Тестовые вопросы для самопроверки по курсу «Управление документами и делопроизводство»

Экзамен по управлению документами и делопроизводству может вызывать серьезное беспокойство. Объем информации кажется огромным, а терминология — запутанной. Многие пытаются решить эту проблему механическим заучиванием, но такой подход часто подводит. Эта статья — не просто очередной сборник тестов. Это ваш надежный помощник и проводник в мире делопроизводства. Наша главная цель — помочь вам не просто запомнить правильные ответы, а глубоко понять логику предмета. Когда вы понимаете, как устроена система, вы сможете уверенно ответить на любой, даже самый каверзный вопрос на экзамене. Мы вместе пройдем путь от фундаментальных понятий до разбора сложных практических заданий.

Теперь, когда мы определили нашу цель — глубокое понимание, — давайте начнем с фундаментальных понятий, которые лежат в основе всего курса.

Что такое документ и какой путь он проходит в организации

Прежде чем управлять чем-либо, нужно четко понимать, что это такое. В основе нашей дисциплины лежат два ключевых понятия. Делопроизводство — это не просто хранение бумаг, а комплексная деятельность по созданию официальных документов и организации всей работы с ними. В свою очередь, документирование — это сам процесс записи информации на любом носителе (будь то бумага или электронный файл) по строго установленным правилам. Понимание этой разницы — первый шаг к успеху.

Любой документ в организации проходит четко определенный жизненный цикл, который можно сравнить с человеческой жизнью. Знание этих этапов помогает понять логику многих процессов.

1. Создание: Разработка, согласование и утверждение документа. Это его «рождение».
2. Регистрация: Документу присваивается уникальный номер, он официально «включается» в систему документооборота организации.
3. Обработка и исполнение: Документ передается исполнителям, по нему принимаются решения, пишутся резолюции, он активно «живет» и работает.
4. Хранение: После исполнения документ помещается в дело и хранится в подразделении или передается в архив. Это его «зрелость».
5. Уничтожение: По истечении установленного срока хранения документ уничтожается по специальной процедуре. Это «завершение» его пути.

Понимание этого полного цикла является ключом к ответам на большинство экзаменационных вопросов, так как все операции с документами так или иначе привязаны к одной из этих пяти стадий.

Как создается порядок, или Ключевые принципы управления

Когда в организации появляются тысячи документов, управлять ими без системы невозможно. Весь порядок в современном делопроизводстве держится на трех китах, трех ключевых принципах, которые обеспечивают эффективность и контроль.

Первый принцип — классификация. Это создание логической системы, по которой документы группируются. Представьте библиотеку, где все книги расставлены по жанрам и алфавиту. Точно так же схемы классификации (например, номенклатура дел) помогают мгновенно находить любой нужный документ среди тысяч других. Без этого был бы полный хаос.

Второй принцип — архивирование. Не все документы нужны «здесь и сейчас». Те, что уже исполнены, но должны храниться для отчетности или по закону, передаются в архив. Роль архивирования — обеспечить надежное и долгосрочное хранение важной информации, защитив ее от потери или повреждения.

Третий и самый современный принцип — автоматизация. Ручная обработка документов — это долго и неэффективно. Поэтому сегодня большинство компаний используют системы электронного документооборота (СЭД). Эти программы берут на себя рутинные задачи: автоматическую регистрацию документов, их мгновенную отправку (маршрутизацию) нужным сотрудникам, контроль версий и сроков исполнения. СЭД не просто ускоряют процессы, но и значительно улучшают доступ к информации и повышают общую производительность.

Блок самопроверки №1. Фундаментальные понятия и процессы

Мы рассмотрели теорию. Пришло время проверить, насколько хорошо вы ее усвоили, на реальных примерах тестовых заданий. Пожалуйста, прочтите вопросы ниже и попробуйте ответить на них самостоятельно, основываясь на полученных знаниях. Не торопитесь и вдумчиво выберите тот вариант, который кажется вам наиболее верным. После этого переходите к следующему разделу, где мы подробно разберем каждый ответ.

1. Понятие «делопроизводство» — это:
2. Понятие «документирование» — это:
3. Закончите предложение. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:
4. Как называется документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)?
5. Как называется совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению?
6. К типам документов не относится:
7. К числу наиболее юридически значимых реквизитов не относится:
8. Как расшифровывается аббревиатура ОРД?
9. Какая форма работы с документами в управленческом аппарате не существует?
10. В каких учреждениях создается управление делами?
11. В каких учреждениях создаются канцелярии?
12. В каких учреждениях создается общий отдел?
13. Организация делопроизводства – это:
14. Какая характеристика документооборота не является основной?
15. Какие документопотоки по направлению не существуют?
16. Документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы, составляют:
17. Документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы, составляют:
18. Какое направление не образуют входящие документы?
19. С чего начинается исполнение документа?
20. Когда должны регистрироваться внутренние документы?
21. Какая форма регистрации документов не существует?
22. Какая форма регистрации документов не применяется в организациях, имеющих большой документооборот?
23. Как устанавливается срок исполнения документа, если его не указал руководитель?
24. Кто выполняет всю работу с документами в организациях, не имеющих внутренней организационной структуры?
25. Специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции, – это:

Разбор полетов. Логика правильных ответов к блоку №1

Отлично, вы попробовали свои силы. Теперь давайте не просто посмотрим на правильные ответы, а разберемся, почему они верны, а другие — нет. Это поможет закрепить материал.

