матрица Эйзенхауэра. Это один из ключевых инструментов для приоритизации задач. Все дела делятся на четыре категории по критериям «важность» и «срочность»: важные и срочные (выполнить немедленно), важные, но не срочные (спланировать), срочные, но не важные (делегировать) и не срочные и не важные (игнорировать). Этот подход помогает менеджеру сосредоточиться на стратегически значимых задачах, а не на текущей «пожарной» работе.
2. Тайм-блокинг. Метод заключается в выделении в календаре конкретных, непрерывных блоков времени для работы над определенными задачами или группами задач. Вместо того чтобы работать в режиме постоянного переключения, менеджер резервирует, например, час на анализ отчетов или два часа на работу с персоналом, минимизируя отвлечения в эти периоды.
3. Техника Pomodoro. Данный метод направлен на повышение концентрации внимания. Работа разбивается на короткие 25-минутные интервалы («помидоры»), между которыми следуют короткие 5-минутные перерывы. После четырех таких циклов делается более длительный перерыв. Это помогает поддерживать высокую умственную работоспособность в течение всего дня.

Важнейшим инструментом в арсенале руководителя также является делегирование полномочий. Передача части задач подчиненным не только освобождает время менеджера для решения более сложных вопросов, но и способствует развитию и мотивации команды.

1.2. Как специфика торгового предприятия влияет на труд управленца

Управленческий труд в розничной торговле имеет ряд выраженных особенностей, которые напрямую влияют на организацию рабочего времени. В отличие от офисной работы, деятельность менеджера в магазине проходит в динамичной и часто непредсказуемой среде. Ключевыми факторами здесь являются:

• Высокая интенсивность работы и неплановые прерывания. Постоянное взаимодействие с клиентами, решение вопросов подчиненных, приемка товара, урегулирование конфликтных ситуаций — все это создает поток прерываний, который мешает сосредоточиться на плановых задачах.
• Сезонные пики и колебания трафика. Предпраздничные периоды или дни проведения акций требуют от менеджера максимальной мобилизации и умения работать в режиме многозадачности, в то время как в периоды спада появляются возможности для решения стратегических вопросов.
• Большой объем административной работы. Подготовка отчетов, работа с документацией, инвентаризация и другие административные задачи, по статистике, могут занимать от 20% до 30% рабочего дня, отвлекая от непосредственного управления торговым процессом и персоналом.

Совокупность этих факторов приводит к тому, что рабочий день менеджера часто становится фрагментированным и хаотичным. Это, в свою очередь, напрямую коррелирует с повышением уровня стресса и риском профессионального выгорания. Таким образом, внедрение формализованных методик управления временем является не просто желательной, а критически необходимой мерой для поддержания эффективности и стабильности управленческого звена.

Глава 2. Анализ практики управления временем в торговом предприятии

Переходя от теории к практике, данная глава посвящена анализу текущей ситуации с использованием рабочего времени на примере условного торгового предприятия — супермаркета ООО «Ритейл-Профит». Цель этого этапа исследования — провести диагностику распределения рабочего времени управленческого персонала (заведующих отделами), выявить ключевые «поглотители времени» и определить проблемные зоны, которые требуют корректировки. Анализ станет основой для разработки целевых рекомендаций в заключительной части работы.

2.1. Диагностика и фотография рабочего дня менеджера

В качестве основного метода исследования была выбрана фотография рабочего дня (самохронометраж). В течение одной рабочей недели трем заведующим отделами было предложено фиксировать все свои действия с точностью до 15 минут, указывая тип выполняемой задачи. После сбора данных они были сгруппированы в четыре основные категории для анализа. Обобщенные результаты представлены в таблице ниже.

Усредненная структура затрат рабочего времени менеджера ООО «Ритейл-Профит»

Категория деятельности	Среднее время за день, мин.	Доля от рабочего дня, %
Плановые управленческие задачи (постановка задач персоналу, планирование смен, анализ продаж)	168	35%
Административная работа (отчеты, работа в 1С, инвентаризация)	115	24%
Незапланированные прерывания (вопросы от персонала, решение проблем клиентов, срочные звонки)	144	30%
Личные нужды и непроизводительное время (перерывы, нерабочее общение)	53	11%

Данные таблицы наглядно демонстрируют, что почти треть рабочего времени, а именно 30%, уходит на незапланированные прерывания. Этот показатель полностью подтверждает тезис о том, что анализ рабочего времени способен выявить значительные непроизводительные затраты, связанные с отвлечениями и вынужденной многозадачностью. Работа в реактивном режиме, когда менеджер постоянно реагирует на внешние раздражители, не оставляет времени на планомерную и стратегическую деятельность.

