Введение 3
1 Обеспечение нормативных условий хранения документов в архиве 6
1.1 Создание оптимальных условий для хранения документов 6
1.2 Размещение документов в хранилище, топографирование 11
2. Применение специальных средств перемещения и хранения документов.. 13
2.1 Проверка наличия и состояния дел 13
2.2 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 15
3 Обеспечение физико-химической сохранности документов 19
3.1 Проверка физического состояния документов 19
3.2 Техническая и физико-химическая обработка документов 21
Заключение 25
Список использованных источников 27
Содержание
Выдержка из текста
Этим обусловлена актуальность темы этой курсовой работы, цель которой заключается в изучении особенностей условий хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения обозначенной цели в работе поставлены перечисленные задачи:
Архивное хранение документов является обеспечительным, вспомогательным процессом в деятельности любой организации как государственного, так и коммерческого и некоммерческого секторов экономики. Поэтому проблемы этой сферы не часто становятся предметом широкой дискуссии. Кажется, что эту тему должны обсуждать только документоведы и архивисты в соответствующих профессиональных изданиях. Но в условиях глобального перехода с бумажного на электронный.
В первой главе работы описываются основы организации архивного хранения документов и требования, которые предъявляются к архивохранилищам. Кроме того, приведены нормативные правовые акты, регулирующие архивную деятельность в РФ, в которых также определены ключевые факторы для успешного хранения архивных документов в архивохранилищах, установлены сроки хранения.
В первой главе работы описываются основы организации архивного хранения документов и требования, которые предъявляются к архивохранилищам. Кроме того, приведены нормативные правовые акты, регулирующие архивную деятельность в РФ, в которых также определены ключевые факторы для успешного хранения архивных документов в архивохранилищах, установлены сроки хранения.
1.Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
При написании работы использовались стандарты, регулирующие делопроизводство, законодательные акты в сфере информации и документации, Федеральные законы РФ и другие нормативно-правовые документы регламентирующие документирование управленческой деятельности.
Таким образом, цель данной дипломной работы — проанализировать особенности организации хранения документов у ИП. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.
Согласно требованиям норм действующего законодательства большинство таких документов должно храниться 75 лет в архивах организаций, поэтому возрастает потребность создания всех необходимых условий для обеспечения надежности хранения данных письменных форм фиксации информации.– определить особенности нормативно-методического обеспечения учёта и хранения документов по личному составу в архивах негосударственной формы собственности;
Учет и использование документов в организации
Процесс организации текущего хранения документов требует обязательной разработки, поскольку систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации одна из важнейших задач в деятельности службы документационного обеспечения управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения. Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве — гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Теоретическую основу составили результаты изучения интернет-источников, статей, справочной литературы. При подготовке работы также были изучены нормативно-правовые акты и результаты исследований, ранее проведенных иными авторами.
Автоматизированные системы позволяют не только вести учет документов, они позволяют накапливать статистику, создавать отчеты и предоставляют возможность резервного копирования, что обеспечивает сохранность важной информации.
Цель данной работы – проанализировать анализ учета и архивного хранения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Северо-Западнефтепродукт». Провести анализ учета и архивного хранения документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Северо-Западнефтепродукт».
Список источников информации
1. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Биз-нес-школа, 2001. – 201 с.
2. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. — № 2
3. Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
4. Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
5. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
6. Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 92 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
8. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 189 с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
11. Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 514 с.
12. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 296 с.
13. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Пете-лин. – М.: Ось-89, 2005. – 97 с.
14. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. — 2000.- № 1.
15. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. –309 с.
16. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 96 с.
17. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
18. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 204 с.
19. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжки-на. – М.: Экзамен, 2005. – 311 с.
20. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 124 с.
список литературы