• 1-в: «Делопроизводство» — это комплексное понятие, включающее и создание (документирование), и организацию работы с документами.
• 2-б: «Документирование» — это именно процесс фиксации информации по правилам, а не просто оформление или исполнение.
• 3-в: Документооборот завершается, когда документ либо исполнен и подшит в дело, либо отправлен из организации.
• 4-в: Документ, чья достоверность подтверждена, называется подлинным.
• 5-а: Совокупность взаимосвязанных документов — это и есть «система документации».
• 6-б: «Печатный» — это способ создания документа, а не его тип. Типами являются текстовый, графический, аудиовизуальный и т.д.
• 7-в: Наименование организации и печать — ключевые реквизиты, подтверждающие юридическую силу. Указание на вид документа (например, «Приказ») важно, но менее значимо.
• 8-б: ОРД — это стандартная аббревиатура для «Организационно-распорядительных документов».
• 9-а: Существуют централизованная (все через одну службу), децентрализованная и смешанная формы. «Прямой» формы не существует.
• 10-в: Управления делами — это крупные структуры, характерные для высших органов власти, таких как министерства и ведомства.
• 11-б: Канцелярии создаются в исполнительных органах власти, но уровнем ниже министерств.
• 12-а: Общий отдел — наиболее типичная служба ДОУ для большинства государственных и коммерческих предприятий.
• 13-а: Это именно установленные правила движения документов, а не просто желания или указания.
• 14-б: Маршрут и время — ключевые характеристики. Наличие курьера — это способ доставки, а не характеристика самого документооборота.
• 15-в: Документопотоки бывают вертикальные (вверх-вниз по иерархии) и горизонтальные (между равными подразделениями). «Спиральных» потоков не существует.
• 16-б: Документы, отправляемые из организации, формируют исходящий поток.
• 17-в: Документы, которые циркулируют только внутри компании, — это внутренний документопоток.
• 18-в: Входящие документы направляются либо руководству для принятия решений, либо сразу в подразделения/специалистам для исполнения. Секретарь — это точка обработки, а не конечное направление.
• 19-а: Исполнение любого документа начинается со сбора необходимой информации по затронутому в нем вопросу.
• 20-б: Внутренний документ (приказ, распоряжение) вступает в силу и регистрируется в день его подписания или утверждения руководителем.
• 21-в: Существуют журнальная, карточная и автоматизированная (электронная) формы регистрации. «Газетной» формы нет.
• 22-а: Журнальная форма неудобна при больших объемах, так как в ней сложно искать информацию. Для этого лучше подходят карточная или автоматизированная.
• 23-б: Если конкретный срок не указан, он устанавливается на основе типовых сроков, утвержденных в организации для данного вида документов.
• 24-а: В небольших организациях без сложной структуры всю работу с документами, как правило, ведет секретарь.
• 25-а: Участок, отвечающий за физический прием и отправку корреспонденции, называется экспедицией.

Теперь, когда основы закреплены, перейдем к более сложным и прикладным темам — формированию дел и их хранению.

Блок самопроверки №2. Формирование дел, хранение и архив

Этот блок посвящен вопросам, которые часто вызывают трудности: номенклатура дел, определение сроков хранения и работа с архивом. Эти темы требуют внимательности к деталям. Как и в прошлый раз, сначала ответьте на вопросы самостоятельно, а затем переходите к разбору.

26. Подготовка должностной инструкции осуществляется службой делопроизводства без участия:
27. Кто утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов?
28. Каким документом задается движение документов?
29. Что означает сокращение «рп» в регистрационной карточке?
30. Какой формат бумаги не используется для изготовления регистрационных карточек?
31. Какое условие является обязательным при объединении нескольких дел в одно?
32. Как устанавливается срок хранения документов?
33. Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в «Перечне …», то сроки их хранения согласовываются с:
34. Какая графа номенклатуры дел заполняется после окончания календарного года?
35. Когда дела делят на тома (части)?
36. Когда вводится в действие номенклатура дел?
37. Когда следует раскладывать документы в дела?
38. Куда передают документы, законченные делопроизводством?
39. Как действует экспертная комиссия?
40. Какие документы относятся к документам временного хранения?
41. Что является датой дела, содержащего распорядительную документацию?
42. На обложках каких дел не указываются даты?
43. Какие дела не передаются в архив организации?
44. Что вшивается в начале дела перед документами?
45. Какую информацию должна содержать внутренняя опись документов дела?
46. Функцией службы ДОУ не является:
47. Срок хранения документа исчисляется:
48. Когда заполняется третья графа номенклатуры дел?
49. Что составляется в делах для учета количества листов?
50. Направление документов в электронный архив происходит:

Разбор полетов. Логика правильных ответов к блоку №2

Вы справились со вторым блоком. Давайте теперь так же подробно проанализируем ответы и закрепим эти важные темы. Здесь много практических нюансов, поэтому уделим им особое внимание.