2.2. Выявленные проблемы и точки роста в системе управления временем

Интерпретация данных, полученных в ходе диагностики, позволила сформулировать несколько системных проблем в организации труда управленцев ООО «Ритейл-Профит».

На основе анализа можно заключить, что текущая система управления временем является скорее стихийной, чем осознанной, что ведет к снижению общей эффективности.

Основные проблемы и связанные с ними точки роста можно сгруппировать следующим образом:

1. Отсутствие четкой приоритизации задач. Менеджеры в первую очередь реагируют на срочные, но не всегда важные дела. Например, ответ на вопрос кассира кажется более приоритетным, чем анализ товарных остатков, хотя последнее имеет большее стратегическое значение. Точкой роста здесь является внедрение простых инструментов, таких как матрица Эйзенхауэра.
2. Высокая доля прерываний от подчиненных. Значительная часть прерываний связана с вопросами персонала, которые могли бы быть решены самостоятельно. Это говорит о недостаточном делегировании и отсутствии четких инструкций. Развитие навыков делегирования и создание базы знаний для сотрудников могут сократить этот вид затрат.
3. Недостаточное использование инструментов планирования. Установленная в компании CRM-система используется преимущественно для ведения отчетности и учета товарооборота. Ее функционал для планирования задач, постановки целей и контроля исполнения практически не задействован, что является упущенной возможностью для автоматизации и систематизации управленческой работы.

Заключение

Проведенное исследование подтвердило высокую актуальность проблемы управления рабочим временем для управленческого персонала торговых предприятий. Теоретический анализ показал, что, несмотря на наличие универсальных методик тайм-менеджмента, их применение требует обязательного учета отраслевой специфики, такой как высокая интенсивность работы и большое количество неплановых прерываний.

Практический анализ на примере условного предприятия ООО «Ритейл-Профит» выявил ключевые проблемы: отсутствие системной приоритизации задач, высокая доля прерываний и неполное использование потенциала существующих цифровых инструментов. Было установлено, что до 30% рабочего времени менеджеров расходуется непроизводительно из-за постоянных отвлечений.

На основе этого можно сделать итоговый вывод: совершенствование управления рабочим временем в ритейле должно носить комплексный характер. Оно достигается через синергию трех направлений: внедрение методик приоритизации (матрица Эйзенхауэра), автоматизацию планирования (полноценное использование CRM-систем) и развитие управленческих навыков, в первую очередь — делегирования. Эффективность предложенных изменений можно отслеживать с помощью конкретных KPI, таких как увеличение процента выполненных в срок плановых задач. Таким образом, цель курсовой работы — разработка рекомендаций по совершенствованию управления рабочим временем — была полностью достигнута.

