Курсовая работа на тему «Автоматизация процесса приемки товаров на складе магазина»

В условиях постоянно растущей конкуренции в секторе розничной торговли, оптимизация внутренних бизнес-процессов становится не просто преимуществом, а ключевым фактором выживания и успешного развития компании. Особое значение приобретает складская логистика, где этап приемки товаров играет роль фундамента. Любая ошибка, допущенная на этом начальном этапе — будь то неверный подсчет, пропуск брака или неэффективная обработка документов — каскадом распространяется на все последующие операции, приводя к неточным складским остаткам, финансовым потерям и, в конечном итоге, снижению лояльности клиентов.

Актуальность данного исследования обусловлена именно этой проблематикой. Несмотря на наличие современных технологий, многие предприятия среднего бизнеса продолжают использовать полуручные или устаревшие методы учета, что порождает значительные издержки из-за влияния «человеческого фактора».

Научная новизна работы заключается в разработке комплексного проекта автоматизации, адаптированного под нужды конкретного предприятия, с переходом от анализа теоретических моделей к практической реализации программного модуля.

• Объектом исследования выступает процесс приемки товаров на складе торгового предприятия.
• Предметом исследования являются методы и средства автоматизации данного процесса на примере ООО «Детский Бум Уфа».

Цель курсовой работы — разработать и технико-экономически обосновать проект по автоматизации процесса приемки товаров для повышения эффективности складской логистики предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы и современные технологии автоматизации складских процессов.
2. Провести комплексный анализ хозяйственной деятельности ООО «Детский Бум Уфа».
3. Описать и смоделировать существующий бизнес-процесс приемки товаров («as is»).
4. Разработать предложения по его реинжинирингу и автоматизации, а также смоделировать целевой бизнес-процесс («to be»).
5. Спроектировать и реализовать прототип программного модуля в среде «1С:Предприятие».
6. Составить руководство по эксплуатации разработанного модуля для конечных пользователей.

Определив цели и задачи, мы можем перейти к рассмотрению теоретической базы, которая станет фундаментом для нашего практического решения.

1. Теоретические основы и анализ современных подходов к автоматизации складских процессов

Для качественного проектирования системы автоматизации необходимо сначала систематизировать теоретические знания в предметной области. В этой главе мы рассмотрим складскую логистику как систему, проанализируем существующие технологии и углубимся в специфику процесса приемки товаров.

1.1. Роль и значение складской логистики в структуре торгового предприятия

В современной экономике склад — это не просто помещение для хранения товаров, а ключевой логистический узел товаропроводящей сети. От эффективности его работы напрямую зависит скорость оборота капитала, уровень издержек и качество клиентского сервиса. Оптимизация складских операций, таких как приемка, хранение, комплектация и отгрузка, позволяет компании сократить время выполнения заказов, минимизировать потери и повысить свою конкурентоспособность.

1.2. Классификация и обзор современных технологий автоматизации

Технологии автоматизации склада можно условно разделить на несколько уровней, каждый из которых решает свои задачи:

• Базовый уровень: Включает в себя технологию штрихового кодирования (EAN-13, Code 128) и терминалы сбора данных (ТСД). Это основа, позволяющая отказаться от ручного ввода и значительно ускорить идентификацию товаров.
• Системы управления складом (WMS): Специализированное программное обеспечение для управления всеми складскими процессами в режиме реального времени. WMS-системы оптимизируют размещение товаров, строят оптимальные маршруты для персонала, управляют заданиями и отслеживают каждую единицу хранения.
• Интегрированные системы управления предприятием (ERP): Более комплексные системы, в которые складская логистика встроена как один из модулей. Платформы, такие как «1С:Предприятие», позволяют создать единое информационное пространство, связывая складские операции с закупками, продажами и финансами.
• Передовые технологии (AI и ML): Искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML) представляют собой следующий этап развития. Эти технологии используются для прогнозирования спроса, оптимизации уровня запасов, анализа данных о поставщиках и даже для управления роботизированными системами на складе.

1.3. Углубленный анализ процесса приемки товаров

Процесс приемки является критически важным, так как именно на этом этапе товар впервые попадает в учетную систему предприятия. Ошибки здесь недопустимы. Процесс включает несколько обязательных шагов:

1. Приемка по количеству: Сверка фактического количества поступившего товара с данными в сопроводительных документах (товарно-транспортная накладная, счет-фактура).
2. Приемка по качеству: Визуальный осмотр товара на предмет брака, повреждений упаковки, соответствия маркировки и сроков годности.
3. Работа с документацией: Корректное оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт приемки.
4. Действия при расхождениях: В случае выявления несоответствия по количеству или качеству, составляется официальный акт о расхождении (например, по форме ТОРГ-2), который является основанием для предъявления претензий поставщику.

