Взаимодействие Службы ДОУ и Ведомственного Архива в Российской Федерации: Анализ Функций и Актуальной Нормативно-правовой Базы (2023–2025)

Теоретические и Актуальные Нормативные Основы Взаимодействия

В современном управленческом процессе документ выступает не только как фиксатор информации, но и как юридически значимое доказательство, а в перспективе — как часть Архивного фонда Российской Федерации. Эффективность функционирования любой организации, а также законность ее деятельности, напрямую зависит от качества документационного обеспечения управления (ДОУ) и организации архивного хранения.

С учетом стремительной цифровизации и постоянного обновления законодательной базы, особенно в период 2023–2025 годов, когда были введены в действие важнейшие нормативные акты (новый Приказ Росархива, обновленные ГОСТы), становится критически важным провести анализ актуального взаимодействия между Службой ДОУ, отвечающей за текущее делопроизводство, и Ведомственным архивом, обеспечивающим сохранность документов. Цель настоящего исследования — исчерпывающий анализ и систематизация нормативно-методических основ, функций и процедур взаимодействия ДОУ и ведомственного архива в процессе формирования, подготовки, передачи и последующего использования документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.

Понятийно-терминологический аппарат

Для построения академически корректного анализа необходимо опираться на унифицированный терминологический аппарат. Согласно актуальному национальному стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введенному в действие с 1 марта 2025 года, определены следующие ключевые понятия:

Термин	Определение (на основе ГОСТ Р 7.0.8-2025)	Суть функции
Документационное обеспечение управления (ДОУ)	Совокупность работ, осуществляемых в процессе делопроизводства, которая обеспечивает документирование управленческой деятельности и организацию работы с официальными документами.	Текущее делопроизводство, формирование документального фонда.
Архивное дело	Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.	Долговременное хранение, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата.
Ведомственный архив (Архив организации)	Подразделение или лицо, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов, образовавшихся в деятельности организации, до их передачи на государственное хранение или уничтожения.	Промежуточное (догосударственное) хранение.
Экспертиза ценности документов (ЭЦД)	Изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков их хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда РФ или уничтожения.	Научное определение значимости документов.

Актуальная нормативно-правовая база взаимодействия

Взаимодействие ДОУ и архива регулируется иерархической системой нормативных актов, в которой федеральные законы задают общие рамки, а подзаконные акты (приказы Росархива, ГОСТы) детализируют процедуры.

1. Федеральный уровень:

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» является основополагающим, устанавливающим правовые основы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
• Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует юридическую значимость электронных документов (ЭД), что критически важно для передачи ЭД из СЭД (ДОУ) в архив.

2. Методический и организационный уровень (Росархив):
Ключевое обновление произошло с вступлением в силу Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77, утвердившего новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Этот Приказ заменил ранее действовавшие Правила 2015 года и стал центральным документом, регулирующим работу архива организации.

3. Стандартизация делопроизводства (ГОСТ):
Для ДОУ принципиальное значение имеют национальные стандарты, определяющие требования к оформлению документов:
* ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (введен в действие с 18 августа 2025 г.). Данный стандарт является обязательным для государственных структур и рекомендательным для прочих, если иное не закреплено в их локальных нормативных актах (ЛНА). Его значимость в том, что он унифицирует форму документа, обеспечивая его юридическую силу и последующую пригодность для архивного хранения.

Таким образом, взаимодействие ДОУ и архива строится на строгом следовании требованиям, установленным ФЗ № 125-ФЗ, детализированным в Приказе Росархива № 77 (2023) и унифицированным в новых национальных стандартах 2025 года. Если эти требования игнорируются, организация рискует не только столкнуться со штрафами, но и потерять возможность доказать свою правоту в суде из-за ненадлежащего оформления и хранения доказательственной базы.