• 26-б: Должностная инструкция определяет функции сотрудника. Ее готовят совместно кадровая служба, юридическая и само подразделение. Бухгалтерия в этом процессе обычно не участвует.
• 27-в: Так как первичные учетные документы влияют на финансы, право подписи на них утверждает руководитель организации, но обязательно по согласованию с главным бухгалтером.
• 28-а: Движение документа внутри организации после его получения задается резолюцией руководителя, где указаны исполнители и суть поручения.
• 29-б: «рп» — стандартное сокращение для слова «распоряжение».
• 30-а: Регистрационные карточки должны быть компактными. Используются форматы А5 и А6. Формат А4 (стандартный лист) для этих целей слишком велик.
• 31-б: В одно дело можно группировать документы только с одинаковым сроком хранения. Это ключевое правило формирования дел.
• 32-б: Сроки хранения не устанавливаются по усмотрению, а строго регламентируются официальным «Перечнем типовых управленческих документов…».
• 33-в: Если для документа нет типового срока, его устанавливает специальная экспертная комиссия (ЭК) организации.
• 34-в: Графа «Количество единиц хранения (дел)» заполняется по факту в конце года, когда становится ясно, сколько дел было заведено.
• 35-б: По правилам, если объем дела с постоянным или долговременным (свыше 10 лет) сроком хранения превышает 250 страниц, его необходимо разделить на тома.
• 36-а: Номенклатура дел — это план на будущий год, поэтому она утверждается в конце текущего года и вводится в действие с 1 января следующего.
• 37-а: Чтобы избежать накопления неразобранных бумаг, исполненные документы следует подшивать в дела ежедневно или по мере их поступления.
• 38-в: Документы постоянного и долговременного хранения после завершения делопроизводством в подразделениях сдаются в архив организации.
• 39-а: Экспертная комиссия — это постоянно действующий орган, который собирается по мере необходимости для решения вопросов о ценности документов и сроках их хранения.
• 40-а: Документами временного хранения считаются те, срок хранения которых составляет до 10 лет включительно.
• 41-б: Датой дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в него.
• 42-в: На делах с годовыми планами и отчетами даты не ставятся, так как год уже указан в заголовке дела.
• 43-б: В архив организации не передаются дела временного хранения (до 10 лет). Они хранятся в подразделениях и по истечении срока уничтожаются.
• 44-б: Для учета документов в особо ценных делах в самом начале подшиваются листы внутренней описи.
• 45-в: Внутренняя опись содержит порядковые номера документов в деле, их индексы, даты и заголовки, чтобы можно было легко найти нужный лист.
• 46-в: Хранение документов — это функция архива. Служба ДОУ (делопроизводства) отвечает за организацию документооборота, т.е. за систематизацию и оформление, но не за долгосрочное хранение.
• 47-а: Срок хранения всегда исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством.
• 48-б: Третья графа номенклатуры («количество дел») заполняется по итогам года.
• 49-в: Для учета количества листов в деле составляется заверительная запись, которая подшивается в конце дела.
• 50-а: Прелесть электронного архива в том, что документ можно направить туда сразу после завершения работы с ним, не дожидаясь конца года.

Что диктуют законы и стандарты

Управление документами — это не творческий процесс, а деятельность, строго регулируемая нормативными актами. Чтобы успешно сдать экзамен, важно понимать, что вся система построена на фундаменте законов и стандартов. Ключевым международным и национальным стандартом в этой области является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Он определяет общие принципы и требования к управлению документами в любой организации, от создания до уничтожения.

Кроме того, обязательным является соблюдение законодательства в области информации и защиты данных. Это особенно касается персональных данных сотрудников и клиентов, а также коммерческой тайны. Неправильное обращение с такими документами может привести к серьезным юридическим последствиям.

Безопасность документов обеспечивается комплексом мер:

• Контроль доступа: Четкое разграничение прав, кто и какие документы может просматривать или редактировать.
• Шифрование: Защита электронных документов от несанкционированного прочтения при передаче или хранении.
• Цифровые подписи: Подтверждение подлинности и целостности электронного документа, аналог рукописной подписи.

Понимание этих правовых и технических основ демонстрирует ваш профессионализм и глубокое знание предмета.

Ваш ключ к успеху — понимание, а не зубрежка

Мы прошли с вами полный цикл подготовки: от базовых понятий, таких как жизненный цикл документа, до анализа конкретных тестовых вопросов по архивному делу. Вы увидели, что за каждым правильным ответом стоит четкая логика и установленное правило, а не случайность.

Главный вывод, который мы можем сделать: успех на экзамене зависит не от механического заучивания, а от системного понимания предмета. Когда вы понимаете, *почему* нужно делать именно так, вы становитесь неуязвимы для любых формулировок вопросов. Используйте этот материал как основу, вернитесь к тем вопросам, которые ��ызвали затруднения, и еще раз проанализируйте логику ответа. Теперь вы готовы. Удачи на экзамене!