1.4. Сравнительный анализ моделей управления запасами

Для полноты картины стоит кратко упомянуть и смежные области, такие как управление запасами. Основные модели, используемые в ритейле, — это модель с фиксированным размером заказа (когда заказ делается при достижении порогового уровня остатка) и модель с фиксированным интервалом времени между заказами (когда заказы размещаются через равные промежутки времени). Выбор модели зависит от характера спроса и политики компании.

Проведенный теоретический анализ подтверждает, что для эффективного решения задач малого и среднего бизнеса наиболее целесообразным является использование комплексных интегрированных систем, таких как «1С:Предприятие», которые позволяют автоматизировать уязвимые процессы, и в первую очередь — процесс приемки товаров.

2. Комплексный анализ хозяйственной деятельности и бизнес-процессов ООО «Детский Бум Уфа»

Вооружившись теоретическими знаниями, мы можем применить их для анализа конкретного предприятия. Цель данной главы — провести диагностику текущей ситуации в ООО «Детский Бум Уфа», выявить «узкие места» в процессе приемки и документально зафиксировать его неэффективность.

2.1. Технико-экономическая характеристика объекта автоматизации

Для нашего исследования была создана легенда на основе общедоступных данных. ООО «Детский Бум Уфа» — предприятие, работающее в сфере розничной торговли. Компания была основана в 2003 году и специализируется на продаже широкого ассортимента детских товаров: игрушки, одежда и обувь, товары для новорожденных, коляски, автокресла и детское питание. Организационная структура компании является типичной для предприятия малого бизнеса.

2.2. Анализ существующего процесса приемки товаров (модель «AS IS»)

На предприятии отсутствует комплексная система автоматизации приемки. Процесс выполняется в полуручном режиме и выглядит следующим образом. При поступлении автомобиля с товаром кладовщик получает от водителя бумажную накладную. Далее он вручную, позиция за позицией, пересчитывает поступивший товар и сверяет его с накладной. Качество товара и состояние упаковки оцениваются визуально. После завершения сверки кладовщик переносит данные из бумажной накладной в электронную таблицу (например, Excel) или в упрощенную учетную программу. Этот процесс крайне трудоемок и чреват ошибками.

2.3. Построение BPMN-диаграммы процесса «AS IS»

Для наглядной демонстрации неэффективности текущей схемы был смоделирован бизнес-процесс в нотации BPMN (Business Process Model and Notation). Диаграмма визуализирует большое количество ручных операций, точки, где возможны длительные задержки (например, при поиске нужной позиции на палете), и субъективный характер принятия решений (например, при оценке качества). Она формально доказывает, что процесс непрозрачен и плохо управляем.

2.4. Формулировка ключевых проблем и предпосылок для автоматизации

На основе проведенного анализа и моделирования можно четко сформулировать ключевые проблемы существующего процесса:

• Низкая скорость приемки: Ручная сверка и ввод данных занимают много времени, что замедляет оприходование товара и его поступление в торговый зал.
• Большое количество ошибок: Ручной ввод данных неизбежно ведет к опечаткам и неточностям в учете, что порождает расхождения между фактическими и учетными остатками.
• Отсутствие оперативного контроля: Процесс оформления расхождений сложен и не оперативен, что затрудняет своевременное предъявление претензий поставщикам.
• Высокая зависимость от конкретного сотрудника: Весь процесс и его качество завязаны на опыте и добросовестности одного человека — кладовщика.

Диагностика и визуализация текущей системы логически подводят нас к необходимости проектирования нового, автоматизированного и гораздо более эффективного процесса.

3. Проектирование автоматизированного процесса приемки товаров на основе платформы «1С:Предприятие»

После детального анализа проблем текущей системы мы переходим к самому важному этапу — проектированию решения. В этой главе мы представим архитектуру нового процесса, обоснуем выбор технологической платформы и докажем эффективность предлагаемых изменений на концептуальном уровне.

3.1. Обоснование выбора платформы «1С:Предприятие»

Выбор платформы «1С:Предприятие» для автоматизации является стратегически верным решением по нескольким причинам:

• Распространенность: Это де-факто стандарт для учетных систем в России и СНГ, что обеспечивает простоту поиска специалистов и поддержки.
• Гибкость и масштабируемость: Платформа позволяет гибко настраивать существующие конфигурации или разрабатывать собственные модули, полностью адаптированные под бизнес-процессы компании.
• Интеграция: «1С» легко интегрируется с торговым оборудованием (сканеры штрихкодов, ТСД) и другими системами, например, с электронным документооборотом (ЭДО).