Организационно-функциональное Разграничение и Жизненный Цикл Документа

Взаимодействие между Службой ДОУ и Ведомственным архивом представляет собой четко структурированный процесс, охватывающий весь жизненный цикл документа: от его создания до окончательного уничтожения или передачи на постоянное хранение. Функциональное разграничение между двумя службами обеспечивает необходимую преемственность и контроль. Ключевой принцип разграничения: ДОУ отвечает за текущий этап и правильность оформления, а Архив — за сохранность, учет и использование уже завершенных делопроизводством документов.

Функции ДОУ на этапе подготовки документов

Служба ДОУ (или секретарь, ответственный за делопроизводство) несет ответственность за начальные этапы жизненного цикла документа, которые напрямую влияют на возможность его дальнейшего архивного хранения. Основная функция ДОУ на этом этапе — контроль и методическое руководство структурными подразделениями по вопросам:

1. Формирование дел: Группирование исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Критически важно, что в одно дело не могут быть сгруппированы документы с разными сроками хранения (например, приказы по основной деятельности — постоянного хранения, и приказы об отпусках — временного).
2. Оформление документов (соответствие ГОСТу): ДОУ контролирует правильность оформления всех реквизитов, что с 2025 года регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2025. Важным изменением в новом ГОСТе является введение дополнительного реквизита — штрих-код (QR-код) документа, который размещается в правом нижнем углу первого листа. Этот реквизит служит для автоматизации учета и контроля в СЭД, что является прямым шагом к облегчению взаимодействия с архивом, особенно при приеме электронных документов.
3. Подготовка номенклатуры дел: ДОУ организует разработку номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел организации, которая является основой для проведения экспертизы ценности и последующего составления описей.
4. Подготовка к передаче: Непосредственное оформление дел, законченных делопроизводством (нумерация листов, составление заверительной надписи, оформление обложки дела).

Функции Архива Организации

Ведомственный архив начинает свою работу с документами, когда они уже завершены в делопроизводстве. Его деятельность, детально регламентированная Приказом Росархива № 77 (2023), включает следующие ключевые этапы:

1. Прием упорядоченных дел: Архив принимает дела от структурных подразделений по описям не позднее чем через один год после завершения их в делопроизводстве. Прием осуществляется на основании утвержденных описей и акта приема-передачи.
2. Учет и Обеспечение Сохранности: Архив обязан обеспечить физическую сохранность документов (соблюдение температурно-влажностного режима, противопожарная безопасность) и осуществлять их централизованный учет.
3. Создание научно-справочного аппарата (НСА): Разработка и поддержание системы каталогов, картотек и путеводителей, которые позволяют эффективно осуществлять поиск и использование документов.
4. Организация использования: Выдача документов во временное пользование сотрудникам организации, исполнение социально-правовых запросов граждан (например, о подтверждении трудового стажа).
5. Подготовка к государственному хранению: Отбор документов постоянного хранения и подготовка их к передаче в государственный или муниципальный архив.

Нововведение Приказа № 77 (2023): Новые Правила позволяют организации хранить в ведомственном архиве документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения, тогда как ранее такие дела могли оставаться в структурных подразделениях. Это усиливает централизованный контроль и сохранность всего документального фонда организации.

Процедуры Экспертизы Ценности и Передачи Бумажных Документов

Переход документов из сферы текущего делопроизводства (ДОУ) в архивное хранение — это строго регламентированная процедура, центральным элементом которой является экспертиза ценности документов (ЭЦД). Но как часто организациям удается соблюсти эти жесткие регламенты, если кадровое обеспечение часто оставляет желать лучшего?

Экспертная комиссия: состав и полномочия

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) — это научный процесс, который определяет, какие документы должны быть сохранены на постоянной основе, какие — временно, а какие подлежат уничтожению. ЭЦД осуществляется постоянно действующим совещательным органом — Экспертной комиссией (ЭК).

