Содержание
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ЕГО ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ВИДЫ 5
1.1 Соотношение понятий документированная информация и документ 5
1.2 Основные функции документов и их классификация 10
ГЛАВА 2 НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ МУП «КОММУНАЛЬЩИК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ПРИМОРСКО-КУЙСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ" 17
2.1 Основные виды деятельности их отражение в документации МУП «Коммунальщик» 17
2.2 Назначение применяемых систем документации МУП «Коммунальщик» 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 30
1.1 Соотношение понятий документированная информация и документ
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Так коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, в сфере юриспруденции документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Национальном стандарте РФ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение понятию «документ» — документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[1]
Выполняя множество функций, документ, прежде всего, выступает носителем информации. Он является основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. От объективности, достоверности, оперативности и полноты представленной в документе информации зависят своевременность и правильность принятого решения.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует документированную информацию как зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.[2]
Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации, следовательно и документа, выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, новизна, доступность, защищённость, ценность и эргономичность.
Релевантностью называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя. С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. [3, с. 8]
Следующей существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений.
Качество принимаемых решений также зависит от своевременности информации представленной в документе, т.е. её способности соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Следующее свойство документированной информации – ее защищенность, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа, изменения и искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним важным свойством документированной информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, не менее важным свойством документированной информации является её
Выдержка из текста
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Администрирование любого предприятия осуществляется посредством документов. Они обеспечивают закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника.
Функциональное назначение документов велико, т. к. одновременно они выполняют несколько функций. В силу своей многофункциональности документы могут выполнять одновременно несколько задач и служить различным целям.
Сам по себе документ, как правило, не существует: он является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую сис¬тему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В деятельности предприятия самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они выделены в номенклатуру дел самостоятельными разделами и не входят в административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.
Цель данной работы всесторонне изучить понятие документа в делопроизводстве и его основные виды и назначение на примере систем документации объекта исследования. Для реализации поставленной цели необходимо решение следующих задач:
Список использованной литературы
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Национальный стандарт Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)»// Официальный сайт справочной правовой системы "КонсультантПлюс" [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru (дата обращения: 08.05.2016).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)// Официальный сайт справочной правовой системы "КонсультантПлюс" [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru (дата обращения: 08.05.2016).
3. Виноградова Т.Н., Глазунова Т.В. Документоведение/Учебное пособие для студентов очной формы обучения — Издательство ОмГТУ, 2012 – 169 с.
4. Волков К. А. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие/ К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. — СПб., 2012. — 140 с.
5. Гваева, И.В. Делопроизводство. Учебный справочник / И.В. Гваева, С.В. Собалевский. — Минск : ТетраСистемс, 2013. — 224 с.
6. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина – Красноярск: Изд. СФУ, 2011 – 185 с.
7. Карташов Б.И. Документация и документооборот/Учебное пособие — Санкт-Петербург, 2012. – 406 с.
Всего 12 источников