Список использованных источников

1. Акофф, Р. Л. Искусство решения проблем / пер. с англ. — М.: Мир, 1982. — 224 с.
2. Архангельский, Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. — М.: Альпина Паблишер, 2017. — 210 с.
3. Архангельский, Г. А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 272 с.
4. Дорофеев, М. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. — 368 с.
5. Друкер, П. Ф. Эффективный руководитель / пер. с англ. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 240 с.
6. Друкер, П. Ф. Энциклопедия менеджмента / пер. с англ. — М.: Вильямс, 2004. — 432 с.
7. Зайверт, Л. Ваше время — в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / пер. с нем. — М.: Экономика, 1991. — 237 с.
8. Кови, С. Р. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности / пер. с англ. — М.: Альпина Паблишер, 2018. — 396 с.
9. Моргенстерн, Д. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. — М.: Добрая книга, 2007. — 256 с.
10. Парабеллум, А., Мрочковский Н. Управление персоналом. Принципы и методы. — СПб.: Питер, 2016. — 176 с.
11. Трейси, Б. Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. — 144 с.
12. Управление персоналом в розничной торговле / под ред. И. А. Брагиной. — М.: ИНФРА-М, 2019. — 288 с.
13. Фридман, А. С. Вы или вас: профессиональная эксплуатация подчиненных. Регулярный менеджмент для рационального руководителя. — М.: Добрая книга, 2019. — 528 с.
14. Хроленко, А. Т., Бондаренко, В. Н. Теория и практика менеджмента. — М.: Флинта, 2015. — 320 с.
15. Шрейдер, Р. Управление временем / пер. с англ. — М.: Омега-Л, 2007. — 192 с.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Абрамов Л.И., Манаенкова Э.А. Организация и планирование строи¬тельного производства. Управление строительной организацией: Учебник для вузов. — М.: Стройиздат, 2000.
2. Аверченко Л.К. Совершенство личности менеджера // ЭКО. -2003. — №8.
3. Аппенинский А.И. Человек и бизнес. Путь к совершенству — М.: Барс, 2005. — 228.
4. Артамонова Р.И. Найдешь себя — найдешь работу // Управление персоналом. — 2007. — № 11.
5. Банасюкевич В. Организация документирования управленческого решения // Управление персоналом. — 2009. — № 3.
6. Барков В.И. Новая записная книжка // ЭКО. — 2009. — № 7.
7. Бекетов Е. Как эффективно использовать время // ЭКО. — 2002. -№4.
8. Беккер Г. Теория распределения времени // США. Экономика, по¬литика, идеоло-гия. — 2006.— № 2.
9. Берд П. Обуздай свой телефон! Как положить конец тирании соб¬ственного теле-фона. — Минск: Амалфея, 2006. — 212 с.
10. Бизнес и менеджер / Сост. И.С. Дораховский и др. — М.: Ази¬мут-центр, 2002.
11. Биркенбиль М. Молитвенник для шефа: Пер. с нем. — М.: Экономи¬ка, 2003. -388с.
12. Бойделл Т. Как улучшить управление организацией: Пособие для руководителя. — М.: ИНФРА-М, 2005.
13. Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 2009. — 428 с.
14. Брегг П.С. Формула совершенства. — СПб.: Наука, 2003.
15. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. -80с.
16. Васильев В.М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов. — М.: АСВ, 2001.
17. Васильев В.М. Управление в строительстве: Учебник для вузов. – М.: АСВ,2001. – С. 267.
18. Ваше преуспевание в ваших руках / Д. Карнеги, Л.Дж. Питер, С.Н. Паркинсон, А. Блох. — М.: Республика, 2003. — 447 с.
19. Виханский О.С., Наумов А.И. менеджмент: Учебник, — М.: Гардарика, 2008. С. 23 – 24.
20. Гамидулаев Б.Н. Экономия времени и показатели его оценки в процессах управ-ления предприятием: Учебное пособие. Пенза: ПГУ,2007. – С. 59.
21. ДеренгП. Хотите стать менеджером? / пер. с нем. – М.: СП Интерэкспорт, Эко-номика,2004. – С. 45
22. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Совету деловым людям, как использо-вать рабочее время. М.: Инрерэксперт, ИНФРА – М,2005. – С. 95.
23. ЗайвертЛ. Ваше время в ваших руках. Пер. с англ. – М.: ИНФРА – М, 2005. С. 95.
24. Зигерт В., Ленг Л. Руководить без конфликтов: Сокр. Пер. с нем. – М.: Экономи-ка, 2000. С. 303.
25. Кричевский Р.А. Если Вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 2006. – С. 139.
26. Ниссинен Й., Войтилайнен Э. Время руководителя: эффективность использова-ния. – М.: Экономика,2008. С58.
27. Ниссинен, Воутилайнен. Временные ресурсы руководителя Менеджер, 2000. № 1. – С. 25 – 35.
28. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – М.: ИНФПА – М, 2002. С. 223.
29. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления: Учебное пособие. – Ро-стов на дону, «Фениес», 2007. С. 230.
30. Сацков Н.Я. Методы и приёмы деятельности менеджеров и бизнесменов. – Белая Церкрвь: Белоцеркрвная книжная фабрика, 2003. – С. 29 – 30.
31. Управление организацией: Учебник. / Под ред. А. Г. Поршнёва. – М.: ИНФРА — М, 2008. С. 30