Организационная структура ЭК:

• Председатель: Согласно Примерному положению, утвержденному Приказом Росархива № 43 (2018), председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации. Это подчеркивает высокий статус ЭК и важность ее решений для всей организации.
• Члены комиссии: В состав обязательно включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Кроме того, в состав ЭК входят секретарь комиссии, представители службы делопроизводства (ДОУ) и представители основных структурных подразделений.
• Полномочия: ЭК несет ответственность за организацию и проведение ежегодного отбора документов. Она рассматривает и представляет на утверждение (или согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) вышестоящего архивного учреждения) проекты следующих документов:
  • Номенклатуры дел.
  • Описи дел постоянного хранения.
  • Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.
  • Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ключевое требование: Отбор документов для хранения или уничтожения проводится исключительно путем полистного просмотра дел. Отбор только на основании заголовков, указанных в описях, категорически запрещен, так как это может привести к ошибочному уничтожению ценных документов.

Порядок формирования и оформления дел в ДОУ

Основой для успешной передачи документов в архив является качество их формирования в структурных подразделениях, за которое методически отвечает ДОУ. Если этот этап провален, архив может законно отказаться от приема дел, что затягивает весь цикл.

Основные требования к оформлению дел:

1. Состав дела: В дело включаются только исполненные, правильно оформленные и завершенные документы. Запрещено включать черновики, дублетные экземпляры или незарегистрированные копии.
2. Хронологический признак: Документы в деле группируются, как правило, в пределах одного календарного года, за исключением переходящих дел (например, личных дел).
3. Объем дела: Максимальный объем дела на бумажном носителе строго ограничен: он не должен превышать 250 листов, а толщина корешка не должна быть более 4 см. Превышение этих лимитов требует формирования новых томов (частей).
4. Внутреннее оформление: В деле проводится нумерация листов, составляется лист-заверитель и при необходимости — внутренняя опись документов дела.

На этом этапе взаимодействия ДОУ контролирует структурные подразделения, чтобы исключить типовую ошибку: группирование в одном деле документов с разными сроками хранения. Если такая ошибка допущена, архив имеет право отказать в приеме дела.

Процедура передачи дел на архивное хранение

Передача дел из структурных подразделений в ведомственный архив — это финальный этап делопроизводства.

1. Подготовка описей: Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях составляют описи дел, подлежащих передаче в архив. Описи составляются отдельно:
   • для дел постоянного хранения;
   • для дел временного (свыше 10 лет) хранения;
   • для дел по личному составу.
2. Согласование: Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат согласованию с ЭК организации, а затем — утверждению (или согласованию) с ЭПК архивного учреждения.
3. Передача: Дела передаются в архив организации только по утвержденным описям. Сроки передачи строго регламентированы: как правило, не позднее чем через один год после завершения их в делопроизводстве.
4. Документирование: Факт передачи фиксируется актом приема-передачи, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в структурном подразделении.

Взаимодействие ДОУ и Архива в Условиях Электронного Документооборота

Переход на системы электронного документооборота (СЭД) кардинально изменил логику взаимодействия ДОУ и Архива. Электронные документы (ЭД) требуют принципиально иных подходов к формированию дел, экспертизе ценности и, главное, к обеспечению их долговременной сохранности.

Правовое регулирование и требования к ЭД

Правовой основой работы с электронными документами являются Федеральные законы № 125-ФЗ и № 63-ФЗ. Принципиальные особенности архивного хранения ЭД детализируются в Приказе Росархива № 77 (2023). Ключевая задача при работе с ЭД — обеспечение их юридической значимости и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения.

Требование к формату: Для обеспечения долговременного архивного хранения текстовых электронных документов в архиве организации рекомендованным форматом является PDF/A (Portable Document Format for the Long-Term Preservation). Этот формат разработан специально для архивного хранения, так как он гарантирует, что документ будет выглядеть одинаково вне зависимости от используемого программного обеспечения в будущем.

ДОУ в СЭД должно гарантировать, что все метаданные, необходимые для идентификации и последующей экспертизы ценности документа, формируются корректно и привязаны к самому документу.