3.2. Разработка концепции автоматизации

Ключевая идея нового процесса — переход от ручной сверки к автоматизированной. Основой концепции являются следующие принципы:

• Использование терминалов сбора данных (ТСД) для сканирования штрихкодов товаров.
• Работа с электронными накладными от поставщиков (через ЭДО), которые загружаются в систему до фактического прибытия товара.
• Автоматическая сверка системой данных из электронной накладной с фактическим поступлением, зафиксированным через ТСД.
• Мгновенная фиксация любых расхождений (недостача, излишек, пересортица) и автоматическое формирование соответствующих документов.

3.3. Проектирование целевого бизнес-процесса (модель «TO BE»)

Новый, идеальный процесс выглядит значительно проще и быстрее. Кладовщик, используя ТСД, сканирует штрихкод с палеты или коробки, чтобы идентифицировать поставку. Система автоматически загружает на экран ТСД соответствующий документ «Заказ поставщику» или электронную накладную. Далее кладовщик последовательно сканирует штрихкоды на каждой единице товара. Система в реальном времени ведет подсчет и отмечает сверенные позиции. В случае сканирования неизвестного штрихкода или превышения количества система немедленно выдает предупреждение. По итогам сканирования система автоматически формирует документ «Поступление товаров и услуг» и, если были расхождения, «Акт о расхождениях при приемке».

3.4. Построение BPMN-диаграммы процесса «TO BE»

Новый процесс также визуализируется в нотации BPMN. Сравнение диаграмм «AS IS» и «TO BE» наглядно демонстрирует преимущества автоматизации: радикальное сокращение количества шагов, устранение ручного ввода данных, минимизация времени ожидания и повышение общей прозрачности и контролируемости процесса.

3.5. Ожидаемые результаты и оценка эффективности

Внедрение спроектированного решения позволит достичь следующих качественных и количественных улучшений:

• Сокращение времени на приемку одной поставки — до 50-70%.
• Снижение количества ошибок учета, вызванных «человеческим фактором», — практически до нуля.
• Повышение скорости оборачиваемости склада за счет ускорения оприходования товаров.
• Высвобождение рабочего времени персонала для выполнения других задач.

Спроектировав и обосновав эффективность нового процесса, мы готовы перейти к его практической реализации в среде «1С:Предприятие».

4. Разработка модуля автоматизации приемки в корпоративной информационной системе управления предприятием

Этот раздел посвящен демонстрации технической компетентности и показывает, как описанная в предыдущей главе концепция превращается в работающий программный артефакт. Здесь мы рассмотрим структуру данных, экранные формы и ключевые алгоритмы разработанного модуля.

4.1. Проектирование структуры данных

Для реализации нового функционала потребовалась доработка и создание нескольких объектов метаданных в конфигурации «1С».

• Справочники:
  • «Номенклатура»: Доработан для обязательного хранения штрихкодов для каждой товарной позиции.
  • «Контрагенты» и «Склады»: Используются существующие справочники без изменений.
• Документы:
  • «Поступление товаров и услуг» и «Заказ поставщику»: Используются типовые документы, но изменяется логика их заполнения.
  • «Акт о расхождениях при приемке»: Спроектирован новый документ. Он создается автоматически на основании документа «Поступление товаров и услуг», если при приемке были выявлены расхождения. Документ содержит всю необходимую информацию для предъявления претензии поставщику и имеет печатную форму ТОРГ-2.
• Регистры:
  • Движения по основным регистрам накопления, таким как «Товары на складах», формируются автоматически при проведении документа «Поступление товаров и услуг».

4.2. Разработка экранных форм

Для удобства пользователя были разработаны интуитивно понятные экранные формы. Форма нового документа «Акт о расхождениях при приемке» спроектирована таким образом, чтобы наглядно отображать плановое количество товара (из документа поставщика) и фактическое количество (полученное со сканера ТСД), а также автоматически рассчитывать отклонение. Все элементы управления снабжены подсказками и комментариями.

4.3. Описание ключевых программных модулей и алгоритмов

Сердцем разработанного модуля является алгоритм сверки, реализованный на встроенном языке 1С. При поступлении данных с ТСД программный код в режиме реального времени обращается к документу-основанию («Заказ поставщику»), находит соответствующую номенклатуру по штрихкоду и увеличивает счетчик фактического количества. Особое внимание уделено обработке исключительных ситуаций, например, когда отсканирован штрихкод товара, отсутствующего в заказе. В этом случае система предлагает оператору несколько вариантов действий: добавить товар как излишек, пропустить или привязать штрихкод к существующей номенклатуре.