Особенности работы СХЭД

Для хранения электронных документов в архиве создаются специализированные системы — Системы хранения электронных документов (СХЭД). Для государственных органов эти системы должны соответствовать Типовым функциональным требованиям, утвержденным Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Ключевые требования к СХЭД, которые должны быть обеспечены Архивом при приеме ЭД из СЭД (ДОУ):

Требование	Суть обеспечения
Аутентичность	Способность доказать, что документ является тем, чем он заявлен, и был создан лицом, которое указано в качестве автора (через электронную подпись).
Достоверность	Документ является полным и точным представлением зафиксированных операций или фактов.
Целостность	Документ не подвергался несанкционированным изменениям после его создания или передачи в архив.
Пригодность для использования	Документ может быть извлечен, отображен, прочитан и интерпретирован в течение всего срока хранения.
Преемственность метаданных	Все регистрационные и управленческие метаданные, созданные в СЭД (ДОУ), должны быть корректно переданы и сохранены в СХЭД (Архиве).

Архив организации несет ответственность за миграцию (перезапись) и конвертирование ЭД в новые форматы по мере устаревания программного обеспечения. Все эти операции должны быть документированы, чтобы не нарушить аутентичность электронного дела.

Учет электронных дел

Приказ Росархива № 77 (2023) ввел важное методологическое изменение: новая форма номенклатуры дел предусматривает раздельный учет бумажных и электронных дел. Это означает, что в рамках одного заголовка дела (например, «Приказы по основной деятельности») могут быть сформированы два отдельных дела: одно на бумажном носителе (с индексом Б) и одно в электронном виде (с индексом Э). Такой подход требует от ДОУ повышенной дисциплины при регистрации и классификации документов в СЭД, чтобы обеспечить корректную передачу информации о типе носителя в архив.

Проблемные Аспекты и Пути Оптимизации Взаимодействия

Несмотря на наличие детальной нормативно-методической базы, на практике в процессе взаимодействия ДОУ и Архива возникают типовые проблемы, требующие системного анализа и поиска путей оптимизации.

Типовые проблемы и кадровое обеспечение

Наиболее распространенные проблемы возникают на стыке ответственности служб:

1. Недостаточный контроль ДОУ: Служба ДОУ не всегда осуществляет должный методический контроль за работой структурных подразделений. Это приводит к тому, что дела формируются с нарушениями: превышается допустимый объем (более 250 листов), в одно дело группируются документы с разными сроками хранения, что делает невозможной последующую экспертизу ценности.
2. Проблема кадрового обеспечения: В небольших и негосударственных организациях часто отсутствуют штатные единицы для ведомственного архива и ДОУ. Их функции выполняют сотрудники, не имеющие специальной подготовки (например, бухгалтеры или помощники руководителя). Это неизбежно ведет к нарушению требований Приказа Росархива № 77 (2023) и, как следствие, к риску утраты ценных документов.
3. Инерция внедрения новых норм: Внедрение новых ГОСТов (особенно ГОСТ Р 7.0.97-2025) требует пересмотра Инструкций по делопроизводству и перенастройки СЭД, что часто происходит с задержкой, создавая несоответствие между фактическим оформлением документов и нормативными требованиями.

Системные проблемы архивного дела (Кейс: Архив советского стажа)

Существуют и более глубокие, системные проблемы, требующие законодательного вмешательства. Одним из ярких примеров является проблема утраты или недоступности архивных документов советского периода (до 1997 года), которые необходимы для подтверждения трудового стажа граждан при начислении пенсий. Многие ведомственные архивы ликвидированных предприятий не передали свои документы на государственное хранение, а организации-правопреемники либо утратили эти документы, либо не имеют организованных архивов. Эта проблема демонстрирует хроническую недостаточность контроля за архивами организаций в переходные периоды.