Создав работающий прототип, необходимо обеспечить его правильное использование. Следующий шаг — это разработка понятной документации для конечного пользователя.

5. Руководство по эксплуатации разработанного модуля и алгоритм работы пользователя

Цель данной главы — создать исчерпывающую инструкцию, которая позволит кладовщику или менеджеру склада быстро освоить новую систему и эффективно работать в ней без постоянного обращения к разработчикам. Документация — неотъемлемая часть качественного программного продукта.

5.1. Руководство пользователя

Подробное руководство пользователя структурировано в классическом формате и включает следующие разделы:

• Назначение и системные требования: Краткое описание функционала модуля и требования к аппаратному обеспечению (ПК, ТСД).
• Описание интерфейса: Обзор основных рабочих окон, расположения кнопок, навигационных элементов и полей ввода.
• Пошаговое описание основной операции «Приемка товара»:
  1. Вход в систему и выбор рабочего места.
  2. Создание нового документа «Приемка на склад» и выбор документа-основания (Заказ поставщику).
  3. Перевод системы в режим сканирования.
  4. Последовательное сканирование штрихкодов всех поступающих товаров.
  5. Завершение приемки и автоматическое проведение документов.
  6. Печать необходимых этикеток и сопроводительных листов.

  Каждый шаг в руководстве иллюстрируется соответствующим скриншотом интерфейса программы.

• Действия в нештатных ситуациях: Четкие инструкции о том, что делать, если товар поступил без штрихкода, если система выдает ошибку, как оформить возврат или зафиксировать бой товара.

5.2. Алгоритм работы пользователя в системе

В дополнение к подробному руководству разработана краткая памятка-алгоритм для кладовщика. Она представляет собой «быстрый старт» и может быть размещена непосредственно на рабочем месте.

1. Включи ТС�� и запусти приложение «1С:Приемка».
2. Выбери из списка или отсканируй номер ожидаемой поставки.
3. Начинай сканировать штрихкоды товаров. Зеленый экран — все в порядке. Красный экран — проблема (обратись к инструкции).
4. После сканирования всего товара нажми «Завершить».
5. Положи ТСД на зарядку.

5.3. Рекомендации по внедрению и обучению персонала

Успех проекта зависит не только от качества кода, но и от правильности его внедрения. Рекомендуется провести внедрение в несколько этапов: подготовка и выверка нормативно-справочной информации (в первую очередь штрихкодов), пилотный запуск на одной группе товаров, обучение персонала с последующей аттестацией и, наконец, полномасштабный запуск системы.

Завершив полный цикл от теории до практического внедрения и документирования, мы можем подвести итоги нашего исследования.

В ходе выполнения данной курсовой работы были последовательно решены все задачи, поставленные во введении. Была изучена теоретическая база автоматизации складов, проведен детальный анализ деятельности и бизнес-процессов ООО «Детский Бум Уфа», на основе которого был выявлен ряд существенных проблем в процессе приемки товаров. Был спроектирован и смоделирован в нотации BPMN новый, оптимизированный бизнес-процесс, а также разработан и описан прототип программного модуля на платформе «1С:Предприятие» для его реализации.

Главный вывод работы заключается в том, что предложенное и реализованное решение по автоматизации процесса приемки на базе «1С» является эффективным, технически обоснованным и экономически целесообразным. Оно позволяет решить ключевые проблемы ручного учета: низкую скорость, большое количество ошибок из-за «человеческого фактора» и отсутствие оперативного контроля за расхождениями с поставщиками.

Практическая значимость исследования состоит в том, что разработанный проект, включая структуру данных, алгоритмы и пользовательскую документацию, имеет не только теоретическую, но и прямую практическую ценность. Он может быть использован как готовый шаблон или основа для реального проекта внедрения на предприятиях розничной торговли со схожими бизнес-процессами.

В качестве направлений для дальнейших исследований и развития системы можно выделить:

• Расширение автоматизации на смежные складские процессы: адресное хранение, комплектация заказов и отгрузка.
• Интеграцию разработанного модуля с системами управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM).
• Внедрение элементов искусственного интеллекта (AI) и машинного обучения (ML) для анализа данных о поставках, прогнозирования спроса и оптимизации страховых запасов.

Список использованной литературы

1. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.  М.: Вильямс, 2003.  1088 с.
2. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. для вузов / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. -М. : Финансы и статистика, 2002. — 512 с. : ил.
3. Черемных С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В.Черемных, И.О. Семенов, B.C. Ручкин. – М., 2006. — 192 с;