Путь оптимизации: Законодательная инициатива. В Государственной Думе РФ был предложен законопроект о создании Единого архива советского стажа. Это цифровой проект, направленный на сбор и унификацию сохранившихся данных о трудовом стаже граждан. Создание такой цифровой базы данных является примером того, как централизованная инициатива может решить системную проблему архивного дела, связанную с недостаточной сохранностью документов в архивах организаций.

Рекомендации по оптимизации

Для повышения эффективности взаимодействия ДОУ и Ведомственного архива необходимо реализовать следующие меры:

Направление	Рекомендация	Служба ответственности
Методическая работа	Руководитель архива должен регулярно оказывать методическую и консультационную помощь структурным подразделениям по вопросам формирования и оформления дел.	Архив
Нормативное закрепление	В ЛНА (Инструкции по делопроизводству и Положении об архиве) должны быть четко прописаны ссылки на актуальные ГОСТы (2025 г.) и сроки передачи дел, а также ответственность за их нарушение.	ДОУ, Юридический отдел
Контроль качества	ДОУ должно осуществлять выборочный, но регулярный контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях до их передачи в архив, чтобы минимизировать возврат дел на доработку.	ДОУ
Цифровизация	При внедрении СЭД обеспечить полную преемственность метаданных и использование форматов, рекомендованных для архивного хранения (PDF/A), с момента создания документа.	ДОУ, ИТ-отдел

Заключение

Анализ нормативно-методических основ и функционального взаимодействия Службы ДОУ и Ведомственного архива показал, что их деятельность является неразрывной и критически важной для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Текущая нормативно-правовая база, обновленная ключевыми актами в 2023–2025 годах (Приказ Росархива № 77, ГОСТ Р 7.0.97-2025, ГОСТ Р 7.0.8-2025), предоставляет исчерпывающие требования к каждому этапу жизненного цикла документа. ДОУ отвечает за первичное качество, оформление и формирование дел, а Архив — за их экспертизу ценности (через ЭК), централизованное хранение и подготовку к передаче на государственное хранение.

Основной вызов для современных организаций заключается в своевременном и полном внедрении этих актуализированных требований, особенно в части работы с электронными документами и обеспечению их аутентичности и пригодности для долговременного использования. Оптимизация взаимодействия, в конечном итоге, минимизирует риски утраты юридически и исторически значимой информации, достигая этого за счет усиления методической помощи со стороны Архива и повышения контрольной функции ДОУ, что и является залогом успешной архивной работы в условиях цифровой эпохи.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
3. Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении Правил организации хранения…». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
4. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
5. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Москва: Изд-во стандартов, 2007.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 № 536. Зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
9. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
10. Алексеева Е.В. Архивоведение. Москва: ПрофОбрИздат, 2004. С. 79.
11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Москва: КНОРУС, 2010. С. 101.
12. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006. С. 25.
13. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство / Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. Москва: МЦФЭР, 2006. С. 5.
14. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Москва: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. С. 205.
15. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. С. 120.
16. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Москва: Индекс Медиа, 2007. С. 9.
17. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Москва: Академия, 2009. С. 83.
18. Архивное хранение электронных документов: нормативы, сроки и организация: (2025-10-27). URL: https://astral.ru (дата обращения: 28.10.2025).
19. Организация архива в ДОУ: новые правила 2024. URL: https://resobr.ru (дата обращения: 28.10.2025).
20. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. URL: https://directum.ru (дата обращения: 28.10.2025).
21. Энциклопедия решений. Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов (октябрь 2025). URL: https://www.garant.ru (дата обращения: 28.10.2025).
22. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению. URL: https://profiz.ru (дата обращения: 28.10.2025).
23. Исправляем ошибку формирования дела, в которое подшили документы с разными сроками хранения. URL: https://delo-press.ru (дата обращения: 28.10.2025).
24. Ответственность за нарушение правил архивного хранения. URL: https://archivarius.ru (дата обращения: 28.10.2025).
25. Проблемы взаимодействия органов управления архивным делом, государственных архивов с архивами организаций. URL: http://elar.urfu.ru (дата обращения: 28.10.2025).